Samodejne funkcije izpolnjevanja v Excelu: Navodila

Prihranite si ročne vnose v Excelu s funkcijami samodejnega izpolnjevanja

Excel ponuja različne funkcije. Ni vam treba sami izpolniti številnih polj, Excel bo to storil namesto vas. Različne možnosti samodejnega izpolnjevanja vam prihranijo veliko ročnih vnosov, ki vam jih bomo predstavili spodaj.

Nasvet 1: napolnite prazne celice v Excelovih preglednicah s pravilno vsebino

V nekaterih Excelovih preglednicah se podatki ne zabeležijo v celoti, ampak se šele nato izpolnijo. Pomislite na seznam naročil, v katerem je za naročilo vnesen nov datum, samo če je nov datum dostave.

V stolpec z datumom vsak datum vnesete samo enkrat, v preostalih vrsticah ostane prazen. Naslednja slika (glej posnetek zaslona) prikazuje, kako lahko izgleda tak seznam. Za dokončanje tabele Excel želite vnesti vsebino iz zgornje celice v vse prazne celice. Tega vam ni treba narediti ročno. V vseh različicah Excela naredite naslednje:

1. Izberite obseg celic, katerih prazne celice je treba izpolniti, na primer obseg B2: B15 s slike.

   

2. Pokličite ukaz GO TO. To lahko storite v vseh različicah Excela s kombinacijo tipk CTRL G.

3. V pogovornem oknu, ki se prikaže, kliknite gumb VSEBINA.

4. Omogočite možnost BLANK.

5. Potrdite svojo izbiro z gumbom V redu.

6. Excel nato izbere vse prazne celice v želenem obsegu. Pustite to izbiro aktivno, ne da bi kliknili katero koli drugo celico. Vnesite znak enakosti in pritisnite puščično tipko GOR. Nato boste v prvi prazni celici obsega videli sklic na zgornjo celico.

7. Dopolnite vnos s kombinacijo tipk CTRL ENTER. Excel nato izpolni izbrane celice s trenutno formulo. Zaradi tega Excel zapolni vse prazne celice z vsebino celic, ki je neposredno nad njimi.

Naslednja slika (glej posnetek zaslona) prikazuje, kako izgleda rezultat. Excel samodejno spremeni vsebino tako napolnjenih celic, če je v referenčno celico vnesena druga vrednost.

Video vadnica: samodejno izpolni celice v Excelu

Nasvet 2: Naj Excel izračuna linearne in eksponentne prihodnje vrednosti

Za izračun prihodnjih vrednosti na podlagi obstoječih vrednosti lahko uporabite dodatno funkcijo. Če želite to narediti, ravnajte na naslednji način:

Če želite to narediti, ustvarite niz številk z zgodovinskimi vrednostmi. Več zgodovinskih vrednosti, kot jih vnesete, natančnejši bo rezultat.

Nato označite vse vnesene številke s preteklimi vrednostmi in z desnim gumbom miške povlecite ročaj kopirnega stroja do želene celice. Zdaj se prikaže kontekstni meni.

Tu najdete ukaze Excel Linear Trend in Exponential Trend. S klikom na želeni trend se vse celice napolnijo z izračunanimi številkami.

Preizkusite sami, ali je linearni ali eksponentni trend bolj primeren za vaše ocene.

Nasvet 3: Naj bodo leta, četrtletja in meseci, dnevi in časi samodejno izpolnjeni

Uporabite lahko tudi Excelove možnosti izpolnitve, da naredite koledarje odlične. Tudi to deluje hitro in enostavno, ne da bi veliko tipkali.

1. Če želite dodati leta, vnesite začetno leto.

2. Z ročico za kopiranje povlecite leto v želeno celico, kliknite pametno oznako, ki se prikaže, in izberite možnost Izpolni niz podatkov.

3. Če želite ustvariti četrtine, v celico vnesite Q 1 ali Četrtina 1. Z ročico za kopiranje povlecite vnos v želeno celico. Excel priznava, da gre za četrtine in se zapolni le do četrtine četrtine, nato pa znova nadaljuje s četrtino 1.

4. Če vnesete ime meseca v celico (na primer februar) in ga z ročico kopirnega stroja povlečete v želeno celico, se imena mesecev samodejno zapolnijo do te točke.