Varnostno kopiranje v Outlooku - profesionalno varnostno kopirajte podatkovne datoteke in mape

Praktični nasveti in splošne informacije o varnostnem kopiranju podatkov

Uporabniki programa Microsoft Outlook sčasoma pošiljajo, arhivirajo in prenašajo ogromne količine podatkov. Poleg tega se zbirajo koledarski vnosi, osebna opravila, datoteke, ki se pošiljajo kot priloge, in osebni podatki iz imenika.

Vsakdo, ki je izgubil svoj prenosni papir ali analogni koledar, lahko razume, kako pomembni so naslovi, telefonske številke ali sporočila. Z izgubo se je težko spoprijeti. Enako velja za digitalno različico in za podatke, shranjene v programu Microsoft Outlook. Če zaradi zrušitve sistema, virusa ali drugega dogodka računalnik znova zaženete, je to lahko boleče. Še posebej, če pomembni podatki, dodelitve, naslovi in drugi podatki niso bili varnostno kopirani in so izgubljeni.

Takšen scenarij je treba za vsako ceno preprečiti. Zaradi tega je za uporabnike Outlooka ključno, da redno varnostno kopirajo svoje osebne podatke. Prav tako je koristno poznati lokacijo podatkovnih datotek. Uporabniki bi morali površno razumeti, kako in kje Outlook shranjuje naslove, sestanke in naloge. Ta ozaveščenost in sistematično varnostno kopiranje podatkov zagotavljata varnostno kopijo vseh bistvenih Outlookovih podatkov in so še vedno na voljo v primeru sistemskih težav.

Videoposnetek z navodili - Outlook: kako varnostno kopirati Outlook in varnostno kopirati e -pošto

Praktični nasvet: Če želite shraniti le nekaj pomembnih e-poštnih sporočil in ne želite izvesti popolne varnostne kopije, je arhiviranje kot sporočilo PDF idealno. Brezplačna programska oprema PDF Creator vam pomaga shraniti e-pošto kot datoteko, podobno tiskalnemu procesu. Datoteko PDF je mogoče brez težav prebrati z različnimi programi in končnimi napravami, česar pa ne moremo reči o Outlookovem formatu MSG. Hkrati je možno tudi shranjevanje pomembnih sporočil v mapo pod operacijskim sistemom Windows v formatu MSG.

Druga možnost shranjevanja v obliki MSG ali PDF je lahko shranjevanje v besedilno datoteko. Outlook ponuja uporabniku prijazno možnost arhiviranja več e-poštnih sporočil v eno datoteko TXT. Na ta način lahko ciljno in skupaj shranite povezana sporočila.

Kako Microsoft Outlook shrani vaše podatke Če želite v primeru sistemskih težav ali virusnega napada takoj ukrepati, je pomembno poznati ozadje in možnosti nastavitev ter vedeti, kako Outlook shrani vaše podatke. V bistvu Outlook arhivira vaše podatke v datotekah z dvema različnima razširitvama datotek:

1. Outlookove datoteke brez povezave (datoteka OST).
2. Datoteke osebne trgovine (datoteka PST).

Outlookove datoteke brez povezave

Outlookove datoteke brez povezave sistem uporablja za:

• Računi IMAP,
• Računi za Microsoft 365,
• Menjalne račune tudi
• Računi Outlook.com

ustvarjeno. Za vse omenjene e-poštne račune je značilna decentralizirana shramba, ki jo podpira strežnik. Ta način shranjevanja ima številne prednosti. Poleg hitrega dostopa z različnih končnih naprav se vaši podatki shranijo na zaščitenih strežnikih in zaščitijo pred virusi ali zlonamerno programsko opremo.

Poleg izvirnih datotek na strežniku Outlook ustvari podatkovne datoteke brez povezave, ki so skrajšane z razširitvijo datoteke "OST". So neprekinjeno sinhronizirane kopije, ki se zamenjajo takoj, ko je nabiralnik povezan z internetom. Brez dostopa do interneta lahko uporabniki še naprej delajo s pomočjo datotek OST, saj se vsi ustrezni podatki in informacije kopirajo na trdi disk. Če je vzpostavljena povezava z internetom, se vse spremembe, na primer e-poštna sporočila, ki so bila vmes ustvarjena, obdelajo. Datoteka OST se samodejno posodobi. Če datoteko OST izbrišete ročno, bo Outlook ustvaril novo. To se zgodi takoj, ko sta računalnik in strežnik znova povezana.

Nenamerno izbrisane podatke na strežniku Exchange je mogoče tudi preprosto znova aktivirati. Predpogoj za to je, da je skrbnik ustvaril politiko hrambe za izbrisane objekte. To je ena od številnih prednosti strežnikov Exchange in razlog, da mnoga podjetja uporabljajo to vrsto e -poštne komunikacije.

