Kako pravilno strukturirati svoje Wordove dokumente
Word uporabnikom ponuja veliko različnih možnosti oblikovanja besedilnih dokumentov glede na različne zahteve ali posamezne zamisli. Prilagoditi je mogoče ne le nastavitve pisave, temveč tudi postavitev in oblikovanje dokumentov. Še posebej, če Word uporabljate pogosto in redno uporabljate določeno strukturo besedila, lahko funkcija "predloga formata" zelo koristi. Kako pa ustvarite predlogo v Wordu? In kako jih uredite?
Predloga v Wordu: kaj je pravzaprav?
Ali ni vaše delo omejeno na eno posebno obliko? Ali morate preklapljati med različnimi vrstami besedila? V Wordu lahko shranite različne uporabniške predloge in do njih kadar koli dostopate. To vam omogoča, da z malo truda ustvarite dokumente in jih hitro napolnite z ustrezno vsebino.
V določenih okoliščinah se bo v vašem arhivskem sistemu nabralo nekaj predlog. Če želite voditi pregled, lahko te vzorčne dokumente razvrstite na ustreznem področju opravil. Na ta način ga boste našli še hitreje, ko iščete določen slog. Kako pa je mogoče predloge za oblikovanje vključiti v vaš dokument?
Na prvi pogled: jasno strukturirajte in uredite besedila
Izbor predlog za oblikovanje boste našli na traku menija na zavihku »Start«. Word privzeto definira različne ravni za naslove v različnih pisavah in velikostih ter tako pomaga pri standardizaciji besedilnih dokumentov. Poleg tega naslovi tako dobro izstopajo iz besedilne ali slikovne vsebine.
Uporaba predlog omogoča tudi hitrejšo navigacijo po dokumentu. Praviloma boste na levi strani strani v Wordu našli tako imenovano "navigacijsko območje". Če vam to ni vidno, ravnajte na naslednji način:
-
Izberite zavihke »Pogled«.
-
V območju "Prikaz" lahko preverite polja "Ravnilo", "Mrežne črte" in "Področje navigacije".
-
Takoj, ko preverite »Navigacijsko območje«, se na levi strani prikaže navigacijska vrstica.
-
Kliknite tukaj na »Naslovi«, da se struktura naslova prikaže v navigacijski vrstici.
Word tukaj prikazuje vse definirane naslove in podnaslove. S klikom na ciljno besedilno polje v navigacijskem področju lahko preprosto preklapljate med sloji, ki ste jih ustvarili.
Ali morate upoštevati posebna navodila za oblikovanje besedila in naslovov? Ste prejeli posebna navodila o tem, kako naj bi izgledal konec dokumenta? Wordovi predlogi ne ustrezajo vedno zahtevam podjetij, šol ali osebnemu okusu. Če nato uporabite prilagojeno predlogo, ste lahko prepričani, da bo videti enotna in bo ustrezala vašim specifikacijam.
Praktično in individualno: Wordov inšpektor za obliko zapisa
Zaradi tega je mogoče predloge prilagoditi. Čeprav Microsoft Word pogosto določa določeno velikost pisave, pisavo, določen razmik med vrsticami in izbiro med poravnano, desno ali levo poravnano, je tukaj še prostor: nastavitve lahko spreminjate po želji.
Če želite urediti predlogo oblike ali ustvariti nov vzorec, odprite zavihek "Start" na traku menija. Tu boste našli polje »Oblikuj predloge«. Kliknite na puščico v spodnjem desnem kotu. Odvisno od različice Worda imate na tej točki različne možnosti. Na voljo so vam naslednje funkcije:
- Nova predloga sloga
- Inšpektor za obliko
- Preverite sloge
- Opcije
Namesto navedenih izrazov lahko tukaj vidite samo simbole. Na primer, "A +" pomeni "New Format Template". Kliknite na simbol, da odprete ustrezno okno.
Pri "predlogi nove oblike" lahko določite nove predloge za oblikovanje besedila po lastnih zamislih ali po posvetovanju z delodajalcem. Po drugi strani je "Inšpektor oblike" pomočnik, ki preveri, ali se upoštevajo predhodno določene predloge formatov - podobno kot "Preverjanje predloge oblike". V razdelku »Možnosti« lahko na primer trenutni dokument uporabite kot podlago za ustvarjanje nove predloge.
