S temi navodili preprosto ustvarite obrazce
Preden besedilni dokument izpolni dane zahteve ali vaše individualne želje, je treba narediti nekaj korakov. To lahko traja nekaj časa. Delo pa je vredno, če je končna datoteka na koncu videti privlačna in je tudi vsebinsko prepričljiva. Še posebej, če želite dokument poslati različnim prejemnikom ali ga potrebujete ob različnih priložnostih, imate koristi od funkcije »oblikovnih črk« programa Microsoft Word. Kako pa je mogoče ustvariti te združitve pošte?
Ustvarjanje obrazcev v Wordu: Praktični pomočnik v programu Office
Recimo, da ste besedilo oblikovali v celoti po svojih zamislih - nastavitve oblike in jezika ter grafike, glave, noge in hiperpovezave ustrezajo ustreznim specifikacijam. Vključili ste tudi pomembne citate in že pripravili kazalo in seznam virov ter jih dodali v besedilo. Datoteka je pripravljena in jo je treba poslati dolgemu seznamu oseb.
Če bi morali besedilo prilagoditi vsakemu prejemniku, bi se lahko pomembne nastavitve, kot so številke strani ali datum, samodejno spremenile ali spremenile. Na srečo ima Microsoft Word na tem mestu tudi praktične funkcije za ustvarjanje obrazcev.
Takšno funkcijo je treba razumeti kot funkcijo, ki je vključena v program Office in je uporabniku na voljo za urejanje besedila. Poleg funkcije obrazca lahko na primer uporabite tudi makre. Z določeno kombinacijo tipk lahko hitreje izvajate redno uporabljene ukaze. Priljubljena funkcija je tudi funkcija »Najdi in zamenjaj«: s to funkcijo lahko v enem koraku odpravite pogoste napake.
Korak za korakom za združevanje pošte: Navodila in nasveti
Microsoft Word vam olajša delo z besedilnimi dokumenti na več načinov. To vključuje tudi funkcijo serijskega pisma. Če želite uporabljati to aplikacijo, najprej kliknite zavihek "Programi" na menijskem traku programa Office. Izbirate lahko med različnimi možnostmi: Poleg črk lahko v seriji izdelate tudi druge vrste dokumentov, na primer e-poštna sporočila ali nalepke. Tudi adresar se lahko uporablja kot dokument za združevanje pošte. Kako nadaljevati, če želite ustvariti obrazec:
Odprite zavihek »Pošiljanje« v dokumentu za združevanje pošte.
Pojdite na "Začni združevanje pošte" in izberite na primer "Pismo".
Ko Word naredi samodejne prednastavitve, kliknite polje "Izberi prejemnika".
Ustvarite nov seznam ali uporabite obstoječi seznam ali Outlookove stike - Word samodejno ustvari individualne pisemske glave itd. Za vsakega naslovnika.
Preverite vse v predogledu in skupaj natisnite črke.
To je zelo hiter način za ustvarjanje in tiskanje obrazcev. S shranjevanjem stikov lahko pričakujete individualiziran uporabniški vmesnik z naslednjo črko. V kratkem času pošljite sporočila sodelavcem, strankam, prijateljem in družini.
namig: Dostopajte do čarovnika za združevanje pošte. To vas vodi skozi ustvarjanje dokumenta za združevanje pošte v šestih korakih. To samodejno zaobide morebitne težave pri pošiljanju serijske e -pošte. Sporočilom o napakah, povezanih s sistemom, se lahko izognete tudi tako, da določite določene nastavitve.
Na kratko podrobnosti: Tako spremljate stvari
Za odpravo napak je pomembno, da dokument podrobno preučite. Ker pripravljate datoteko, ki jo boste kot pismo poslali različnim prejemnikom, ne smeta biti le vsebina, pozdrav in pozdravna vrstica pravilni. Pri samodejnem ustvarjanju besedilnih elementov čarovnik uporabi vaš podatkovni vir, ki vsebuje podatke prejemnika. Zato je treba imena in naslove vnesti pravilno, tako da noben naslovni blok na koncu ni pravilen.
Da bi se izognili koncu dokumenta, ki vsebuje napake, je koristno razmisliti tudi o obliki vira podatkov. Če je na primer datoteka Excel, morate številke oblikovati v poljih za združevanje pošte. Tukaj je potrebna vaša pozornost. To pomeni, da ni nobenih težav z informacijami o valuti v obrazcih. Podpora čarovnika po korakih vas podpira, ko nastavljate ustrezno stran.
Preprost postopek: shranite posamezne ideje in jih kadar koli pokličite
V vsakem podjetju in glede na osebne želje lahko pozdrav, podatke prejemnika, pozdravno vrstico, pa tudi naslovni blok postavite na različna mesta v dokumentu. Če vedno uporabljate isto strukturo, lahko na primer trdno zasidrate položaj pozdravne črte v obrazcu.
Poleg tega lahko serijsko črke, ki so bile ustvarjene zaporedno, oštevilčite in tako zagotovite večjo jasnost. Zahteve in posamezne želje lahko shranite v predlogo. Možnost je ena od številnih funkcij v Wordu, ki jih lahko uporabite za poenostavitev in pospešitev pisnih procesov.
Poleg možnosti, da iz virov osebnih podatkov izberete polja za združevanje e -pošte in jih v le nekaj korakih vključite v besedilo, lahko z Microsoft Wordom vstavite prevode ali shranite datoteko kot PDF.
Prilagoditve in popravki - to je tako enostavno
Preden shranite Wordov dokument kot PDF, dvakrat preverite, ali želite narediti kakršne koli spremembe. To vam bo pomagalo natančneje najti polja za združevanje pošte, tako da jih označite. Različne funkcije polja programa Office lahko uporabite za vstavljanje elementov iz različnih virov podatkov: tabele iz Excela, besedilna polja iz drugih podatkov in grafike lahko preprosto vključite v združevanje pošte.
V predogledu si lahko ogledate, kako se bodo novi moduli prilegali začetnemu dokumentu. Po potrebi lahko ustrezne naslove ali imena nato popravimo.
Dobro je vedeti: Čeprav lahko dokument z obrazcem ustvarite iz običajnega dokumenta, se ta postopek lahko izvede tudi nazaj. V nasprotnem primeru lahko dokument za združevanje pošte spremenite tudi v običajen dokument.
Serijska pisma: najhitrejši način za veliko poštnih pošiljk
Pisma z obrazci ponujajo možnost hitrega in učinkovitega ustvarjanja poštnih pošiljk za različne prejemnike. Zahvaljujoč nastavitvam, specifičnim za program, imate koristi od enotne postavitve - ne glede na to, ali pišete črke, izdelujete nalepke ali naredite drugo združitev pošte.
Pogosta vprašanja
Zakaj potrebujete obrazec?
Če želite dokumente poslati različnim prejemnikom in uporabiti podobne besedilne elemente, je uporaba funkcije serijskega pisma vredna. Tu lahko vstavite posamezne bloke neposredno v besedilo in dostopate do vira podatkov, ki vsebuje naslove in imena prejemnikov. Tako prihranite čas pri ustvarjanju individualnih sporočil.
Kako lahko preverim, ali izpolnjeni obrazec ustreza?
S funkcijo predogleda je mogoče vsebino in obliko serijskega pisma jasno prikazati in preveriti v končni različici.
