Uporaba programa Microsoft Outlook: nasveti in nastavitve

S temi vodniki boste postali strokovnjak za Outlook

Nakup Outlooka kot dela paketa Office ali kot ene različice je prvi korak za profesionalno komunikacijo po e-pošti, ustvarjanje nalog ali upravljanje sestankov. Znanje pravilne in intuitivne uporabe Outlooka je pomembnejše od začetne namestitve.

Možnosti Outlooka so različne in uporabnikom omogočajo profesionalno komunikacijo. Integracija Microsoft PowerPoint, Excel ali Word ima za uporabnike Microsoft Officea znatno dodano vrednost. Poleg tega obstajajo pomembne funkcije, ki uporabnikom omogočajo hitro, učinkovito in visoko stopnjo usposobljenosti z Microsoft Outlookom. Da bi lahko Outlook uporabljali profesionalno, se je smiselno seznaniti s pisnimi navodili in digitaliziranimi priročniki, ki pojasnjujejo osnove Outlooka in notranje funkcije.

Video vadnica v Outlooku: Kako najbolje izkoristiti Outlook

Poiščite in razvrstite sporočila, sestanke in predmete

Microsoft Outlook uporabnikom v bistvu olajša uporabo programske opreme. Poleg samoumevne strukture menija bodo uporabniki našli navodila, integrirana v program, in jasno funkcijo pomoči, ki jo je mogoče izbrati z ločeno postavko menija. To lahko kadar koli prikličete v menijski vrstici »Pomoč« na traku menija.

Kljub tem uporabnikom prijaznih struktur so nekatere funkcije skrite, novim uporabnikom neznane ali na prvi pogled ne prepoznane kot bistvene.

Bistvena pomoč poleg strani s pomočjo, tečaji usposabljanja in vadnic je iskalna funkcija, integrirana v Outlook, ki jo lahko vedno najdete kot fiksno polje nad menijsko vrstico:

Iskanje v Outlooku je priročno in uporabnikom omogoča nastavitev posameznih parametrov iskanja. Možno je, na primer, iskanje določenih izrazov, iskanje po več mapah, iskanje po arhivskih mapah ali istočasno skeniranje podpisa e-pošte za iskalne izraze ali prikaz možnosti naprednega iskanja.

Napredno iskanje je sicer vidno na vrhu zgornjega menija v trenutni različici Outlooka, na primer pa je bilo v prejšnjih različicah skrito. Če niste poznali kombinacije tipk CTRL + SHIFT + F, je bilo težko nadzorovati napredno iskanje. Takojšnje iskanje v Outlooku 2010 in vseh naslednjih različicah lahko preprosto prilagodite svojim osebnim zahtevam.

Pomemben namig za uporabnike Outlooka 2007 in 2010

Ali kljub vklopljeni funkciji iskanja ne najdete pomembnih e -poštnih sporočil? V tem primeru je treba znova zagnati indeksiranje Outlooka. To še posebej velja za različici Outlook 2007 in 2010, saj oba programa za iskanje uporabljata iskalni indeks sistema Windows. Če je ta iskalni indeks poškodovan, iskanje ne bo več delovalo pravilno. Po ponovnem indeksiranju bo vaš sistem našel vsa e-poštna sporočila kot običajno.

Uporabniki morajo biti tudi zelo previdni pri brisanju elementov neposredno iz mape za iskanje v Outlooku. Ker so iskalne mape izključno virtualne mape, ki so povezane s fizičnimi mapami, vsako brisanje v mapi za iskanje sproži "resnično" brisanje. Na ta način namerno brišete elemente iz Outlooka.

Uporaba funkcije razvrščanja v Outlooku - nasveti in triki

Vsak uporabnik Outlooka to ve: Če pozabite nadaljevati z branjem in razvrščanjem dohodnih sporočil v Outlooku, hitro izgubite sled. Da bi se soočili s tem izzivom, bi morali poznati in uporabljati možnosti razvrščanja v Outlooku. Na primer, lahko v mapi »Prejeto« določite makre in pravila za pravilno razvrščanje in organiziranje dohodnih novic.