Dobro organizirano: Tako spremljate stvari v Wordu
Če ste se odločili ustvariti posamezne uporabniške predloge v programu Microsoft Word, lahko vzorec dokumenta shranite na primerno mesto za shranjevanje. Da bi lahko datoteke hitro odprli v pravem trenutku, je treba ustrezno mapo enostavno najti.
Ker se lahko v računalniku hitro naberejo velike količine podatkov, je vaša organizacija tukaj še posebej pomembna. Word predlaga različne lokacije shranjevanja, odvisno od vrste datoteke. Hkrati vam program Office ponuja možnost prikaza vseh razpoložljivih predlog za obliko.
Vendar pa ne morete dostopati le do uporabniških predlog, temveč lahko uporabite tudi posamezne, že pripravljene besedilne module prek izbire seznama. Poleg grafike lahko dokumente zložite v mapo in postavite pod posebno uporabniško ime na ločeno in ustrezno označeno mesto za shranjevanje.
Izkoristite potencial: Pravilno uporabljajte Wordove funkcije
Zahvaljujoč spremenljivim besedilnim modulom vašega besedila ni mogoče ustvariti le v nekaj korakih, lahko uporabite nekaj drugih funkcij za dodatno individualizacijo. Odvisno od tega, katere zahteve mora dokument na koncu izpolniti, lahko vstavite nekaj elementov, zaradi katerih je besedilo bolj privlačno.
Grafika, ločena besedilna polja, citati in hiperpovezave, ki izstopajo od preostalega besedila, pogosto pritegnejo zlasti bralce in vzbudijo njihovo zanimanje. Kazalo, seznam virov, imena avtorjev ter datum in številke strani so običajno del formalnih osnov, ki jih vsebuje večina dokumentov.
Če z datoteko dela več oseb, lahko v glavo ali nogo besedila vključite pot, s katere je dostop do lokacije datoteke v dokumentu. Vaše uporabniško ime je lahko vidno v meniju, tako da lahko vsi, ki delajo na besedilu, vidijo, kdo je ustvaril ali uredil dokument.
Predloge in druge funkcije: naredijo dokumente privlačne
Različne funkcije Worda omogočajo tudi revizijo obstoječih predlog. Če želite popraviti, lahko na primer uporabite funkcijo »Najdi in zamenjaj«. Če opazite napako v predlogi, potem ko ste jo že shranili v mapo, lahko vseeno vključite spremembe in posodobite dokument. Vnos lahko nato odprete v trenutni različici.
Ko nastavite stran, lahko z gumbom uporabite različne funkcije polja. Poleg makrov lahko v svoje besedilo na primer z nekaj kliki vstavite avtomobilska besedila, ki ste jih oblikovali vnaprej in bi jih radi pogosto uporabljali. Čeprav lahko hitro pokličete in aktivirate ukaze, ki se redno uporabljajo pri makrih, lahko s to funkcijo vključite besedilna polja ali grafiko v dokument.
Dobro je vedeti: Kako učinkovito delati s programom Microsoft Word
V vsakdanjem poklicnem življenju niso le predloge in funkcije, kot so makri ali besedilni moduli, uporabni elementi Worda. Vsako datoteko lahko shranite kot PDF. Dokumente lahko nato hitro pošljete in jih drugi ljudje ne morejo več preprosto spreminjati.
Program Office vam omogoča tudi prevajanje in ustvarjanje obrazcev. Na ta način lahko dosežete številne prejemnike ne le hitro, ampak tudi učinkovito. Skratka, Microsoft Word vam ponuja praktičen način reševanja najrazličnejših zahtev za ustvarjanje besedila. Strukturni pregled funkcij lahko dobite na menijskem traku programa Office.
Vprašanja in odgovori
Kako ustvarim predlogo oblike ali uporabniško predlogo v Wordu?
Na zavihku menija izberite zavihek "Start". Nato v zgornji vrstici poiščite polje »Oblikuj predloge«. Tu boste našli majhno črno puščico: če kliknete na to, se odpre drugo polje. V spodnjem delu boste našli možnosti, ki so vam na voljo za urejanje predlog. "Predloga nove oblike" ali simbol plus označujeta možnost ustvarjanja nove predloge.
Kakšne nastavitve lahko nastavim za svoje predloge?
Najprej podajte uporabniško ime predlogi oblike. Na ta način lahko pozneje znova najdete vzorec v meniju ali na želenem mestu za shranjevanje datotek. Nato lahko določite, za kakšen dokument gre. Ali ustvarjate predlogo tabele? Ali vzorčni seznam? V drugih nastavitvah lahko določite tudi pisavo in velikost ter razmik in oznake.
