Outlookovi stiki - nastavitve, nasveti in triki

Postanite Outlook profesionalec v samo nekaj korakih

Vsak pozna situacije, v katerih išče telefonsko številko, e-poštni naslov ali kontaktne podatke in jih ne najde. Zlasti v časovnih kritičnih trenutkih je lahko iskanje v imeniku z rokopisnimi zapiski ali "neredom papirja" živčno. Stres in nemir pri iskanju stikov, naslovov ali telefonskih številk je z Microsoft Outlookom preteklost. Poleg profesionalnega pošiljanja e-pošte Outlook vključuje tudi standardno funkcijo stika, s katero je mogoče upravljati različne digitalne imenike, sezname stikov in sezname za distribucijo.

Outlookov imenik lahko odprete s klikom na gumb adresarja. Prepoznamo ga lahko po dejstvu, da predstavlja dve osebi. Druga možnost je, da v iskalno možnost v zgornjem delu Outlooka vnesete iskalno besedo »adresar«. To vas bo popeljalo tudi v prostor za shranjevanje vaših stikov.

Microsoft Outlook uporabnikom ponuja različne funkcije za uvoz, posodabljanje in varnostno kopiranje stikov. Poleg možnosti ročnega vnosa kontaktnih podatkov v imenik obstajajo tudi druge možnosti, s katerimi so stiki jasno prikazani in arhivirani.

Na kratko funkcija stika v Outlooku

Če pogledate funkcijo stika v programu Microsoft Outlook, takoj opazite, da programska oprema ponuja več možnosti kot shranjevanje ali brisanje stikov.

Na primer, imate možnost, da ustvarite lastne skupine stikov za posredovanje e-pošte krogu prijateljev ali določeni skupini ljudi. Uporaba seznamov stikov odpravlja ročno iskanje posameznih stikov, ki so nagnjeni k napakam, ko je sporočilo poslano več osebam. V podpostavki »Novi elementi« lahko pošljete e-poštno sporočilo neposredno iz kontaktne funkcije, pokličete sestanek ali ustvarite osebno nalogo. To deluje tudi pod vnosom "Komuniciraj".

Zanimiva in praktična je tudi podpostavka »Spremeni pogled«, na kateri boste našli več možnosti za prikaz stikov. Svoje stike lahko na primer najdete v:

• Obrazec seznama,
• Kot vizitko oz
• Po meri

zaslon, da zagotovite jasnost. Z možnostjo Pogled vedno obstaja možnost:

• Iznesite posebne sezname stikov,
• Shrani kot PDF ali
• Za tiskanje.

Zlasti v poslovnem in tudi v zasebnem sektorju obstajajo situacije, v katerih morate podatke za stik posredovati drugi osebi s klikom. To deluje v vnosu "Sprosti" prek menija "Posreduj stik." V oknu, ki se odpre, dobite možnost za vnos podatkov za stik:

• Kot Outlookove vizitke oz
• Pošlji kot stik v Outlooku.

Prejemnik lahko nato z enim klikom prenese prejete osebne podatke v svoj osebni imenik v programu Microsoft Outlook.

Če želite dati v skupno rabo celoten imenik, lahko to storite s klikom na točko menija »Skupna raba stikov«. Uporabite lahko tudi prejete zunanje imenike prek točke »Odpri stike v skupni rabi«.

Microsoft Outlook uporabnikom omogoča skupno uporabo naslovov, osebnih podatkov in popolne imenike v skupini, ustvarjanje stikov, njihovo vstavljanje in skupno rabo. To je še posebej zanimivo v podjetjih ali v klubih. Skupna uporaba je lahko ugodna tudi na družinskem področju.

V menijskem meniju »Kategorije« lahko barvno kategorizirate svoje stike z jasnimi gumbi ali jih označite kot zasebne. Funkcijo iskanja v imenikih lahko uporabite tudi za preprosto iskanje posameznih stikov po imenu ali drugih kontaktnih podatkih. Iskalna funkcija z različnimi polji je še posebej zanimiva pri upravljanju velikega števila stikov.

Če povzamemo, Microsoft Outlook ponuja številne možnosti za organiziranje in arhiviranje osebnih stikov ter skupno rabo stikov z drugimi.