Funkcija shranjevanja poslanih sporočil v posebno mapo za stranke namesto na splošno v mapo »Poslani predmeti« je vznemirljiva in še posebej uporabna v profesionalnem okolju. Funkcija samodejnega razvrščanja prihrani čas in jasno prikaže vsa sporočila, poslana stranki v mapi. V imeniku imate tudi možnost razvrščanja po priimku ali drugih pomembnih merilih.

Vsakdo, ki upravlja več e-poštnih računov z Microsoft Outlookom, ceni, da lahko e-poštna sporočila, prejeta v Outlooku, razvrsti glede na račun, na katerega je bilo poslano. Ta uporabna funkcija je bila uvedena z Outlookom 2003 in pomaga jasneje predstaviti dohodna sporočila. Možen je tudi prikaz vseh sporočil pošiljatelja.

Funkcija prikaza sorodnih e-poštnih sporočil, razvrščenih v drevesu za razprave, je izredno praktična. Ta vrsta ureditve vam daje pregled nad vsemi sporočili in njihovo vsebino, zlasti za dolgotrajne projekte z velikim številom e -poštnih sporočil.

Če povzamemo, funkcija razvrščanja v Outlooku dopolnjuje številne prednosti programske opreme. Z razvrščanjem in obsežnimi in logično strukturiranimi funkcijami iskanja kot uporabnik vodite pregled. Vaša sporočila, opravila, elementi in sestanki ter mapa »Prejeto« so vedno razvrščeni.

Kako uporabljati Outlook - profesionalno pošljite e -pošto

Pošiljanje in prejemanje e-pošte je del dnevne rutine za večino uporabnikov Outlooka. Zanimivo je tudi, da lahko prilagodljivo prilagajate poglede v Outlooku. Na primer, mogoče je prikazati samo neprebrana sporočila, da v nobenem trenutku ne zamudite novih e -poštnih sporočil. To deluje z enim ali več e -poštnimi računi. Ni pomembno, ali v Outlooku uporabljate več različnih vrst računov in različne nabiralnike, kot sta IMAP in Exchange.

V istem koraku imate možnost označiti svoja sporočila v različnih barvah za nadaljnje ukrepanje. Oznake z zastavami različnih barv lahko kadar koli označite s kljukico »končano«. Tako lahko na prvi pogled vizualno vidite, katera sporočila je še treba obdelati za nadaljnje ukrepanje.

Kompetentno upravljajte prebrana in neprebrana e -poštna sporočila

Prav tako je praktično narediti posebne nastavitve in na primer prikazati samo sporočila iz zadnjih 7 dni ali predvsem e -poštna sporočila s prilogami. Če želite tudi vedeti, koliko sporočil je v mapi, lahko to prikažete z nekaj prilagoditvami v nastavitvah Outlooka.

Kopije pomembnih poslanih e-poštnih sporočil lahko shranite tudi v katero koli mapo. Ko preberete nova e-poštna sporočila, lahko označite več sporočil ali celotne mape in jih v celoti prikažete kot prebrane ali neprebrane. Posamezna prebrana e -poštna sporočila lahko preprosto obnovite v prvotno stanje in jih označite kot neprebrana. Če želite izbrisati neprebrana sporočila, na primer v mapi z vsiljeno pošto, to deluje z uporabniku prijaznimi kombinacijami tipk.

Težave pri sinhronizaciji in nezadostna internetna povezava

Če so v starejših različicah Outlooka težave s sinhronizacijo, se lahko posamezna sporočila predpomnijo v mapo Konflikti. To mapo si je smiselno ogledati v rednih časovnih presledkih. Ali imate neprimeren sprejem WiFi ali imate težave s svojo mobilno povezavo in ne morete le premalo pridobiti e-pošte v Outlooku. V tem primeru lahko tudi berete in pišete svoja sporočila brez povezave. Ko obdelate vsa e -poštna sporočila, pojdite na splet in pošljite sporočila. Ta nastavitev je lahko zanimiva tudi za poslovna potovanja zunaj Evrope, če je dostop do interneta stroškovno intenziven.

