Prilagodite Outlook - nasveti in nastavitve

Te nasvete lahko uporabite za prilagajanje Outlooka

Kot uporabnik programske opreme je bistveno narediti osebne nastavitve in nenehno prilagajati program. To velja za Microsoft Outlook in druge aplikacije, ki se redno uporabljajo v poklicnem ali zasebnem okolju.

Posebne nastavitve v Outlooku so pomembne, da lahko ves čas vidite, kdo je napisal e-pošto in iz katere naprave je bilo poslano. Poleg tega si vsak uporabnik Outlooka želi, da bi lahko učinkovito in funkcionalno uporabljal program.

Osnovno prilagajanje namizne različice programa Microsoft Outlook se začne z namestitvijo. Za uporabo Outlooka je potreben Microsoftov račun. Microsoft Outlook mora biti med prvo namestitvijo povezan z Microsoftovim računom. Nastavitve si lahko kadar koli ogledate in spremenite tako, da se pomaknete na zavihek »Datoteka« in nato kliknete na element menija »Račun za pisarno«.

Mobilna različica programa Microsoft Outlook za tablične računalnike ali pametne telefone je brezplačna in je ni treba prilagajati glede na račun Office.

Prilagodite Outlook - praktične možnosti, ki prihranijo čas

Poleg računa Office, ki ni na voljo v namizni različici, obstajajo še druge možnosti za prilagajanje programa Microsoft Outlook. Za prilagoditev programske opreme glede na začetnice, vaše ime in druge nastavitve so vam na voljo naslednje možnosti in funkcije. Poleg osnovnega pogleda na območje za branje ali povezav na namizju je na voljo nešteto drugih funkcij in možnosti.

Na primer, lahko izberete, da se hkrati prikažeta nabiralnik in koledar. Če z Outlookom delate več ur na dan in uporabljate velik monitor z visoko ločljivostjo, je smiselno, da sta dve Outlookovi okni odprti drug poleg drugega. Tako je besedilo bolje zastopano in ločeno od drugih funkcij. Na primer, v naslednjem polju lahko odprete koledar ali imenik in mapo »Prejeto«. Ta prilagoditev pogleda vam omogoča boljši pregled in vam omogoča učinkovitejše delo.

Podobno je s standardno mapo za priloge. Mapa za prenos Windows 10 je običajno predlagana kot privzeta mapa.

Prilagodite orodne vrstice in povezave - tako deluje

Outlook ima standardno dve orodni vrstici z gumbi za pomembne funkcije:

• Standardna orodna vrstica.
• Razširjena orodna vrstica.

Sestava standardne orodne vrstice je odvisna od ustreznega Outlookovega modula. Tako kot v vseh drugih Officeovih programih ga lahko prilagodimo tako, da v orodne vrstice dodamo dodatne gumbe za ukaze menijev. V bistvu lahko vsako orodno vrstico v Outlooku prilagodite in prilagodite svojim potrebam. To je koristno za učinkovitejše in bolj ciljno usmerjeno delovanje.

Podobno je pri bližnjicah, ki jih lahko vdelate na namizje sistema Windows ali v meniju Start, da zaženete določen Outlookov modul. Uporabniki, ki delajo z več profili v Outlooku, lahko z ukazom v ukaznem pozivu odločijo, s katerim profilom naj se Outlook zažene. Če želite pogosteje klicati Outlook z enakimi zagonskimi parametri, je priporočljivo, da na namizju nastavite ustrezno bližnjico.

Zavihek Datoteka: Prilagodite samodejne odgovore in se v miru odpravite na počitnice

Pomočnik v pisarni v Outlooku je pomemben za nemoteno komunikacijo. Če v določenem časovnem obdobju ne morete poslati ali prejeti nobenega sporočila, je funkcija »samodejni odgovori« ciljno usmerjena in učinkovita. Če prejmete e-pošto, bo pošiljatelj samodejno obveščen, kako dolgo ne boste na voljo in kdo vas bo nadomestil. Prilagojena funkcija "samodejnih odgovorov" zagotavlja, da so stranke, zainteresirane strani ali sodelavci ves čas obveščeni o odsotnosti, na primer zaradi počitnic.

