Tako postane vaš Microsoft Outlook jasen!

S koristnimi nasveti in pomočjo

Poznate občutek? Strokovno ste se pripravili, vaši sestanki in naloge so bili strogo organizirani in kljub najboljšim pripravljalnim delom ste pozabili na pomemben sestanek. Kljub vodotesnemu in strukturiranemu sistemu načrtovanja se lahko zgodi, da se pomembne stvari spregledajo. Moteče je, ko pozabimo na sestanke, roke ali dokončanje naloge. Outlook ima številne funkcije, ki vam lahko pomagajo:

• Dajte prednost pomembnim stvarem in
• Pravočasen do terminov oz
• Razmislite o njihovi pripravi.

Uporabite opomnike v Outlooku

Outlook uporabnikom olajša zapomnitev pomembnih nalog ali sestankov. S funkcijo opomnika, ki je vgrajena v Outlook, vam ni več treba zapisovati sestanka ali dokončanja opravila na Post-it ali ročno napisanega v koledarju. Outlook vas bo samodejno opomnil na vse, kar je pomembno. V ta namen programska oprema prikaže okno z informacijami o sestanku ali nalogi in odda tudi zvočni signal. To deluje tako na računalniku kot tudi na sinhroniziranih pametnih telefonih ali tabličnih računalnikih.

Nastavite opomnike pri novih sestankih

Če želite nastaviti opomnike za nove sestanke, ravnajte na naslednji način:

1. Ustvarite nov sestanek v Outlooku.

2. V izbirnem polju »Opomnik« izberite želeni čas izvedbe. Izbirate lahko med nekaj minutami, urami, dnevi ali tedni.

3. Za opravila in nadaljnje ukrepe potrdite polje »Opomnik« in izberite datum in čas prikaza obvestila.

Z opomniki v Outlooku vas zanesljivo opomnijo na sestanke in naloge ali sestanke z drugimi. Outlook ponuja tudi možnost samodejnega vklopa opomnika za vsak sestanek ali opravilo. Če želite to narediti, uporabite ukaz: »Datoteka«> »Možnosti«> »Koledar ali opravila.« Opomnik za opravila na datum zapadlosti se prikaže ob določenem času.

Ker ni vsak sestanek ali vsako opravilo enakega pomena, bi morali uporabniki razmisliti, ali je v tem primeru standardna nastavitev smiselna.

Nasvet:

Pri prvi namestitvi Outlook privzeto prikaže okno opomnika 30 minut pred vsakim sestankom. Če želite to spremeniti in opomnike nastaviti posamično, morate izklopiti standardni opomnik. To deluje tako, da preklopite na nastavitve koledarja, kot je opisano zgoraj, in deaktivirate potrditveno polje za standardne opomnike.

Za ponovno oddajo uporabite funkcijo spremljanja

Funkcija opravila v Outlooku je enostavna za uporabo in učinkovita. Če ne želite ustvariti opravila z opomnikom za vsak čakajoči telefonski klic ali za preproste odgovore po e-pošti, lahko uporabite tudi praktične opomnike v Outlooku.

Če želite uporabiti nadaljnje ukrepanje v programu Microsoft Outlook, storite naslednje:

V načrtovalnik opravil vnesite opravilo in ga povežite s podatki za stik ali e-pošto, na katero želite odgovoriti. To storite tako, da izberete stik ali e-pošto in prikličete ukaz: »Start«> »Nadaljuj«. Kliknite »Po meri« in v naslednjem koraku izberite rok zapadlosti. Če želite, lahko kot možnost nastavite tudi opomnik.

V meniju »Za nadaljnje ukrepanje« boste našli tudi vnaprej določene roke zapadlosti, med katerimi lahko izbirate. Če na primer izberete vnos »Naslednji teden«, boste prejeli informacije opomnika za naslednji teden. Poleg tega morate klikniti simbol zvonca in dodati opomnik, da se aktivira samodejni opomnik.

Naj vas in druge spomnite na pomembne datume

Obstajajo datumi in roki, ki so izredno pomembni in odločilni za nadaljnji potek dela. Če želite prejemnika samodejno opozoriti na sporočilo, da čakate na odgovor, lahko sporočilu v Outlooku dodate opombo. Začenši z različico Outlooka 2007, lahko osebno aktivirate tudi drugo spremljanje. S tem postopkom ustvarite zasebno digitalno ponovno oddajo.

Če želite na ta način označiti pomemben sestanek, naredite naslednje:

1. Na zavihku SPOROČILO sestanka, ki ga želite poslati, kliknite FOLLOW UP.

2. Nato izberite USER DEFINED.

3. V spodnjem delu okna nastavite oznako za prejemnika. Na sporočilo bi morali na primer odgovoriti v četrtek do 16. ure.

4. Eno stopnjo nad sledenjem prejemnikom sledenje aktivirate osebno. Naslednje jutro se na primer spomnite na zahtevani odgovor. S tem postopkom in proaktivnim spremljanjem imate jamstvo, da bo dovolj časa, da se obrnete na prejemnika, če se še ni odzval.

Iz Outlooka 2010: Tako se lahko spomnite na prihajajoča opravila

Če želite, da vas Outlook samodejno opomni na opravila, ki imajo rok, lahko funkcijo opomnika avtomatizirate z naslednjo nastavitvijo:

1. Pomaknite se na Datoteka> Možnosti.

2. Odprite zavihek »Opravila«.

3. Aktivirajte možnost "Aktiviraj opomnike za opravila z datumom zapadlosti".

4. Pri »Standardni čas opomnika« izberite želeni čas.

Uporabite mape ali poiščite mape

Različne mape v Outlooku lahko uporabite tudi, da ne pozabite na pomembna opravila. Ustvarite lahko na primer osebno mapo »To-Do«, v katero lahko premaknete vsa e-poštna sporočila, ki še vedno zahtevajo ukrepanje. V nasprotju s spremljanjem za e-poštna sporočila v mapi ni določen rok zapadlosti. Osebno si morate zapomniti, da pogledate v mapo in odgovorite na vsa čakajoča e-poštna sporočila. Če vsak dan naložite nova e-poštna sporočila in nanje odgovarjate, so osebne mape uporabne za strukturiranje vašega dela. Po odgovoru lahko sporočilo premaknete v mapo, v kateri ga želite dolgoročno shraniti ali arhivirati.

Iskalna mapa "Za sledenje", ki je bila vnaprej določena v starejših različicah Outlooka in jo najdete na koncu seznama map, je praktična in uporabniku prijazna. V trenutni različici Outlooka 365 boste na koncu drevesa map našli mapo pod imenom »Iskalna mapa«.

Odprite to mapo in vnesite iskalne parametre, Outlook bo v nekaj sekundah našel vsa e-poštna sporočila, ki ste jih označili za spremljanje, in jih prikazal. Tako imate takojšen pregled, podoben tistemu v mapi To-Do. Glavna razlika je v tem, da mapa za iskanje zbira e-poštna sporočila, označena za spremljanje, iz celotne mape »Prejeto« in map, ki jih vsebuje. Tako se prikažejo tudi e-poštna sporočila, ki ste jih shranili v ustrezno mapo strank.