Praktični nasvet:

Če želite za branje povečati svojo e-pošto, lahko to storite z bližnjico na tipkovnici. Druga možnost je, da v spodnjem desnem kotu glavnega Outlookovega okna najdete drsnik, s katerim lahko z miško prilagodite faktor povečave.

Splošne Outlookove funkcije in bistvene možnosti optimizacije

Bistvena funkcija v Outlooku za enostavno iskanje e-pošte, sestankov ali opravil je integrirana funkcija iskanja, omenjena v zgornjem delu. V trenutni različici Outlooka lahko za iskanje po celotnem besedilu preprosto uporabite iskalno polje nad menijsko vrstico. Bližnjice na tipkovnici in omejitve iskanja naredijo iskanje še bolj priročno. Ustvarjanje priljubljenih map je prav tako praktično in učinkovito. Priljubljene mape zagotavljajo, da lahko mape, ki se redno uporabljajo, kadar koli najdete. Priljubljene mape v enem koraku z miško povlecite v območje nad splošno strukturo map. Posledično boste v zgornjem delu pogleda na splošno videli svoje najljubše mape.

Poleg priljubljenih map in profesionalnega urejanja e-poštnih sporočil je smiselno neprestano arhivirati prejeta sporočila. Funkcija samodejnega arhiviranja, integrirana v programsko opremo, v rednih časovnih presledkih samodejno varnostno kopira vaše podatke. Sporočila iz Outlooka premakne v zunanjo arhivsko datoteko.

Tako ste lahko vi, uporabnik, prepričani, da pomembnih sporočil zaradi virusov ali napak uporabnikov ne morete kadar koli izgubiti. Samodejno arhiviranje lahko brez težav ustavite in izklopite za posamezne mape ali module. Če želite iskati posebej v arhivskih datotekah, jih morate odpreti v Outlooku. To lahko storite tako, da najprej kliknete Datoteka. Nato izberite Odpri in vnos Outlookove podatkovne datoteke. V naslednjem koraku lahko uporabite napredno iskanje.

Zaprite vsa okna v enem koraku

Ali veš to? V operacijskem sistemu Windows in Outlook ste odprli različna okna in jih morate zapreti eno za drugim. To je v Outlooku lažje z ukazom »Zapri vsa okna«. V zadnjem Outlooku 365 boste poenostavitev našli v meniju: "Pogled> Okno> Zapri vse elemente."

Prilagodite opravila, zapiske in koledar

Zlasti v časih, ko je treba veliko sestankov in nalog opraviti hkrati, je pomembno, da imate ves čas pregled. Outlook to zagotavlja z različnimi nastavitvami v koledarju in na seznamih opravil. Na primer, lahko prikažete vse pomembne naloge, jasno razporejene glede na rok.

V poklicnem okolju je nujno, da v kratkem prejmete odgovor na zahteve za sestanke. Outlook jasno prikazuje zahteve za sestanke in uporabnikom ponuja dodatno dodano vrednost: Iz Outlooka 2010 lahko jasno vidite, kateri povabljeni so sprejeli in kateri še niso potrdili sestanka. Ta funkcija olajša spremljanje kolegov ali poslovnih partnerjev, ki ne izpolnjujejo obveznosti, in izvajanje skupnih sestankov.

Funkcija beležke v Outlooku je prav tako uporabna in praktična. Namesto papirja objavite naslednje:

• Pisarno in mizo naredite neredne,
• Ne upoštevajte pravil o varstvu podatkov in
• Čigavo vsebino je mogoče spregledati,

pri uporabi Outlooka imate možnost uporabe opombe. Opombe so na zaslonu prikazane na podoben način kot papir in so po potrebi prikazane v različnih barvah in za boljše razlikovanje.

Funkcija beležke lahko uporabnikom pomaga shraniti pomembne ključne besede ali opravila stran od koledarja ali seznama opravil v Outlooku.