Prilagajanje pisav v Outlooku ni težko

Ena najbolj priljubljenih možnosti prilagajanja v Outlooku je prilagajanje privzetih pisav. Vsak ima različne želje glede videza svojih sporočil. Zaradi tega je smiselno prilagoditi pisave ali druge slogovne naprave. Izvajanje sprememb ni težko. Če delate brez predloge, lahko pisavo preprosto prilagodite na zavihku "Sporočilo" v meniju "Besedilo".

Če se uporabljajo predloge formata, je treba predlogo enkrat spremeniti. Poleg tega glede na uporabljeno različico Outlooka obstajajo različne možnosti menija za spreminjanje pisave v predlogah.

Nasvet:

Odvisno od nastavitve boste prejemali e-pošto v navadnem besedilu ali v html obliki. Če želite hitro preiti v obliko HTML, če si želite ogledati podrobnosti e -poštnega sporočila, lahko to storite z bližnjico na tipkovnici ALT + SHIFT + H.

Prilagodite nastavitve pogleda v Outlooku - nastavite Outlook tako, kot želite

Poleg standardnega pogleda v Outlooku imate na voljo še druge praktične možnosti za razdelitev zaslona in prikaz sporočil. Okno za predogled v Outlooku na primer ponuja edinstveno možnost. Vsebina e-poštnih sporočil, izbranih v nabiralniku, je tukaj prikazana v kompaktni obliki, ne da bi morali e-pošto odpreti z dvojnim klikom.

Poglede po meri lahko kadar koli ponastavite v Outlooku. To lahko storite ročno ali pa z ukazom Windows. Hkrati lahko okno za predogled postavite posamično in ga prikažete na primer na desni ali pod seznamom sporočil.

Kljub uporabniku prijaznem pogledu skozi okno za predogled so se nekateri uporabniki načeloma odločili za predogled v Outlooku. Ozadje tega je tveganje, da bo virus ali zlonamerna programska oprema samodejno prevzela vaš sistem, preden se odpre zlonamerna pošta. Če želite biti na varnem, lahko izklopite okno za predogled, preprečite nalaganje zunanjih slik in vsebine ali dovolite, da se e -poštna sporočila HTML prikazujejo samo v obliki navadnega besedila.

Uporabite že pripravljene možnosti pogleda in prilagodite navigacijsko območje - tako deluje

Uporabniki prvih različic Outlooka so cenili številne že pripravljene možnosti pogleda, ki niso več na voljo v Outlooku 2010 ali trenutni različici Outlook 365. Na primer, v trenutni mapi lahko prikažete samo neprebrana sporočila. Uporabna je bila tudi možnost omejitve obdobja prikaza in na primer predvsem prikazovanja e-poštnih sporočil v zadnjih sedmih dneh. Kljub pomanjkanju prednastavitev v novejših različicah je mogoče priljubljene poglede definirati in shraniti v Outlooku 2010 in novejših različicah.

V bistvu je priporočljivo prilagoditi tudi navigacijsko območje Outlooka vašemu osebnemu načinu dela. Med drugim lahko prikažete in skrijete navigacijsko vrstico, uporabite bližnjice na tipkovnici za hiter preklop v drug meni ali določite drugo začetno mapo. Tako kot v nabiralniku lahko tudi vklopite območje za branje zapiskov. V tem primeru Outlook prikaže vsebino trenutno izbrane beležke v spodnji polovici okna.

Nastavite koledar, naloge in sestanke glede na svoje potrebe

Koledar lahko prilagodite tudi v Outlooku in med drugim nastavite vrstni red barvnih kategorij za označevanje sestankov. Če želite ustvariti sestanek, kliknite v polju »Oznaka« v pogovornem oknu za sestanek in izberite ustrezno barvo. Povabila na sestanke lahko samodejno izbrišete iz mape »Prejeto«, takoj ko nanje odgovorite. Ta možnost je privzeto aktivirana v Outlooku in jo lahko deaktivirate ali aktivirate.

