Prednosti pretvorbe Worda v PDF
Vsakdo, ki deli datoteke Word s tretjimi osebami po e-pošti ali drugih kanalih, bo opazil, da so datoteke pogosto prevelike, da bi jih bilo mogoče poslati ali jih prejemnik zaradi združljivosti ne more odpreti. Da bi se izognili tem in drugim težavam, lahko datoteke Word shranimo kot PDF. To lahko storite hitro in brezplačno z uporabo programa Microsoft Word.
Kaj naredi format PDF poseben?
Kratica »PDF« pomeni angleški izraz »prenosni format dokumentov«. PDF je format za več platform. To pomeni, da lahko uporabniki računalnikov Mac in Windows preprosto odprejo dokumente PDF.
Ni pomembno, ali ima računalnik Microsoftovo licenco ali ne. Dokumente PDF lahko odprete z različnimi brezplačnimi programi. To je ravno glavna prednost te oblike zapisa datotek v primerjavi s klasično datoteko Word. PDF -ji imajo tudi druge posebnosti: po eni strani dokumenta v formatu PDF ni mogoče spremeniti. Po drugi strani prenosni format dokumenta zavzame manj prostora za shranjevanje kot klasična besedilna ali slikovna datoteka.
Da bi se izognili težavam z združljivostjo, Microsoft dovoljuje shranjevanje katere koli datoteke Word kot PDF. V samo nekaj preprostih korakih jo lahko pretvorite v datoteko PDF, ki prihrani prostor in je nespremenljiva.
Prednosti pri pošiljanju - varno in kompaktno pošiljanje vsebine
Pretvorba iz Worda v PDF je še posebej zaželena, ko je Wordov dokument poslan po e-pošti ali prek storitve messenger. V formatu PDF vašega pisanja ni mogoče spremeniti, namerno ali nenamerno. Še posebej, če dokument pošljete iz strokovnih razlogov za obveščanje pogodbenih partnerjev, je vredno ustvariti datoteke PDF z zaznamki. Zagotavljajo, da lahko naslovnik odpre dokument in ga prebere na dodeljenem odlomku.
Poseben poudarek: Z Wordom lahko samodejno pošiljate besedilne datoteke kot datoteke PDF. Datoteke vam ni treba pretvoriti ali pretvoriti ali celo zapustiti programa Word. Z nekaj kliki se odpre e -poštno okno iz Worda. Datoteka v novi obliki PDF se samodejno priloži. Datoteke te vrste zapisa niso samo zaščitene pred urejanjem, temveč tudi prihranijo prostor za shranjevanje. To je še posebej uporabno pri pošiljanju večjih datotek.
Rešitev za nezdružljivost strojne ali programske opreme
Če dokument shranite kot PDF, spretno obidete težave z nezdružljivo programsko ali strojno opremo. Datoteke Word je mogoče odpreti le, če je nameščen plačljiv paket Office, lahko datoteke PDF odprete iz katerega koli računalnika z večinoma brezplačno programsko opremo. Pogosto so takšni bralniki PDF privzeto že nameščeni.
Vredno vedeti: Ne samo, da boste brez težav odprli svojo prejšnjo datoteko Word. Zanesljiva je tudi predstavitev vsebine. Besedilo in slike v PDF -ju so vedno prikazani kot izvirni, tudi če je datoteka razpakirana na tabličnem računalniku ali mobilnem telefonu.
Kako shraniti datoteko Word kot PDF - vodnik
Obstajajo različne možnosti za pretvorbo besedilne datoteke Word v dokument PDF. Vaša generacija Officea se odloči, katero uporabo boste uporabili.
Praktičen dodatek za Word 2007
Če želite besedilno datoteko shraniti neposredno kot PDF v sistemu Office 2007, potrebujete razširitev. To se v angleščini imenuje dodatek in ga je mogoče brezplačno namestiti v sistemu Windows 2007. Pred tem je Windows uporabljal svojo vrsto pomnilniškega prostora med različnimi platformami: datoteke s pripono »XPS« so, tako kot datoteke PDF, format za tiskanje, neodvisen od sistema Windows. Ker pa je vedno več uporabnikov Officea zahtevalo možnost tiskanja PDF kot standarda, je Microsoft to funkcijo uvedel za vse naslednje generacije.
