Kako uporabljati Outlookov koledar za sestanke in opravila

Pregled vseh funkcij

Ne glede na to, ali gre za poklicne ali zasebne sestanke - skoraj vsakdo je zaposlen z vsakodnevnim organiziranjem sebe in svojega osebnega okolja. Zaradi tega je koledar, na primer Outlookov koledar, v središču vsakega načrtovanja strokovnih sestankov. Ko odprete Outlook z dvojnim klikom na gumb miške, boste v spodnjem levem programskem območju našli več ikon. Ikono koledarja v Outlooku najdete tik ob ikoni za e-pošto.

Poleg koledarja je smiselno zapisati pomembne naloge v Outlooku in jih reševati. Področje opravil, ki je urejeno kot ikona poleg imenika v Outlooku 365, je temu primerno.

Uporabniki Outlooka, ki poznajo in obvladajo možnosti funkcij »Koledar in opravila«, delujejo in načrtujejo učinkoviteje in bolj ciljno usmerjeno. Uporabniki poleg koledarja in opravil cenijo tudi Outlookovo iskalno funkcijo. Outlook na primer ponuja možnost iskanja sestankov in e-pošte naenkrat. Ta možnost je še posebej uporabna in praktična pri uporabi Outlooka za poslovne namene, saj učinkovito podpira delovno učinkovitost v pisarni.

Profesionalno organizirajte sestanke - brez napora z Outlookom

Koledar v Outlooku je v bistvu samoumeven in uporabniku prijazen. Določitev novega sestanka je možna z le nekaj kliki. Poleg tega obstajajo številni triki in preizkušena pomoč, ki vam pomagajo učinkovito in ekonomično vnesti sestanke. Na primer, za lažje vnašanje novih sestankov je mogoče kopirati obstoječe vnose za sestanke. Postopek vlečenja e-pošte s pomembnim sestankom na gumb »Koledar« ali »Opravilo« je prav tako usmerjen v prakso. Na ta način lahko ustvarite vnos za sestanek ali novo nalogo in imate vsebino e-pošte takoj pri roki kot opomnik. Pretvarjanje opravil v sestanke z miško je učinkovito in prihrani dragocen čas.

V naslednjem besedilu lahko preberete, kako lahko organizirate opravila: Razvrstite opravila glede na kategorije

Nasvet za učinkovitost:

Ker so vsi Officeovi programi povezani v omrežje, lahko kadar koli ustvarite sestanke ali naloge iz Worda in Excela neposredno v Outlooku. Če želite to narediti, lahko v Microsoft Word ali Excel vstavite gumb in z enim klikom prenesete nalogo ali sestanek v Outlook.

V tem članku lahko preberete, kako ustvariti naloge iz Worda.

Glavna prednost Outlookovega koledarja je možnost usklajevanja sestankov z drugimi ljudmi, ne da bi morali uporabljati koledar v skupni rabi. Za to je v Outlooku na voljo zavihek »Zahtevaj sestanek«. Zahteve za sestanke lahko samodejno sprejmete v Outlooku. Če zahtevani termin ni zaseden v koledarju, sistem potrdi zahtevo. Lahko pa tudi nastavite, da mora biti vsaka zahteva za sestanek ročno obdelana in sprejeta.

Namesto dolgotrajne osebne ali digitalne komunikacije se lahko sestanki s tem postopkom uskladijo z le nekaj kliki. Druga možnost je, da uporabniki Outlooka pošljejo posamezne sestanke kot datoteko iCalendar. V tem primeru prejemnik ohrani nadzor nad svojim koledarjem. Po potrebi lahko uvozi zahtevo za sestanek in beležko v Outlook. Izvoz kot datoteka iCalendar je na primer uporaben za ljudi, ki pošiljatelja osebno ne poznajo. Če uporabniki Outlooka redko usklajujejo sestanke z drugimi, je smiselno, da posamezne sestanke ali odlomke pošljete iz koledarja, ne da bi zahtevali posebne zahteve za sestanke. Skupna raba koledarja ali koledarskih odlomkov in posodabljanje sestankov je v Outlooku prijazna do uporabnika in jo je mogoče narediti z malo truda.

Barvno označite sestanke, jih premaknite ali izbrišite

Imenovanja, opravila in e -poštna sporočila so v Outlooku tesno povezani. Zato različica Outlooka 2007 ponuja možnost označevanja pomembnih e-poštnih sporočil v nabiralniku z različnimi barvnimi zastavicami za spremljanje z miško. Poleg barvnega kodiranja vas lahko Outlook spomni na opravilo, povezano s sporočilom.

