Besedna združljivost: 4 nasveti in triki

To storite, če različice Officea niso združljive

Praktični računalniški programi so bistveno poenostavili digitalni svet dela in zasebnega življenja. Predvsem Microsoftov program za urejanje besedil Word. Redni nadaljnji razvoj te programske opreme ne prinaša le novih praktičnih funkcij, ampak pogosto tudi težave z združljivostjo. Kaj pa so in kako jih lahko spoznate?

1. Združljivost besedilne različice: kaj to pomeni?

Podjetje za programsko opremo Microsoft v rednih časovnih presledkih izdaja nove pakete Office. To je zbirka programske opreme, ki se običajno uporablja v pisarni. Licence za uporabo najnovejše različice lahko pridobite z nakupom posodobljenih različic. Privzeto tak paket vključuje program za urejanje besedil Word, predstavitveno programsko opremo PowerPoint in program za preglednice Excel.

Od prvotne različice Worda 2000 je Microsoft izdal Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 in 2022-2023. Inovacije pomenijo, da je rokovanje vedno lažje, čeprav z različnimi podrobnostmi. Druga velika sprememba se nanaša na pretvorbo oblike datoteke iz Worda 2003 v Word 2007 v obliko zapisa datoteke, ki temelji na XML. XML pomeni "Extensible Markup Language" - v nemščini pomeni nekaj takega kot "razširljiv strojno berljiv jezik za izdelavo besedila". Z drugimi besedami: To je jezik, ki ga razumeta Word in vaš računalnik.

Omenjene spremembe ne pomenijo le spremembe za uporabnika, ampak vključujejo tudi težave z združljivostjo Word. Kaj pa se točno zgodi, ko odprete zastarelo ali novejšo datoteko Word in kako lahko rešite težave?

2. Kaj se zgodi, ko odprem nezdružljive različice Worda?

Obstajata dva razloga, zakaj datoteka Word, ki jo želite odpreti, ni združljiva z različico Officea, nameščeno v vašem računalniku: bodisi uporabljate starejšo različico programa Word v računalniku ali pa je bil prejeti dokument ustvarjen v prejšnji različici. Nastale težave so vedno primerljive.

Če uporabljate starejšo različico, boste verjetno imeli težave pri odpiranju datoteke, nekatere funkcije pa bodo prikazane nepravilno ali pa sploh ne. Po drugi strani pa, če uporabljate novejšo različico Worda od avtorja Wordovega dokumenta, spremembe, ki ste jih naredili - z novejšo različico Worda - morda ne bodo prikazane ali prikazane nepravilno.

Če nameravate izmenjati dokumente s kolegi ali prijatelji, priporočamo, da jih shranite v združljivi obliki datoteke ali delate v načinu združljivosti. To pomeni, da je Wordov dokument shranjen v takšni obliki, da ga lahko brez težav odprejo različne različice programa.

Težave z oblikami datotek: DOC ali DOCX?

Najbolj problematični so novejši Wordovi dokumenti, ki jih je treba odpreti s starejšimi različicami programa Word 2000, Word XP ali 2003. Ker so vse različice, mlajše od leta 2003, shranjene v optimizirani obliki zapisa datoteke. Namesto datoteke s pripono .doc Word 2007, 2010, 2016 in 2022-2023 ustvari datoteke, ki se končajo na .docx.

Za tem je sprememba načina shranjevanja besedilne datoteke. Datoteka .docx shrani slike in besedilo med drugim v obliki podatkov XML in jih nato stisne, podobno kot mapo ZIP.

Word vsebino razpakira šele, ko odprete take dokumente. To pomeni, da je potrebno manj prostora za shranjevanje - na primer pošiljanje po e -pošti je bolj enostavno. Če pa imate v računalniku nameščeno starejšo različico programa Word, te nove oblike ne boste mogli odpreti in posledično ne boste mogli dostopati do besedilne in slikovne vsebine.

Različne funkcije in oblikovanje: kaj je dodano, kaj izgubljeno?

Poleg tega se različne različice Worda razlikujejo glede na funkcionalnost in sloge. Na primer, od Worda 2010 so bile razširjene oblike oštevilčevanja, uporabniki pa so od leta 2016 lahko komentarje v dokumentu označili kot dokončane.

Če uporabljate starejšo različico, se nezdružljivosti ne morete izogniti. Vaš program Word napačno razlaga nekatere elemente, na primer pisave, in jih morda sploh ne prikaže. Sledi pregled nadaljnjega razvoja funkcij v Wordu od leta 1997:

funkcijo	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Formule
Velike in manjše pisave
Razširjene oblike oštevilčevanja
Komentare lahko označite kot dokončane
Oglejte si spremembe soavtorjev v realnem času

To je le del funkcij, ki so bile dodane iz generacije v generacijo Officea. Office2022-2023 ima na primer številne druge nastavitve, ki omogočajo večjo dostopnost.

