Shranite in delite Excelove datoteke: hitro in preprosto

Pomembne informacije, ki vam lahko pomagajo

Če na projektu ali nalogi dela več kolegov, je pogosto potrebno skupaj delati na Excelovem delovnem zvezku ali tabeli iz programa Excel. Preden ga izdate, se prepričajte, da ste izbrali pravilno obliko in pravilno shranili datoteko Excel. Poleg tega morajo biti uporabniki pozorni na velikost datoteke in jo po možnosti razdeliti. Včasih pa objava podatkov zadostuje za dostop do njih.

Shrani datoteko Excel: Tako deluje

S kombinacijo tipk za Excel "Ctrl + S" ali prek "Datoteka> Shrani" ali "Shrani kot" je mogoče shraniti trenutno datoteko Excel pod posameznim imenom datoteke. Poleg standardnih datotek .xls in .xlsx Excel ponuja shranjevanje v obliki OpenDocument ali PDF.

Vaše Excelove delovne zvezke lahko shranite na želeno mesto za shranjevanje, če vnaprej določite standardno mesto za shranjevanje. Mesto shranjevanja lahko spremenite tudi v samo nekaj korakih. Včasih je v pomoč, če je mapa ali pot do shranjevanja dokumenta prikazana v celici v delovnem zvezku. To nam omogoča ta funkcija tabele.

Shranite datoteko Excel z varnostno kopijo

Pred spreminjanjem dokumenta je priporočljivo narediti varnostne kopije pomembnih Excelovih datotek. Varnostno kopijo lahko ustvarite z uporabo nekaterih Excelovih funkcij ali z uporabo makra. Excel -ov delovni zvezek lahko konfigurirate tudi tako, da se pri vsaki spremembi shrani varnostna kopija prejšnje različice delovnega zvezka.
Podatki in dragocen delovni čas se lahko izgubijo zaradi izpada električne energije ali nenamernega zapiranja neshranjene datoteke Excel. Zato je priporočljivo, da aktivirate Excelovo funkcijo "AutoRecover", da začnete samodejno shranjevanje podatkov.

Video z navodili: Microsoft Excel: Shranite datoteko in jo delite z drugimi uporabniki

Skupna raba datoteke Excel: možnosti

Če želite deliti Excelov delovni zvezek ali dokument z drugimi uporabniki, so vam poleg vgrajenih funkcij za izdajo na voljo še druge možnosti:

• Diagram iz shranjenih podatkov lahko na primer objavimo na intranetu podjetja ali na spletnem mestu. Če želite to narediti, morate uporabiti nekatere funkcije za izvoz podatkov s seznama Excel kot grafike. Excel ponuja tudi možnost kopiranja želenega podobmočja iz Excelove tabele kot grafike, da ga vstavite in prikažete v predstavitvi ali v drugi aplikaciji.
• Excelove sezname ali posamezne preglednice lahko preprosto in hitro pošljete sodelavcem po e -pošti. Vključitev ustreznega gumba v orodno vrstico Excel olajša pošiljanje in uporabo tega koristnega makra.
• Excelov delovni zvezek lahko delite tudi prek omrežja in ga tako ureja več uporabnikov. Pred tem je mogoče delovni zvezek kopirati z makrom in shraniti z drugim imenom datoteke.
• Nazadnje lahko datoteko Excel delite tako, da delovni zvezek shranite v spletni oblak, kot je OneDrive. To drugim uporabnikom omogoča urejanje datoteke.

Skupna raba datoteke Excel je varnejša

Poleg Excelovih podatkov nekatere funkcije ščitijo tudi posredovane podatke:

• Digitalne podpise je mogoče priročno integrirati v datoteko ali mapo Excel, da se zagotovi celovitost in pristnost podatkov. Digitalni podpis drugim sporoča, da je bila vsebina delovnega zvezka ali dokumenta preverjena in podpisana.
• Preden Excelovo preglednico ali delovni zvezek v kakršni koli obliki podarite soigralcem ali komur koli drugemu, ga je treba očistiti osebnih podatkov in informacij.
• Zaščita formul v Excelovi preglednici ali mapi preprečuje neželene spremembe, ko na dokumentu dela več ljudi.
• Preden posredujete delovni zvezek, je lahko koristno kopirati posamezne delovne liste v nov Excelov delovni zvezek in formule zamenjati z vrednostmi.

