Koristne informacije in pogosta vprašanja
Kdor veliko dela z Excelom, je verjetno že doživel, da so neuporabljene tabele in formule čez nekaj časa vse bolj nedostopne. To otežuje urejanje vsebine, do katere dolgo časa ni bilo dostopa. Konec koncev vaš lastni spomin na funkcije, ki ste jih sami zgradili, ni več dovolj močan. Za tujce se to lahko zelo zaplete. Zaradi tega je lahko vredno, če so vaše tabele opremljene s komentarji in opombami, ki v prihodnje pojasnijo, kaj točno je.
Vstavite komentarje v Excel
Uporabnih namigov uporabnika zase pa ni treba zapisati v dejanske celice dokumenta Excel. Za to obstaja veliko bolj elegantna rešitev: ustvarite lahko besedilno polje na višji ravni, ki omogoča komentar, ki je viden le na zahtevo.
Kopirajte komentarje v druge celice
Če želite zapisek, ki je bil že napisan, uporabiti več kot enkrat, ga ni treba ustvariti na novo. Namesto tega se lahko vsebina obstoječe celice prenese v prosti prostor nove celice. Ta ukaz Excel lahko hitro vstavite z nekaj kliki miške in tipkovnice.
Če redno kopirate iste komentarje, lahko to storite v velikem obsegu.
Oblikujte in označite komentarje v Excelu
Tako kot vse druge vrednosti lahko vnesene komentarje uredite tako, da bodo prikazani v Excelovi tabeli. Zato ni mogoče prilagoditi samo pisave in velikosti ustrezne opombe, temveč tudi izbiro uporabljene barve. Te možnosti je mogoče uporabiti tudi hkrati. To je še posebej uporabno, če želite, da nekateri komentarji izstopajo bolj kot drugi.
Združite vrednost datuma in besedilni komentar v eni celici
Zahvaljujoč operatorju »&« lahko dva ločena vnosa povežeta skupaj. Vendar to ne velja za združevanje datumov in besedilne vsebine. Ker ima to običajno posledico, da se reproducirajo nerazumljive zaporedje številk. Ta problem je mogoče enostavno rešiti s formulo.
Kako prikazati vse komentarje v Excelu za pregled
Tako lahko dobite pregled vseh komentarjev v tabeli:
V Excelu 2003 z desno miškino tipko kliknite eno od vidnih orodnih vrstic. V kontekstnem meniju, ki se prikaže, pokličite ukaz REVISION. V orodni vrstici, ki se nato prikaže, boste našli ikono POKAŽI VSE KOMENTARJE. Če kliknete gumb, bodo vsi komentarji prikazani v vaši tabeli. Znova kliknite gumb, da skrijete komentarje.
V Excelu 2007 ali novejšem prikličite zavihek PREGLED na traku, da uporabite gumb. V skupini KOMENTARI Excel prikaže gumb POKAŽI VSE KOMENTARJE.
Komentare vedno prikaži v Excelu
Osebne opombe so privzeto prikazane v Excelovem dokumentu le, če so aktivirane z gumbom miške. Vendar ta osnovna nastavitev ni nujna. Ukaz lahko uporabite za nastavitev stalnega prikaza komentarja.
Kako popolnoma skriti komentarje na seznamih Excel
Če želite, da komentarji ostanejo v delovnem zvezku, ne da bi Excel prikazal opombe o komentarjih, naredite naslednje:
- V Excelu do vključno različice 2003 pokličite ukaz TOOLS - OPTIONS. V Excelu 2007 kliknite gumb Office v zgornjem levem kotu in nato gumb EXCEL OPTIONS. V Excelu 2010 pojdite v meni FILE in kliknite EXCEL OPTIONS.
- V pogovornem oknu, ki se prikaže, preklopite na zavihek POGLED (Excel 2007/2010: NAPREDNO).
- Omogočite možnost brez komentarjev in kazalnikov.
Ko potrdite z gumbom V redu, komentarji niso več prikazani na delovnem listu. Tudi če kliknete celico s komentarjem, komentarja ni več mogoče videti.
Komentarji bodo spet vidni le, če znova izklopite Excelovo možnost BREZ KOMENTARJEV IN KAZALCEV.
