Outlookove kontaktne skupine - učinkovita komunikacija v skupini

Kako ustvariti distribucijske sezname

Vsak dan v poklicnem ali zasebnem okolju obstaja potreba po pošiljanju e-pošte različnim vrstam ljudi ali skupinam ljudi. V mnogih primerih mora vsebina enega sporočila doseči različne prejemnike. Neizkušeni uporabniki Outlooka lahko za takšno nalogo sodelujejo s "kopiraj in prilepi" in na ta način pošlji vsebino sporočila različnim stikom.

Pošiljanje sporočil več prejemnikom z možnostjo »kopiraj in prilepi« je največ druga najboljša rešitev. Poleg tega, da je kopiranje in lepljenje besedil nagnjeno k napakam, je treba upoštevati tudi časovni faktor. Boljša alternativa je ustvarjanje skupine stikov ali seznamov za distribucijo v Outlooku. Izraz razdeljevalni seznam in skupina stikov imata enakovreden pomen. Do različice Outlooka 2007 je bil uporabljen izraz "distribucijski seznam". Od programa Microsoft Outlook 2010 je bil distribucijski seznam nadomeščen z izrazom »skupina stikov«, ki se uporablja tudi v trenutni različici programa Office Outlook 365. S pomočjo distribucijskega seznama v programu Microsoft Outlook lahko sporočilu z enim klikom dodate skupino prejemnikov. Ustvarjanje skupine stikov in distribucijskih seznamov v Outlooku ni težko in prihrani veliko časa pri profesionalni e-poštni komunikaciji.

Ustvarjanje Outlookove skupine stikov - praktični nasveti za predelavo

Če želite ustvariti novo skupino stikov v programu Microsoft Outlook, najprej preklopite na zavihek »Start«, nato pa lahko z gumbom »Novi elementi« ustvarite nov seznam distribucij. V trenutni različici Outlooka je element menija »Skupina stikov« globlje vključen v menijsko vrstico kot v starejših različicah Outlooka. Gumb najdete pod: "Dodatni elementi> Skupina stikov."

Ko kliknete gumb »Skupina stikov«, se odpre izbirno okno, v katerem lahko določite svoje individualne nastavitve za nov seznam distribucij. S tipkovnico izberite bližnjico na tipkovnici Ctrl + Shift + L.

Na voljo imate naslednje možnosti in možnosti:

gumb

Izraz

Shranite blizu

Element menija "Shrani in zapri" je bistven na koncu ustvarjanja nove skupine stikov. Z gumbom lahko shranite vse podatke o novih članih in prejemnikih. Posledično vam je skupina za stike vedno na voljo pri pošiljanju običajnih e-poštnih sporočil. Pomembno: Preden lahko pošljete sporočilo na distribucijski seznam v Outlooku, morate skupino stikov shraniti. To naredite tako, da dodelite edinstveno ime in to potrdite s klikom na gumb »Shrani in zapri«.

Izbriši skupino	Izbriše distribucijski seznam.
Napadna skupina	Seznam distribucij, ki ste ga ustvarili v programu Microsoft Outlook, lahko posredujete drugim ljudem. Seznam distribucij je mogoče poslati v internetni obliki kot vCard v datotekah ali pa kot Outlook stik.

Člani in opombe

Pogled okna lahko izberete na zavihku "Zaslon". Z gumbom »Člani« si lahko ogledate podatke o vseh članih skupine. Komentarje na seznam distribucije lahko vnesete pod opombe.

Dodajte člane

Gumb »Dodaj člane« lahko razumemo kot srce skupine stikov v programu Microsoft Outlook. Člane skupine lahko združite iz: Outlookovi stiki, Adresar, integriran v programsko opremo oz Nov stik po e -pošti dodaj na distribucijski seznam.

Odstrani člana	Če želite odstraniti člana skupine s seznama za distribucijo, izberite vnos in kliknite gumb »Odstrani člana« .Vnos je izbrisan.
Posodobi zdaj	Kliknite gumb »Posodobi zdaj«, da posodobite pogled v oknu. Vsi vnosi so posodobljeni.
Zavihek "Komuniciraj"	Na zavihku »Komuniciraj« lahko izberete stik s seznama za distribucijo in napišete posamezno e -poštno sporočilo tej osebi. Možno je tudi ustvariti zahtevo za sestanek za določen stik.
Zavihek "Kategorije"	Tako kot pri Outlookovem koledarju imate tudi možnost dodeliti element kategoriji za distribucijske sezname. Poleg tega lahko nastavite nadaljnje ukrepanje, da se pozneje spomnite na skupino stikov. Seznam distribucij lahko označite tudi kot "zaseben".

