Tako zaobidete omejitve samodejnega filtra in prikažete več kot 1.000 ali 10.000 vnosov
Če želite uporabiti samodejni filter na zelo obsežnem seznamu, boste hitro dosegli meje možnosti. To je razvidno iz dejstva, da niso vsi vnosi v ustreznem stolpcu prikazani na seznamu samodejnega filtriranja.
Naslednja slika prikazuje ta pojav z uporabo vzorčne tabele, v kateri je 30.000 vnosov na stolpec, čeprav niso vsi prikazani na spustnem seznamu filtrov:
Ta težava je povezana z dejstvom, da lahko spustni seznam samodejnega filtriranja prikaže vnose do zgornje meje. V Excelu do različice 2003 je to največ 1000 različnih meril, v Excelu od različice 2007 največ 10.000 različnih meril.
Število vrstic na seznamu ni pomembno, samo število različnih meril. Načeloma lahko samodejni filter obdela več meril; edina omejitev je zaslon.
Kako zaobiti omejitev samodejnega filtra
Opisano težavo bi lahko rešili s posebnim filtrom ali uporabniško določenim samodejnim filtrom, pri katerem ročno vnesete merilo, ki ni prikazano.
Na obsežnih seznamih, ki jih je pogosto treba filtrirati po različnih merilih, pa je priporočljivo izvesti predhodno filtriranje z uporabo pomožnega stolpca. Če želite to narediti, ravnajte na naslednji način:
- Ob seznamu ustvarite pomožni stolpec.
- V vzorčni tabeli je to stolpec D. Če je prva vsebina vašega seznama v drugi vrstici in je treba seznam filtrirati glede na vsebino stolpca B, vnesite naslednjo formulo v celico D2:
= LEVO (B2; 1)
S to formulo določite prvi znak v celici B2, ki bo uporabljen za predfiltriranje. - Kopirajte to formulo v celice spodaj v stolpcu D, v vzorčni tabeli do zadnje vrstice 30000. Naslednja slika prikazuje pomožni stolpec v vzorčni tabeli:
- Če tega še niste storili, uporabite meni DATA in ukaz ali gumb FILTER - AUTOFILTER (Excel do vključno različice 2003) ali FIOLTERN (Excel različice 2007 ali novejše), da svojemu seznamu zagotovite polja s seznamom za samodejno filtriranje .
Za filter izberite prvo črko nabora znakov, ki jo želite filtrirati, v pomožnem stolpcu. Naslednja slika prikazuje to s primerno tabelo:
Po izbiri prve črke se prikažejo samo vsebine seznama, ki se začnejo z izbranim znakom:
Na tem seznamu, filtriranem glede na pomožni stolpec, lahko zdaj uporabite samodejni filter v stolpcu B in na seznamu izberete ustrezno vsebino, ki zdaj vsebuje vso vsebino z želeno prvo črko:
V primeru, da predhodni filter, opisan s prvim znakom, ne zadostuje, lahko prva dva znaka prikažete tudi v pomožnem stolpcu. Formula, potrebna za to, izgleda tako v drugi vrstici:
= LEVO (B2; 2)
Metodo predhodnega filtriranja lahko uporabite ne le za besedilno vsebino, ampak tudi za katero koli zaporedje številk, na primer poštne številke.