V programu Microsoft Outlook lahko upravljate različne imenike, da arhivirate stike ločeno drug od drugega. To je pomembno, če na primer želite profesionalno ločiti poslovne in osebne stike. Ti lahko:

• Standardni imenik oz
• Zbirka imenikov ali seznamov naslovov,

Uporabite za shranjevanje in arhiviranje imen, e -poštnih naslovov in drugih podatkov. Če uporabljate Outlook z računom strežnika Exchange Server, je privzeto ustvarjen globalni seznam naslovov (GAL). To je potrebno, da imajo vsi uporabniki Exchange, na primer v podjetju, dostop do istih stikov.

Ustvarite imenike v Outlooku

Če želite poleg obstoječih imenikov ustvariti še en digitalni adresar, to deluje v skladu z naslednjimi navodili:

1. V meniju Datoteka preklopite na podpostavko Nastavitve računa.

   

2. Pri »Dodajanje ali odstranjevanje računov ali spreminjanje obstoječih nastavitev povezave« boste prišli v nov razdelek, v katerem lahko v pogovornem oknu ustvarite drug imenik.

   

3. Kliknite »Novo« in nato izberite, ali želite integrirati drug imenik ali imeniško storitev LDAP. Internetni imenik LDAP je storitev, ki išče po imenikih na drugih strežnikih, da bi poiskala imena, stike ali druge podatke. Uporabniki Microsoft Exchange ne morejo dodati novega imenika Outlooka.

Zakaj bi morali shraniti stike in voditi imenik v Outlooku

Imenik v programu Microsoft Outlook lahko primerjamo z analognim zvezkom ali telefonskim imenikom, s katerim še vedno dela veliko ljudi. Pri tem se neprestano vpisujejo novi naslovi, posodabljajo podatki ali ročno brišejo stiki. Digitalni adresar v Outlooku opravlja iste naloge. Oblikuje okvir za stike in podrobnosti o stikih, ki jih je mogoče prikazati v različnih skupinah stikov in imenikih. Microsoft Outlook razvije svoj polni potencial, ko si stike, koledar in e-poštna sporočila programskega območja ogledate in jih uporabite kot neločljivo enoto.

Drug razlog, zakaj bi morali pomembne stike shraniti v Outlook, je povezan s tako imenovano neželeno pošto. Outlook ima vgrajeno funkcijo neželene pošte in filtrira neželena sporočila ali oglaševalsko pošto. Zaradi posebnih ključnih besed v sporočilu je možno, da bodo filtrirana tudi pomembna sporočila, ki niso neželena. To lahko preprečite tako, da vse stike shranite v imenik. Outlook prepozna stike in jih doda na seznam varnih pošiljateljev. Na ta način imate jamstvo, da sistem pomembnih sporočil prijateljev ali poslovnih partnerjev ne bo pomotoma obravnaval kot neželeno pošto. Če ste na seznam blokiranih pošiljateljev pomotoma dodali pomemben stik, ga lahko odstranite s klikom na zavihek »Blokirani pošiljatelji«.

Druga, za prakso pomembna funkcija, pri kateri sodelujeta koledarska funkcija in seznam opravil, je tako imenovana ponovna predložitev stikov. Ta možnost vam omogoča dodajanje pomembnih stikov v opravila v Outlooku. Če morate na primer poklicati stik v treh dneh in ne želite določiti sestanka v Outlookovem koledarju, lahko stik prenesete tudi na seznam opravil.

Koliko stikov je uporabnih in možnih v Outlooku

V analognem imeniku lahko hitro izgubite stike. Če je imenik razvrščen po črkah, se visokofrekvenčni znaki, kot so B, S, M ali N, hitro napolnijo. Posledica tega je, da novih imen in stikov ni mogoče jasno dodati in se pojaviti na robu. Z digitalnim imenikom se to ne more zgoditi, saj je v Microsoft Outlooku mogoče upravljati z neštetimi vnosi. Iz tega razloga Microsoft ne omejuje števila stikov, ki jih je mogoče shraniti v Outlooku. V imenik je mogoče shraniti nekaj sto ali več tisoč različnih stikov z vsemi njihovimi podatki. Če želite upravljati veliko stikov, se morate pri ustvarjanju osredotočiti na previdnost.

Če imate veliko stikov, morate osebi dodati čim več podrobnosti. To poveča možnosti, da med iskanjem stikov najdete osebo ali podjetje, ki ga iščete. Slabo izpolnjeni kontaktni podatki so kontraproduktivni in povzročajo dodatno delo.

