Outlook: Poznavanje in uporaba nasvetov in zvijač

Za vas imamo vse informacije!

Microsoft Outlook je eden najbolj znanih in učinkovitih komunikacijskih programov na trgu programske opreme. Poleg znanih funkcij, kot so spreminjanje pisave ali barve, prilagajanje oblikovanja, začetek preverjanja črkovanja ali odpiranje okna koledarja, obstajajo tudi drugi notranji nasveti in zvijače, ki bi jih moral poznati vsak uporabnik. Ti nasveti in namigi uporabnikom Outlooka omogočajo, da kar najbolje izkoristijo Outlook, da bodo hitreje in natančneje upravljali Outlook.

Nasveti in triki za Outlook

V bistvu se vsak uporabnik sooči z vprašanjem, ali naj uporabi plačljiv komunikacijski program, kot je Microsoft Outlook, ali je zadovoljen z brezplačnimi aplikacijami, kot sta Microsoft Mail ali Mozilla Thunderbird. Če ste se odločili za Microsoft Outlook, se pojavi tudi vprašanje, ali bi morali kupiti Outlook ali Office v 32 ali 64 -bitni različici.

To je načelno vprašanje in kako močan je uporabljeni računalnik. Z 32-bitno različico je mogoče namestiti največ 4 GB RAM-a. Nasprotno pa 64-bitni operacijski sistem podpira bistveno večji RAM in ima zato višjo raven zmogljivosti. Praviloma je mogoče uporabiti 8 GB, 16 GB ali več RAM -a.

Na naslednji povezavi lahko uporabniki najdejo priročnike za vse programe in funkcije Outlooka ter poleg vseh drugih Microsoftovih programskih aplikacij: docs.microsoft.com/de-de/.

Hitreje zaženite Outlook in zmanjšajte velikost podatkovne datoteke

Vsakodnevno delo z Outlookom je zabavno, če program deluje hitro in brez napak v delovanju. Če se programska aplikacija zažene počasi in počasi, je morda krivih preveč ali prepočasnih dodatkov. V tem primeru je pomembno, da odstranite nepotrebne dodatke, da sistem znova pospešite.

Velike datoteke PST ali OST lahko upočasnijo sistem in komunikacijo z Microsoft Outlookom. Zaradi tega je smiselno redno preverjati velikost datoteke PST. Vse informacije in nastavitve iz Outlooka se shranijo kot vnos v datoteko PST ali OST. Velikost datoteke lahko zmanjšate, če drugače shranite ali arhivirate mape ali datoteke velikega obsega.

Po večjem dejanju, pri katerem se datoteke preverijo in izbrišejo, se podatkovna datoteka morda ne bo zmanjšala v istem trenutku. To je zato, ker Outlook ne izbriše takoj podatkovne datoteke po izbrisu podatkov. Druga možnost je, da se stiskanje podatkovne datoteke sproži tudi ročno. Ta postopek omogoča hitrejše izvajanje potrebnih varnostnih kopij. Poleg tega se Outlook zažene hitreje.

Pomembno: Neprestano preverjajte mapo »Poslani predmeti«. V mnogih primerih vsebuje ogromno podatkov in prilog, ki niso nujno potrebne. Če želite prihraniti prostor za shranjevanje, je lahko učinkovito delno izprazniti mapo »Izbrisani elementi«.

Zanimivo in praktično je lahko tudi beleženje in ocenjevanje časa dela z Outlookom. Vedeti, kako dolgo trajajo delovni koraki, je lahko pomembno ne samo za samozaposlene, samostojne delavce ali delodajalce. Zasebnikom je koristno tudi vrednotenje informacij, ki jih je mogoče enostavno prenesti v Microsoft Excel.

E-pošta in e-poštni promet: nasveti za boljši pregled in učinkovitost

Obstaja veliko nasvetov in zvijač v zvezi s pisanjem in pošiljanjem e -pošte ter splošnim prometom po e -pošti. Ali ste na primer vedeli, da lahko z Outlookom zaprete vsa okna hkrati?

• V Outlooku do različice 2007 pokličete Datoteka → Vsi elementi Zapri.
• V Outlooku 2010 sprejmite ukaz Pogled → Okno → Zapri vse elemente.

Mimogrede, ti ukazi ne zapirajo samo sporočil, ampak tudi vsa druga Outlookova okna. Če sprememb v enem od oken še niste shranili, vam Outlook to omogoča.