Namesto da skrijete vse komentarje, jih lahko preprosto skrijete v formule. Do vaših komentarjev imajo dostop samo pooblaščene osebe.
Skrij komentarje v formuli
Če svoje komentarje skrijete v Excelove formule in zaščitite tabelo, bodo do nje imeli dostop le pooblaščene osebe. Če želite to narediti, ravnajte na naslednji način:
Če želite formuli dodati komentar, uporabite funkcijo N. To je pravzaprav potrebno le zaradi združljivosti z drugimi programi, vendar ima lep stranski učinek, da vedno vrne vrednost 0 za besedilo.
Če torej dodate svoj komentar kot argument funkcije N v dejansko formulo, se rezultat nič ne spremeni. Komentar je nato viden v vrstici za urejanje.
Naslednja formula doda celice A1 v A15 in vsebuje besedilo "Komentar":
= SUM (A1: A15) + N ("Komentar")
Naslednja slika prikazuje uporabo te formule v vzorčni tabeli:
Če je rezultat formule besedilo in ne številka, komentar s funkcijo N ne bo deloval. Nato lahko uporabite eno od besedilnih funkcij - na primer DESNO.
Rezultat naslednje formule je besedilo "V redu" ali prazna celica in je opremljeno z besedilom "Komentar":
= IF (D1> 500; "V redu"; "") & DESNO ("Komentar"; 0)
Naslednja slika prikazuje uporabo te formule v vzorčni tabeli:
Formulo morate zdaj skriti v vseh celicah, ki vsebujejo komentar v formuli. Če želite to narediti, v meniju »Oblika« izberite ukaz »Celice«. V pogovornem oknu, ki se prikaže, aktivirajte zavihek "Zaščita". Nato kliknite možnosti »Zaklenjeno« in »Skrito«. Potrdite to z "V redu".
Če zdaj zaščitite list, formule niso več vidne. Če želite to narediti, pokličite ukaz "Zaščita" v meniju "Orodja" in ukaz "Zaščitni list" v podmeniju. V pogovornem oknu, ki se prikaže, izberite želene možnosti in potrdite z »V redu«.
Prednosti komentarjev
Komentarji uporabnikom Excela ponujajo praktično možnost, da pri svojem delu napišejo opombe in pripombe, ki lahko kasneje sebi in drugim uporabnikom razložijo, kako je tabela dejansko strukturirana in kaj je še treba storiti. Aplikacija je izredno prijazna do uporabnika, zato lahko pri pisanju komentarja upoštevate katero koli prednost. Zaradi teh nasvetov in zvijač vam to ne bo več problem.
Pogosta vprašanja o komentarjih v Excelu
Kako je oblikovanje odstranjeno iz komentarjev?
Spremembe komentarja v Excelu lahko kadar koli ponastavite. Možnost, ki jo potrebujete za to, se nahaja na traku na zavihku »Domov«. Pod »Slogi« boste našli gumb za »Pogojno oblikovanje«. S klikom na to se odpre novo okno za »Izbriši pravila«. Spodaj lahko določite, ali želite ponastaviti oblikovanje izbranega komentarja ali vseh komentarjev. S klikom na gumb miške potrdite svojo izbiro.
Kako se komentarji znova izbrišejo?
Komentare lahko prav tako preprosto ustvarite in izbrišete na delovnem listu v Excelu. To naredite tako, da z desno miškino tipko kliknete komentirano celico. Nova možnost »Izbriši komentar« se nato prikaže pod že znano možnostjo za »Vstavi komentar«. Ko kliknete ta gumb, komentar odstrani.
Kako lahko hkrati izbrišem vse komentarje?
Najprej izberite območje, ki ga želite izbrisati. Celotno vsebino delovnega lista lahko izberete s kombinacijo tipk Ctrl + A. Na tej točki lahko izberete dodatne liste, kar na koncu odstrani vse komentarje iz celotnega delovnega zvezka.
Nato odprite zavihek »Domov«, kjer boste našli še en gumb za »Uredi«. Obstaja možnost "brisanja". S klikom na območje se prikaže možnost »brisanje komentarjev«. Ker ste že določili območje, ki ga želite izbrisati, se po potrditvi s tipko miške vsak zadevni komentar odstrani.