Izpraznite mapo »Izbrisani elementi«

Če prejmete veliko sporočil in neželene e-pošte, se mapa »Izbrisani predmeti«, vgrajena v Outlook, hitro napolni. Mapo je mogoče izbrisati brez napora. Klik z desnim gumbom miške zadostuje za začetek postopka brisanja z ukazom "Prazna mapa". Pomembno je, da mapa vsebuje samo predmete, ki jih je treba izbrisati. Zato je smiselno, da pred končnim postopkom brisanja preiščete mapo in preverite, ali so e -poštna sporočila napačno izbrisana.

Outlook lahko nastavite tudi tako, da ob izhodu iz programske opreme samodejno izbriše vsa izbrisana e -poštna sporočila.

Oblikujte makre in jih prikažite v Outlooku

V programu Microsoft Outlook in tudi v drugih programskih aplikacijah vedno obstajajo enakovredna delovna zaporedja. V tem primeru Outlook ponuja možnost nastavitve makrov za učinkovitejše delovanje. Makri so niz ukazov, ki se samodejno izvedejo. Poleg makrov lahko uporabite tudi Outlook, da jih vstavite v trak. Tako imate z enim klikom pri roki svoje osebne makre. Makre lahko tudi digitalno podpišete.

Oblikujte sporočila tako kot v programu Microsoft Word

Uporabniki Outlooka 365 radi uporabljajo možnosti oblikovanja, ki so prikazane v menijski vrstici »Oblikuj besedilo«, takoj ko je napisano novo e-poštno sporočilo. Uporabniki se lahko odločijo, ali želijo poslati sporočilo v obliki HTML ali besedilnega sporočila in v kateri pisavi ali velikosti pisave naj bo pismo sestavljeno.

V starejših različicah Outlooka, kot sta Outlook 2007 in 2010, je imela programska oprema svoj urejevalnik pošte. Ta je bil strukturiran na podoben način kot Microsoft Word. Z urejevalnikom so lahko uporabniki dostopali do različnih oblikovalskih funkcij, ne da bi morali uporabljati Word. Z naknadnimi nastavitvami bi lahko dodali tudi funkcijo komentarja.

Enostavno poiščite predloge

Med nadaljnjim razvojem Outlooka se je spremenilo mesto shranjevanja predlog za e-pošto ali predlog iz Worda in Excela. V večini primerov lahko svoje osebne predloge najdete na naslednji poti iskanja:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Drug vir, v katerem so shranjene nastavitve Outlooka, je register. Dodatne informacije o tem, kako najti register in kateri podatki so shranjeni, najdete na naslednji povezavi.

Pokaži izvorno besedilo

Zanimiva funkcija za izkušene programerje je prikaz izvornega besedila sporočil. V prejšnjih različicah Outlooka je desni klik na sporočilo zadostoval za prikaz izvornega besedila. Funkcija je skrita v trenutni različici Outlooka 365, vendar jo najdete le z nekaj kliki:

1. Dvokliknite sporočilo, katerega vir si želite ogledati.

2. Na vrhu iskalnega polja vnesite "izvorno besedilo".

3. Možnost »Nadaljnja dejanja premikanja«.

4. Kliknite povezavo in v naslednjem oknu izberite: "Druga dejanja"> "Izvorna koda".

5. Lahko si ogledate izvorno besedilo sporočila in ga po potrebi kopirate ali spremenite.

Povzetek in zaključek

Uporaba programa Microsoft Outlook ni težka. Programska aplikacija je bila nastavljena in dodatno razvita tako, da jo je mogoče enostavno uporabiti za vse vsakodnevne komunikacijske aplikacije. Večino funkcij je mogoče intuitivno upravljati in so razporejene v uporabniku prijazne menije. Outlook navdušuje tudi z:

• Prefinjena funkcija iskanja
• Možnost združevanja funkcij z drugimi programi v družini Office, kot sta Excel ali PowerPoint.

Stiki, beležke, posamezne nastavitve, sestanki in številne druge funkcije dopolnjujejo funkcionalnost Outlooka. Uporabniki delujejo smotrno, ko preizkušajo nove funkcije, se posvetujejo z navodili in priročniki ter uporabljajo nasvete, da bi lahko neprekinjeno bolje in učinkoviteje uporabljali Outlook.