Datoteke osebne trgovine

V nasprotju z Outlookovimi datotekami brez povezave se datoteke osebne trgovine shranjujejo samo centralno v računalniku. Lahko jih opišemo kot arhiv bistvenih podatkov za sporočila, opravila, nastavitve in stike. Vsa sporočila in Outlookovi elementi v Outlookovi podatkovni datoteki (.pst) so na voljo samo v računalniku, v katerem je datoteka shranjena.

Poleg podatkov se v datoteke PST shrani tudi posebna struktura map. Outlook lahko ustvari različne datoteke PST na strani sistema. To med drugim poteka na uporabniški ukaz, da se zasebna ali poslovna e-pošta ločijo drug od drugega. Če se kopije datotek PST ne shranjujejo redno, arhivirajo v varnostne kopije ali ročno varnostno kopirajo, se lahko v primeru zrušitve računalnika ali okvare trdega diska vsi podatki nepreklicno izgubijo. Ker se zrušitve in napadi virusov pojavljajo brez opozorila, je pomembno, da ste proaktivni.

Datoteke osebne trgovine se večinoma ustvarjajo za račune POP. Do različice Outlooka 2013 so bile vse datoteke iz računov IMAP varnostno kopirane tudi v datotekah PST. Uporabniki starejših različic Outlooka so poročali, zlasti z računi IMAP, da so e-poštna sporočila po skoraj treh mesecih nerazložljivo izginila. Težavo lahko rešite s prilagoditvijo nastavitev.

Pomembno: Uporabniki starejših različic Outlooka ali ljudje, ki delajo z e-poštnimi računi POP3, morajo vedno zagotoviti, da bodo še naprej varnostno kopirali datoteke PST, da se izognejo izgubi podatkov.

Notranji nasvet: S posameznimi nastavitvami lahko hkrati dostopate do e-poštnih sporočil s strežnika POP3 na dveh različnih računalnikih. V tem primeru morate spremeniti pravila v nastavitvah računa nabiralnika. Nato se na vsakem računalniku ustvari datoteka PST z enakovrednimi podatki.

Informacije: Tako imenovana standardna datoteka PST je bistvena za uporabnike Outlooka. Načeloma se v njej upravlja celotno mapo »Prejeto« in »Odpošlji« ter vsi sestanki in stiki. Zato standardne datoteke PST ne smete nikoli izbrisati. Ker datoteke PST vsebujejo občutljive osebne podatke, jih lahko poljubno zaščitite z geslom. Ta postopek je še posebej pomemben, če več zaposlenih v podjetju uporablja računalnik in nimajo dostopa do osebne e-pošte.

Kako najti lokacijo Outlookovih podatkovnih datotek

Ročno varnostno kopiranje Outlookovih podatkovnih datotek je možnost arhiviranja. Če želite to narediti, potrebujete dostop do lokacije podatkovnih datotek. Lokacijo podatkovnih datotek v Outlooku najdete na naslednji način:

1. Pomaknite se do nastavitev računa z vnosom »Datoteka« v meniju v Outlooku.

   

2. Kliknite na podpostavko »Uvoz / izvoz«. Zaženete čarovnika za uvoz in izvoz Outlooka.

   

3. Do Raziskovalca Windows lahko dostopate do vseh podatkovnih datotek, shranjenih v računalniku. To lahko ročno vključite v varnostno kopijo ali kopijo shranite na ključek ali drug trdi disk.

Tako lahko z Microsoft Outlookom ustvarite varnostno kopijo svojih podatkov

Ročno varnostno kopiranje podatkovnih datotek je lahko smotrno in deluje, če nenehno varnostno kopirate podatke, dokumente in nastavitve s profesionalno programsko opremo za varnostno kopiranje. Elegantnejši in varnejši način varnostnega kopiranja datotek OST ali PST je varnostno kopiranje podatkov s čarovnikom za izvoz neposredno iz Outlooka.

S čarovnikom za izvoz se vaša e-pošta, koledarski vnosi in stiki kopirajo v novo datoteko PST in varnostno kopirajo. Če želite zagnati čarovnika za izvoz v Outlooku, morate storiti naslednje:

1. Pomaknite se v Outlooku pod Datoteka do 2. točke menija »Odpri in izvozi«. Ta ukaz odpre novo okno z več možnostmi.

   

2. Kliknite na podpostavko »Uvoz / izvoz«. Zaženete čarovnika za uvoz in izvoz Outlooka.

3. V oknu, ki se odpre, izberite »Izvozi v datoteko«, da varnostno kopirate podatke, shranjene v Outlooku.

   

4. Naslednji korak bi moral biti izbira, ali podatke shranite v datoteko CSV, ločeno z vejicami, ali v Outlookovo podatkovno datoteko. Tukaj vedno izberite Outlookovo podatkovno datoteko, saj lahko v primeru izgube podatkov to obliko uvozite v Outlook, ki je resnična izvirniku.

