Outlookov koledar: Nasveti za organiziranje sestankov

Koledarska funkcija Outlooka na kratko

Video vadnica - kar najbolje izkoristite Outlookov koledar

Vsak dan je sestavljen iz različnih datumov in nalog. Dobro premišljeno upravljanje časa je pomembno tako v poklicnem kot zasebnem vsakdanjem življenju. Koledar v programu Microsoft Outlook lahko uporabnikom spretno pomaga pri njihovih prizadevanjih:

• Načrtujte svoje naloge profesionalno.
• Jasno prikažite vse sestanke v koledarju.
• Prejemnike jasno obvestite o sestankih.
• Učinkovito organizirajte vsak dan z uporabo seznamov opravil in opomnikov.

Pomaknite se do Outlookovega koledarja in njegovih funkcij s klikom na gumb koledarja ali ikono koledarja v navigacijskem področju.

Ključna dejstva o koledarskem delu Outlooka

Outlookov koledar navdušuje s prijazno navigacijo po menijih in številnimi novostmi, ki jih ni mogoče najti v drugih brezplačnih digitalnih ali analognih koledarjih. Podpira uporabnike pri nadgrajevanju upravljanja časa in navdušuje tudi z mreženjem z drugimi Microsoftovimi programi, kot sta Skype ali OneNote.

Poleg tega imajo uporabniki možnost komuniciranja z drugimi ljudmi prek Microsoft Exchange ali skupne rabe koledarja. Za učinkovitejše delovanje lahko uporabite tudi kombinacijo funkcij e-pošte, seznama opravil in imenika.

Outlook v bistvu razlikuje med dvema vrstama sestankov:

• Redni sestanki z jasno opredeljenim začetnim in končnim časom. Taki sestanki se lahko načrtujejo med dnevi ali pa trajajo krajše časovno obdobje.

• Celodnevni dogodki, za katere ni vnešen začetni in končni čas.

V standardnem pogledu v programu Microsoft Outlook boste v koledarju videli naslednje podrobnosti:

Na levi strani navigacijskega območja sta prikazana pogled koledarja za trenutni mesec in naslednji mesec. Ta pogled je na primer zelo uporaben, če med telefonskim klicem potrebujete preprost pregled naslednjih nekaj dni. Če želite prikazati obdobje, daljše od tedna ali meseca, lahko dneve ali tedne v pogledu koledarja označite s klikom miške. Če želite v predogledu koledarja videti več dni, imate drugo možnost nastavitve. Zaradi prilagoditve v registru sistema Windows je v predogledu koledarja privzeto prikazanih več dni.

Trenutni datum je običajno prikazan v koledarju Outlooka krepko. Trenutni teden je zaradi jasnosti barvno označen. Vsi dnevi s sestanki v koledarju so v majhnem koledarju v preglednem meniju na levi strani označeni krepko. S puščicami v levo ali desno lahko koledar premaknete glede na mesece in leto.

Katere različne poglede koledarja lahko izberete

Bistvena in za prakso pomembna funkcija je možnost prikaza različnih pogledov koledarja.

Dnevni pogled	V dnevnem pogledu imate lahko jasno prikazano načrtovanje dneva. Imate dovolj prostora za vnos novih sestankov ali za prikaz sestankov z dolgo vrstico z zadevo.
Delovni teden	Če želite videti samo sestanke za delovni teden, izberite pogled koledarja Delovni teden. Vikend je skrit. Ta pogled na koledar je še posebej pomemben na poklicnem področju.
tednu	V pogledu koledarja »teden« je prikazan celoten teden od ponedeljka do nedelje. Še posebej, če je veliko sestankov, so posamezni sestanki majhni, vendar so hkrati jasno dogovorjeni.
mesec	Mesečni pogled je bistvenega pomena, ko je treba načrtovati cele dneve. V mesečnem pogledu lahko uporabniki na prvi pogled vidijo, kateri dnevi so še prosti. Hkrati se lahko sestanki ob posameznih dneh v tem pogledu premaknejo z enim klikom.
Pogled načrtovanja	V pogledu načrtovanja lahko vidite dnevne sestanke, jasno razvrščene v posamezna potrditvena polja.

Drugo možnost za prilagajanje pogleda v Outlookovem koledarju najdete v menijski postavki "Pogled".

