Arhivirajte koledar iz leta v leto

Kako arhivirati Outlook koledar ob koncu koledarskega leta.

Ali ne bi bilo praktično arhivirati koledarske vnose iz tega leta ob koncu leta in jih nato izbrisati iz Outlookovega koledarja? To je dejansko naloga funkcije samodejnega arhiviranja Outlooka - vendar ne more arhivirati vseh koledarskih vnosov od 1. januarja do 31. decembra v letu. To moraš narediti drugače.

Outlookovo samodejno arhiviranje lahko arhivira in odstrani samo predmete iz osebne mape, ki so bili ustvarjeni pred določenim datumom. Začetnega datuma ne morete določiti. Če ste samodejno arhiviranje izvedli natančno v začetku preteklega leta 2012 in datumi iz leta 2011 niso več v koledarju, boste seveda prejeli letni arhiv s samodejnim arhiviranjem.

Če tega niste storili, lahko s funkcijo izvoza ustvarite tudi letni arhiv v obliki datoteke PST.

Arhivirajte sestanke

Za arhiviranje koledarskih vnosov naredite naslednje:

1. Pokličite ukaz "Datoteka, uvoz / izvoz"vklopljeno.
2. Izberite "Izvozi v datoteko"In kliknite na"Nadalje“.
3. Izberite vrsto datoteke "Datoteka osebne mape (.pst)"In kliknite na"Nadalje“.
4. Pred koledarjem postavite kljukico; če ste nastavili druge koledarje in jih želite tudi arhivirati, aktivirajte možnost "Vključi podmape"a.
5. Kliknite na "filter“.
6. Na "Podaljšano" kliknite na "polje". Izberite "Vsa polja za sestanke"In potem polje"Začetek serije" konec.
7. Izberite pod "stanje"vnos"na ali po" konec.
8. Vnesite pod "vrednost"Vnesite želeni datum, na primer"01.01.2012“.
9. Kliknite na "Dodaj na seznam“.
   
10. Ponovite korake 6 do 9 za "Konec serije"pod pogojem"na ali prej". V našem primeru vnesite kot končni datum "31.12.2012"ob.
11. Zaprite Filter-Dialog z "v redu“.
12. V pogovornem oknu "Izvoz osebnih map"vklopljeno"Nadalje“.
13. Določite, v katero mapo in pod katerim imenom želite shraniti arhivsko datoteko. Najlažji način je, da sprejmete predlagano mapo, v katero Outlook običajno shrani arhivske datoteke. Kot ime datoteke na primer vnesite »Calendar_archive_2012.pst«.
14. Kliknite na "Popolno“.
15. Če želite arhivsko datoteko šifrirati z geslom, jo vnesite dvakrat. Gesla ne shranite na seznam gesel (sicer lahko sami shranite šifriranje).
16. Na koncu kliknite na "v redu“.

Izbrišite stare sestanke

Če želite iz Outlookovega koledarja odstraniti sestanke za prejšnje leto, nadaljujte, kot je opisano spodaj. Če morate na začetku novega leta še poiskati koledar iz prejšnjega leta, starih terminov ne izbrišite šele februarja ali marca.

1. Odprite koledar in pokličite ukaz "Pogled, trenutni pogled, definiranje pogledov"(Ali v Outlooku 2003"Pogled, Razvrsti po, Trenutni pogled, Definiraj poglede") naprej.
2. Kliknite na "Novo"In vnesite ime.
3. Spodaj "Vrsta pogleda"izberite"Tabel" konec; nato kliknite na "v redu“.
4. Kliknite na "Filter“.
5. Kot je opisano zgoraj v korakih 6 do 11, določite 01/01/2012 kot "Začetek serije"In 31. decembra 2012 kot"Konec serije“.
6. Kliknite na "Uporabi pogled“.
7. Zdaj imate v tabeli vse predhodno shranjene vnose za sestanek. Označite jih s CTRL + A in pritisnite DELETE, da jih izbrišete.

Znova naložite arhivirane sestanke

Ko izbrišete stare sestanke, jih v koledarju ne vidite več. Če želite poiskati arhivsko datoteko ali kopirati sestanke v nov koledar, odprite arhivirano datoteko na naslednji način:

1. V Outlooku pokličite ukaz "Datoteka, Odpri, Outlookova podatkovna datoteka"vklopljeno.
2. Izberite želeno datoteko in kliknite na "v redu“.