Tudi sestanke lahko preprosto premikate brez klikanja tako, da vnesete besedilo ali jih povlečete in spustite z miško. To je mogoče v istem koledarskem območju in tudi prek navigatorja datumov za druge tedne, mesece ali leta. Microsoft Outlook nato samodejno prilagodi datum in ohrani čas. Prav tako je mogoče z enim klikom premakniti več sestankov na drug dan, na primer, če ste bolni ali ne morete delati na delovni dan. Podvojene sestanke lahko odstranite z nekaj preprostimi koraki s kombinacijo tipk na ukaz.

V nekaterih primerih je lahko pomembno, da v celoti izbrišete sestanke pred določenim datumom. To je na primer koristno, če od kolega prevzamete koledar in ne potrebujete več njegovih starih sestankov. Pred določenim datumom lahko iz Outlookovega koledarja izbrišete vse sestanke, tako da preklopite na tabelarni pogled sestankov. V tem pogledu imate možnost razvrščanja in brisanja sestankov glede na datume.

Predstavitev različnih pogledov koledarja v Outlookovem koledarju je usmerjena tudi v prakso. Prikaz koledarja lahko prikažete na dan, za cel teden ali delovni teden ali za cel mesec.

Sestanke lahko pošljete tudi prek Outlooka. Kako to deluje, si lahko preberete v tem članku: Pošiljanje sestankov

V starejših različicah Outlooka, na primer Outlook 2007, imate tudi možnost prikaza gostote podrobnosti v mesečnem pogledu. Ta funkcija ponuja tri možnosti ogleda:

• "Nizko",
• "Srednje" in
• "Visoko".

Možnost »Nizko« je samodejno prednastavljena. Če v Outlooku v mesečnem pogledu ne najdete ustreznih sestankov, je lahko razlog za to gostota podrobnosti. Outlook v bistvu ponuja različne in posebne nastavitve pogleda za sestanke. Med drugim je možno prikazati sedanjo, pomembno prihodnost ali, alternativno, pretekle sestanke.

Ponavljajoči se sestanki - pomembna funkcija v Outlooku

Poleg enkratnih sestankov obstaja veliko ponavljajočih se sestankov, ki se ponavljajo tedensko, mesečno ali letno. Namesto da ročno vnesete vsakega od teh sestankov v Outlook, vnos ponavljajočih se sestankov zagotavlja prihranek časa. Uporabnikom Outlooka daje tudi varnost, da ne zamudijo bistvenih sestankov. Ponavljajoči se sestanek v Outlooku določite neposredno na zavihku »Nov sestanek« z gumbom »Vrsta serije«. Za vsak sestanek lahko v Outlooku uporabite opomnik.

Sezname serij lahko izberete in vnesete v pogovorno okno. Pri izbiri delovnih dni v starejših različicah Outlooka je prišlo do težave. Ta težava je bila odpravljena v trenutni različici Outlooka, tako da je v bistvu vsaka kombinacija možna kot sestanek v seriji.

Če bi radi uredili ali izbrisali celotno serijo sestankov, je tudi to mogoče brez težav. Če na primer izbrišete sestanek iz vrste sestankov, vas bo sistem v oknu obvestil, ali je treba izbrisati tudi celotno serijo sestankov. Po izbiri kliknite gumb »V redu«, da zaprete pogovorno okno.

Ta funkcija je tudi usmerjena v prakso, da lahko izbrišete posamezne sestanke iz vrste sestankov. Če na primer tedenski sestanek v podjetju ni potekal, je mogoče preklicani sestavek naknadno odstraniti iz koledarja, ne da bi morali izbrisati celotno serijo in jo znova nastaviti.

Uporabite metodo ALPEN in profesionalizirajte upravljanje časa

Ali morate uskladiti številne sestanke in natančno in strokovno načrtovati vsak delovni dan ali zasebne dejavnosti? V tem primeru je smiselno uporabiti dobro znano metodo ALPEN, ki jo uporabljajo predvsem menedžerji ali poučujejo na seminarjih o upravljanju časa. Metoda ALPEN opisuje metodologijo dobro premišljenega upravljanja časa. Ustanovil ga je znani avtor Lothar J. Seiwert. Metoda ALPEN temelji na predpostavki, da zadostuje, da vsak dan porabite nekaj minut za pripravo pisnega dnevnega načrta. To deluje po metodi ALPEN na naslednji način:

1. Zapišite naloge, sestanke in dejavnosti.

2. Ocenite trajanje dejavnosti.

3. Načrtujte čas medpomnilnika.

4. Sprejemajte dnevne odločitve.

5. Spremljanje in prilagajanje

Metodo ALPEN lahko učinkovito podpira Outlookov koledar, območje opravil ali pogled »Outlook Today«.

Previdno organizirajte opravila v Outlooku: tako deluje

Naloge se na splošno razlikujejo od sestankov, ker nimajo začetnega datuma. Pri nalogi je poudarek na dejavnosti ali cilju. Če povzamemo, so sestanki vezani na jasno določeno začetno in končno točko. Nasprotno pa je rok zapadlosti odločilen za naloge. Ko je naloga izrecno opravljena, ni definirana.

