Ali res potrebujete e-poštna sporočila izpred petih let v svojem nabiralniku ali svoj urnik in seznam opravkov iz leta 2008? V nasprotnem primeru je priporočljivo, da stari balast premaknete iz Outlooka. Tako bo vaš Outlook spet hitrejši - u
V ta namen je namenjeno samodejno iskanje Outlooka: starejše podatke premakne v arhivsko datoteko po poizvedbi ali samodejno. Tako kot osebna mapa je tudi arhiv shranjen v datoteki v obliki PST, tako da lahko kadar koli znova odprete arhiv v Outlooku in dostopate do e-pošte, sestankov in opravil, ki jih vsebuje. Arhiv lahko razdelite tudi na več datotek, tako da imate lahko na primer različne arhivske datoteke za leta 2008, 2009 in 2010.
Mimogrede, iz arhiviranja je mogoče izrecno izključiti tudi posamezna e -poštna sporočila ali sestanke.
Mimogrede, Outlook ne arhivira stikov, ker to ne bi imelo smisla.
Standardne nastavitve v primerjavi s posameznimi nastavitvami
Samodejno arhiviranje lahko konfigurirate posamično. Najprej določite standardne nastavitve: Kako pogosto se arhivirajo, kako "stari" morajo biti podatki, da se lahko arhivirajo, v kateri datoteki so shranjeni podatki, ali je treba stare podatke izbrisati namesto arhivirati?
Poleg tega lahko izberete nastavitve za posamezne Outlookove module, na primer za e-pošto ali za posamezne mape v mapi »Prejeto«, ki odstopajo od standardnih nastavitev. Na ta način je mogoče na primer enkrat letno arhivirati koledar sestankov, starejša e-poštna sporočila pa se po šestih mesecih oddajo zunanjim izvajalcem. Ali pa e-poštna sporočila za določen projekt ostanejo trajno v Outlooku, druga e-poštna sporočila pa se po enem letu arhivirajo.
Če želite vseeno nastaviti različne nastavitve za vsak Outlookov modul, lahko preskočite standardne nastavitve. Če je tako, vseeno preberite naslednji razdelek, ker so tukaj pojasnjene vse možnosti nastavitev.
Prilagodite privzete nastavitve
Standardne nastavitve za funkcijo arhiviranja določite na naslednji način:
- V Outlooku do različice 2007 pokličite ukaz EXTRAS >> OPTIONS in odprite register VEČ. V Outlooku 2010 pokličite ukaz FILE >> OPTIONS in odprite zavihek NAPREDNO.
- V Outlooku do leta 2007 kliknite gumb AUTO-ARCHIVING, v Outlooku 2010 na AUTO-ARCHIVING SETTINGS.
- Aktivirajte možnost AUTOARCHIVE EVERY X X DAYS in določite interval, v katerem je treba arhivirati.
- Če se vam zdi neprijetno potrditi pogovorno okno za vsak postopek arhiviranja, onemogočite možnost ZAČNI AUTOARHIVIRANJE PO POTRDITVI.
- Če v Outlooku označite e-poštna sporočila, ki jih ne potrebujete več, kot potekla in jih ne želite arhivirati, aktivirajte možnost IZBRIŠI POSREDENE PREDMETE (SAMO E-POŠTA).
- V vsakem primeru aktivirajte možnost ARHIVIRANJE ALI IZBRIS STARIH ELEMENTOV.
- Če aktivirate možnost POKAŽI ARHIVNO MAPO V SEZNAMI MAP, Outlook po arhiviranju samodejno odpre arhivsko datoteko in jo prikaže na seznamu map. To pomeni, da lahko nemudoma dostopate do arhiviranih podatkov, potem pa se morate odreči hitri prednosti zunanjega izvajanja.
- V polju IZBRIŠI ELEMENTE ČE JE STARŠE OD NEGA določite, koliko morajo biti stari podatki, da se premaknejo v arhiv (ali popolnoma izbrišejo).
- Če želite podatke prenesti v arhiv, aktivirajte možnost MOVE STARE ELEMENTE TO TO in izberite želeno mapo prek SEARCH ali vnesite ime nove arhivske datoteke, ki bi jo moral Outlook ustvariti v polje poleg gumba.
- Če želite namesto tega nepovratno izbrisati stare podatke, aktivirajte možnost KONČNO IZBRIŠI STARE ELEMENTE. Če želite vse stare elemente takoj odstraniti, kliknite UPORABI NASTAVITVE V VSIH MAPAH - vendar ne pozabite, da tega ni mogoče razveljaviti.
- Zaprite pogovorna okna.