Če povzamemo, imate različne možnosti in možnosti nastavitev, da posamezno skupino stikov nastavite in prilagodite svojim potrebam. Če želite ustvarjeno skupino stikov pozneje prilagoditi in na primer dodati nove člane iz imenika, lahko to kadar koli storite z gumbom »Start> Adresar«.

Ko izberete pravilen adresar, lahko distribucijski seznam prepoznate po ikoni, ki prikazuje dve stilizirani glavi. Specifikacije distribucijskega seznama lahko spremenite s klikom na gumb "Lastnosti". Vse prilagoditve je treba potrditi z "OK". Druga možnost je, da vse osebne distribucijske sezname najdete v menijski vrstici na zavihku »Stiki« v programu Microsoft Outlook.

Pošljite e -poštno sporočilo skupini stikov v štirih korakih

Ko ustvarite novo skupino stikov, lahko z ustvarjeno skupino za distribucijo v enem koraku z Outlookom pišete več prejemnikom. S 4 preprostimi koraki lahko pošljete novo pošto distribucijski skupini:

1. Odprite novo e -poštno sporočilo s klikom na "Start> Nova e -pošta".

   

2. Odpre se znano okno za vnos e-pošte, s katerim lahko oblikujete in pošljete novo e-pošto.

   

3. Namesto da ročno vnesete e-poštni naslov prejemnika, kliknite gumb »Za« in poiščite želeno skupino stikov v imeniku. Če ste skupini za distribucijo enkrat poslali novo sporočilo, zadostuje, da vnesete prve črke imena distribucijskega seznama v polje za vnos gumba "Za". Po nekaj pritiskih tipk se skupina stikov prikaže kot predlog in jo lahko izberete.

   Tako kot pri običajnih e-poštnih sporočilih se lahko tudi pri pošiljanju sporočila skupini stikov odločite, ali:

   • V polju »Za« se pošlje v navadnem besedilu vsem prejemnikom skupine stikov. V tem primeru so e -poštni naslovi vseh članov distribucijske skupine vidni vsem.
   • Kopijo je treba poslati vsem prejemnikom iz skupine stikov v polju »Kp«.
   • Posredovati jih je treba nevidno v polje »Skp«. Če je sporočilo poslano na seznam za distribucijo prek "Bcc", e-poštni naslov ne bo posredovan.
   

4. Sporočilo pošljite s klikom na gumb »V redu«. Poslano bo vsem članom skupine glede na vaše zahteve.

Pošiljanje sporočila prek distribucijskega seznama v Outlooku je podobno preizkušenemu pošiljanju e-pošte različnim prejemnikom. Ko združite prejemnike v distribucijsko skupino, lahko sporočilo v enem koraku doseže številne naslovnike. Ta postopek je še posebej učinkovit, kadar je treba sporočila pošiljati isti skupini ljudi v neprekinjenih časovnih presledkih. Na primer, vse zaposlene v oddelku ali vse delavce na terenu v poslovni enoti bi lahko združili v kontaktno skupino. Sporočila z enako vsebino lahko nato pošljete na seznam za distribucijo.

Povzetek in zaključek: Delo s distribucijskimi seznami v Outlooku je učinkovito in preprosto

Smiselno je ustvariti skupine stikov v programu Microsoft Outlook, če določena skupina ljudi neprestano prejema e-pošto z isto vsebino. V strokovnem okolju je smotrno vzpostaviti distribucijski seznam za vsak oddelek ali distribucijsko skupino za vse zaposlene v podjetju. Enako velja za klube ali v zasebnem sektorju. Seznam distribucij je ustvarjen v Outlooku na zavihku »Start« s pomočjo gumba »Novi elementi«.

V starejših različicah Outlooka se imena gumbov in struktura menija razlikujejo. V distribucijsko skupino lahko dodate tako znane kot shranjene v imeniku, kot tudi nove e-poštne naslove.

Obstoječo skupino stikov je mogoče prilagoditi, poslati drugim prejemnikom ali izbrisati z le nekaj kliki. Uporabniki programa Microsoft Outlook, ki profesionalizirajo komunikacijo s skupinami stikov ali, v starejših različicah, s seznami distribucije, prihranijo dragocen čas in zmanjšajo možnost napak pri kopiranju in lepljenju e -poštnih sporočil.