   

5. V naslednjem oknu lahko izberete nabiralnik, ki ga želite arhivirati. Pri tem je pomembno, da lahko shranite samo en e-poštni predal z vsemi podatki, ki jih vsebuje v datoteki PST. Če v Outlooku upravljate več nabiralnikov e-pošte, morate ponoviti postopek izvoza za vsak nabiralnik.

6. V naslednjem oknu kliknite »Prebrskaj«, da določite mesto shranjevanja za Outlookovo podatkovno datoteko. Izberete lahko kateri koli imenik in ime datoteke za izvoz s končnim PST. Če ste v Outlooku že naredili varnostno kopijo podatkov, bo privzeto prikazano prej uporabljeno ime datoteke. Če gre za običajno varnostno kopiranje podatkov, izključite izvoz dvojnikov. V tem primeru ima tekoča varnostna kopija vaše podatkovne datoteke vedno najnovejše podatke.

   

7. Z možnostjo »Dokončaj« se Outlookova podatkovna datoteka shrani kot varnostna kopija. Podatkovno datoteko lahko kopirate z mesta shranjevanja in začasno shranite v shrambo v oblaku, na primer OneDrive.

Nasvet: Na splošno aktivirajte potrditveno polje "Vključi podmape»Tako da se vsi elementi e-poštnega računa iz vseh podmap arhivirajo. Pod postavko menija "filter»Imate možnost podrobno določiti, katera sporočila ali posamezne elemente je treba arhivirati. Za običajno varnostno kopiranje podatkov praviloma ne potrebujete funkcije filtra.

Praktični nasvet: Ali ne želite arhivirati celotnega nabiralnika, ampak le pomembno mapo projekta? V tem primeru označite mapo ali mape, ki jih želite varnostno kopirati, namesto da varnostno kopirate celoten nabiralnik.

Informacije: Ali ste vedeli, da lahko svoje Outlookove distribucijske sezname izvozite tudi v Excel? Tukaj preberite, kako deluje.

Če ne delate z računom IMAP ali Exchange, je smiselno redno varnostno kopirati nabiralnik e-pošte. Datoteko varnostne kopije lahko nato preprosto uvozite v sistem s čarovnikom za uvoz Outlooka. To deluje tudi pri prehodu iz Outlooka Express v Outlook.

Praktični nasvet: Redno vnesite koledar v Outlook, na primer mesečno, da izvozite nabiralnik z vsemi podatki. Zahvaljujoč funkciji opomnika Outlooka ne boste zamudili arhiviranja in na splošno boste imeli rezervne kopije, ki so kot nove.

Če povzamemo, uporabo Outlookove funkcije izvoza ni težko. Z njim je mogoče profesionalno varnostno kopirati e-poštne račune POP3 in ustvariti varnostne kopije datotek Outlook PST. Podatke o nabiralnikih IMAP in Exchange je mogoče tudi arhivirati. Ni nujno, da so varnostno kopirani, saj so vsi izvirni podatki na strežniku ponudnika. To pomeni, da jih je mogoče v primeru izgube podatkov znova uvoziti brez težav.

Kako ročno shraniti podpise

Osebno ustvarjene podpise lahko varnostno kopirate tako, da odprete njihovo mesto za shranjevanje. To lahko preprosto storite z naslednjimi ukazi Windows:

1. Hkrati pritisnite tipke na tipkovnici [Windows] in [R]. Pogovorno okno "Izvedite“, Ki je bil v DOS -u znan kot ukazni poziv.

2. V ukazni poziv vnesite naslednji ukaz: "% APPDATA% \ Microsoft \ Podpisi«(Brez narekovajev).

3. Mapa Windows "Podpisi", V katerem so shranjeni vsi podpisi, ki ste jih shranili. Podpise boste našli tako v formatu RTF kot tudi v formatih HTM in TXT. Podpise lahko priročno kopirate z mesta shranjevanja, jih prenesete v drug računalnik ali jih začasno shranite v shrambo v oblaku.

Samodejno arhiviranje v Outlooku

Microsoft Outlook ima že vrsto let možnost samodejnega arhiviranja e-pošte na podlagi vnaprej določenega urnika. Samodejno arhiviranje je še posebej uporabno za ohranjanje čistosti nabiralnika in zmanjšanje velikosti nabiralnika.