Pretvorba Word v PDF od Worda 2010
Od Worda 2010 je mogoče besedilne datoteke Word hitro in priročno pretvoriti v datoteke PDF. Wordov dokument lahko shranite kot PDF, tako da sledite tem korakom:
-
Odprite datoteko, ki jo želite shraniti kot PDF.
-
Kliknite »Datoteka« in v spustnem meniju izberite možnost »Shrani kot«.
-
Kliknite puščico poleg trenutne vrste datoteke (Wordov dokument .docx).
-
Spremenite vrsto datoteke v PDF s pripono .pdf.
-
Po potrebi spremenite ime dokumenta.
-
Kliknite na "Shrani".
Samodejno se boste vrnili v izvirni dokument Word. Novo ustvarjeno datoteko PDF boste našli v isti mapi in pod istim imenom.
Natisnite Wordov dokument kot PDF in pridobite več funkcij
Drug način je tiskanje kot PDF. Tukaj ne uporabljate pravega tiskalnika in ne izdelujete tiskanega izdelka. Nastavitev »Natisni kot PDF« ustvari samo PDF. Če želite to narediti, ravnajte na naslednji način:
-
Odprite ciljni dokument, ki ga želite natisniti kot PDF.
-
Kliknite »Datoteka« in v meniju na levi izberite »Natisni«.
-
Spremenite nastavitve pod "Tiskalnik" v "Microsoft Print to PDF".
-
Po potrebi spremenite gumb "Nastavitve" ali "Nastavitev strani".
-
Kliknite gumb "Natisni" v zgornjem levem kotu.
-
V novem pogovornem oknu izberite ime datoteke in mesto shranjevanja dokumenta PDF in potrdite s »Shrani«.
Kakšna pa je razlika med »Shrani kot PDF« in »Natisni kot PDF«? Če dokument natisnete kot PDF, lahko - za razliko od preprostega shranjevanja - naredite obsežne nastavitve: na primer lahko natisnete samo določena področja strani, spremenite širino robov ali nastavite obojestransko ali barvno tiskanje. Pod "Nastavitev strani" boste našli dodatne možnosti tiskanja.
namig: Še posebej, če nameravate z Adobe oblikovati letak ali kaj podobnega, je priporočljivo uporabiti tiskalnik. Tu lahko nastavite višjo kakovost, tako da lahko PDF brez težav deluje tudi kot končno umetniško delo za tiskani izdelek.
Z možnostjo »Natisni kot PDF« lahko poleg standardnih nastavitev nastavite plačljiv tiskalnik PDF, na primer tiskalnik Adobe PDF. To nato omogoča tiskanje z boljšo ločljivostjo ali vsebuje dodatne posamezne možnosti.
Shranite Wordove datoteke kot PDF in delite vsebino brez tveganja
Word ponuja številne funkcije, povezane z oblikovanjem besedila. Zagotovite jasnost in strokovnost z vsebino, datumom ali številkami strani v glavi in nogi. Z makri, funkcijami polja, predlogami in funkcijami »Popravi« ali »Nastavi« lahko svoje dokumente naredite bolj enotne in profesionalne. Poleg tega zagotavljate boljšo kakovost besedila na eni strani z vstavljanjem narekovajev ali hiperpovezav, na drugi strani pa s funkcijami za prevajanje ali iskanje in zamenjavo v Wordu.
S shranjevanjem datotek Word kot PDF se ne izognete le težavam pri odpiranju ali prikazovanju z drugo programsko ali strojno opremo. Prav tako se je mogoče izogniti neželenim spremembam dokumentov v skupni rabi. Skupna raba datotek PDF je tudi varnejša in zavzema bistveno manj prostora za shranjevanje.
Pogosta vprašanja
Kako lahko shranim Wordove dokumente kot PDF?
Wordov dokument lahko kot PDF shranite na dva načina. Pojdite na »Start« pri »Shrani kot« in spremenite obliko datoteke v »PDF« ali pa datoteko natisnite kot PDF. Tiskanje kot datoteka PDF vam omogoča obsežne dodatne nastavitve in prilagoditev prostora za shranjevanje ali imena datoteke.
Kakšna je uporaba shranjevanja Wordovega dokumenta kot PDF?
Za razliko od datoteke Word lahko PDF odprete in prikažete brez napak, ne glede na uporabljeno programsko ali strojno opremo. Poleg tega je vaše besedilo kot PDF varno pred namernimi in nenamernimi spremembami prejemnika. Poleg tega datoteke PDF pri pošiljanju zavzamejo manj prostora za shranjevanje kot datoteke Word.