V vsakem primeru morate razširiti povezavo do datotečnega sistema v vrstici za krmarjenje. S koristnimi povezavami lahko integrirate mape na trdem disku ali datoteke, ki so redno potrebne. S temi bližnjicami trajnostno prilagodite Outlook.

Določite pravila za avtomatizacijo Outlooka

Outlook ponuja možnost uporabe pravil in makrov za avtomatizacijo Outlooka. Pravila je treba prilagoditi v Outlooku. Vsa pravila v Outlooku določite na zavihku "Datoteka" v menijski postavki "Pravila in obvestila".

Omogočite obvestila na namizju v Outlooku

Če želite biti obveščeni o dohodnih e-poštnih sporočilih iz Outlooka, lahko preprosto aktivirate obvestilo na namizju. Kako narediti:

1. V Outlooku do različice 2007 pokličete ukaz "Orodja, pravila in obvestila". V Outlooku 2010 pojdite na »Upravljanje datotek, pravil in obvestil«.

2. Izberite pravilo in kliknite »Spremeni pravilo« in nato »Uredi nastavitve pravila«.

3. Kliknite »Naprej«, da odprete pogovorno okno, v katerem lahko izberete dejanja.

4. Tukaj aktivirate možnost »Pokaži obvestilo na namizju« (pa tudi »Ne uporabljaj nobenih nadaljnjih pravil«, če ta možnost še ni aktivirana).

5. Nato kliknite »Dokončaj«.

Pravila so prilagojena tako, da se izvajajo le po vašem navodilu namesto avtomatizirane aplikacije. Če želite pravila zagnati ročno, odstranite kljukico pred imenom pravila v "Pravilih za sporočila".

Pravilnike lahko uporabite tudi za samodejno razvrščanje mape »Prejeto«. V tem primeru se pošte, ki izpolnjujejo določena merila, dodelijo vnaprej določenim kategorijam. Samodejno arhiviranje je ena najpomembnejših funkcij v Outlooku, ki temelji na pravilih. Načeloma ga je mogoče posebej prilagoditi. Imena arhivov se lahko po potrebi spremenijo, da se prepreči odpuščanje in ohrani pregled. Makre lahko zaženete tudi za samodejno premikanje e-poštnega sporočila, ki vsebuje vnaprej določeno ključno besedo.

Ohranite jasnost v Outlooku - kako enostavno je

Poleg tega lahko izberete nastavitve za posamezne Outlookove module, na primer za e-pošto ali za posamezne mape v mapi »Prejeto«, ki odstopajo od standardnih nastavitev. Zanimiva je na primer funkcija »Journal«, s katero lahko sledite elementom, kot so e-poštna sporočila ali sestanki v programu Microsoft Outlook. Prav tako lahko spremljate druge datoteke Microsoft Office, na primer dokumente Word. Kljub svoji dodani vrednosti je funkcija dnevnika zelo pomnilniško zahtevna. Če funkcije dnevnika ne želite uporabljati ali je ne želite več uporabljati, je priporočljivo, da jo izklopite. Posledično ostane datoteka PST obvladljiva glede na njeno velikost.

Če povzamemo, je jasnost ključnega pomena za uspeh v Outlooku. Prejeto, koledar, imenik in druge funkcije podpirajo vsakodnevno delo le, če so predstavljene učinkovito in razumljivo. Če želite to doseči, lahko z miško ročno prilagodite širino stolpcev v tabelarnih pogledih, na primer v koledarju sestankov.

