Ustvarite svojo predlogo v samo nekaj korakih
Projekti so zdaj del vsakdana na različnih poslovnih področjih, kot so pravni, gradbeni, tržni ali IT oddelek. Za upravljanje napredka projekta in potrebnih nalog je koristen načrt projekta. Program Office ponuja različne Excelove predloge za načrtovanje projektov, ki jih je mogoče oblikovati in prilagoditi posameznemu projektu.
Kaj je načrt projekta?
Načrt projekta je uporabno delovno orodje, ki ga uporablja vodstvo projekta ali projektna skupina. Ustrezni načrt bi moral izboljšati komunikacijo med posameznimi deležniki in jasno ponazoriti vse načrtovane postopke in ocene.
Načrt projekta je živi referenčni dokument, v katerem so na primer zapisane naslednje točke:
- seznam vseh zainteresiranih strani
- Izjave o obsegu projekta
- načrtovanje, povezano s projektom, ali načrtovani postopek
- Izračuni stroškov
- načrtovanje virov
- Načrti upravljanja stroškov
- Komunikacijski načrti
Poleg dejanske strukture razčlenitev dela vključuje tudi natančen potek projekta. Navsezadnje so vsebovane informacije odgovor na vsa odprta vprašanja o vašem projektu:
- Kaj bi morali doseči s svojim projektom?
- Zakaj bi se vaš projekt izvajal?
- Kako je mogoče izvesti vaš projekt?
- Kakšni so stroški vašega načrtovanega projekta?
- Kdo sodeluje pri vašem projektu? Kdo se loti različnih nalog?
- Kdaj se vaš projekt začne in konča? Ali je treba upoštevati mejnike?
4 faze načrtovanja projekta
Za vodenje projekta so na voljo različne možnosti za razdelitev projekta na več faz. Pogosto se uporablja 4-fazni model, ki ga sestavljajo opredelitev projekta, načrtovanje projekta, izvedba in nadzor projekta ter dokončanje projekta.
Zakaj je načrtovanje projektov pomembno
Načrt projekta je vodilo med projektom. Uporablja se za dokumentiranje, komuniciranje, izračun in upravljanje. Podroben projektni načrt izboljša komunikacijo s strankami in ga je vedno mogoče prilagoditi željam zainteresiranih strani z deklariranimi mejniki ali časovnimi roki. Vse strani vedo, kje najti trenutne informacije o projektu. Pričakovanja glede projekta in njegovih prednostnih nalog so zapisana v pisni obliki. Ob upoštevanju načrtovanja časa vsi, ki sodelujejo pri projektu, vedo, kdaj je treba nalogo dokončati in koliko časa jim je na voljo.
Kje najti predloge za načrtovanje projektov
Primerne predloge programa Excel za načrtovanje projektov vas podpirajo pri strukturiranem načrtovanju vašega projekta. Na izbiro imate dve možnosti: Po eni strani lahko z Officeovim programom Excel ustvarite brezplačen načrt projekta. Po drugi strani pa lahko v internetu najdete brezplačne predloge Excela, pripravljene za uporabo. Te lahko preprosto prenesete v računalnik, tako da jih lahko takoj uporabite.
Kaj ponujajo Excelove predloge za načrtovanje projektov?
Tisti, ki uporabljajo Excelove predloge za lastno načrtovanje projektov, imajo koristi od integriranih izračunskih orodij in Excelovih funkcij. S temi programskimi funkcijami je mogoče projekt ne samo učinkovito upravljati, ampak tudi privlačno. V že pripravljeni tabeli imajo uporabniki možnost
- Faze in z njimi povezane (pod) naloge
- odgovorno
- začetni in končni datum
- napredek
- Stroški in proračun
vnesti. Excelove predloge za načrtovanje projektov lahko po potrebi prilagodite, na primer, če želite označiti zamude ali opravljena opravila.
Načrt projekta Excel je lahko opremljen tudi s statično časovno osjo ali diagramom. Analizo stroškovnega trenda ali mejnika trenda lahko ustvarite in vizualno prikažete. Mejniki se lahko v načrt projekta dodajo z dolžino ali brez določenega obdobja.
