Kako profesionalno pošiljati predstavitve PowerPoint

Kmalu pošljite predstavitve

Logično izdelavo predstavitve in profesionalizacijo diapozitivov z besedili, slikami, animacijami in videoposnetki je najpomembnejši cilj v PowerPointu za predstavitelje. Predstavitev se mora dotikati, informirati in kompetentno prenašati vsebine. Hkrati je zasnova predstavitve dragocena le, če si lahko prejemnik ogleda diapozitive na način, na katerega so nastali.

To je enostavno mogoče, ko se predstavljate pred občinstvom ali prek video platforme, kot sta Skype ali Zoom. Kolegi, poslovni partnerji ali prijatelji sedijo neposredno v predstavitveni sobi ali v virtualni konferenčni sobi. V tem primeru je mogoče brez napora komunicirati in interpretirati mimiko občinstva.

Drugače je pri pošiljanju oblikovane predstavitve. Ustvarjalec ali voditelj tukaj ne more zagotoviti, da so vsi podatki na diapozitivih razumljivi. Zato je vsebina ključnega pomena. Da bi pritegnili pozornost, je bistveno, da se ciljno usmerite na občinstvo in prejemnike ter na primer zagotovite interakcijo z nadaljnjimi hiperpovezavami. Poleg tega lahko kljub dragoceni vsebini nastanejo težave z združljivostjo. Te so med drugim povezane z dejstvom, da pošiljatelj in prejemnik uporabljata različne različice programa PowerPoint ali za predstavitve uporabljata drug program, na primer Apple Keynote.

Še toliko bolj pomembno je, da pri pošiljanju PowerPoint predstavitve ali posameznih diapozitivov skrbimo, da so diapozitivi čitljivi in pritegnejo pozornost. Pri pošiljanju ali pošiljanju predstavitve PowerPoint ponuja široko paleto preizkušenih funkcij, s katerimi lahko vsak prejemnik, ne glede na svojo tehnično opremo, razume in razume bistvene podatke predstavitve PowerPoint. Praktična je tudi možnost v PowerPointu, da pred pošiljanjem preveri morebitne težave z združljivostjo. Če prejmete obvestilo o težavah z združljivostjo, jih lahko odpravite pred odpremo.

Video vadnica: Kako uspešno shraniti, izvoziti in poslati PowerPoint predstavitve

Kako in v kakšni obliki je mogoče PowerPoint predstavitve poslati kot priloge

Najlažji in najpogostejši način za pošiljanje predstavitve, ustvarjene s kompetenco, je, da jo priložite e -poštnemu sporočilu. Številne milijarde e -poštnih sporočil, poslanih vsak dan, vsebujejo predstavitvene datoteke v različnih oblikah. PowerPoint ponuja naslednje oblike datotek za pretvorbo:

Oblike datotek	uporaba
pptx	Standardna oblika v PowerPointu za shranjevanje predstavitev.
pptm	Standardna oblika v PowerPointu za shranjevanje predstavitev z makri.
ppt	Nekdanja standardna oblika v PowerPointu v različicah 97-2003. To je še vedno običajna oblika datoteke, saj številna podjetja in zasebniki še vedno uporabljajo starejše različice PowerPointa.
xps	Datoteke XPS so v obliki datoteke XML Paper Specification. To je oblika datoteke, ki je podobna PDF (prenosni format dokumentov) in jo je razvil Microsoft. To lahko odprete neposredno v brskalniku Microsoft Edge ali v Internet Explorerju.
potx, potm, pot	Ustvari datoteke predlog PowerPoint v ustrezni obliki.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Predstavitev shrani v posamezne slike, odvisno od izbrane oblike datoteke. Te grafike je mogoče statično gledati s programsko opremo za obdelavo slik.
pdf	Shrani datoteko v dobro znani in po vsem svetu uporabljeni obliki datoteke PDF. Predstavitev je shranjena statično, prehodi diapozitivov ali animirani GIF.webp -i niso prikazani animirani. Odpre se lahko s katere koli naprave.
odp	Če predstavitev PowerPoint shranite kot datoteko ODP, se shrani v odprtokodnem standardu. "Format odprtega dokumenta OASIS za pisarniške aplikacije" lahko preberete z brezplačno pisarniško programsko opremo, kot sta Open Office ali LibreOffice.

Poleg omenjenih oblik datotek PowerPoint ponuja še druge posebne oblike datotek, v katere je mogoče shraniti diaprojekcijo.

Nasvet strokovnjaka:

Če predstavitev shranite v datoteko s pripono ppsx, bo datoteka shranjena v obliki zapisa Open XML. Pošiljanje datoteke s pripono ppsx je najboljša možnost, če ne poznate tehničnih zahtev prejemnika. Po pošiljanju datoteke lahko odpre datoteko s PowerPointom različice 2007 ali novejšo različico ali pregledovalnikom PowerPoint.

Nasvet:

Če je vaša predstavitvena datoteka zelo velika, na primer v obliki PDF, lahko z nekaj kliki najdete maščobe vaše predstavitve. Posledično lahko zmanjšate velikost slik, ki zavzamejo veliko pomnilnika, in datoteko zmanjšate.

