Delo s programi Microsoft Office je praktično in učinkovito. Toda zlasti v Microsoft Excelu so lahko ponavljajoči se delovni koraki naporni. V programu Microsoft Excel in drugih Officeovih programih lahko posnamete in ustvarite tako imenovane »makre«, tako da lahko ta opravila dokončate hitreje in jih celo izvedete samodejno. Toda kaj pravzaprav so makri? In kako vam uspe ustvariti makre v različnih Officeovih programih?
Kaj so makri v Microsoftu?
Preprosto povedano, makri so majhni programi, ki obstajajo v kozmosu Microsoft Office.S pomočjo teh makrov je mogoče avtomatizirati tako imenovana "rutinska opravila" . To med drugim pomeni, da lahko zamudna, ponavljajoča se opravila, ki jih izvajate v programu Microsoft Excel, poenostavite z makri.
Izraz "makro" izhaja iz grščine in pomeni "velik" . Makri v Microsoftu se imenujejo tako, ker veljajo za velike ukaze. Ti pa združujejo več majhnih ukazov iz programske opreme in jih izvajajo hkrati, takoj ko je podano navodilo za to. Prvi korak je iskanje določenega postopka za vaš makro, ki ga želite avtomatizirati v Excelu, Wordu ali drugem Microsoftovem programu.
Delovni koraki združevanja in predvajanja: tako delujejo makri
Kar je bistvenega pomena za makre, je, da obstaja določeno zaporedje delovnih korakov, ki se vedno znova izvajajo na enak način. Z makrom vam teh delovnih korakov ni več treba izvajati posamično, temveč jih lahko posnamete kot film.To fiksno programiranje lahko nato predvajate z uporabo posebne kombinacije tipk, tako da se vaši delovni koraki izvajajo samodejno in v paketu z minimalnim časom.
Makro temelji na naslednji funkciji:
- Določite določen potek dela, ki se pogosto pojavlja in ga je treba avtomatizirati. Makro je uporaben, na primer, če morate podatke o zaposlenih, članih ali prijateljih nenehno vnašati v preglednice.
- Sedaj ustvarite makro. Pri tem beležite delovne korake, ki bi jih običajno morali vedno znova izvajati ročno. Tako lahko Officeov program pozneje dostopa do tega vodnika in ga nato samodejno predvaja.
- Nato imate možnost zagnati ustvarjeni makro neposredno z enim klikom miške ali z določeno bližnjico na tipkovnici. To vam prihrani številne majhne delovne korake.
| Nasvet: Tudi če niste dolgo delali s programi Microsoft Office, vam lahko makri olajšajo delo. Ker je tudi najpogostejše funkcije mogoče poenostaviti z velikimi ukazi. |
Za kaj se lahko uporabljajo makri v Excelu?
Na prvi pogled se zdi tema makrov precej abstraktna. Toda ob natančnejšem pregledu in z nekaj primeri hitro postane jasno, da so lahko majhni programi v pomoč na številnih področjih. V programu Microsoft Excel lahko na primer ustvarite makre za naslednje funkcije:
- Poizvedovanje po podatkih iz baz podatkov
- Prenos delovnih zvezkov ali delovnih listov
- Oblikuj besedilo, celice ali grafikone
- Prilagajanje vsebine celice, povezav ali formul
- Razvrščanje in filtriranje podatkov
- Ustvarjanje tabel, datotek PDF ali grafike
- Pretvorba podatkov
Različnost velikih ukazov kaže: Skoraj vsa dejanja, ki so možna v programu Microsoft Excel, je mogoče tudi samodejno predvajati kot makro. Toda tudi v programu Microsoft Word posebej dodeljene makro tipke ponujajo široko paleto možnosti.