Drug pomemben nasvet za Outlook je, da zadevo nato dodate v mapo »Prejeto«. Če pozneje dodate zadevo v sporočilo, je lahko koristno, da boste lahko v prihodnje učinkoviteje in hitreje iskali vsebino e-pošte. V primeru e-poštnih sporočil, ki so poslana s krajšo temo ali brez nje, je smiselno temo spremeniti pozneje.

Naj bo Outlook jasen - tako deluje

Jasnost je v bistvu pomembno vprašanje v Outlooku. Mnogi uporabniki se na primer sprašujejo, kako lahko spremljate številna sporočila in ločite pomembno od nepomembnega. Eden od načinov je prilagoditev pogledov v Outlooku. Cilj vsake spremembe nastavitev bi moral biti, da je mapa »Prejeto« obvladljiva. Učinkovitost obdelave e-pošte lahko vključuje tudi samodejno razvrščanje mape »Prejeto« v kronološkem vrstnem redu. Ta postopek na primer po daljši odsotnosti z dopusta omogoča, da Outlook namesto naslednjega prebranega sporočila odpre naslednje neprebrano e-poštno sporočilo.

Bistvena je tudi funkcija prikaza sporočil za vsakega prejemnika ali na splošno skupnega prikaza e-poštnih sporočil skupaj. Glavne možnosti nastavitev najdete v meniju "Pogled".

Notranji nasvet:

V Outlooku lahko uporabite tudi nastavitve pogleda za prikaz skupnega števila sporočil v mapi namesto števila neprebranih sporočil v mapi »Prejeto«.

Odprite novo e -pošto - kjer koli in kadar koli

Dvokliknite prosti prostor v mapi ali v mapi »Prejeto«, da odprete okno, v katerem lahko napišete novo e-pošto.

Vendar to deluje le na prostih mestih pod e-poštnim seznamom-sicer bo Outlook odprl e-pošto, na katero ste kliknili. Seznam e-poštnih sporočil pa lahko skrijete tako, da kliknete ikono plus poleg stolpca, ki je trenutno razvrščen v Outlooku do različice 2007. V Outlooku 2010 zmanjšajte seznam s klikom na črni trikotnik ob združenem stolpcu.

Vsebino odložišča pošljite po e-pošti

Ali ste kaj napisali v Outlooku ali v drugem programu in želite to besedilo poslati kot e-pošto (ali kot del e-pošte)?

1. Izberite besedilni odsek in ga kopirajte v odložišče s kombinacijo tipk Ctrl + C.
2. Preklopite na Outlook (ne glede na to, kateri modul je trenutno odprt).
3. Pritisnite Shift + Ins - Outlook odpre novo okno za e -pošto in vanj kopira vsebino odložišča.

Če se ne prikaže okno za e-pošto, kliknite kateri koli element v oknu Outlooka (to je lahko tudi sestanek ali stik) in znova pritisnite Shift + Ins.

Sprejmite ali zavrnite povabila z bližnjico na tipkovnici

Ste prejeli prošnjo za sestanek? Če ga želite sprejeti, ga izberite v mapi »Prejeto« in pritisnite Alt + C (»c« za »aCcept«, v prevodu: »sprejmi«). Če ga želite zavrniti, ga izberite in pritisnite Alt + D ("D" za "zavrnitev").

Ponovite zadnje iskanje v Outlooku

Zagotovo veste, da ste v dolgem e -poštnem sporočilu Uredi ⇒ Poišči (do Outlooka 2003) oz Sporočilo ⇒ Išči ali poiščite niz znakov s bližnjico na tipkovnici F4. Dokler ste odprli iskalno pogovorno okno, lahko uporabite gumb Nadaljujte z iskanjem skoči na naslednji pojav.

Ko zaprete pogovorno okno, pritisnite kombinacijo tipk Shift + F4 - Outlook bo skočil na naslednji pojav, ne da bi najprej odprl pogovorno okno.

Takoj, ko pridete na zadnjo lokacijo, Outlook prikaže ustrezno sporočilo.

