Kako ustvariti digitalni podpis
Podpisi so bistveni v številnih različnih kontekstih. Čeprav življenje postaja vse bolj digitalizirano, tako zasebno kot poklicno, se zdi, da so možnosti za podpisovanje v računalniku ali pametnem telefonu omejene. Microsoft Word ponuja različne načine za prihranek časa in papirja za vstavljanje podpisov. Ampak: Vsaka alternativa nima enakega pravnega statusa kot ročni podpis.
Zakaj sploh v Word vstaviti podpis?
Kdo ne pozna te težave? Prejemate dokumente in pogodbe, ki jih je treba podpisati po e-pošti, zdaj pa morate trdo natisniti in podpisati, le da jih pošljete nazaj kot optično branje. Ta postopek je mogoče poenostaviti zahvaljujoč Wordu. Če nimate tiskalnika ali želite varčevati s papirjem zaradi okolja, obstajajo podpisne možnosti.
Toda kaj v resnici pomeni podpis - in ali je digitalni podpis enakovreden ročnemu? S svojim podpisom dajete izjavo o nameri v najširšem pomenu. Naj gre za prodajno pogodbo, najemno pogodbo ali pogodbo o zaposlitvi ali garancijo. Šele z vašim podpisom postane pravno zavezujoč.
Vendar to ni edini razlog za dodajanje podpisa. Podpisi prav tako dajejo dokumentom več profesionalnosti in jasno označujejo avtorstvo. Poleg tega podpisi ščitijo pred goljufijo: vaš ročni podpis je edinstven in zato odporen proti ponarejanju. Služi tudi za dolgoročno zanesljivo identifikacijo. Ali to velja tudi za digitalni podpis?
Varnost najprej - kaj je digitalni podpis?
Uredba eIDAS (elektronska identifikacija in storitve zaupanja) opredeljuje zahteve glede veljavnosti in zaupanja elektronskih podpisov po vsej EU. Ta "storitev za elektronsko identifikacijo in storitve zaupanja" določa tri ravni: preprosto, napredno in kvalificirano elektronsko podpisovanje. Ker je zasebna uporaba omejena predvsem na prvi dve ravni varnosti, se naslednja pojasnila nanašajo le na to.
Podpis na tablici nosilca paketa je prav tako preprost elektronski podpis kot vstavljanje optičnega branja z ročnim podpisom v dokument. Slednji v Wordu deluje brez težav, vendar ni sprejet za vsako številko. Tretja oseba lahko vstavi tudi skeniranje vašega podpisa.
Napredni elektronski podpis ponuja veliko večjo zaščito, saj se tukaj uporablja tudi digitalno potrdilo. Jasno potrjuje vašo identiteto - za razliko od skeniranja ročnega podpisa. Potrdilo izda zaupanja vredna tretja oseba in je sestavljeno iz ID -ja in PIN -a. Po podpisu se datoteka posreduje v šifrirani obliki in je od takrat naprej ni več mogoče spreminjati.
Ročni podpis: klasičen in varen na papirju ali tabličnem računalniku
Na voljo so vam različne možnosti za dodajanje ročnega podpisa v dokument Word.
Skenirajte podpis in ga postavite v Word: Tako deluje
Podpis v Wordov dokument vstavite z optičnim bralnikom ali aplikacijo za optično branje za pametni telefon ali tablični računalnik:
Podpišite svoj podpis na list papirja.
Za skeniranje podpisa uporabite aplikacijo ali tiskalnik.
Pokličite optično branje v računalniku in uporabite funkcije za urejanje slik v Wordu, da obrežete na želeno velikost.
Urejeno grafiko podpisa shranite kot slikovno datoteko.
Ko kliknete »Vstavi«, izberite gumb »Slike« in nato »Ta naprava«. Odpre se novo okno, v katerem si lahko ogledate strukturo map vašega računalnika. Poiščite slikovno datoteko s svojim podpisom in jo postavite na želeno mesto s klikom na »V redu« na koncu pogovornega okna.
Dobro je vedeti: Z Macom je mogoče skenirati in shraniti podpis v PDF -jih, ki jih lahko nato prenesete tudi v Word.
Ustvarite profesionalno vrstico za podpis
Če želite, da je podpis bolj profesionalen, lahko delate tudi s črto za podpis. Ker je to lahko označeno z imenom, datumom in nazivom ali nazivom delovnega mesta podpisnika. Če želite to narediti, ravnajte na naslednji način:
-
Pojdite na zavihek "Vstavi" na traku Word.
-
Kliknite na Podpisna vrstica na desni strani traku in v spustnem meniju izberite »Podpisna vrstica Microsoft Office«.
-
Vnesite ime, priimek in položaj osebe, ki se podpisuje, ter njen e-poštni naslov, če je primerno, in opombo v polja v pogovornem oknu.
-
Izberite tako, da nastavite ali odstranite kljukico za samodejno dodajanje časa podpisa in odobritve komentarjev.
-
Za potrditev vnosa kliknite »V redu«.
Ta dokument lahko zdaj natisne in podpiše imenovana oseba. Obstaja pa tudi način digitalnega podpisa na podpisni vrstici.
Digitalno podpišite - inteligentna in varna rešitev
Če želite dokumentu Word dodati digitalni podpis, uporabite standardne funkcije programa Word ali možnosti razširitve.