V meniju »Pogled« med drugim:

• Nastavljeni različni pogledi koledarja,

• Nastavljene so barvne nastavitve pogleda,

• Spremenila se je tudi barva koledarja

• Časovne lestvice je mogoče prilagoditi.

• Možno je tudi določiti bližnjice na tipkovnici za barve.

Na ta način lahko sestankom dodelite posebne barve in jih kategorizirate brez izgube časa. Podobno kot funkcija imenika v Outlooku je mogoče ustvariti posebne poglede koledarja, ki so natančno prilagojeni osebnim potrebam uporabnika. Dva dodatna nasveta za profesionalizacijo pogleda na koledar v programu Microsoft Outlook sta obravnavala povečano območje za branje in prikaz navigatorja datumov. Vklop področja branja je v praksi še posebej pomemben, da si lahko ogledate bistvene informacije o sestanku.

V standardnih nastavitvah v navigatorju datumov Microsoft Outlook krepko označi vse dni, za katere je bil najmanj vpisan sestanek. Uporabniki, ki se že udeležijo enega ali več sestankov na dan, lahko izklopijo krepko vrsto sestankov v meniju "Pogled nastavitev". Ta ukrep prispeva k boljšemu pregledu. Enako velja za mesečni pogled v koledarju Outlooka 2007. To lahko prilagodite tudi v nastavitvah tako, da iz naslovov odstranite krepko besedilo.

Uporabniki Outlooka 2007 bodo v mesečnem pogledu videli različno število sestankov, odvisno od privzetih nastavitev za njihovo raven podrobnosti. To lahko preprosto spremenite tako, da prilagodite pogled, uporabite manjšo velikost pisave ali prilagodite ločljivost zaslona. Koledarske tedne lahko v Outlooku 2007 pravilno nastavite tudi s pomočnikom za tiskanje koledarja. Pomočnika za tiskanje koledarja lahko preprosto prenesete.

Nasvet: Koledarski list lahko kadar koli natisnete. To je še posebej pomembno za sestanke, ko nimate dostopa do elektronskih, mobilnih naprav. Koledar lahko vedno natisnete s pomočjo elementov menija " Datoteka / Natisni". Poleg tega Microsoft ponuja brezplačno orodje, s katerim lahko profesionalno natisnete koledar. Poleg orodja lahko kadar koli uporabite funkcijo tiskanja v programu Microsoft Outlook za tiskanje sestankov, stikov ali e-poštnih sporočil s podpisom. Možno je tudi natisniti prazen koledarski list, v katerega lahko ročno vnesete vnose.

Uporabniška vprašanja, na katera je treba podrobno odgovoriti:

1. Kako lahko naredim koledarje videti kot Outlook 2010 v Outlooku 2016?

Uporabniki, ki z Outlookom 2010 sodelujejo že vrsto let in so zmedeni zaradi nove podobe Outlooka 2016, bi si želeli nazaj znani pogled. V Microsoft Officeu ali Outlooku ni gumba, ki bi samodejno ponastavil vse nastavitve na različico 2010. Iz tega razloga morajo uporabniki narediti individualne nastavitve:

Motiv naredite črnega	Kliknite na: Ogled / Ogled nastavitev / Pogojno oblikovanje gumbov / Neprebrana sporočila / Pisava gumba. Posledično lahko spremenite barvo predmeta iz modre v običajno črno.
Prikažite ime pošiljatelja v isti velikosti kot zadevo	Za nastavitev preklopite na območje menija "Pogojno oblikovanje"In velikosti prilagodite posamično. V razdelku Ime in pisava izberite »Manjša«, saj velikosti pisave ni mogoče prilagoditi.
Skrij prvo vrstico sporočila	Preklopite na "mnenje"In kliknite v meniju" Predogled sporočila ". V izbirnem meniju izberite" Izklopljeno ", da skrijete prvo vrstico sporočila.
Navigacijsko vrstico postavite v navigacijsko območje	Če želite spremeniti prikaz, izberite: Pogled / okno mape / možnosti / kompaktna navigacija

2. Kaj pomeni »brezplačno« v Outlookovem koledarju?

Če ustvarite nov sestanek v Outlooku, ga lahko kategorizirate na različne načine. V Outlooku »brezplačno« pomeni, da trenutno niste razporejeni. Ti podatki so še posebej pomembni, če uporabljate koledar z več osebami v skupini.