Shranite diaprojekcijo v drugi obliki datoteke v 5 korakih

Diaprojekcijo, ustvarjeno v Microsoft PowerPointu, je mogoče shraniti v drugačni obliki z le nekaj kliki. Za to je bistvenih 5 točk:

Pomaknite se na "Datoteka> Shrani kot."
Izberite, kam želite shraniti datoteko. V PowerPointu imate na primer možnost shranjevanja datoteke na namizju pri ponudniku storitev v oblaku, kot je OneDrive, ali v mapi z osebnimi dokumenti.
Če želeno mesto shranjevanja ni na seznamu, se pomaknite do točke menija »Prebrskaj«.
Odpre se pogovorno okno, v katerem lahko določite lokacijo shranjevanja in obliko datoteke. Obliko datoteke lahko spremenite tako, da izberete izbirno polje "Vrsta datoteke". Predstavitev lahko na primer shranite v datotečni obliki pdf namesto v standardni obliki pptx.
V zadnjem koraku shranite datoteko s klikom na gumb »Shrani«. Če želite datoteko poslati kot e-poštno prilogo, imate na voljo različne možnosti:
- Sestavite e -poštno sporočilo v programu Microsoft Outlook in priložite predstavitev kot datoteko.
- Z desno tipko miške kliknite shranjeno diaprojekcijo in izberite element menija "Pošlji na".

Premaknite datoteko na pogon v oblaku, na primer v skupni Dropbox poslovnega partnerja ali uporabite Wetransfer za pošiljanje velikih datotek v gigabajtnem območju.

Izvozite predstavitve neposredno iz programa PowerPoint - brez težav!

Poleg klasične možnosti shranjevanja predstavitve, ki ste jo ustvarili na namizju ali drugem mestu za shranjevanje, in nato njeno pošiljanje, PowerPoint ponuja tudi možnost izvoza diaprojekcij v različnih oblikah neposredno iz programa. Nekatere datoteke so začasno shranjene ali poslane neposredno, na primer z možnostjo: "Pošlji v Microsoft Stream". Za začetek izvoza pojdite na:

Pojdite na element menija "Datoteka> Izvozi".
V meniju za izvoz imate različne možnosti za obliko datoteke, v katero želite izvoziti predstavitev:

Izbirate lahko med naslednjimi možnostmi:

Format datoteke PDF / XPS

Izvoženo v datoteko PDF ali XPS, ki je ni mogoče spremeniti in ki ohranja oblikovanje, pisavo in postavitev PowerPoint kot sliko.

Ustvarite video

Pod "Ustvari video" lahko izvlečete video datoteko iz diaprojekcije. V pogovornem oknu lahko izberete, ali naj se uporabijo zabeležene časovne sekvence in komentarji ter kako se datoteka shrani. Hkrati boste imeli možnost stiskanja video datoteke.

Prednost video datoteke je, da jo lahko predvajajo tudi ljudje, ki nimajo dostopa do PowerPointa, pregledovalnika PPTX ali druge predstavitvene programske opreme, ker nimajo skrbniških pravic.

Ustvarite animirani GIF.webp	Animirani GIF.webp je funkcija, v kateri je več posameznih slik grafične datoteke shranjenih v določenem vrstnem redu. Podobno kot pri videu se ustvarijo premikajoče se slike. Tako je mogoče posamezne predstavitvene diapozitive predstaviti na zanimiv in živahen način.
Paketna diaprojekcija za CD	Ustvari paket, v katerem se diapozitivi in vdelani elementi shranijo kot enota kot na DVD -ju in se predvajajo na kateri koli napravi.
Ustvarite izročke	To funkcijo lahko uporabite za pošiljanje posameznih diapozitivov ali celotne predstavitve v Microsoft Word. Tam lahko dodatno obdelate besedila in opombe.
Spremenite vrsto datoteke	Preprost način za spremembo obstoječe vrste datoteke, na primer predstavitve v obliki pptx v obliko ppt.
Objavi v Microsoftovem toku	Microsoft Stream je plačljiv portal za pretakanje, ki omogoča, da so predstavitve ali videoposnetki na voljo veliki skupini ljudi. Microsoft Stream je idealen, na primer za predstavitve podjetij ali dogodke podjetja, do njih pa lahko preprosto dostopajo povabljeni udeleženci prek spletnega brskalnika.

Skupna raba predstavitev - še ena možnost shranjevanja in pošiljanja

Zraven:

Klasično shranite diaprojekcijo tudi v različnih oblikah datotek
Izvoz iz programa Microsoft PowerPoint

Uporabniki PowerPointa lahko delijo tudi predstavitev.

Če želite to narediti, se pomaknite do možnosti »Skupna raba« v razdelku »Datoteka«. Odpre se novo okno, v katerem lahko shranite predstavitev na pogon OneDrive po vaši izbiri ali jo pošljete kot PDF ali diaprojekcijo po e -pošti.

Druga možnost je, da lahko predstavitev pošljete ali shranite zunaj prek menija »Sprosti«. Prejemniki prejmejo datoteko kot kopijo po e -pošti ali priročno prek storitve shranjevanja v oblaku.

Zaključek: Za pošiljanje predstavitve PowerPoint uporabite različne možnosti

Kot profesionalni predstavitveni program naj bi Microsoft PowerPoint zaradi možnosti in funkcij, ki jih vsebuje, naredil predstavitve na zaslonu zanimive in živahne. Poleg vsebine je pomembno, da si prejemnik lahko ogleda vsako predstavitev na enak način, kot je bila strukturirana. To ni vedno mogoče brez težav, saj ima vsak uporabnik različne tehnične zahteve.

Iz tega razloga ima PowerPoint možnost shranjevanja in pošiljanja diaprojekcij v različnih oblikah datotek. Poleg tega lahko predstavitve izvozite ali delite na različne načine. S temi možnostmi izvoza in shranjevanja je mogoče, da so predstavitve ves čas strokovne in informativne, razen tehnične opreme prejemnika.