Zmanjšajte motnje zaradi e-pošte

Če delate osredotočeno na nalogo, je priporočljivo odpraviti vse vrste motenj ali jih čim bolj zmanjšati. To vključuje tudi motnje pri dohodnih e -poštnih sporočilih in obvestilih na namizju pri prejemanju e -poštnih sporočil.

Nastavite, kako pogosto Outlook prejema e-pošto

V večini primerov Outlooku ni treba vsakih deset minut ali več preverjati nabiralnika v strežniku in prenesti nova e-poštna sporočila. Izjema: Odgovoriti morate na naročila ali poizvedbe strank, kar se mora zgoditi takoj. V veliki večini primerov zadostuje, da Outlook preveri e-pošto enkrat na uro ali vsake pol ure.

In če vaše delo zahteva, da se dlje časa osredotočite na eno nalogo, je priporočljivo, kot je opisano na prejšnji strani, preveriti svojo e-pošto le ob določenem času. Nato morate popolnoma izključiti samodejno pridobivanje e-pošte.

Če nujno čakate na določeno e-pošto, jo lahko kadar koli pridobite s pritiskom na tipko F9 ali gumb Pošlji prejem sprožilec.

Če želite določiti, kako pogosto Outlook sprejema e-poštna sporočila, ali če želite izklopiti samodejno pridobivanje e-pošte, storite naslednje:

1. V Outlooku do različice 2007 pokličete ukaz Orodja → Možnosti in odprite register Nastavitev e -pošte. V Outlooku 2010 pokličete Datoteka → Možnosti in odprite register Podaljšano.
2. kliknite na Pošlji prejem.
3. Izberite Vsi računi in preklopite možnost V oddajo vključite to skupino (Spodaj Nastavitve za skupino »Vsi računi«) a.
4. V spodnjem polju preklopite možnost Samodejni menjalnik vsakih X minut popolnoma ali pa ga vklopite in za njim vnesete želeno frekvenco - na primer 60 Minute.
5. Če uporabljate način brez povezave, ponovite koraka 3 in 4 zanj.
6. Če ne želite narediti drugih nastavitev za posamezne račune, zaprite pogovorna okna.
7. Če bi morali e-poštna sporočila, ki jih prejmete na določen račun, preverjati pogosteje, zapustite pogovorno okno Dostavne skupine (glejte korak 6) in nadaljujte na naslednji način:
8. Izberite Vsi računi in kliknite Za urejanje.
9. Izberite račun, za katerega naj veljajo druge nastavitve, in odstranite kljukico pred njim Vključi račun v to skupino. Zaprite pogovorno okno z v redu.
10. Nato kliknite na Novo. Vnesite ime računa, za katerega velja posebna uredba, in kliknite v redu.
11. V pogovornem oknu, ki se odpre, preklopite možnost Vključi račun v to skupino in kliknite v redu.
12. Izberite račun. Aktivirajte to možnost Samodejni menjalnik vsakih X minut in vnesite želeni interval.
13. Zaprite vsa pogovorna okna.
    

Izklopite obvestila na namizju

Če e-poštna sporočila samodejno preverite vsakih nekaj minut, vendar vam ni treba stalno obveščati o novih dohodnih e-poštnih sporočilih, je priporočljivo izklopiti funkcijo obveščanja na namizju Outlooka. Potem Outlook za nekaj sekund ne prikaže okna z obvestili ali ikone črke za vsako novo e-pošto in tudi ne predvaja zvoka.

V Outlooku do različice 2007 ravnajte na naslednji način:

1. Pokličite ukaz Orodja → Možnosti naprej.
2. kliknite na Možnosti e -pošte in potem naprej Napredne možnosti e -pošte.
3. Obrni se Ko novi elementi prispejo v mapo »Prejeto« vse štiri možnosti.
4. Zaprite pogovorna okna.

V Outlooku 2010 naredite naslednje:

1. Pokličite ukaz Datoteka → Možnosti naprej.
2. Odprite register E-naslov.
3. Preklopite na štiri spodnje možnosti Ko prispejo nova sporočila in zaprite pogovorno okno.