Prava oblika za skupno rabo datoteke Excel

Podjetja in podjetja pogosto uporabljajo novejše in starejše različice Excela. Včasih bo morda treba spremeniti vrsto datoteke Excelove datoteke:

• Z uporabo Excelovega menija lahko datoteko relativno enostavno shranite kot PDF.
• Datoteko ali tabelo Excel lahko shranite v obliki CSV v samo nekaj korakih.
• Da bi bila datoteka Excel združljiva s starejšimi različicami, jo lahko shranimo v obliki datoteke XLS.
• Celotno vsebino mape je mogoče pretvoriti v datotečni format XLSX z Microsoftovim orodjem.
• Ročno preverjanje združljivosti je mogoče izvesti, tako da lahko shranjene datoteke Excel berejo starejše različice programa.

Zmanjšajte velikost delovnega zvezka v Excelu

Skupna raba tabele Excel z več tisoč vrsticami ni tako preprosta. Preden razdelite veliko Excelovo datoteko, morate npr. B. razdelite z makrom. Lahko pa uporabite tudi te nasvete za znatno zmanjšanje velikosti datoteke. S starejšo in novejšo različico Excela lahko sliko ali vse grafike v mapi stisnete in izbirate med različnimi ločljivostmi.

Zaključek: Shranite Excelovo datoteko in jo delite z drugimi uporabniki

Ko drugi ljudje potrebujejo podatke v Excelovem delovnem zvezku, imajo uporabniki več možnosti. Najprej morajo uporabniki shraniti datoteko Excel. Za to so na voljo različne vrste datotek. Za skupno rabo datoteke Excel je treba vnaprej določiti edinstveno ime datoteke. Poleg tega lahko pred morebitnimi spremembami naredite varnostno kopijo, na primer s pomočjo makrov. Program Excel vam omogoča tudi zmanjšanje velikosti Excelovih datotek ali razdelitev delovnega zvezka, spremembo oblike datoteke ali vstavljanje digitalnega podpisa, preden uporabniki datoteko Excel delijo z drugimi.

Več zanimivih člankov o Excelu

• Če na Excelovi preglednici dela več ljudi, je koristno prepoznati spremembe vsebine ali formul.
• Celoten Excelov list delovnega zvezka lahko hitro premaknete ali kopirate v drug Excelov delovni zvezek.
• Prazne vrstice lahko trajno odstranite s funkcijo samodejnega filtriranja.
• Brisanje odvečne vsebine zmanjša velikost datoteke Excel.
• Excelove formule v delovnem zvezku lahko naenkrat pretvorite v številke.
• Grafiko predogleda lahko shranite za datoteke Excel.
• S pomočjo te funkcije dnevnika lahko vedno vidite čas in osebo, ki je spremenila vsebino celice.

Pogosta vprašanja

Kako lahko delim Excelovo preglednico?

Odprite delovni zvezek in nato kliknite zavihek Pregled. Pomaknite se prek možnosti "Spremembe" do možnosti izdaje "Uporabniki lahko urejajo področja". Pred definiranjem tabele v skupni rabi izberite "Novo" v meniju Dovoljenja uporabnikov.

Kje lahko najdem Excelove samodejne varnostne kopije?

Z aktiviranjem funkcije samodejnega obnavljanja Excel shrani trenutno odprt delovni prostor vsakih deset minut v standardni nastavitvi. Varnostna kopija mora biti v isti mapi kot izvirna datoteka.

Kako lahko deaktiviram zaščito pred pisanjem za delovni zvezek?

Odprite delovni zvezek. V meniju datotek kliknite »Informacije« in nato v splošnem območju deaktivirajte polje »Zaklenjeno«.