S temi koraki lahko v kratkem času napišete Outlookovo e-pošto
Pisanje e-pošte je del vsakdanjega življenja večine ljudi. Priprava osebnih ali poslovnih e -poštnih sporočil je postala običajna, saj so koristi komuniciranja po e -pošti očitne. Predvsem pa je hitrost, s katero sporočilo doseže prejemnika, težko premagati. Poleg znanih storitev sporočanja, kot sta WhatsApp ali Telegram, je e-pošta še vedno eno najpomembnejših in najbolj sprejetih mednarodnih komunikacijskih sredstev.
To je tudi posledica dejstva, da je pri sestavljanju e -pošte malo truda. Skoraj vsak ima trenutno svoj e -poštni naslov. Najbolj znan komunikacijski program za e-pošto je Microsoft Outlook. Tako v plačljivi različici za računalnike Windows kot v brezplačni različici za tablične računalnike in pametne telefone ga vsak dan uporabljajo milijoni uporabnikov. Poleg običajnega pisanja e-pošte lahko sporočila v Outlooku ustvarite tudi iz predloge. Možno je tudi shranjevanje besedilnih modulov in njihovo vstavljanje v e-pošto za učinkovitejše oblikovanje e-poštnih sporočil.
Video vadnica: kako sestaviti in poslati e -poštno sporočilo v Outlooku
Sestavite e -poštno sporočilo v Outlooku - tako deluje
Če želite sestaviti e-poštno sporočilo v Microsoft Outlooku, se v prvem koraku pomaknite na zavihek »Start« .V zgornjem menijskem delu zavihka »Start« boste našli gumb »Novo« pod » Novo ”.
Po kliku na polje »Nova e-pošta« se odpre novo okno. V oknu za sporočila lahko sestavite in pošljete novo pošto.
Če želite napisati sporočilo na drugo glavo, namesto "Nova e-pošta" izberite gumb "Novi elementi".
V možnosti »E-poštno sporočilo z> Druge pisalne potrebščine« lahko odprete in shranite drugo pisalno opremo kot ozadje za pošto.
Izbirna polja »Od«, »Do«, »Kp« in »Skp« in zadeva so bistvena za sestavo novega sporočila. Za posameznimi polji in okrajšavami se skriva naslednji pomen:
|
polje |
pomen |
|
od |
V polje »Od« vnesite e -poštni račun, s katerega naj bo poslano vaše sporočilo. Če v Outlooku upravljate več računov, lahko izberete, iz katerega računa bo poslano e-poštno sporočilo. |
|
Ob |
E -poštni naslov prejemnika je treba vnesti v polje »Za«. Vrstni red imen pri izbiri e-poštnih naslovov je lahko prikazan v abecednem redu v polju »Za«. Nasvet: Microsoft Outlook zabeleži vse vnesene e-poštne naslove na tako imenovani samodejno dokončan seznam. Programska oprema iz shranjenih podatkov predlaga ustrezne naslove, ko jih vnesete. Brezplačna orodja lahko pomagajo urediti samodejno dokončan seznam. |
|
Kp |
Kratica "Cc" dobesedno pomeni "kopija" in v nemščini pomeni kopija. Če prejemnik prejme sporočilo v kopiji, postane jasno, da ni glavni prejemnik. |
|
Skp |
Polje "Bcc" dobesedno pomeni "slepa kopija." Angleški izraz lahko prevedemo kot "skrita ali nevidna kopija kopije". Če je v polje Skp vnesen e-poštni naslov, drugi prejemniki sporočila ne morejo videti, komu je bilo e-poštno sporočilo poslano. Če želite za nazaj vedeti, kateri naslovniki so od vas prejeli e-poštno sporočilo v skp, se pomaknite do izbirnega polja "Podrobnosti" v lastnostih e-pošte. |
|
sklic |
Zadeva sporočila prikazuje zadevo ali "rdečo nit" sporočila. Dobra oblika je, da polje "Zadeva" zapolnite s razumljivim naslovom. Če v sporočilo ni vnesena nobena zadeva, lahko to povzroči, da bo prejemnikov filter neželene pošte prepoznal pošto in jo razvrstil kot neželeno pošto. Z razumljivim identifikatorjem ali kratico v zadevi lahko prejemniku pokažete pomen sporočila. Kratice označujejo, da gre izključno za info pošto, povpraševanje ali naročilo. |
Poleg omenjenih polj, ki so bistvena za pošiljanje sporočila, vsako e-poštno sporočilo potrebuje posebno vsebino.
