Skeniranje dokumentov: navodila in brezplačni programi

S temi navodili po korakih zlahka dosežite svoj cilj

Če imate doma papirnate dokumente, ki jih želite digitalno zavarovati, jih lahko skenirate. Tudi v mnogih pisarnah še vedno obstajajo stare datoteke in dokumenti, ki jih je treba prenesti v digitalni svet. S skenerjem je enostavno ustvariti digitalne slike analognih dokumentov. Lahko se skenirajo tudi fotografije ali diapozitivi, arhiviranje pa se ne izvaja samo v škatlah in foto albumih v kleti. Skeniranje ustvari 2D natis analognega dokumenta, ki ga lahko nato po potrebi uredite v računalniku.

Skeniranje dokumentov: zato je smiselno

Ko skenirate dokument, ustvari njegovo digitalno različico, ki jo lahko shranite v računalnik. Zahvaljujoč skeniranju lahko:

• za varnostno kopiranje
• Razvrsti po
• urediti
• dvojnik
• pošlji

Datoteka, ki jo je ustvaril optično prebrani dokument, na začetku reproducira informacije iz izvirnega dokumenta. Nato lahko datoteko po želji uredite z ustrezno programsko opremo za skeniranje. Ne glede na to, ali želite prilagoditi barve ali združiti različne optične preglede - sami se odločite, ali in kako želite spremeniti optično branje.

Optični bralnik: Izbirate lahko med tema dvema različicama

Za skeniranje dokumentov potrebujete optični bralnik. Izbirate lahko med dvema različicama:

• S skenerjem na plošči imate kompaktno napravo, s katero lahko skenirate formate DIN A4 in manjše velikosti dokumentov.
• Z večnamensko napravo ne morete samo skenirati, ampak tudi tiskati in kopirati. V preteklosti so številne večnamenske naprave imele vgrajeno tudi funkcijo faksa, danes je bolj podoben WLAN ali Bluetooth, ki je vgrajen v naprave.

Večnamenske naprave so bistveno večje od skenerjev na plošči in se zato pogosteje uporabljajo v pisarnah ali v delovnem okolju. Če imate večnamensko napravo in če pogosto skenirate in tiskate, je najbolje, da jo kupite z podajalnikom dokumentov, da vam ne bo treba nalagati vsakega lista papirja posebej.

Skeniranje dokumentov: tako deluje

Za skeniranje dokumentov potrebujete računalnik in optični bralnik.

Optični bralnik povežite z računalnikom.

Nato položite dokument tako, da bo stran za optično branje obrnjena navzdol na stekleno ploščo vklopljenega optičnega bralnika.

Nato pritisnite gumb »Skeniraj« in po nekaj sekundah boste z enim klikom videli sliko dokumenta, prikazano na zaslonu računalnika.

Shranite dokument, ko ste z njim zadovoljni.

Če želite nekaj spremeniti, lahko po prilagoditvi nastavitev skeniranje ponovite.

Po skeniranju uredite dokument po želji z izbrano programsko opremo. Če ste ga na primer skenirali pod kotom, ga lahko poravnate s programom, kot je Scantailor.

Shranite ga takoj, ko ga uredite.

S pravo programsko opremo, kot je iCopy, lahko tudi skenirate neposredno natisnete, če imate na računalnik priključen tiskalnik. Z e-poštnimi programi, kot so Microsoft Outlook, Thunderbird ali Windows Mail, lahko skenirane datoteke pošljete neposredno kot e-pošto. Papirnate dokumente lahko takoj digitalizirate in delite. Mimogrede, obseg dobave programa Microsoft Outlook vključuje tudi ScanPST - s tem programom lahko popravite svojo osebno mapo v Outlooku.

namig

Pred optičnim branjem nastavite optični bralnik na pravilno ločljivost. V nasprotnem primeru so lahko besedilni elementi zamegljeni. Izberite ločljivost 300 dpi za črno -bele besedilne dokumente. Če se ukvarjate z besedilom na barvnem papirju, lahko prilagodite tudi svetlost optičnega branja navzgor - za 10 odstotkov.