3. Kako lahko v Outlooku prikažem praznike?

V Outlookovem koledarju lahko preprosto prikažete državne praznike v Nemčiji in iz drugih držav. Če želite to narediti, se pomaknite do elementa menija »Datoteka« in v zavihku »Možnosti« izberite zavihek »Koledar«. Odpre se izbirni meni, v katerega lahko vključite globalne nastavitve za koledar.

Kliknite gumb »Dodaj praznike« in izberite državo, za katero želite v koledarju prikazati praznike. Z dvema klikoma na "V redu" so v koledarju prikazani vsi ustrezni prazniki.

Posamezne praznike lahko izbrišete iz koledarja tako, da najprej prikažete seznam v meniju "Pogled". Nato lahko izbrišete posamezne vnose, na primer praznike, ki v vaši državi niso pomembni. Več informacij o prikazu praznikov v Outlooku najdete tudi na Microsoftovih straneh za pomoč. V Outlooku ni težko prikazati praznikov ali izbrati različnih držav, za katere so prikazani prazniki.

Informacije: Podobno kot prazniki lahko v Outlook uvozite tudi šolske počitnice svojega stanja ali lunin koledar z luninimi fazami.

4. Ali lahko samodejno zavrnem zahteve za sestanek in sestanek?

V mnogih primerih je poplava prošenj za imenovanja, zlasti pri vsakodnevnem delu. Profesionalno upravljan koledar s skrbno izpolnjenimi elementi koledarja v Outlooku vam lahko pomaga pri samodejnem preklicu sestankov, ki se prekrivajo z obljubljenimi. Ta uporabna funkcija prihrani čas in jo lahko vklopite ali izklopite v možnostih koledarja. Z e-poštnim računom v nastavitvah Outlooka lahko določite, v kateri koledar je treba vnesti nov sestanek.

5. Kako lahko spremenim posamezni termin za termin serije?

V vsakodnevni praksi se zgodi, da je treba sestanke, na primer sestanke, enkrat spremeniti. V tem primeru v najnovejši različici Outlooka ni treba izbrisati in znova zagnati celotnega ponavljajočega se sestanka. Prav tako ni treba obveščati drugih udeležencev po elektronski pošti. Outlook za ponavljajoče se sestanke ponuja možnost spreminjanja sestanka ali celotne serije sestankov.

V starejših različicah Outlooka ste morali izbrisati niz sestankov, saj so se vsi sestanki, vključno s prejšnjimi, spremenili, ko ste jih spremenili. Eden od načinov za preprečitev tega kaosa sestankov je razdelitev vrste sestankov na dva serijska dogodka. To deluje tako, da se zaključi stara serija in ustvari nova serija. Če želite na začetku Outlooka 2007 zapreti vrsto sestankov in hkrati obdržati izjeme, lahko to storite tako, da spremenite polje teme izjeme.

Dodatni prenos: S funkcijo zaporednih sestankov v starejših različicah Outlooka je mogoče sestanke nastaviti le prvi, četrti in zadnji delovni dan v mesecu. Če želite biti bolj prilagodljivi in določiti ponavljajoče se sestanke za druge delovne dni, je to mogoče s kombinacijo funkcij Microsoft Outlooka in Microsoft Excela. Brezplačen prenos "Imenovanje v seriji na vsak deseti delovni dan v mesecu" vam približa, kako lahko s pridom izkoristite prednosti in kombinacijo Outlooka in Excela.

V novejših različicah Outlooka imate možnost močnejše razlikovanje med dnevi serije. Sezname serij lahko nastavite ob določenih dnevih in tudi na šesnajsti delovni dan v mesecu.

Nasvet pri najemu: Uporabnikom, ki želijo v enem koraku izbrisati več sestankov hkrati, ni treba ročno urejati celotnega koledarja in izbrisati vsake serije sestankov posebej. S ključno besedo »Niz sestankov«, ki jo lahko vnesete v iskalno polje Outlooka, boste na kratko videli seznam vseh sestankov. Na ta način jih lahko v miru uredite ali izbrišete. Možno je tudi samo brisanje prihodnjih sestankov in puščanje dejanskega sestanka v koledarju.