Razvrstite in poiščite Outlook še hitreje

Ali želite prikazati vsa e-poštna sporočila iz trenutne mape, ki izvirajo od določenega pošiljatelja? V Outlooku do različice 2007 ravnajte na naslednji način:

1. Kliknite v iskalno polje ali pritisnite Ctrl + E, da postavite kazalec v iskalno polje.
2. Vnesite prvih nekaj črk imena pošiljatelja. Outlook zdaj izloči vsa e-poštna sporočila, ki vsebujejo iskalno besedilo, vneseno v pošiljatelja, zadevo ali besedilo sporočila.
3. Kliknite naslov stolpca odtako da se e-poštna sporočila tega pošiljatelja prikažejo skupaj.

V Outlooku 2010 obstaja hitrejša varianta (vendar žal samo iz te različice):

1. Kliknite naslov stolpca odrazvrstiti po tem stolpcu. Na ta način so vsa e -poštna sporočila od vsakega pošiljatelja prikazana eno pod drugo.
2. Vnesite prvih nekaj črk, ki se začnejo z imenom pošiljatelja. To vas popelje na prvo e -poštno sporočilo tega pošiljatelja.

Samodejno izpolnite naslovno polje v Outlooku

Outlook običajno predlaga e-poštne naslove, ki so že v uporabi, takoj ko vtipkate črko ali dve ObVneseno polje. Outlook išče po seznamu predhodno vnesenih e-poštnih naslovov (samodejno dokončan seznam). Če se to ne zgodi, lahko uporabite Ctrl + K za iskanje ustreznih vnosov v imeniku.

Prikažite imena datotek sistemov neposredno

Ali pogosto ugotovite, da v e-poštnem sporočilu prejmete celo vrsto prilog datotek in imate težave pri ločevanju datotek, ker se imena razlikujejo le na koncu, vendar Outlook ne prikaže imen datotek v celoti? Nato morate najprej odpreti e -poštno sporočilo, da vidite polna imena.

V Outlooku lahko to storite tudi brez odpiranja e-pošte. V kontekstnem meniju (v nabiralniku) boste našli svoj ukaz, s katerim lahko odprete podmeni, v katerem so prikazana imena vseh sistemov. V podmeniju lahko s pripadajočim programom takoj odprete posamezne sisteme. Ukaz v kontekstnem meniju se pokliče Pokaži priloge.

Premikanje e -poštnih sporočil brez vlečenja in spuščanja

E-poštna sporočila je običajno mogoče z lahkoto premakniti v mapo s funkcijo povleci in spusti. Včasih pa povleci in spusti ni praktično, na primer pri "zamenjavi miške" nekaterih zvezkov. Ukaz iz kontekstnega menija pomaga:

• V Outlooku do različice 2007 z desno miškino tipko kliknite e-pošto in pokličite ukaz Premakni se v mapo naprej. V pogovornem oknu, ki se odpre, izberite želeno ciljno mapo in kliknite na v redu.
• V Outlooku 2010 z desno miškino tipko kliknite e-poštna sporočila in prikličite ukaz Premakni se in v podmeniju, ki se bo zdaj odprl, izberite želeno mapo. Vendar se v podmeniju prikažejo samo mape najvišje ravni; Globlje ugnezdene mape najdete v menijskem vnosu V drugi mapi.

Upravljajte shranjevanje e -pošte in internetno povezavo

Če želite poslati e-poštno sporočilo z veliko prilogo več kot 20 MB prek Outlooka, boste najverjetneje prejeli sporočilo o napaki s standardnimi nastavitvami Outlooka. Microsoft Outlook omejuje velikost datotek, ki jih lahko pošljete, na 20 MB ali 10 MB za račune Exchange. Ta omejitev preprečuje, da bi računalnik nenehno nalagal prevelike priloge, ki presegajo omejitve za večino ponudnikov internetnih storitev. Priloge, ki so večje od povprečja, lahko pošiljate prek storitve OneDrive ali drugega ponudnika v oblaku. Zlasti slike in grafike lahko zavzamejo veliko prostora. Zaradi tega imate od Outlooka 2010 možnost stiskanja slik, preden jih pošljete po e-pošti.

Če na dopustu ali službenem potovanju nimate dovolj hitre ali le drage internetne povezave, je smiselno, da v Outlook najprej prenesete glave e -poštnih sporočil. V tem primeru boste v vsakem e -poštnem sporočilu videli naslednje podatke:

• Referenca,
• Pošiljatelj,
• Prejemnik,
• Datum pošiljanja.

