Vsakdo, ki je kdaj poskušal uskladiti sestanke z več ljudmi, ve, koliko e-poštnih sporočil in klicev to lahko stane, še posebej, če nimajo vsi dostopa do koledarja v skupni rabi prek Exchangea. Preberite to objavo, če želite izvedeti, kako priti ven
Če imate dostop do dnevnikov vseh udeležencev prek Exchangea, ni težko (odvisno od delovne obremenitve) najti sestanek, za katerega imajo vsi čas. Vendar pa postane težko, ko morate najti skupni sestanek "slepi". Potem je najprej: dajte predloge za sestanek, zberite povratne informacije, po možnosti razjasnite po telefonu, ali udeleženec ne more odložiti sestanka, ki je bil načrtovan drugje, in nato določite skupni sestanek. Odvisno od različice Outlooka imate na voljo več možnosti za predložitev predlaganih datumov:
Udeležencem po e -pošti pošljete izbor možnih datumov - vendar je to smiselno le, če vsi udeleženci uporabljajo Outlook.
Udeležencem pošljete izbor možnih sestankov v obliki datotek iCalendar, ki jih lahko odprete z Outlookom in drugimi koledarskimi programi. To je mogoče tudi pri starejših različicah Outlooka.
Drugim udeležencem pošljete odlomek iz koledarja z ustreznim obdobjem. Lahko vidijo, kje v koledarju so še sestanki, ali tiste, ki jih predlagate. Ker so podatki zapisani neposredno v besedilo e-pošte in priloženi kot datoteka iCalender, je to najbolj "uporabniku prijazna" varianta, česar so veseli tudi uporabniki, ki vodijo papirnati koledar. Vendar je ta možnost na voljo samo od Outlooka 2007 naprej.
Alternativno je na voljo spletno orodje za ustvarjanje sestankov "Doodle"-to ustreza tudi tistim, ki zavračajo elektronske koledarje.
Po raziskavi v Švici ima približno polovica vseh uporabnikov interneta papirnati koledar - zlasti ženske imajo raje papirnate koledarje. Seveda izvlečkov koledarja iz datotek Outlook ali iCalendar ni mogoče uvoziti v takšen "analogni" koledar. Tu lahko pomaga spletna storitev, kot je www.doodle.com. V njem ustvarite tabelo z možnimi datumi in vsem naslovnikom pošljete povezavo do tabele. Odprejo povezavo in označijo vse datume, za katere imajo čas. Takoj, ko bo ena od povabljenih vnesla datume, boste prejeli obvestilo kot povabila. Tako boste lahko izpolnili anketo, ko se bodo vsi odzvali.
Zdaj obstajajo tudi vtičniki Doodle za Outlook, Exchange in druga koledarska orodja. To lahko uporabite za sinhronizacijo vnosov v Doodle z elektronskim koledarjem. Dodatni vtičnik za brskalnik omogoča dostop do Outlookovega imenika, kar olajša pošiljanje vabil udeležencem.
Predložite izbrane datume
Najenostavnejša različica, če vsi prejemniki uporabljajo Outlook: v koledar vnesete predlagane datume in jih pošljete ljudem, ki jih želite povabiti. Sestanki so priloženi e-pošti kot Outlookove datoteke sestankov in jih lahko prejemnik z dvojnim klikom prenese v koledar. Če ima pošiljatelj Outlook 2007 ali 2010, lahko v sporočilo vstavi tudi podatke o sestanku v obliki besedila (in / ali jih priloži kot Outlookovo datoteko).
- Najprej v koledar vnesite predlagane datume.
- Odprite novo sporočilo.
- Izpolnite pošiljatelja in zadevo.
- V Outlooku do različice 2003 kliknite majhno puščico desno od ikone oklepaja (vstavi datoteko) in nato naprej element (v Vstavi-Menu ni ukaza element). V Outlooku 2007 in 2010 kliknite zavihek Vstavi v skupini Zakleni se naprej Outlookov element.
- Izberite koledar.
- V Outlooku do različice 2003 obstaja le možnost na desni strani pod gumbi Vstavi kot: prilogo za izbiro. (Za kaj je druga možnost Samo besedilo ki je večinoma zatemnjen, nismo mogli izvedeti.) To pomeni, da so sestanki priloženi kot datoteka Outlookovega koledarja. Če uporabljate Outlook 2007/2010, lahko z možnostjo vnesete podatke o sestanku (predmet, datum, čas) Prilepi kot: Samo besedilo kopirajte v telo sporočila.