Ustvarite nove sestanke v koledarju - preprosto in uporabniku prijazno

Ustvarjanje novega sestanka v Outlooku je preprosto in samoumevno. Če želite to narediti, kliknite gumb »Nov sestanek« v meniju možnosti »Novo« v koledarju.Če delate z več koledarji hkrati, je nujno preveriti, ali je nov sestavek shranjen v pravilnem koledarju. Prav tako lahko iz koledarja oblikujete »novo srečanje« ali druge elemente, na primer opravilo ali e-poštno sporočilo.

Ko kliknete gumb »Nov sestanek«, se odpre pogovorno okno, v katerega lahko vnesete vse pomembne podatke in podrobnosti razporeda.

Med drugim lahko povabite druge potrebne udeležence na sestanek neposredno prek Outlooka.

V območju menija »Možnosti« lahko nastavite, kako bo sestanek prikazan v koledarju. Pri »Vrsta serije« lahko novi sestanek pretvorite v ponavljajoči se sestanek, ki bi se moral na primer začeti vsak teden ali vsak mesec. Podobno kot v imeniku imate v Outlookovem koledarju možnost, da sestavek kategorizirate v barvi ali z določenim imenom in ga označite kot "zasebnega". Poleg tega se lahko pomembni sestanki prikažejo z visoko stopnjo pomembnosti, tako da jih nikoli ne pozabite.

Za sestanek ali sestanek vedno navedite:

• Naslov,

• Določite začetek in konec sestanka ali izberite »Ves dan«, če sestanek traja delovni dan in

• Vnesite lokacijo sestanka. Za spletne sestanke prek Skypea ali Zooma boste v odprtem prostoru našli dovolj prostora za vnos podatkov o dostopu za sestanek. Če sta Zoom ali druga storitev videotelefonije in Outlook povezana, se za sestanek Zoom samodejno ustvari Outlookov sestanek.

• Če ustvarite sestanek za več udeležencev, lahko zahtevate odgovor na zahtevo ali izključite povratne informacije. Če zahtevate potrditev sodelovanja, boste vedno imeli pregled nad tem, kateri udeleženci so sprejeli ali preklicali. Na splošno obstajajo naslednje možnosti odgovora na poizvedbo v Outlooku:

  • Sprejmi zahtevo,
  • Sprejmite zahtevo z rezervacijo,
  • Prekliči zahtevo.

• Naj vas Outlook vedno spomni na sestanek. Če želite to narediti, uporabite gumb »Opomnik« v meniju Možnosti. Outlook privzeto nastavi vrednost kot opomnik 15 minut pred sestankom. Opomnik, ki ga lahko imenujemo "elektronsko vozlišče", zagotavlja, da na sestanek ne boste nikoli pozabili. Če ste Outlook povezali s končnimi napravami, kot so pametni telefoni ali ure, boste samodejno opomnjeni na več napravah hkrati.

V zadnjem koraku shranite nov sestanek z gumbom »Shrani in zapri«. Če želite sestanek premakniti na drug dan, lahko to preprosto storite s klikom in premikanjem miške. Ta preprostost in prijaznost do uporabnikov zagotavljata, da lahko svoj Outlookov koledar ves čas profesionalno hranite in ga prilagodite z le nekaj kliki.

Praktični nasvet: Rojstni dnevi ali posebne obletnice se lahko samodejno prenesejo iz stikov v Outlook. To ima dve prednosti pred ročnim vnosom v koledar:

1. Rojstni dan ste shranili neposredno s stikom
2. Ustvarite lahko in natisnete rojstnodnevne sezname.

Outlook prav tako samodejno prenese rojstni dan v koledar, ne da bi vam bilo treba ročno dodati vnos.

Delite svoj koledar v Outlooku

Predvsem v poklicnem okolju in prav tako zasebno v družini je lahko koristno, če delite svoj Outlookov koledar. Na ta način lahko sestanke začasno ali na splošno delite z drugimi.

Outlookov koledar lahko preprosto delite z le nekaj kliki:

1. Kliknite gumb: »Skupna raba koledarja.

   

2. Izberite »Dodaj« in izberite stik iz imenika, s katerim želite dati svoj koledar v skupno rabo. Zaprite izbiro z "V redu".