Več barv in grafik, ki jih optično preberete, večja bo datoteka na koncu. Če želite prihraniti prostor za shranjevanje in pospešiti optično branje, lahko barvne nastavitve za optično branje nastavite na črno -belo, če barve niso tako pomembne za vaš digitalni dokument.

Za skeniranje vam ni treba prenesti dodatne programske opreme iz interneta. To potrebujete le, če želite digitalni dokument urediti pozneje. Večina optičnih bralnikov ima priloženo programsko opremo, ki jo lahko uporabite za skeniranje in osnovne nastavitve. V sistemu Windows 10 za skeniranje ne potrebujete nobene programske opreme.

Skeniranje v sistemu Windows 10

1. Optični bralnik namestite pred zagonom.

2. Odprite meni Start v spodnjem levem kotu in nato v iskalno funkcijo vnesite »Windows Fax and Scan«.

3. Kliknite program in pojdite na "Novo skeniranje".

4. Pod »Predogled« lahko poljubno prilagodite območje, ki ga želite optično prebrati.

5. Zdaj lahko izberete obliko, v kateri želite shraniti optično prebrano datoteko. Optično branje je mogoče shraniti tudi kot datoteko PDF.

6. Po skeniranju boste skenirane dokumente našli v mapi "Dokumenti" -> "Skenirani dokumenti"

7. Prav tako lahko med skeniranjem datoteko posredujete drugim osebam kot pošto ali faks.

   

Shranite svoje skenirane datoteke v tej obliki

Skenirani dokumenti so praviloma shranjeni v formatu JPEG.webp ali JPG.webp (Skupna skupina strokovnjakov za fotografije). Format JPEG.webp je najbolj priljubljen format za shranjevanje slikovnih datotek, ker optično branje ni nič drugega kot slikovna datoteka. JPEG.webp deluje na podlagi slikovnih pik, združljivost in uporabnost pa sta visoki. Skoraj vsa programska oprema lahko odpre tudi format JPEG.webp ali pretvori druge oblike datotek v JPEG.webp. Pri skeniranju pa lahko pride do rahle izgube kakovosti, če se dokument nato shrani kot JPEG.webp. V primeru resnih nepravilnosti pa je to običajno mogoče nadomestiti in predelati s programsko opremo.

Drugi formati so PNG in TIFF. PNG je še posebej primeren za stiskanje slikovnih datotek. TIFF omogoča pretvorbo datotek brez poslabšanja kakovosti. Datoteke v formatu Tiff je mogoče še posebej dobro obdelati z grafično programsko opremo.

Shranite skenirane datoteke kot PDF z Adobe Acrobat

Če želite shraniti skenirano datoteko kot PDF, je potrebno prepoznavanje besedila, znano tudi kot OCR (optično prepoznavanje znakov). To optično prepoznavanje znakov omogoča tudi iskanje slik ali grafik za elemente besedila, tako da se pretvorijo in pretvorijo v datoteke, ki jih je mogoče urejati in iskati. Slikovne datoteke v formatu JPEG.webp niso na primer v sistemu Windows 10, lahko izberete, da optično prebrano datoteko shranite kot PDF neposredno pri ustvarjanju optičnega branja. Če uporabljate program Adobe Acrobat, lahko skenirane datoteke shranite neposredno kot datoteko PDF. Nato lahko skenirate papirni dokument z avtomatskim prepoznavanjem barv in ga shranite kot PDF ali pa nastavite svoje osebne specifikacije pod "Uporabniško določeno skeniranje".

Izbirate lahko med temi privzetimi vrednostmi:

• Samodejno zaznavanje barvnega načina
• Barvni dokument
• Črno -beli dokument
• Dokument v sivinah
• Barvna fotografija

Izberete lahko tudi, ali želite hkrati skenirati več datotek kot datoteko PDF. Skenirane datoteke PDF lahko nato optimizirate. Na žalost Adobe Acrobat ni brezplačen, če ga želite uporabljati dolgoročno - poskusna različica je na voljo brezplačno.