- kliknite na v reduzapreti pogovorno okno in se vrniti v okno s sporočilom.
- Če imate Outlook 2007/2010, lahko sestanke priložite kot datoteke in podatke vnesete v e-pošto kot besedilo. Če želite to narediti, ponovite korake od 4 do 7 in enkrat pokličite Prilepi kot navadno besedilo in enkrat Vstavi kot: prilogo konec.
- Dokončajte in pošljite sporočilo.
Pošljite izvlečke koledarja z Outlookom 2007/2010
Z Outlookom 2007 in 2010 lahko po e-pošti pošljete ne samo posamezne sestanke, ampak tudi izvlečke koledarja, torej vse sestanke iz izbranega obdobja. Natančno lahko določite, katere podrobnosti je treba poslati:
- Odprite novo sporočilo.
- Izpolnite pošiljatelja in zadevo.
- Izberite na zavihku Opcije the HTML format - Izvlečke koledarja lahko pošljete samo s pošto HTML.
- Kliknite v besedilno polje.
- Odprite register Vstavi in kliknite tukaj pod Zakleni se naprej koledar.
- Izberite želeni koledar.
- Vnesite v polje Časovno obdobje obdobje, ki ga je treba upoštevati. Če imate tukaj možnost Določite datum lahko prosto izberete čas začetka in konca.
- na področju podrobnosti navedite, ali vse podrobnosti o sestankih, samo razpoložljivost in predmet ali samo status (Brezplačno, rezervirano, odsotno oz. Z rezervacijo) je treba prikazati.
- V spodnjem polju lahko določite, ali je treba sporočiti samo sestanke v delovnem času, določenem v Outlooku.
- Nato kliknite na Zbledi.
- Tu imate možnost prikaza podrobnosti o sestankih, označenih kot "zasebni", in pošiljanja prilog sestankov.
- Na koncu določite, ali naj bodo sestanki prikazani v obliki dnevnih urnikov ali preprosto kot seznam. Pogled seznama je jasnejši.
- Zaprite pogovorno okno z v redu.
- Outlook zdaj vstavi podatke v besedilo sporočila v obliki datoteke iCalendar (razširitev ".ICS"), ki jo lahko berejo tudi drugi koledarski programi. Dokončajte in pošljite sporočilo.
Uskladite sestanke
Kako ocenite odzive povabljenih, da vidite, kdaj so vsi prosti, je odvisno od vaših želja in števila povabljenih - in seveda tudi od oblike, v kateri se odgovori vrnejo:
- Če večina odgovorov vsebuje datoteke Outlook ali iCalendar, priporočamo, da jih vnesete v drugi Outlookov koledar, npr. B. Pokliče se "načrtovanje", ki se v ta namen odpre poleg dejanskega koledarja.
- Če je povabljenih več kot pet in več predlaganih datumov, postane Outlookova rešitev zmedena. Potem je najbolje, da ustvarite Excelovo preglednico: imena udeležencev vodoravno, predlagani datumi navpično (ali obratno, če je več sestankov kot udeležencev). V celicah označite, katera oseba bi se lahko udeležila katerega sestanka.
Pošljite potrjene sestanke
Takoj, ko se odločite za termin, obvestite ostale udeležence. Udeležencem je priporočljivo poslati sestanek v obliki datoteke iCalendar. Lahko ga prenesete v koledar tako, da dvokliknete datoteko ICS. Poleg tega v e-pošto zapišite podatke o sestanku za tiste ljudi, ki nimajo elektronskega koledarja.
Seveda lahko sestanek pošljete v obliki povabila na sestanek. Toda samo uporabniki Outooka lahko z njim naredijo nekaj. Poleg tega so nekateri prejemniki nekoliko čudni, če prejmejo e-poštno sporočilo z možnostmi »Sprejmi«, »Z zadržki«, »Zavrni« in »Predlagaj kdaj drugič«, čeprav ste se že strinjali.
Mimogrede, to ne deluje samo v novejših različicah Outlooka, ampak že v Outlooku 2000.
Datoteko iCalendar lahko ustvarite na naslednji način:
- Odprite vnos za sestanek.
- Pokličite ukaz Datoteka → Shrani kot naprej.
- Izberite kot vrsto datoteke Oblika iCalendar (* .ics).
- Poskrbite, da imate možnost Shranite trenutni sestanek (v Outlooku 2007/2010).
- Vnesite ime datoteke in izberite lokacijo.
- Shranite datoteko.
- Vključite datoteko ICS kot prilogo v e -poštno sporočilo, ki ga pošljete udeležencem.