Podpisno vrstico podpišite s sliko ali prostoročnimi funkcijami
Če obstaja podpisna vrstica, lahko podpis vstavite na dva različna načina. Vstavite sliko ali skenirajte podpis ali pa se podpišete ročno iz mobilnega telefona ali tabličnega računalnika. Upoštevajte, da je to mogoče le v Wordu za Microsoft 365. Če želite dodati datoteko s podpisi, storite naslednje:
Če vaše ime še ni pod vrstico za podpis, ga vnesite v polje "Ime, priimek".
Kliknite Izberi sliko in izberite možnost Izberi sliko podpisa.
Na lokaciji poiščite želeno datoteko.
Potrdite svojo izbiro s klikom na "Izberi" z levim gumbom miške.
Ročni podpis prek sledilne ploščice
Po drugi strani pa lahko v podpisno vrstico s sledilno ploščico dodate tudi ročni podpis:
Kliknite možnosti črnila na tabličnem računalniku ali pametnem telefonu.
Ročni podpis postavite na za to določeno mesto v vrstici za podpis.
Ker običajno ne želite spremeniti podpisanega dokumenta, je priporočljivo, da po podpisu shranite celoten dokument kot datoteko PDF. To ga ščiti tudi pred nezakonitimi spremembami.
Nasvet: Če pa imate raje digitalni podpis s časovnim žigom in s tem še večjo varnost, morate le dvakrat klikniti vrstico za podpis, da jo posredujete različnim certifikacijskim organom, kot je GlobalSign. Ti delujejo kot nekakšen organ, ki vam izda začasno potrdilo za digitalne podpise. Potrdilo je primerljivo z digitalnim identifikacijskim dokumentom in v nekaterih primerih se zaračuna. Omogoča pa tudi vstavljanje naprednega elektronskega podpisa v skladu z uredbo eIDAS.
Uporabite dodatke Word za elektronske podpise: tako deluje
Wordovi dodatki olajšajo tudi digitalno podpisovanje dokumenta. Dodatki so običajno brezplačne možnosti razširitve za Microsoft Word. Prednost pred aplikacijo - to je mobilna aplikacija za vašo mobilno napravo - je preprosta implementacija v obstoječi program Word. Dodatek je preprosto orodje, ki vam je na voljo za vsa prihodnja opravila na področju oblikovanja besedila z Wordom.
Dva dodatka "DocuSign" in "AdobeSign" sta idealna za podpisovanje pomembnih dokumentov. Adobe lahko uporabite za predložitev elektronskih podpisov na vseh treh ravneh varnosti. Poleg tega ta razširitev za Word omogoča dodajanje komentarjev in dodeljevanje določenih odlomkov posebej za naslovnika.
Ta potem ve, kje je potreben njegov podpis in kje naj pušča vrstico za podpis prazno. Ustvarjalec dokumenta hkrati spremlja, kdo od podpisnikov je že podpisal in čigar podpis še čaka. Oba dodatka sta varna in prihranita čas in papir.
Prijava v Word: Office naredi peresnik in papir natečaj
Z Wordom imate na voljo številne možnosti, da besedila naredite bolj privlačna in profesionalna. Lahko oblikujete besedilo ali prikažete predloge naslovov v kazalu. Skladen videz lahko zagotovite tudi z dodajanjem referenc. Sezname in posebne znake lahko vstavite tudi za ponazoritev, a tudi znanstveno pravilno predstavitev - na primer s področij matematike ali tujih jezikov. Nenazadnje vam Word pomaga preveriti vezaje, pisave in pisave.
Drug način za profesionalno oblikovanje dokumentov je dodajanje podpisov v Word. Podpis daje vašemu dokumentu večjo resnost, hkrati pa tudi pravno zavezujoč značaj. Ne glede na to, ali gre za prodajno pogodbo, najemno pogodbo ali pogodbo o zaposlitvi, podpis izraža, da se strinjate z vsebino dokumenta. Digitalni podpis v Wordu tako predstavlja bistven korak k sodobnejšemu, učinkovitejšemu in okolju prijaznejšemu oblikovanju različnih procesov usklajevanja v zasebnem in poklicnem življenju.
Pogosta vprašanja
Kako lahko v Word vstavim podpis?
Podpis v Word vstavite tako, da ga položite na list papirja, ga skenirate in vstavite kot grafiko na želeno mesto v Wordovem dokumentu. Če imate sledilno ploščico, se lahko podpišete z Wordovo možnostjo črnila. Vendar pa to deluje le z Microsoft Wordom 365. Drug način je, da po potrebi podpišete vrstico za podpis s certificiranim digitalnim podpisom. Word lahko nadgradimo tudi z uporabnimi razširitvami - tako imenovanimi dodatki - na primer AdobeSign iz Adobeja.
Kaj je podpisna vrstica?
Vrstica za podpis je posebna vrstica za podpis, ki jo lahko prilagodite z imenom, priimkom, poklicnim položajem in drugimi podrobnostmi podpisnika. Grafiko podpisa lahko vstavite v vrstico, jo ročno podpišete s sledilno ploščico ali s potrdilom.
Ali so podpisi varni v računalniku?
Elektronski podpisi, ki jih podate na osebnem računalniku, tabličnem računalniku ali pametnem telefonu, so glede na zahteve, ki jih izpolnjujejo, v različnih stopnjah pravno zavezujoči. Uredba EU eIDAS opredeljuje tri ravni varnosti. Medtem ko je za sprejem pošiljke potreben le preprost elektronski podpis, je za pomembne zadeve, kot je sklepanje pogodb, potreben vsaj napreden, če ne tudi kvalificiran elektronski podpis. V Wordu lahko napredni podpis vstavite šele po nakupu ustreznega potrdila.