Top 5: Ti brezplačni programi za skeniranje in tiskanje so priporočljivi

ABBYY Fine Reader

FineReader vam omogoča skeniranje, urejanje skeniranih datotek in njihovo pretvorbo v dokumente PDF. Dokumente lahko označite in jih delite z drugimi, pri tem pa spremljate spremembe v datoteki. Vaše skenirane datoteke lahko pretvorite tudi v datoteke Excel ali Word.

Readiris Pro

Programska oprema Readiris Pro je združljiva z operacijskim sistemom Windows 7,8 in 10. Skenirane datoteke lahko pretvorite v PDF, ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF in še veliko več. Ni se vam treba omejiti samo na dokumente, ki temeljijo na besedilu. Programska oprema lahko bere tudi besedilne elemente s slik in jih izvleče. Če svoje skenirane datoteke shranite kot PDF z Readiris Pro, lahko programsko opremo uporabite tudi za naknadno združevanje, stiskanje in organiziranje datotek PDF.

PaperScan

S programom PaperScan lahko skenirate dokumente, risbe in fotografije. Skenirane datoteke lahko vrtite, premikate, zrcalite ali odstranite, kot želite. Popravila datotek lahko izvedete tudi s pritiskom na gumb, na primer prilagodite razpoke ali luknje, ki so prisotne na analogni predlogi. Barve lahko tudi prilagodite, vaš dokument pa lahko pretvorite tudi v sivine ali črno -belo. Izbirate lahko tudi med številnimi filtri. Izberete lahko naslednje formate:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 pomeni "Not Another PDF Scanner" in je preprosto orodje za skeniranje vaših dokumentov in slik. Optičnega bralnika ni treba namestiti ločeno prek gonilnika, ampak ga program samodejno prepozna. Skenirane datoteke lahko pred skeniranjem uredite, na primer tako, da določite razdelek s sliko. Zahvaljujoč samodejnemu prepoznavanju besedila lahko besedilo hitro kopirate iz dokumentov. Skenirane datoteke lahko shranite v običajne formate JPG.webp, PNG, TIFF in seveda PDF.

VueScan Brezplačna izdaja

VueScan Free Edition podpira več kot 1850 skenerjev. Z brezplačno programsko opremo ne morete samo skenirati dokumentov, ampak tudi slike in filme. Izbirate lahko med različnimi stopnjami kakovosti, da svoje predloge čim bolje digitalizirate. Skenirane datoteke lahko tudi vnaprej obrežete, prilagodite barve in izberete različne možnosti filtra.

Nasvet:

Dokumente lahko skenirate tudi s pametnim telefonom. Z aplikacijami, kot sta Adobe Scan ali CamScanner, lahko preprosto fotografirate dokumente s kamero pametnega telefona. Adobe Scan celo omogoča prepoznavanje besedila z OCR. Po postopku skeniranja lahko sliko shranite v pametni telefon, jo pošljete ali naložite v oblak.

Zaključek: skenirajte dokumente in jih po želji uredite

Če želite digitalizirati papirnate dokumente, se jim ne morete izogniti skeniranja. To je mogoče storiti s pametnim telefonom, vendar je optični bralnik boljši in ima več možnosti. Odvisno od tega, koliko skenirate, natisnete in kopirate, kupite samo ploski skener ali večnamensko napravo. V sistemu Windows 10 za skeniranje dokumentov ne potrebujete več dodatne programske opreme. Če želite urejati, pretvoriti, izrezati ali združiti skenirane datoteke, potrebujete dodaten program, na primer VueScan ali Readiris Pro. Odvisno od operacijskega sistema boste morda potrebovali tudi dodatno programsko opremo za pretvorbo skeniranih datotek v datoteko PDF. Poskrbite, da to vključuje tudi optično prepoznavanje besedila (OCR), tako da je vaše skeniranje mogoče urejati in iskati.