Predloge Excela: načrtovanje projektov z Ganttovim grafikonom
Zavestna struktura razčlenitev dela je osnova za načrtovanje sestankov, vendar je časovni razpored za projekt lahko jasneje prikazan z Ganttovim grafikonom. Excel ponuja nekaj predlog za načrtovanje projektov v obliki Ganttovega grafikona. Tu so dejavnosti projekta prikazane na padajoči časovni osi s pomočjo palic. Različne projektne naloge je mogoče prikazati z vodoravnimi črtami v ustreznih vrsticah in spremljati njihov napredek.
Kako v samo nekaj korakih ustvariti svoj načrt projekta
Predlogo Excel za načrtovanje projektov lahko ustvarite in oblikujete sami v samo nekaj korakih.
-
Odprite nov delovni zvezek v Excelu in vnesite naslednje naslove stolpcev v vrstice od A6 do E6:
a) Faza / naloge / dejavnosti / mejniki
b) Vnesite opis ali kategorijo naloge
c) odgovoren
d) Začetni in končni datum ter trajanje
-
V spodnje celice v ustrezne stolpce vnesite načrtovane dejavnosti in nastavite mejnike ter njihov začetni datum, končni datum in trajanje. Na primer:
opravilo
kategorijo
Odgovorno
začeti
trajanje
konec
Ustvarite grob koncept
Kopiranje
Medvedka Sandra
07.09.2020
5
11.09.2020
Produkcija besedila
Kopiranje
Medvedka Sandra
12.09.2020
11
22.09.2020
Lektoriranje
Kopiranje
Medvedka Sandra
23.09.2020
2
24.09.2020
Objavi
Kopiranje
Medvedka Sandra
25.09.2020
2
26.09.2020
-
Izberite vrstice pod naslovom stolpca "Start" in izberite prek "Vstavi > Grafi "in zložene vrstice.
-
Nato pojdite na "Izberi podatke" s klikom na diagram. Tu najprej spremenite oznake vodoravne osi (rubriko) s klikom na »Uredi« in označite niz podatkov pod stolpcem »Naloga«. Potrdite vnos.
-
Nato kliknite »Dodaj« pod »Vnosi v legendo (serija)« in dodajte trajanje. Za ime vrstice kot obseg izberite naslov stolpca »Trajanje«. Serijske podatke pod "Trajanje" označite kot vrednosti niza. Potrdite vnos.
-
Zdaj boste oblikovali grafikon in osi. Najprej kliknite oznake osi na osi y in pojdite na "Možnosti osi> Kategorije v obratnem vrstnem redu" v stranski vrstici "Oblika osi".
-
Nato kliknite na modre vrstice podatkovne serije "Start" in pojdite na "Oblikuj podatkovno serijo> Polnjenje> brez polnjenja" in "Okvir> brez vrstice". Palice so zdaj nevidne.
-
Nato oblikujte os x tako, da kliknete datume in se skozi "Formatiranje osi> Možnosti osi" pomaknite na "Minimum" in vnesite začetni datum prve naloge.
Ustvarite brezplačne predloge programa Excel za načrtovanje projektov in imejte pregled
Programska oprema Excel za preglednice je primerna za načrtovanje in nadzor projektov. Poleg načrtov stroškov in urnika je mogoče ustvariti strukture razčlenitve dela, izračune trajanja procesa in uporabne analize. Vstavljeni diagrami ponazarjajo želene podatke ali kronološko zaporedje določenih nalog v načrtu projekta. Tako lahko spremljate pomembne naloge, področja odgovornosti in napredek projekta.
Pogosta vprašanja
Kje lahko najdem predloge programa Excel za načrtovanje projektov?
Odprite Excel in na domači strani kliknite »Več predlog«. V iskalno vrstico vnesite "načrtovanje projekta", načrt projekta "ali" načrtovalec projektov "in izberite želeno predlogo.
Kako dodam vrstico napredka v načrt projekta Excel?
V prazne celice dodajte poljubno število, na primer 0, 25, 50, 75 in 100. Pomaknite se na "Domov> Slogi> Pogojno oblikovanje> Podatkovne vrstice> Dodatna pravila". Vnesite najmanjšo in največjo vrednost, izberite katero koli barvo in potrdite vnos.