Praktično v vsakdanjem življenju: primeri makro možnosti v Microsoft Wordu
Microsoft Word, priljubljen program za obdelavo besedil, ponuja tudi možnost snemanja dejanj in njihovega definiranja kot makra z določenim ukazom. Primeri aplikacij kažejo, da so veliki ukazi lahko koristni v vsakdanjem življenju, na primer za:
- samodejna nastavitev datuma ali imena datoteke
- Skrij posamezne elemente, na primer vse slike v dokumentu
- Prilepite imena, naslove ali telefonske številke v ustrezna polja
- izračunaj povprečno dolžino stavkov
- Popravi pogosto zvite črke
Ne glede na to, ali Officeove programe uporabljate v poklicnem ali zasebnem kontekstu: makri vam lahko odvzamejo nekaj dela. Kadar koli lahko ustvarite individualizirane ukaze, ki ustrezajo vašim osebnim potrebam.
Kako ustvarite makro v Excelu?
Ustvarjanje makra deluje na različne načine. Ljudje, ki poznajo programski jezik, lahko pri Microsoftu ustvarijo makre v tako imenovanih orodjih za razvijalce z VBA (»Visual Basic for Applications«).
VBA je programski jezik, ki se uporablja posebej za Microsoft. Toda tudi uporabniki, ki se ne spoznajo na programiranje, lahko preprosto ustvarijo makre v Microsoft Excelu ali Wordu.Ker snemanje poteka v le nekaj korakih - in vam prihrani veliko dela z dobro oblikovanimi makro tipkami na tipkovnici.
Ustvarjanje makra: Kako nadaljevati
Tudi brez VBA lahko preprosto posnamete makro v Microsoftovih programih, kot je Excel. Če želite to narediti, boste na zavihku »Pogled« na traku našli element »Orodja za razvijalce«. V drugih različicah lahko zavihek vsebuje tudi lasten element »Makri«. Ko dobite idejo o tem, katero funkcijo želite, da vaš makro izvaja, naredite naslednje:
- Na zavihku Pogled v območju Makri kliknite Posnemi makro.
- Odpre se okno, v katerem lahko določite ime makra. To vam bo kasneje omogočilo boljši pregled in lahko na primer pokaže, kaj počne makro. Če makra ne poimenujete, bo ime makra samodejno oštevilčeno.
- V oknu določite tudi, katero kombinacijo tipk naj ima makro. V ustreznem polju boste našli vnaprej določene tipke z oznakama »opcijska tipka« in »ukazna tipka« (npr. CTRL) ter vnosno polje za drugo tipko po vaši izbiri. Kasneje hkrati pritisnite vse prikazane makro tipke in dajte ukaz za uporabo makra.
- Izberete lahko tudi, v katerem območju programa Excel naj bo na voljo vaš makro. Če ga potrebujete le v delovnem zvezku, v katerega ga snemate, kliknite Ta delovni zvezek. Če želite imeti dostop do njega vsakič, ko uporabljate Excel, izberite »Osebni delovni zvezek z makri«.
- V belo polje imate tudi možnost vnosa kratkega opisa makra. To je lahko koristno, če Excela ne uporabljate pogosto in želite videti, katere makre ste že ustvarili in za kaj se uporabljajo.
- Zdaj kliknite »V redu«. Vaš makro se bo nato začel snemati.
- Zdaj izvedite točno tiste delovne korake, ki naj bi jih makro kasneje prevzel namesto vas.
- Ko končate vse delovne korake, preprosto kliknite na funkcijo »Ustavi snemanje« na kartici Makri.
Ko boste sledili vsem tem korakom, bo makro, ki ste ga programirali, na voljo v Excelu. Zdaj lahko kadar koli uporabite ukaz s pritiskom na makro tipke in optimizirate svoje delovne korake. Za to potrebujete samo makro tipke, ki ste jih definirali.
Za napredne: zavihek Razvijalec
Če pogosto snemate makre, je priporočljivo, da v trak vključite zavihek »Orodja za razvijalce«. Ni vam več treba iti skozi kartico »Pogled«, ampak lahko neposredno dostopate do ustvarjanja makra. V Office 365 naredite naslednje:
- V Excelu bodite pozorni na zeleno vrstico na samem vrhu nad zavihki. Poleg simbolov za shranjevanje ali pošiljanje datoteke po e-pošti boste videli tudi tri pike. (V drugih različicah Officea je lahko ikona videti tudi kot pomišljaj s puščico navzdol). Kliknite ta mali gumb.