Nova opravila v Outlooku lahko ustvarite na zavihku »Opravila« z enim klikom. Prikaže se trak, kjer lahko upravljate, spremljate ali premikate opravila.

Za boljšo orientacijo in jasnost vseh ustreznih opravil imate v Outlooku možnosti,

• Skrij dokončana opravila v Outlooku
• za prikaz samo opravil, ki so že opravljena v Outlooku.
• Dokončana opravila lahko tudi popolnoma izbrišete iz Outlooka.

Če želite to narediti, v razdelku »Opravila« izberite možnost »Dokončana opravila«. Nato se prikažejo vsa dokončana opravila. Te lahko preprosto izbrišete s kombinacijo tipk ali ukazom CTRL + A. Outlook ponuja tudi možnost prikaza in shranjevanja določenega pogleda opravila.

Spremljajte naloge in natisnite seznam opravil

Spremljanje vseh nalog je bistveno. Iz tega razloga je smiselno razvrstiti naloge v načrtovalniku opravil glede na vse razpoložljive stolpce. Druga možnost je, da prosto razporedite opravila in prikažete definirane ikone v opravilni vrstici. Obsežne možnosti prikaza na področju opravil zagotavljajo, da lahko na prvi pogled ločite med pomembnimi in manj pomembnimi opravili. Vrstni red opravil lahko določite tako, da jih oštevilčite in v ločenem stolpcu za številke. Povzete naloge lahko hkrati prevedete v seznam opravil, jih prikažete, odprete ali natisnete skupaj s tedenskim koledarjem.

Prenos in filtriranje nalog - še posebej uporabno na strokovnem področju

Če vsakega opravila ne obravnavate osebno, lahko samodejno zahtevate poročila o stanju. Avtomatizirane informacije o stanju vam dajo pregled stopnje dokončanosti, na kateri je trenutno opravilo. Ta možnost je še posebej pomembna v poklicnem okolju, ko so prenesene ustrezne naloge. Naloge, ki so bile že prenesene, lahko kadar koli prenesete na drugega zaposlenega. Poleg poročil o stanju za prenesena opravila ima Outlook še profesionalno funkcijo filtriranja za naloge. To lahko uporabite za filtriranje opravil v skladu z opredeljenimi merili. Med drugim je mogoče posebej:

• Oglejte si vsa opravila, ki so bila dodeljena določenemu zaposlenemu
• Kdo ima določen rok zapadlosti oz
• imajo določen vnos v temo.

Opravila lahko tudi pretvorite v sestanek s funkcijo povleci in spusti, ne da bi jih bilo treba znova ustvarjati.

Nasvet:

Uporabite posebne Outlookove predloge za hitro ustvarjanje sestankov ali opravil, ki imajo v osnovi enako strukturo. Na ta način prihranite veliko časa, odpravite odpuščanje in učinkovito načrtujete sestanke in naloge.

Od Outlooka 2007 so naloge, ki so bile že premaknjene v arhiv, še vedno vidne, če so bile označene za nadaljnje ukrepanje. Uporabniki, ki upravljajo veliko opravil v Outlooku, cenijo to možnost. Dragocen je za opomnike na opravila, e-pošto in sestanke, ki so shranjeni v arhivski mapi.

Uporabniki Outlooka 2003 imajo posebno možnost glede prikaza nalog in sestankov. Seznam opravil lahko prikažete v koledarju. Na ta način lahko hkrati pazite na svoje sestanke in naloge. Uporabniki drugih različic Outlooka lahko z nastavitvami pogleda določijo, katera področja Outlooka naj bodo prikazana.

Nasvet glede programske opreme:

Ali si želite ogledati Outlookove naloge, dnevni red in koledar na namizju, ne da bi odprli Outlook? V tem primeru lahko uporabite brezplačni program DeskTask. DeskTask deluje v sistemu Windows 10 in ga je mogoče uporabljati z vsemi znanimi različicami Outlooka.

Zaključek: odlično organizirajte sestanke in naloge v Outlooku

Z Microsoft Outlookom dobite zapleteno in premišljeno programsko aplikacijo za popolno organizacijo sestankov in opravil. Outlook ponuja različne možnosti za izvajanje sestankov, zahtev za sestanek in ponavljajočih se sestankov. Poleg tega je mogoče prilagoditi poglede koledarja. Sestanke lahko delite ali pretvorite v opravila z le nekaj kliki. Področje odgovornosti je še posebej dragoceno, kadar je treba smiselno usmerjati različne dejavnosti in zahteve v poklicnem ali zasebnem sektorju. Zaradi svoje uporabniku prijazne strukture Outlook prispeva k profesionalno organiziranemu koledarju.