3. Pri »Pooblastila« lahko nato nastavite ravni pooblastil za svoj stik. Če na primer izberete možnost »Lahko prikaže vse podrobnosti«, je vaš stik pooblaščen za podroben ogled koledarja.Vaš stik lahko spremeni sestanke v koledarju le, če izberete »Lahko uredim«. Na primer, sekretar bi imel popoln dostop do koledarja, da bi ga lahko vodili strokovno in učinkovito. Na koncu izberite »V redu«, da shranite spremembe.

4. Vaš stik bo nato prejel povezavo za povabilo. Koledar si lahko ogleda ali spremeni, odvisno od podeljenega pooblastila.

Vaš koledar lahko vidijo samo osebe, ki ste jih pooblastili. V poslovnem okolju in pri delu z Microsoft Exchange je lahko pomembno, da ima celotna organizacija dostop do javnega koledarja. V vseh drugih primerih lastnik koledarja osebno določi, kako imajo drugi ljudje dostop do sestankov in dogodkov.

Pomembno: Če delate s starejšo različico programa Microsoft Outlook in ne s strežnikom Exchange, je koledar morda težko dati v skupno rabo z zunanjimi ljudmi. V tem primeru je lahko koristno ustvariti koledar prek Googlovega ali Applovega iClouda. Iz Outlooka 2003 je mogoče koledar shraniti tudi kot spletno mesto. V naslednjem koraku morate koledar objaviti kot stran HTML v intranetu ali internetu, da ga lahko daste v skupno rabo.

Ustvarite nov koledar v programu Microsoft Outlook

Nove koledarje lahko ustvarite v programu Microsoft Outlook tako pogosto, kot želite, in jih upravljate drug ob drugem. Na ta način je mogoče smiselno ločiti poklicne, poslovne in druge sestanke. Nov koledar v Outlooku lahko ustvarite s klikom na »Odpri koledar / Ustvari nov prazen koledar«.

Če želite shraniti koledar, morate v naslednjem koraku dodeliti edinstveno ime. Vaš novi koledar bo skupaj z vsemi drugimi koledarji prikazan v meniju koledarja Microsoft Outlook v spodnjem levem kotu.

Uvoz koledarjev - le nekaj korakov do uspeha

Javni ali koledar v skupni rabi lahko uvozite tudi z gumbom »Odpri koledar«. Koledarje lahko uvozite iz imenika, seznama sob ali iz interneta ter si ogledate ali obdelate podatke, ki jih vsebuje. Če želite odpreti koledar, ki ga deli druga oseba, je to mogoče tudi v tem menijskem območju. Za uporabo koledarja v skupni rabi potrebujete ime koledarja. Ta bo poslana po e -pošti skupaj s potjo za shranjevanje, ko bo sproščena. Če koledarja v skupni rabi drugega uporabnika ni več mogoče zapreti, lahko uporabite dodatne možnosti nastavitev.

Nekateri uporabniki opisujejo težavo, ki se pojavi pri uvozu koledarskih podatkov. Poleg vašega koledarja je prikazan znak (2). To ne pomeni, da gre za drug koledar. Namesto tega obvesti uporabnika o 2 neprebranih vnosih v koledar.

Nasvet: Če želite prekrivati poglede koledarja več koledarjev, označite vse koledarje v meniju zaslona spodaj levo v Outlooku s kljukico. Outlook vam nato prikaže celoten pogled, v katerem so koledarski vnosi označeni z različnimi barvami. Če želite zaradi jasnosti spremeniti časovni okvir, je to mogoče tudi z nekaj kliki v nastavitvah Outlooka. Enkratno spremembo časovnega razporeda za sestanek lahko opravite tudi z enim klikom.

Sestavite dva različna koledarja

Vodenje preveč različnih koledarjev v praksi ni zelo obetavno. Tudi če koledarje v pogledu prekrivate, se pojavijo odvečnosti in napačni vnosi. Če želite združiti več koledarjev in njihove sestanke v en koledar, lahko to storite tako, da sestanke kopirate iz enega koledarja v drugega.