Nasvet: Zlasti se prepričajte, da v pravilni stolpec vnesete ime in priimek svojega stika. V nasprotnem primeru je ponovno iskanje stika pri poznejšem iskanju lahko velik izziv.

Izvozite ali uvozite stike ali imenik

Uvoz ali izvoz posameznih stikov ali celotnih imenikov, seznamov za distribucijo in skupin stikov je v Outlooku enostavno možen. Če na primer dobite nov prenosnik, lahko svoje stike in imenike prenesete v drugi računalnik z le nekaj kliki. Možno je tudi deljenje imenika z drugimi ljudmi ali sodelavci. Pri tem je pomembno upoštevati dovoljenja in ravni pooblastil.

Poleg izvoza ali uvoza Outlookovih adresarjev, ki jih lahko prepoznate po priponki datoteke .pst, lahko nastavite tudi adresarje iz drugih aplikacij v Outlooku. Na primer, lahko preprosto odprete in preberete stari poštni račun Windows, ki je bil vzdrževan v sistemu Windows Vista. Če želite to narediti, potrebujete podatkovno datoteko iz programa Windows Mail. To se prebere s pomočnikom za uvoz in izvoz programa Microsoft Outlook. Čarovnika za uvoz in izvoz najdete pod Datoteka> Odpri in izvozi.

Nato imate več možnosti. Odprite starejše podatkovne datoteke Windows Mail s tretjim izbirnim poljem »Uvoz / izvoz.

Izbrišite podvojene stike - tako deluje

Po uporabi Outlooka je običajno, da se eden ali drugi stik podvoji v Outlooku. To se lahko zgodi zlasti, če več oseb ureja seznam stikov v Microsoft Exchange. Odstranjevanje dvojnikov iz imenika ni težko, saj ima Outlook na seznamu stikov obsežno funkcijo razvrščanja. Če želite izvedeti, kateri podvojeni stiki so prisotni v vašem Outlooku, storite naslednje:

1. Na območju stikov programa Outlook se pomaknite na zavihek Pogled.

2. Kliknite na prvi vnos seznama "Spremeni pogled."

3. Pogled spremenite iz »Ljudje« v »Seznam« ali »Telefon«.

   

4. Odpre se okno, v katerem lahko svoje stike nato razvrstite po različnih kriterijih ter filtrirate in izbrišete vse podvojene stike.

5. Po potrebi lahko v imeniku pomembne stike, s katerimi redno komunicirate, označite kot priljubljene.

6. Če želite natisniti seznam naslovov po meri, namesto standardnega pogleda uporabite pogled po meri z drugačnim vrstnim redom. Na ta način lahko posamično razvrstite vsa ustrezna kontaktna polja in prejmete izpis z informacijami, ki so za vas pomembne. V bistvu je smiselno natisniti več stikov in poleg seznamov digitalnih naslovov uporabiti tudi natisnjene sezname stikov.

7. Stik lahko izbrišete tako, da z desnim gumbom odprete izbirni meni. V spodnjem delu pogovornega okna boste našli element menija "Izbriši".

   

Video vadnica: Kako ustvariti in shraniti nov stik v Outlooku

Ustvarite nove stike profesionalno

Če želite ustvariti nov stik, lahko to storite z enim klikom na področju za stike v Outlooku. To deluje v Outlooku skoraj enako kot v imeniku sistema Windows Vista ali Windows XP. Če želite to narediti, se najprej pomaknite do možnosti Novi stik v meniju Start pod »Novo«.

Ko kliknete »Nov stik«, se odpre okno z različnimi možnostmi vnosa:

Vnosno masko in vse možnosti je smiselno napolniti z najpomembnejšimi podatki in informacijami o stiku. Na primer, poleg imena in naslova lahko v polje za opombe vnesete tudi spletno mesto ali naslov za klepet ali ustvarite dodatne zapiske o stiku. To daje popolno sliko osebe. Še posebej, če je stik nov in neznan, je smiselno vključiti čim več podrobnosti. Po vnosu se okno v zgornjem desnem kotu zapre z gumbom »Shrani in zapri«. Vnos stika se nato prikaže v standardnem imeniku. Pred vnosom novega stika lahko nastavite imenik, v katerega naj bo shranjen. Prav tako je mogoče premakniti nov stik iz standardnega imenika v podmapo ali ga dodeliti skupini stikov.