To lahko vnesete posamično v besedilno polje sporočila. S klikom v besedilno polje se kazalec prikaže v prvi vrstici na zaslonu. Posledično je lahko e-pošta posebej sestavljena z besedilom ali drugimi elementi sloga. Na zavihku Sporočilo so vam na voljo naslednje možnosti oblikovanja:
Kopirajte slike in besedilo iz odložišča
Iz odložišča lahko kopirate elemente, besedilo ali slike, hkrati pa se odločite za kopiranje oblike besedila, na primer pisave, v e-pošto. Slike in grafike lahko vstavite v besedilo ali jih priložite e-pošti kot prilogo. Če je slika prevelika in ima velikost datoteke več megabajtov, lahko v Outlooku zmanjšate velikost datoteke. To deluje tako, da označi sliko za vstavljanje in uredi slikovne priloge na zavihku "Informacije" na zavihku "Datoteka". S klikom na izbirno polje »Pri pošiljanju sporočila prilagodi velikost velikih slik« se datoteka samodejno zmanjša.
Vstavite opomnike za prejemnike v e -poštna sporočila in jih pravilno citirajte
Ukaz »Označi za prejemnike« na zavihku »Sporočilo« je ustrezno orodje, s katerim lahko prejemnike samodejno opomnite, naj vam odgovorijo. Ta postopek vam prihrani eno ali več opomnikov.
Namesto, da pri odgovarjanju in prilagajanju vsebine vsako e-pošto navajate v celoti, lahko v Outlooku nastavite, da je priložena samo zadnja e-pošta. Ta vrsta pošiljanja e -pošte je v mnogih primerih učinkovitejša in pomaga razjasniti stvari.
Prednastavljeno kratico »FW:«, ki v e-poštni komunikaciji pomeni »Posreduj«, je mogoče spremeniti in izvirno besedilo identificirati, na primer z zamikom ali posebnimi znaki.
Meni "Besedilo" - ukazni center za posamezno oblikovanje
Če vnesete osebno besedilo v besedilno polje, boste v meniju "Besedilo" našli različne gumbe za oblikovanje besedila. Poleg prikaza besedila v "krepkem", "ležečem" in podčrtavanja besedila lahko vstavite tudi oznake ali oštevilčenje. Odločite se lahko tudi, ali naj bo vaše besedilo centrirano, desno ali levo, ter katero barvo in pisavo naj uporabite. Če Outlook izbriše prelome vrstic v e-poštnih sporočilih z navadnim besedilom brez oblikovanja HTML, bo sprememba nastavitev pomagala rešiti to težavo.
Meni "Vstavi" - sporočilom priložite priloge in vizitke
V menijski točki "Vstavi" lahko dodate datoteko ali element kot prilogo k svoji e-pošti. Prejeta e-poštna sporočila lahko pošljete tudi kot datotečno prilogo. To je lahko bistveno pri pošiljanju poslovnih dokumentov po e -pošti v obliki PDF ali pomembnih risb.
Če želite zagotoviti, da ima vsaka oseba, s katero se dopisujete po e-pošti, svoje trenutne kontaktne podatke, jih lahko samodejno priložite vsakemu e-poštnemu sporočilu v obliki digitalne vizitke (vCard) in jo pošljete skupaj z njo. Poleg tega imate v meniju »Vstavi« možnost upravljanja s svojimi podpisi. Podpis je del besedila na koncu e -poštnega sporočila, ki vsebuje podatke o pošiljatelju. Podpisi so po zakonu obvezni v poslovnih e -poštnih sporočilih.