Kako sinhronizirati Outlookov koledar

Medtem ko so ljudje pred leti delali izključno z osebnim računalnikom, je danes samoumevno vnesti e-pošto ali nove sestanke z uporabo vseh obstoječih končnih naprav. Tablični računalnik, pametni telefon, digitalna ura, kot je Apple Watch, ali prenosni računalniki ter digitalni pomočniki, kot sta Siri in Alexa, ponujajo različne možnosti shranjevanja sestankov v Outlookovem koledarju in njihove sinhronizacije v delčkih sekunde.

Če uporabljate e-poštni račun Outlook.com ali Outlook v napravi iPhone, iPad ali Android, lahko Outlookov koledar brez težav sinhronizirate. Uporaba Googlovega koledarja ali drugega organizatorja, ki temelji na programski opremi, v Outlooku ni prav tako problematična, če se pravilno preselita.

Sinhronizirajte Outlookov koledar z Androidom

Večina uporabnikov mobilnega telefona ali tabličnega računalnika Android privzeto uporablja Google Koledar v svoji napravi. Če želite to vključiti v Outlook, morate izvesti naslednje korake:

1. Pomaknite se do svojega Google Računa v spletu in odprite koledar, ki ga želite integrirati z Outlookom.

2. V Googlu pojdite na menijsko območje »Nastavitve za moj koledar« in nato kopirajte povezavo v vnos »Javni naslov v obliki iCal« v odložišče.

3. Zdaj odprite meni v Outlooku: "Odpri koledar / iz interneta."

   

4. V novo odprtem pogovornem oknu vnesite povezavo Google Koledar.

   

5. Po prenosu podatkov se sestanki iz Google Koledarja in Outlooka samodejno sinhronizirajo.

Sinhronizirajte Outlookov koledar z Appleom

Koledar iCloud lahko preprosto sinhronizirate z Outlookom v računalniku, tako da prenesete brezplačen program Windows iCloud za Windows. Po nastavitvi imate na voljo različne možnosti nastavitve.

Če aktivirate potrditveno polje »Pošta, stiki, koledar in opravila«, bo koledar iCloud integriran v Outlook. Od zdaj naprej boste to videli kot ločen vnos v koledar v Outlooku. Prenesejo se tudi vsi stiki, opravila in prejšnji sestanki.

Uporabite aplikacijo Outlook na mobilnih napravah

V sistemu Android in iOS lahko uporabljate tudi različice Microsoft Outlooka za pametne telefone in tablične računalnike. Mobilne različice so na voljo brezplačno za oba operacijska sistema.

• Povezava za prenos Android
• Povezava za prenos iOS

Po prenosu lahko Outlook uporabljate kot običajno v tabličnem računalniku ali pametnem telefonu. Sinhronizacija obstoječih koledarjev deluje bodisi prek čarovnika za uvoz ali neposredno pri nastavitvi e-poštnega računa s čarovnikom za nastavitev. Poleg tega lahko nove koledarje kadar koli ročno dodate v Outlook.

Učinkovitejši praktični nasveti za Outlookov koledar

Aktivirajte povezave AND v naprednem iskanju z uporabo registra

Če želite omogočiti iskanje več iskalnih izrazov v Outlookovi iskalni funkciji, ki vključuje tudi koledar, morate spremeniti register. To je bistveno, ker Outlook privzeto išče s povezavami OR. Register sistema Windows se imenuje register. Shranjuje informacije in nastavitve za Windows in programe, kot je Outlook.

Več o povezavah AND: Kako aktivirati povezave AND v naprednem iskanju z uporabo registra

Pokaži koledar na namizju

Če morate hitro iti in hkrati potrebujete jasno predstavitev koledarja, lahko uporabite program »Ne pozabi« za Outlook. S programsko opremo lahko svoje sestanke in naloge iz Outlooka prikažete neposredno na namizju kot koledar.

Alternativna aplikacija, ki prikazuje tudi vaše sestanke na namizju brez odpiranja Outlooka, je brezplačno orodje DeskTask iz programske opreme Carthago. Aplikacija poizveduje o sestankih in opravilih za naslednjih nekaj dni v Outlooku in jih jasno prikaže na namizju. Brez zagona Outlooka imate dober pregled nad vsemi prihajajočimi sestanki.