- Sedaj se odpre sivo okno, kjer na dnu izberete besedilno polje "Več ukazov" .
- V oknu »Več ukazov«, ki se zdaj prikaže, imate na levi možnost izbire med »Trakom (prilagodi)« in »Orodno vrstico za hitri dostop«. Tukaj kliknite na stolpec "Trak (prilagodi)" .
- Na desni strani boste zdaj videli oznake različnih zavihkov. Nekateri od njih so označeni z modro kljukico – to so tisti, ki se vam prikažejo v Excelu. Zdaj poiščite »Orodja za razvijalce« na dnu seznama in tam postavite še eno modro kljukico.
- Zdaj kliknite gumb »V redu« spodaj desno, da shranite spremembe.
Ko sledite tem korakom, lahko zdaj najdete orodja za razvijalce za Excel na svojih glavnih zavihkih. Postopek v Wordu ali drugih Officeovih programih deluje na enak način. S klikom na zavihek boste zdaj videli možnosti, ki so potrebne za ustvarjanje makrov: "Snemaj makro" .
Kako ustvarite makro v Wordu?
Če želite programirati makro v drugih Officeovih programih, kot so Microsoft Word, LibreOffice ali OpenOffice, lahko to storite na podoben način kot Microsoft Excel. To postane jasno na primeru Worda:
- Orientirajte se znotraj traku in izberite zavihek "Pogled" .
- Tam boste na skrajni desni strani našli »Makre«. Z enim klikom lahko zdaj izbirate med "Pokaži makre" ali "Posnemi makre" .
- S klikom na "Snemanje makrov" se odpre okno. Tja vnesite ime makra, kombinacijo tipk in kratek opis.
- Začnite snemati makro s klikom na "V redu" .
- Če izberete "Ustavi snemanje" , boste prenehali programirati makro in ga lahko zdaj uporabljate v programu Microsoft Word.
V drugih aplikacijah Microsoft Office se lahko posamezni pogledi nekoliko razlikujejo, vendar je postopek večinoma enak. To vam omogoča preprosto ustvarjanje makrov brez uporabe VBA ali katerega koli drugega programskega jezika.
Kako urejati makre z Visual Basics?
Če ste posneli makro in ga večkrat uporabite, morda ne boste povsem zadovoljni. Morda želite dodati korak ali spremeniti nekaj ukazov.V tem primeru je možno naknadno ponovno urediti makro. Vendar je to nekoliko bolj zapleteno kot ustvarjanje makra, ker za to potrebujete programski jezik Visual Basics (VB).
V Excelu lahko okusite VB tako, da kliknete Makri na zavihku Razvijalec (prikazano zgoraj), izberete ustrezno ime makra in nato kliknete Uredi. Zdaj se odpre "Urejevalnik Visual Basics Editor" . V tem vidite ukaze in delovne korake, ki ste jih posneli kot makro v programskem jeziku, torej kot kodo. Če razumete nekaj angleškega jezika, je zelo hitro mogoče razumeti besedila VB in jih po možnosti izbrisati ali zamenjati. Če pa tukaj nimate nobenega znanja, lahko preprosto znova posnamete svoj makro na znan način.
Zaključek: Ustvarjanje makrov – z Microsoft Officeom ni težav
Če veliko delate s programi Microsoft Office, lahko marsikaj poenostavite z velikimi ukazi. Ko so vsi delovni koraki zbrani, jih je mogoče izvesti v kratkem času s pritiskom na določeno kombinacijo tipk.
Še posebej praktično: vsak uporabnik Microsoft Officea lahko sam posname makre. To omogoča individualno določitev, kateri delovni koraki naj se izvajajo samodejno za katerega uporabnika. To vam ne prihrani le veliko časa, ampak tudi nepotrebno delovno obremenitev.