Namesto da vedno znova pišete ista e-poštna sporočila, na primer kot odgovor na poizvedbe strank, lahko že oblikovana e-poštna sporočila shranite kot predloge in jih kadar koli znova pokličete.
Ne glede na to, ali delate v službi za podporo, v službi za stranke, v kadrovski službi, v računovodstvu ali kot samostojni podjetnik: zagotovo boste morali vedno znova pošiljati e-pošto z isto ali podobno vsebino in morda z istimi prilogami . To so lahko odgovori na poizvedbe strank, zavrnitve vlog, redna poročila (vsaka z novimi prilogami) ali vabila na sestanke.
V takih primerih Outlook ponuja možnost shranjevanja dokončanih (ali napol dokončanih) e-poštnih sporočil kot predlog in njihovo pridobivanje kadar koli. Po potrebi lahko nato v e-pošto napišete dodatke, priložite datoteke ali podobno. Funkcija predloge Outlooka je primerna tudi, če obsežnejše podatke shranite v vnose za sestanke ali naloge ali v zahteve za sestanke, ki pogosto sledijo istemu vzorcu. Predloge za zapiske lahko tudi ustvarite in naložite.
Določite predloge za e -pošto
Predlogo za e-pošto določite na naslednji način:
- Napišite in formatirajte e -pošto. Če je koristno, priložite potrebne datoteke. Pri številnih predlogah pošte je lahko praktično tudi, da takoj vnesete prejemnike pošte.
- Takoj ko končate e-pošto, pokličite ukaz FILE >> SAVE as.
- V polju TIP DATOTEK izberite OGLED PREDLOGE (* .oft).
- Vnesite smiselno ime datoteke in kliknite SHRANI.
- Odprto pošto lahko zdaj pošljete ali zaprete.
Postopek za določanje predlog je enak v različnih Outlookovih modulih. Zato jih v tem članku opisujemo le z uporabo e-poštnih predlog.
Če uporabljate Word kot urejevalnik pošte, oblikovanih e-poštnih sporočil ne morete shraniti kot predloge v Outlooku do vključno različice 2003. Če v Outlookovem oknu za sporočila pokličete ukaz FILE >> SAVE as, kot je opisano zgoraj, lahko izbirate med najrazličnejšimi oblikami datotek, ne pa tudi v formatu OFT (predloga Outlook).
Seveda lahko oblikovano besedilo sporočila shranite v datoteko Word in ga pridobite pozneje. Word ne beleži nastavitev, kot so zadeve, prejemniki ali priloge datotek, zato bi morali te podatke vnesti ročno.
Majhen trik pa pomaga shraniti e-pošto kot predloge, tudi če Word uporabljate kot urejevalnik pošte: začasno izklopite Word kot urejevalnik pošte. To storite tako, da v Outlooku pokličete ukaz EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL FORMAT in deaktivirate ustrezno možnost pod FORMAT POROČILA.
Če ste e-poštno sporočilo že sestavili in ga oblikovali, ga še vedno ne boste mogli shraniti kot predlogo Outlooka-deaktiviranje Worda bo začelo veljati le za nova e-poštna sporočila.
Delo, ki ste ga že opravili, pa ni bilo zaman:
- Najprej shranite pošto kot osnutek, tako da pritisnete CTRL + S ali uporabite ukaz FILE >> SAVE.
- Če tega še niste storili, deaktivirajte Word kot urejevalnik pošte, kot je navedeno zgoraj.
- Zdaj odprite shranjeno e -pošto v mapi »Osnutki« in nato prikličite ukaz FILE >> SHRANI kot - »Outlookova predloga (* .oft)« je zdaj na voljo kot oblika shranjevanja.
- Ko določite vse predloge, znova aktivirajte Word kot urejevalnik pošte.
Hiter dostop do predlog
Če uporabljate Outlookove predloge za učinkovitejšo e-poštno komunikacijo, ste se verjetno že jezili zaradi okornega načina priklica predlog v Outlooku.
Do svojih predlog lahko dostopate veliko bolj priročno, če v mapi »Prejeto« nastavite ločeno mapo. Nato preprosto odprite predloge tako, da dvokliknete želeni vnos v mapi s predlogami.
Mape za ustrezne predloge lahko ustvarite tudi v drugih Outlookovih modulih. Mapo predloge lahko dobite tako:
- Uporabite Datoteka >> Novo >> Mapa ali CTRL + SHIFT + E, da ustvarite novo mapo v mapi »Prejeto« ali v osebni mapi. Tako da je mapa na vrhu seznama map, kot prvi znak vnesite podčrtaj, na primer "PREDLOGI".
- Odprite novo ustvarjeno mapo v Outlooku.
- V Raziskovalcu Windows odprite mapo, v kateri so shranjene predloge programa Outlook. Običajno je to mapa "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Zdaj razporedite okna Raziskovalca in Outlooka tako, da bosta oba vidna drug na drugem na zaslonu.
- V Raziskovalcu izberite svoje e-poštne predloge in jih povlecite z levim gumbom miške v novo skupino MOJI PREDLOGI.
V Outlooku 2007 morate ob odpiranju predloge na varnostno vprašanje s slike odgovoriti z OPEN. Da se ta poizvedba ne prikaže vsakič, ko se predloga prikliče iz mape, deaktivirajte možnost VEDNO POTRDI, PRED ODPIRANJEM TEGA TIPA DATOTEKE. Vendar bodite previdni pri prejemanju predlog po e -pošti in odpiranju predlog le iz virov, ki jih dobro poznate.