Arhivirajte koledar iz leta v leto

Koledarski arhiv je zanimiv tako za poklicno kot zasebno delo. V arhivu lahko kadar koli izvedete, kdaj je bil v prejšnjih letih sestanek. To je še posebej pomembno pri pomembnih poizvedbah organov ali drugih institucij. Mnogi uporabniki privzeto arhivirajo svoj koledar ob koncu leta in za to uporabljajo naslednja navodila.

Nasvet: Uporabite Outlook »Danes«

V e-poštnem modulu Outlooka 2007 in 2010 lahko z gumbom »Outlook Today« prikažete najnovejša sporočila. Če želite z modulom Koledar v Outlooku z enim klikom priti na zaslon Danes, pokažite razširjeno orodno vrstico.

Namig: Če Outlook prikaže opomnike dvakrat, uporabite orodje Cleanreminders

Uporabniki, ki morajo usklajevati številne sestanke, imajo koristi od Outlookovih opomnikov. V nekaterih primerih se bodo opomniki v Outlooku pojavili dvojno in trojno, kar je nadležno in lahko moti. Uporabniki programa Microsoft Outlook lahko to napako takoj odpravijo s preprostim ukazom Windows. Notranji seznam programa je običajno mogoče izbrisati z ukazom "cleanreminders". Posledično se odstranijo podvojeni spomini. Enako velja, če Outlook prikaže opomnike za sestanke, ki so bili v preteklosti.

Oblikujte koledar po pravilih DIN

Če Microsoft Outlook koledarskih tednov v koledarju ne prikaže pravilno, je to morda posledica napačne nastavitve. Koledar je prikazan v ameriški različici in ne v skladu z DIN 1355 / ISO 860. Nastavitve lahko spremenite v možnostih koledarja v Outlooku.

V Outlookovem koledarju nastavite osnovni delovni čas in ponavljajoče se sestanke

Outlook ponuja široko paleto funkcij za vsakodnevno delo. Praktična funkcija je nastavitev osrednjega delovnega časa. Hkrati je ena pomanjkljivost ta, da lahko tedensko nastavite samo osnovni delovni čas. V vse bolj prilagodljivem svetu dela to ni zelo učinkovito, zlasti za samostojne delavce in obrobne zaposlene s krajšim delovnim časom. Eno možnost za vnos različnih delovnih ur ponujajo sestanki v seriji, ki jih lahko ustvarite in uredite posamično. S tem pristopom je mogoče brez težav prikazati dejanski delovni čas v Outlooku.

Zaključek: Outlookov koledar - profesionalno načrtovanje za vsakega uporabnika

Koledarska funkcija programa Microsoft Outlook podpira uporabnike na različne načine. Po eni strani koledar v Outlooku navdušuje s svojo preprostostjo v strukturi, jasnostjo in prijaznostjo do uporabnika. Po drugi strani pa je mogoče sestanke razumno načrtovati in prikazati v različnih pogledih koledarja. Z različnimi nastavitvami in možnostmi je mogoče v Outlooku prilagoditi koledar in ga prilagoditi osebnim okoliščinam.

V funkcijah razporejanja in koledarja so različne in za prakso pomembne funkcije. Od

• Barvno oblikovanje sestankov končano
• Samodejni odziv na razporejanje konfliktov do
• Za predstavitve tabel

Obstaja veliko načinov, kako narediti vsakdanje življenje učinkovito z Microsoft Outlookom.

S svojimi koledarskimi funkcijami in profesionalnim razporejanjem za sestanke Microsoft Outlook zagotavlja, da je možno timsko delo kadar koli. Če povzamemo, koledarska funkcija programa Microsoft Outlook zasebnim uporabnikom in podjetjem vseh velikosti ponuja široko paleto možnosti za posebno načrtovanje sestankov in individualizacijo dostopa do koledarjev in sestankov.

Uporabniki, ki poznajo nasvete in zvijače v zvezi z meniji in nastavitvenimi možnostmi programa Microsoft Outlook, lahko kar najbolje izkoristijo Outlook in optimalno načrtujejo svoje sestanke. Z Microsoft Outlookom je mogoče tudi sinhronizirati koledarje, nastaviti vrsto sestankov in vključiti mobilne naprave. V dobi digitalizacije Microsoft Outlook zagotavlja, da so sestanki in naloge strukturirani na najboljši možni način, tako da lahko delate profesionalno.