Tukaj je priročen način za čiščenje imenika z Excelom

Digitalni imeniki vsebujejo zbirko bolj ali manj doslednih kontaktnih podatkov. Včasih pozdrav ali ime podjetja manjka, pogosto je več črkovanj, na primer za telefonske številke.

Če izvozite svoj imenik v Excel, lahko hitro vidite, kje so v podatkovnih zapisih vrzeli ali celo napake. To je mogoče bolj priročno popraviti v Excelu: tukaj je lažje kopirati polja, na voljo pa je tudi funkcija iskanja in zamenjave.

Izvoz podatkov o stiku

Imenik lahko izvozite v Excel na naslednji način:

1. Odprite modul stikov.
2. V Outlooku do različice 2007 pokličete ukaz Datoteka → Uvozi / izvozi naprej. V Outlooku 2010 pokličete Datoteka → Odpri → Uvozi naprej.
3. Izberite Izvozi v datoteko in kliknite Nadalje.
4. Izberite vrsto datoteke Microsoft Excel 97-2003 in kliknite na Nadalje.
5. Izberite stikov in kliknite Nadalje.
6. Določite, kje in pod katerim imenom želite shraniti datoteko Excel in kliknite Nadalje.
7. kliknite na Polja zemljevida. Preverite, ali so polja iz Outlooka pravilno preslikana v polja v Excelovi preglednici. Naloge se običajno ujemajo. Če ne, preprosto povlecite eno od polj iz levega okna v ustrezno polje v desnem oknu. Ko končate, zaprite pogovorno okno z v redu.
8. kliknite na Popolnotako, da se ustvari datoteka Excel.

Uredite podatke z Excelom

Odprite datoteko s podatki o stiku v Excelu. Tipične nedoslednosti, napake pri dodeljevanju in različne črkovanja lahko hitro ugotovite v tabeli. Pogosto pozdravi manjkajo, včasih so deli imena napačno dodeljeni:

Tukaj lahko preprosto kopirate in prilepite stolpec pozdrav izpolnite pravilne pozdrave in popravite napačne naloge z uporabo funkcije povleci in spusti.

Z ukazom Iščite in zamenjajte popravite različne črke telefonskih in faks številk. To storite tako, da pred klicem ukaza označite ustrezne stolpce, da omejite iskanje nanje. Na ta način lahko vnesete tudi kodo države (+49 za Nemčijo) pred telefonsko številko in odstranite prvo ničlo iz območne kode.

Da preprečite spreminjanje telefonskih številk in poštnih številk z naključnim oblikovanjem celice (npr. Z dodelitvijo oblike datuma), je bila pri teh izvozih pri izvozu iz Outlooka pred temi polji apostrof. Excel te številke razlaga kot besedilo in ne kot številske vrednosti. Pri iskanju v Excelu ne smete vnesti prejšnjega apostrofa, sicer Excel iskalnih izrazov ne bo našel.

Ko končate z urejanjem, shranite datoteko Excel v obliki Delovni zvezek Excel 97-2003 in ga zaprite.

Ponovno uvozite stike

Spremenjeno datoteko Excel lahko izvozite nazaj v Excel na naslednji način:

1. Pokličite ukaz v Outlooku do različice 2007 Datoteka → Uvozi / izvozi ali v Outlooku 2010 Datoteka → Odpri → Uvozi naprej.
2. Izberite Uvoz iz drugih programov ali datotek in kliknite Naprej.
3. Izberite vrsto datoteke Microsoft Excel 97-2003 in kliknite na Nadalje.
4. Izberite datoteko Excel. Spodaj Opcije izberite Podvojene zaradi uvoženih elementov zamenjajte. Nato kliknite na Nadalje.
5. Izberite kot ciljno mapo stikov in nato kliknite Nadalje.
6. kliknite na Popolnotako, da se podatki uvozijo.