Prilagodite nabiralnik ter dohodno in odhodno pošto - katere nastavitve so smiselne

Poleg prilagajanja pogleda je eden najpomembnejših korakov prilagajanje mape »Prejeto« v Outlooku in prilagoditev zasnove. V Outlooku imate v mapi »Prejeto« možnost, da določite, kako pogosto naj bodo naložena e-poštna sporočila. Namesto da kličete sporočila vsakih 15 minut, je smiselno podaljšati časovni razpon, da boste lahko nemoteno delali dlje.

V bistvu lahko rečemo, da je pomembno, da Outlook uporabite kot delovno orodje in ne dovolite, da Outlook prekine vaše delo. Vsak, ki dela osredotočen na nalogo, bi moral odpraviti vse vrste motenj ali jih čim bolj zmanjšati, da bi spodbudil učinkovito delo. Moteči dejavniki so lahko dohodna e-pošta ali obvestila na namizju pri prejemanju e-pošte. Prilagajanje časovnih razponov, tonov in obvestil v nabiralniku je bistveno za vsakega uporabnika Outlooka.

Uporabniki Outlooka, ki želijo spremeniti časovno omejitev strežnika v računih POP3, morajo tovrstno personalizacijo opraviti v registru, saj sistem zagotavlja časovno omejitev strežnika do 10 minut.

Prilagodite in avtomatizirajte potrdila o branju - to vam prihrani čas

Če dohodna sporočila vsebujejo potrdila o branju, to poveča ozaveščenost. Če hkrati prejemate potrdila o branju prepogosto, na primer v primeru serijske pošte, lahko izklopite zaslon v Outlooku ali pa samodejno pošljete potrditve branja. Obe možnosti sta lahko koristni, da se čez dan redkeje motijo v toku dela. V starejših različicah Outlooka 2000, 2003 in 2007 je treba potrdilo o branju izklopiti na drug način, v možnostih zgodovine.

Prilagodite vizitke in samodejno shranite priloge - zakaj je to pomembno

Uporabniki Outlooka cenijo možnost, da v e-pošto priložijo vizitke s svojimi posebnimi podatki o pošiljatelju. Posamezno prilagojene vizitke s pravilnimi kontaktnimi podatki so pomembne, da lahko prejemniki z vami komunicirajo profesionalno in brez vmešavanja. Zanimiva je tudi uporaba možnosti »Nadaljnje spremljanje« za prilagajanje teme sporočila v rdeči barvi. Pomembna sporočila prejemnik hitreje prebere, ker so prikazana v določeni barvi.

Če dnevno ali tedensko prejmete veliko število sporočil s prilogami, na primer dokumente ali risbe na računih, lahko uporabite brezplačno orodje za samodejno shranjevanje do Outlooka 2007. Za trenutno različico Outlooka 365 je Extractor Extractor Extractor alternativno zunanje orodje, s katerim se priloge samodejno predpomnijo na podlagi pravil.

Odstranite ali zmanjšajte priljubljene mape in prilagodite vrstico za hitri dostop

Microsoft Outlook prikaže mapo priljubljenih v navigacijski vrstici nad mapo z e-pošto. Če te mape ne uporabljate, jo lahko odstranite ali zmanjšate iz različice Outlooka 2007. V Outlooku 2007 in v vseh naslednjih različicah obstajata dva preizkušena načina za zmanjšanje mape. Na ta način prihranite prostor in zagotovite jasnost v strukturi map.

Vrstica za hitri dostop v Outlooku in v drugih aplikacijah programske opreme Microsoft Office uporabniki cenijo, ker podpirajo učinkovito delo. To vrstico za hitri dostop je mogoče prilagoditi z le nekaj kliki. To storite tako, da v vrstici za hitri dostop kliknete simbol: "Črta / puščica navzdol."

Posledično se odpre izbirno okno, v katerem lahko v vrstico za hitri dostop vključite dodatne funkcije. Pred enim od ukazov postavite kljukico, da v vrstico dodate ustrezen gumb. Nasprotno pa odstranite kljukico pred ukazi, za katere vrstica ne sme vsebovati nobenih gumbov.