Če želite v e -poštno sporočilo vnesti tudi trenutni datum, ga lahko vnesete s bližnjico na tipkovnici ALT + SHIFT + D.
Označevanje in nastavitev ustreznosti e -pošte
V programu Microsoft Outlook je mogoče posamezna sporočila označiti z opombo o ustreznosti. E -poštna sporočila velikega pomena se prejemniku prikažejo ločeno. Kljub temu identifikatorju ni zagotovila, da bo naslovnik tako označeno e-pošto hitreje obdelal. Zato je sporno, ali je označevanje »velikega pomena« smiselno ali je osebni klic na časovno kritično vprašanje bolj produktiven.
Pravopis in ločila - vgrajena orodja za profesionalno pisanje
Poleg možnosti na zavihku »Sporočilo« zavihka »Vstavi« in »Oblikuj besedilo« ponujata dodatne možnosti za prilagajanje vašega sporočila.
Pri pisanju besedila je pomembno tudi, da sta črkovanje in ločila v besedilu profesionalizirana. Napake izraza ali vejice motijo in negativno vplivajo na prejemnika. Zaradi tega lahko besedilo samodejno preverite na zavihku »Preveri« pod elementom menija »Črkovanje in slovnica«.
Če želite, da poleg preverjanja črkovanja zadevo vključi tudi popravek s preverjanjem črkovanja, morate to določiti v nastavitvah Outlooka.
Za starejše različice Outlooka je bil popravek Duden na voljo kot profesionalni program za popravljanje kot alternativa vgrajenemu črkovalniku.
Zavihek »Pregled« ponuja tudi možnost, da računalnik prebere ali prevede besedilo. Tezaver vam pomaga najti smiselne sopomenke za odvečne besede in izraze.
Prejemnikom pošljite e-pošto z gumbom »Pošlji«
Ko v celoti napišete in preverite besedilo svojega sporočila, ga morate poslati v zadnjem koraku. To storite v besedilnem oknu s klikom na polje "Pošlji". Če niste prepričani, ali je treba sporočilo poslati v tem trenutku, lahko alternativno aktivirate funkcijo samodejnega shranjevanja.
Ko kliknete polje "Pošlji", ne da bi aktivirali funkcijo samodejnega shranjevanja, bo vaše sporočilo v nekaj sekundah v prejetem prejemniku.
Nasvet:
Lahko se zgodi, da e-poštno sporočilo po pošiljanju ne doseže prejemnika. V večini primerov boste od ponudnika storitev prejeli sporočilo o napaki. V tem primeru imajo vse prejšnje in trenutne različice programa Microsoft Outlook možnost, da v samo nekaj korakih znova pošljejo e-pošto. To deluje tako, da kliknete gumb "Ponovno pošlji to sporočilo" na zavihku "Sporočilo".
Če e-poštna sporočila niso poslana, ko ste v tujini, je to morda posledica napačnih nastavitev računa. V tem primeru je koristno preveriti nastavitve in vrata SMTP.
povzetek
Za dolgoletne uporabnike Microsoft Outlooka in za neizkušene uporabnike je enostavno sestaviti e-poštno sporočilo z Microsoft Outlookom in ga poslati prejemniku. Na zavihku »Domov« gumb »Nova e-pošta« vodi v besedilno okno za novo sporočilo. To je mogoče individualno oblikovati in profesionalizirati s povezavami, slikami in podpisom. Dodatni zavihki in možnosti zagotavljajo, da lahko e-poštna sporočila kadar koli posebej sestavite in prenesete. Na ta način je mogoča kompetentna komunikacija po elektronski pošti tako v strokovnem kot zasebnem okolju.
