Samodejni arhiv - standardne nastavitve v primerjavi s posameznimi nastavitvami

Samodejno arhiviranje lahko konfigurirate posamično. Najprej določite standardne nastavitve: Kako pogosto se arhivirajo, kako stari morajo biti podatki, da jih je mogoče arhivirati, v katero datoteko naj bodo podatki shranjeni

Standardne nastavitve za funkcijo arhiviranja določite na naslednji način:

1. V Outlooku do različice 2007 pokličite ukaz EXTRAS >> OPTIONS in odprite register VEČ. V Outlooku 2010 pokličite ukaz FILE >> OPTIONS in odprite zavihek NAPREDNO.
2. V Outlooku do leta 2007 kliknite gumb AUTOARCHIVE, v Outlooku 2010 na AUTOARCHIVE SETTINGS. Nastavitve arhiviranja so veljavne za vse Outlookove module, razen če jih spremenite za posamezne module ali mape.
   
3. Aktivirajte možnost AUTOARCHIVE EVERY X DAYS in določite interval, v katerem je treba arhivirati.
4. Če se vam zdi neprijetno potrditi pogovorno okno za vsak postopek arhiviranja, onemogočite možnost ZAČNI AUTOARHIVIRANJE PO POTRDITVI.
5. Če v Outlooku e-poštna sporočila, ki jih ne potrebujete več, označite kot potekle in jih ne želite arhivirati, aktivirajte možnost IZBRIŠI POSREDENE PREDMETE (samo mapo za e-pošto).
6. V vsakem primeru aktivirajte možnost ARHIVIRANJE ALI IZBRIS STARIH ELEMENTOV.
7. Če aktivirate možnost POKAŽI ARHIVNO MAPO V SEZNAMI MAP, Outlook po arhiviranju samodejno odpre arhivsko datoteko in jo prikaže na seznamu map. To pomeni, da lahko nemudoma dostopate do arhiviranih podatkov, potem pa se morate odreči hitri prednosti zunanjega izvajanja.
8. V polju IZBRIŠI ELEMENTE ČE JE STARŠE OD NEGA določite, koliko morajo biti stari podatki, da se premaknejo v arhiv (ali popolnoma izbrišejo).
9. Če želite podatke prenesti v arhiv, aktivirajte možnost MOVE STARE ELEMENTE TO TO in izberite želeno mapo prek SEARCH ali vnesite ime nove arhivske datoteke, ki bi jo moral Outlook ustvariti v polje poleg gumba.
10. Če želite namesto tega nepovratno izbrisati stare podatke, aktivirajte možnost KONČNO IZBRIŠI STARE ELEMENTE. Če želite vse stare elemente takoj odstraniti, kliknite UPORABI NASTAVITVE V VSIH MAPAH - vendar ne pozabite, da tega ni mogoče razveljaviti.
11. Zaprite pogovorna okna.

Posamezne nastavitve za posamezne module

Ob predpostavki, da ste kot standardno nastavitev določili, da se elementi po enem letu premaknejo v arhiv, vendar še vedno želite imeti v koledarju sestankov sestanke iz prejšnjih let. Nato prilagodite nastavitve za koledar:

1. Odprite koledar.
2. V razdelku MOJ KALENDAR z desno tipko miške kliknite CALENDAR in pokličite ukaz PROPERTIES. V tem primeru koledar ni arhiviran.
   
3. Odprite zavihek AUTOARCHIVE.
4. Če ne želite arhivirati koledarja, aktivirajte možnost NE ARHIVIRAJTE PREDMETOV V TEJ MAPI in nadaljujte s 6. korakom. Če želite uporabiti druge kot privzete nastavitve, aktivirajte možnost UPORABI NASLEDNJE NASTAVITVE ZA TO MAPO.
5. Prilagodite nastavitve, na primer starost elementov, ki jih želite arhivirati, ali določite drugo arhivsko datoteko.
6. Zaprite pogovorno okno.

Posamezne nastavitve za posamezne mape, vnose na sestanek ali e -pošto

Outlook vam omogoča, da te elemente izključite iz samodejnega arhiviranja. Če želite to narediti, ravnajte na naslednji način:

1. Odprite želeni element, na primer pomembno e -poštno sporočilo ali vnos na sestanek.
2. V oknu za pošto, sestanek ali opravilo prikličite ukaz »Datoteka, lastnosti«.
3. Aktivirajte možnost »Brez samodejnega arhiviranja tega elementa« in zaprite pogovorno okno.