Kako izvoziti revijo iz Outlooka v Excel, da jo tam ocenite.
Outlookov dnevnik lahko dobro uporabite za beleženje, koliko časa ste porabili za določeno nalogo ali stranko. Vendar revija nima aritmetične funkcije, zato morate s kalkulatorjem sešteti, koliko časa so vsa opravila vzela za določeno stranko.
Namesto tega lahko za ocenjevanje seveda uporabite tudi Excel, kar je še posebej v pomoč pri projektih z veliko podnalogami. Če želite to narediti, izvozite podatke dnevnika v Excel, kot je opisano spodaj.
1. Najprej prikaz dnevnika v obliki seznama. Če želite to narediti, odprite dnevnik in pokličite ukaz »Ogled, razporedi glede na, Trenutni pogled« (iz Outlooka 2003) ali »Pogled, trenutni pogled« (v starejših različicah Outlooka) in izberite »Seznam vnosov«.
2. Zdaj se prepričajte, da so v dnevniku prikazane vse informacije, ki jih potrebujete za ocenjevanje v Excelu. Če potrebujete datum in čas za začetek in zaključek vsakega opravila, z desno miškino tipko kliknite Zadeva ali V mapi in uporabite ukaz Prilagodi trenutni pogled. Nato kliknite »Polja«.
3. Pri "Izberite razpoložljiva polja iz" izberite "Vsa polja revije". Nato kliknite pod »Razpoložljiva polja« na »Začetek« ali »Konec« in nato na »Dodaj«. Vstavite vsa potrebna polja in z gumboma "Premakni navzgor" in "Premakni navzdol" določite njihov vrstni red. Nato zaprite oba pogovorna okna.
4. Zdaj formatirajte datumska polja, da jih lahko tudi Excel oceni: Če želite to narediti, z desno miškino tipko kliknite glavo stolpca »Start« in prikličite ukaz »Oblikuj stolpce«.
5. Na levi izberite "Start" in nato obliko z dvomestnim dnevom in mesecem, s štirimestnim letom in preprostim časom v 24-urnem formatu (glej sliko). Za »Konec« izberete enako obliko. Upoštevajte: Excel ne more storiti ničesar z oblikami, ki vsebujejo imena dni v tednu.
6. Zdaj z miško označite vnose v dnevniku, ki jih želite urediti v Excelu, in jih kopirajte s CTRL + C.
7. Odprite Excel in prilepite podatke v želeno Excelovo tabelo s CTRL + V.
8. Podatke v polju »Trajanje« morate še pretvoriti v številske vrednosti, ki jih Excel lahko obdeluje (Excel ne more izračunati s podatki, kot je »30 minut«).