Parametre za samodejno arhiviranje nastavite na naslednji način:

1. Pomaknite se do Datoteka / Možnosti.

2. Odpre se okno za izbiro "Možnosti sistema Windows". V možnostih sistema Windows lahko kliknete, da spremenite obliko in funkcije, prilagodite trak menija ali izberete jezikovne možnosti. Možnosti nastavitev za samodejno arhiviranje najdete na sredini okna pod možnostjo »Napredno«.

   

3. Kliknite »Nastavitve samodejnega arhiviranja«, da določite, katera sporočila naj se samodejno arhivirajo in v katerih časovnih obdobjih.

   

Vsa arhivirana sporočila lahko nato najdete v arhivskih mapah in jih znova aktivirate. Odpiranje in dostop do starejših datotek in sporočil iz arhiva je mogoče z le nekaj kliki. Za to lahko na eni strani uporabite samodejno arhiviranje v Outlooku - lahko pa tudi ročno varnostno kopirate podatke.

Sklep o Outlookovi varnostni kopiji in njenem pomenu za vsakega uporabnika

Pomembno je, da redno varnostno kopirate svoje osebne podatke programa Outlook in vse podmape. E-poštna sporočila, vnose v koledar, stike z ročno napisanimi beležkami in druge podatke je mogoče najlažje arhivirati s pomočjo Outlookovega čarovnika za izvoz. Druga možnost je tudi ročna kopija obstoječih datotek PST ali OST. Uporabniki za to potrebujejo natančno lokacijo podatkovne datoteke v Outlooku.

S pomočjo čarovnika lahko za vsak postopek arhiviranja shranite en račun. Če uporabljate več računov, je treba postopek ponoviti. Pred varnostnim kopiranjem podatkov v Outlooku je nujno razumeti, kako Outlook shranjuje podatke. Varnostna kopija podatkov je še posebej pomembna za e-poštne račune POP3, kjer so vsi podatki shranjeni centralno v lokalnem računalniku. V nasprotnem primeru bi lahko vse datoteke, stike, nastavitve in informacije v primeru virusnega napada nepovratno izbrisali. Z ustvarjanjem dvojnikov boste zagotovo lahko kadar koli obnovili podatke.

Uporabniki računov Microsoft Exchange, računov IMAP in uporabniki, ki uporabljajo Outlook 2013 ali novejšo, imajo koristi od zunanjega shranjevanja svojih podatkov na strežnikih ponudnika e-pošte. To pomeni, da bodo podatki, shranjeni v teh računih, še vedno na voljo po težavi z računalnikom. Outlookova varnostna kopija za uporabnike teh računov ni bistvena. Kljub temu, da ni nujno, je lahko koristno, če iz varnostnih razlogov želite hraniti varnostne kopije svojih podatkov na ključu ali zunanjem trdem disku.

Vprašanja in odgovori o varnostnem kopiranju Outlooka

Kaj lahko storite, če so datoteke PST poškodovane in neberljive?

Ali imate resne težave z Outlookom in je bila datoteka PST močno poškodovana in izgubili podatke? Takšno stanje je problematično, saj se kontaktni podatki ali e -poštna sporočila s pomembnimi podatki v mnogih primerih nepovratno izgubijo. V takem primeru lahko poleg proaktivnega varnostnega kopiranja vaših podatkov pomaga tudi brezplačna brezplačna programska oprema, ki lahko popravi poškodovane datoteke PST.

Ali je mogoče datoteke PST premakniti na drug pogon in jih uporabiti?

Ali imate težave, ker vaš trdi disk nima dovolj prostora za shranjevanje v sistemu Windows kljub stalnemu arhiviranju in varnostnemu kopiranju? Ali morate zaradi pomanjkanja prostora premakniti datoteke Outlook PST na drug pogon? Potem vas bo podprl dobro premišljen 5-točkovni načrt iz Outlooka 2013 ali navodila za uporabnike Outlooka Express. Oba članka vas bosta naučila, kako z lahkoto premaknete datoteke PST na drug pogon.

Kako lahko znova izbrišem pomembne priloge v sistemu Windows?

V mnogih primerih je e -poštno sporočilo manj pomembno kot njegova priloga. Medtem ko pošta samo potrjuje pošiljanje, je priložena datoteka PDF ali Excel izjemnega pomena. Če je bilo e -poštno sporočilo izbrisano, tudi priloge ni mogoče najti. V operacijskem sistemu Windows lahko izbrisano prilogo z trikom znova aktivirate z iskanjem v začasnih internetnih datotekah.