Upravljanje seznamov naslovov v računalniku je praktično. Včasih pa je koristno imeti tudi pri roki natisnjen imenik. Ni treba, da se različni pristopi medsebojno izključujejo.
Z Wordom preprosto napišite svoje naslove na papir - ne glede na to, ali ste jih shranili v Outlooku, Excelu ali drugem viru podatkov.
Vse kar morate storiti je, da uporabite funkcijo združevanja pošte in sestavite »imenik« ali »katalog«. Ker so ukazi za združevanje e -pošte vsake različice Worda zelo različni, so tukaj le osnovni postopki:
- Ustvarite nov Wordov dokument in zaženite funkcijo združevanja pošte:
V Wordu 2010, 2007 z ZAČETKOM TISKANJA POŠTNIN-SERIJE TISKANJE-ZAČETEK TISKANJA,
v Wordu 2003, 2002 / XP prek IZVLEČNIH ČRK IN POŠTNIN-USTVARJANJE SERIJSKEGA ČRKA ali POMOČNIKA SERIJSKEGA TISKA
ali v Wordu 2000 z IZPISOM SERIJE EXTRAS. - Zdaj je pomembno, da trenutni dokument deklarirate kot "imenik" ali "katalog":
V Wordu 2010, 2007 izberite možnost IMENIK v meniju gumba START CONTINUOUS NISAJ,
v Wordu 2003, 2002 / XP aktivirajte možnost IMENIK v območju opravil Natisni serijo
in v Wordu 2000 v Upravljalniku združevanja e -pošte izberite CREATE CATALOG. - Nato nadaljujte tako kot pri običajnem dokumentu za združevanje e -pošte, tako da povežete vir podatkov (Excelova datoteka, Outlookov imenik itd.) In nato vstavite polja za spajanje pošte, ki bodo sestavljala vnose za vaš natisnjeni imenik.
Posebnost imenika / kataloga je, da Word ne zažene nove strani za vsak zapis v viru podatkov. Namesto tega se vsi podatkovni zapisi izpisujejo neposredno drug pod drugim - samo tiskalnik v tiskanem imeniku. Vendar imejte to v mislih pri urejanju polj za združevanje pošte v dokumentu Word.
Prav tako morate dodati prazen odstavek pod polje za zadnjo združitev pošte, tako da je med vsakim zapisom presledek.
Koristno je tudi razvrščanje zapisov po priimku:
V Wordu 2010, 2007 izberite POROČILA-NEPREKINITO TISKANJE-UREDITEV SEZNAM PRIJEMNIKOV in kliknite SORT v pogovornem oknu, ki se prikaže. Nato lahko kot prvo merilo razvrščanja izberete polje z imenom.
V Wordu 2003, 2002 / XP pojdite na “5. korak od 6” v podoknu opravil za združevanje pošte, kjer kliknete UREDI SEZNAM PREJMIVALCEV. Nato kliknite naslov stolpca polja z imenom, ki ga želite razvrstiti.
V Wordu 2000 odprite SERIES PRINT MANAGER za razvrščanje s klikom na gumb VPRAŠAVNE MOŽNOSTI. V naslednjem pogovornem oknu preklopite na zavihek RAZVRSTI ZAPISE, da kot ključ za razvrščanje podate ustrezno polje z imenom. (pbk)