Samodejno sprejmi poštne naslove kot stike

V zasebni ali poslovni e-pošti je običajno, da se nenehno ustvarjajo novi stiki, ki jih želite prenesti v imenik. Namesto napornega prenosa kontaktnih podatkov, na primer e-poštnega naslova in drugih osebnih podatkov, lahko poštne naslove samodejno sprejmete kot nov stik v Outlooku. To se zgodi samodejno takoj, ko novemu stiku pošljete sporočilo ali odgovorite na e-pošto.

Možno je tudi samodejno vpisovanje vseh prejemnikov e-pošte v imenik. To je lahko koristno in učinkovito, če ste del sporočila več naslovnikom, s katerimi bi želeli naknadno komunicirati. Če jih shranite, bodo novi stiki označeni kot varni prejemniki. Poleg tega lahko kategorizirate stike v skupini, tako da lahko kasneje z enim klikom pišete v skupino stikov.

Podvojeni stiki s pritiskom na gumb

Podvajanje stikov je prav tako zanimivo in praktično. Z enim korakom si lahko prihranite veliko dela. Kopiranje podatkovnih zapisov je med drugim učinkovito, če morate v Outlooku ustvariti veliko zaposlenih v podjetju, kjer se razlikujeta le razširitev in ime. Z bližnjicami na tipkovnici Ctrl + C in Ctrl + V, ki jih poznate v sistemu Windows, lahko preprosto podvojite stike.

Ločite številke faksa in e -poštne naslove

Nekateri uporabniki opisujejo težavo v Outlooku, v kateri se pri kliku na polje »Za« v e-poštnih sporočilih poleg e-poštnih naslovov uporabljajo tudi številke faksa. To je napačno razvrščanje v programski opremi, ki jo je mogoče očistiti z nekaj kliki. Če želite to narediti, morate preprečiti prikaz številk faksa v pogovornem oknu »Izberi ime: Stiki«.

Povežite Skype in Outlook prek dodatka

Različne sodobne metode dela so povzete pod krovnim izrazom "novo delo". Prilagodljiv delovni čas, digitalizacija in učinkovita komunikacija so del novega dela. Video klici so dobro znana možnost, ki je bila pogosto obiskana, še posebej od pandemije korone. Ponujajo možnost, da stopite v stik z ljudmi kjer koli na svetu po nizki ceni ali brezplačno in takoj prek Skypea, Whatsappa ali Zooma.

Skype, ki je del družine Microsoft, je mogoče enostavno integrirati v Outlook. S programom Skype je mogoče načrtovati Skype klice ali konference v Outlooku in vsakemu stiku dodeliti posamezno ime Skype. Z dodatkom lahko povežete tudi adresar v Outlooku in telefonski imenik v Skypeu. To zagotavlja, da na naslovih ni presežkov in da obstaja enotna baza podatkov.

Povzetek in zaključek stikov v Outlooku

Organiziranje stikov v programu Microsoft Outlook ni težko. Outlook razkrije ves svoj potencial, ko se stiki, e-pošta, opravila in koledar uporabljajo kot enota. Outlook med drugim ponuja izpopolnjenega pomočnika za uvoz in izvoz, ki ga lahko uporabite za uvoz stikov iz starih različic ali drugih programov. Možen je tudi izvoz ali skupna raba stikov, imenika ali seznamov stikov z drugimi notranjimi ali zunanjimi uporabniki. Stike, ki so zelo pomembni, lahko označimo kot priljubljene.

Ustvarjanje novega stika v Outlooku je zaradi uporabniku prijazne strukture menija mogoče brez težav. Pomembno je, da pri ustvarjanju novih naslovov ravnate previdno in ne zamenjujete na primer polj za ime in priimek. Samodejno shranjevanje stikov iz dohodnih e-poštnih sporočil in preprosto filtriranje podvojenih stikov z obsežno iskalno funkcijo sta prav tako bistvena in pomembna za prakso. Microsoft Outlook s svojimi:

• Zrelo stično območje,
• Veliko praktičnih možnosti in
• Njegova strukturirana površina

je jamstvo za neizkušene uporabnike, pa tudi za izkušene uporabnike za smiselno, dolgoročno in profesionalno upravljanje stikov.