Šele ko odprete e -poštno sporočilo, bo popolnoma preneseno. Nastavitve nastavite v možnostih Outlooka.

Nasvet glede programske opreme:

Če želite samodejno izbrisati podvojena e-poštna sporočila, je lahko program MoDupRemover zanimiv in učinkovit. Že od prvih dni Outlooka sistematično briše podvojena sporočila in je združljiv s trenutno različico Outlooka in Windows 10.

Video vadnica - nasvet strokovnjakov: Kako shraniti osebno beležko v Outlooku

Nasvet strokovnjaka "lastna opomba"

V nekaterih primerih je lahko pomembno, da e -poštnemu sporočilu dodate osebne opombe. Outlook svojim uporabnikom ponuja to možnost s funkcijo »Javno sporočilo«. S to funkcijo lahko ustvarite sporočilo v mapi »Prejeto« ali v določeni mapi, ne da bi ga morali najprej poslati. Kljub zavajajočemu izrazu »javno sporočilo« je ta opomba vidna le uporabniku. Ni ga mogoče poslati, ker nima polja za prejemnika. V Outlooku 2010 in novejših kličite ukaz "Start> Novi elementi> Dodatni elementi> Objavi javno sporočilo v tej mapi". V trenutni različici Outlooka 365 se funkcija imenuje »Objavi v tej mapi.« To možnost najdete na traku »Začni«.

S hitrimi deli lahko profesionalizirate svoje zapiske ali sporočila na splošno. Podobno kot serijski moduli v programu Microsoft Word so hitri moduli v Outlooku sestavljeni iz že pripravljenih besedil ali delov besedila, ki jih lahko shranite kot hitre module na zavihku »Vstavi« v kategoriji »Besedilo«. Načeloma lahko iz vsakega e -poštnega sporočila zraste en ali več hitrih delov.

Natisnite in shranite e -poštna sporočila

Vsa sporočila niso pomembna in jih je treba ohraniti. Nekatera e-poštna sporočila so bistvena tudi s strokovnega ali zasebnega vidika in jih je treba arhivirati in tudi natisniti. Tudi če ima Outlook dobro vgrajeno funkcijo tiskanja, niso vsa natančno oblikovana e-poštna sporočila pravilno natisnjena. To deluje brez napora z ogledom e-pošte v brskalniku. Izpis deluje tudi s sporočili, oblikovanimi v html. V brskalniku boste našli tudi posebne nastavitve pogleda, s katerimi si lahko ogledate predogled in nastavite izpis.

Išči mapo

V Outlooku boste našli obe sistemski iskalni mapi, lahko pa tudi ustvarite mape za osebno iskanje. Z iskalnimi mapami lahko razvrstite svojo pošto po vnaprej določenih merilih. Obstoječe mape za iskanje najdete na traku "Mape". Tam lahko ustvarite tudi nove iskalne mape.

Pomembne bližnjice na tipkovnici in hitri koraki:

1. Odprite kontekstni meni s tipkovnico: Pritisnite tipko Shift + tipko F10.
2. Odpri pogovorno okno: Ctrl + Shift + Y.
3. Premaknite sporočila v mapo: CTRL + SHIFT + V.
4. Ustvarite beležko (iz vsakega modula): CTRL + N ali CTRL + SHIFT + N.
5. Natisnite več e-poštnih sporočil hkrati: pridržite tipko CTRL in z miško kliknite eno za drugo.
6. Z enim klikom izbrišite neprebrana in nepomembna e -poštna sporočila: CTRL + A.
7. Outlook zaženite samo enkrat: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recikliraj (Za xx vnesite številko različice Outlooka in z desnim klikom ukaz kopirajte v ukazni poziv)

Zaključek: Zaradi učinkovitosti uporabite nasvete in zvijače programa Outlook

Predvsem uporabniki cenijo prijaznost do uporabnika Microsoft Outlook in nabor funkcij, ki poleg sestavljanja in pošiljanja e-pošte vključujejo številna druga orodja in funkcije. Poznavanje splošnih funkcij Outlooka je bistveno. Poleg tega je zaradi učinkovitosti koristno preizkusiti in uporabiti dodatne nasvete in zvijače. Z njimi je mogoče kar najbolje izkoristiti Microsoft Outlook, profesionalno obdelati vsako nalogo in uporabiti vse možnosti, ki jih programska aplikacija ponuja zasebnim ali poslovnim uporabnikom.