QuickSteps - najbolje izkoristite učinkovite pomočnike v Outlooku

Hitre korake, ki so od različice Outlooka 2010 na voljo kot pametni orodji, je treba pred prvo uporabo prilagoditi, da se lahko učinkovito uporabljajo. Hitre korake najdete na zavihku "Start".

Poleg že pripravljenih hitrih korakov, kot sta »E-pošta ekipe« ali »Končano«, lahko dodate še druge posamezne hitre korake, ki prilagajajo in poenostavljajo delo z Outlookom.

Prilagoditev formatov tiskanja vašim lastnim zahtevam prihrani čas in denar

Outlook ponuja široko paleto možnosti in funkcij za prilagajanje oblike tiskanja za dokument. Še posebej, če z enim računalnikom dela več zaposlenih, lahko to povzroči težave in napačne natise. Da bi zmanjšali število nepravilnih izpisov, je pred ponovnim tiskanjem koristno ponastaviti obliko tiskanja na privzete vrednosti. To lahko storite z nekaj kliki v nastavitvah Outlooka.

Prilagodite vrstico opravil in območje navigacije, da se osredotočite na to, kar je pomembno

Vrstica opravil v programu Microsoft Outlook običajno prikazuje navigator datuma ter trenutne sestanke in naloge.

V tem primeru prilagajanje pomeni dati prednost pomembnim stvarem, tako da bistveni sestanki in naloge nikoli ne pozabijo.

Če nimate veliko prostora na zaslonu ali želite svoja e -poštna sporočila postaviti v ospredje, lahko v Outlooku zmanjšate navigacijsko vrstico. V tem primeru so gumbi, ki jih uporabljate za izbiro različnih Outlookovih modulov, v obliki ikon.To zagotavlja, da je na voljo več prostora za branje e-pošte. Nastavitve lahko poljubno spremenite.

To velja tudi za priljubljena in praktična obvestila na namizju. Nastavljene so na največ 30 sekund. Če želite povečati prikaz preko tega največjega območja, morate poseči v register za to vrsto prilagajanja.

Posamezno prikažite tabele v Outlooku - na ta način ohranite jasnost

Microsoft Outlook je:

• V nabiralniku,
• V koledarju,
• V imeniku in
• Za druge funkcije

strukturirano kot miza. Tabele zagotavljajo jasno predstavitev. Tabelarne poglede, na primer v mapi »Prejeto«, lahko ročno prilagodite z miško glede na širino stolpcev.

Prilagodite integrirane navigacijske programe

Microsoft Outlook ponuja možnost odpiranja zemljevida ulic v Microsoftovih zemljevidih Bing za stik s pomočjo gumba »Dodeli«. To bo prikazalo naslov stika. Prikaz zemljevida ulic lahko izberete takoj, ko v Outlooku vnesete poštni naslov stika.

Ustvarite ali spremenite obrazce - tako jih ustrezno prilagodite

Delo z obrazci v orodjih za razvijalce Microsoft Outlook ni vsakdan.

Na primer, če želite ustvariti obrazec za opravilo, vam Outlook ponuja možnost prilagajanja obrazca v orodjih za razvijalce. Ko v obrazec dodate polja, Outlook samodejno združi vnosno polje in oznako. Takoj, ko pozneje kliknete enega od obeh elementov, je izbran samo ta element. Za premikanje obeh elementov hkrati je smiselno, če oba elementa povežete med seboj. To se naredi s "Skupino".

Povzetek in zaključek: Če Outlook prilagodite, prihranite čas in delate bolj produktivno

Tako kot ima vsak pri izbiri pohištva svoj osebni okus, mora biti tudi Microsoft Outlook posebej oblikovan in prilagojen vsakemu uporabniku. Funkcije programske aplikacije je treba prilagoditi uporabniku in njegovim potrebam. Prilagojene menijske vrstice, individualno prilagojen nabiralnik in druge nastavitve programske opreme so pomembne, da lahko delujejo čim bolj učinkovito in učinkovito.