Vendar pa niso bile dodane le možnosti, ampak so bili izgubljeni tudi elementi iz prejšnjih različic. Če želite še naprej dostopati do starih funkcij in se postopoma navaditi na nove različice Officea, se je vredno zateči k posebnim trikom, s katerimi se lahko izognete nadležnim pogovornim oknom za nastavitev.

3. Kako ugotovim združljivost svojega dokumenta z drugimi?

Da bi zagotovili združljivost dokumenta z drugimi različicami Microsoft Officea med pisanjem besedila, je priporočljivo preveriti združljivost. Predvsem pridobite informacije o tem, ali so uporabljene funkcije podprte v starejših različicah:

Združljivost preverite v naslednjih štirih korakih:

Kliknite zavihek »Datoteka« in izberite gumb »Informacije«.

Izberite "Preveri težave".

V spustnem meniju izberite "Preveri združljivost" in po potrebi poiščite ustrezno različico Officea pod "Izberite različico za prikaz".

Obstoječe težave z združljivostjo so navedene v oknu »Povzetek«.

Če so tukaj prikazane nezdružljivosti, lahko ustrezno funkcijo zamenjate s tistimi, ki so prikazane tudi v starejših različicah. Če želite biti prepričani, znova zaženite test, dokler ne dosežete želenega rezultata.

4. Kakšna je rešitev, če različice Officea niso združljive?

Poleg možnosti popravljanja posameznih nezdružljivosti obstajajo tudi elegantnejše rešitve za združljive datoteke Word. Tudi pri ustvarjanju dokumentov ste lahko pozorni na združljivost s prejšnjimi različicami. Vendar pa je včasih treba prenesti dodaten program.

Paket združljivosti za Microsoft Office 2000, XP in 2003

Za uporabnike Microsoft Office 2000, XP ali 2003 je potreben tako imenovani "Compatibility Pack". Kot smo že omenili, obstajajo različne oblike datotek od Worda 2007. Za odpiranje datotek .docx s starejšimi različicami sistema Office je potreben dodaten paket.

Obstajajo podobni pretvorniki, ki omogočajo odpiranje starih datotek Works v Wordu. Kar zadeva funkcionalnost, so si takšne aplikacije za pretvorbo zelo podobne. Uvozite besedilno datoteko in jo dobite v ciljni obliki. Medtem ko odpiranje besedilnih datotek .docx z "Compatibility Pack" deluje zanesljivo, so grafika in besedilo datotek .docx včasih prikazani nepravilno. To se zgodi tudi, ko shranite in uredite besedilno datoteko .doc v Wordu 2007 ali novejšem.

Ciljno shranjevanje v pravilni obliki: tako deluje

S paketom »Compatibility Pack« imate pretvornik, ki vam omogoča dostop do dokumentov .docx. Nasprotno, če uporabljate novejšo različico Worda, boste morda imeli težave pri dostopu do datotek .doc. Datoteko .doc lahko shranite v .docx obliki z le nekaj kliki:

Kliknite zavihek Datoteka.

Izberite "Shrani kot".

V spustnem meniju izberite datoteko .docx namesto datoteke .doc.

Kliknite gumb "Shrani".

Ustvarite Wordove dokumente za starejše različice

Če po drugi strani niste soavtor, ampak ustvarite Wordov dokument in ga nato delite z uporabniki različic programske opreme, starejših od leta 2007, imate možnost, da pred pošiljanjem ugotovite združljivost. To lahko storite tako, da pri shranjevanju izberete »Word 97-2003«. Postopoma postopajte na naslednji način:

1. V sistemski vrstici pojdite na "Datoteka".

2. Kliknite Shrani kot ".

   

3. Namesto .docx izberite »Word 97-2003«.

   

4. Potrdite vnos s klikom na "Shrani".

Nimate samo izbire med dvema opisanima formatoma datotek, ampak lahko izbirate tudi med:

• Wordov dokument (.docx)
• Wordov dokument XML (.xml)
• Dokument XPS (.xps)
• Dokument Word 97-2003 (.doc)
• Razširitev datoteke v programu Microsoft Word (.docm)

To vam omogoča, da ročno določite, v kateri obliki datoteke shranite, in delite besedilni dokument v Wordu.

Način združljivosti: Word za vas prevzame prilagoditev funkcij

Vendar ima Word tudi način združljivosti. Ta način samodejno zagotavlja združljivost pri odpiranju dokumentov, ki so bili ustvarjeni v starejših različicah Worda. Ker v načinu združljivosti nobena od razširjenih in optimiziranih funkcij ni na voljo med urejanjem v novi različici Officea.

Ljudje, ki skupaj delajo na dokumentu, vendar uporabljajo različne različice Officea, imajo zato dostop samo do funkcij, ki so na voljo tudi v najstarejši različici. Oblika ostane nespremenjena tudi pri urejanju Wordovega dokumenta z drugo generacijo Officea.

Način združljivosti je običajno prikazan v naslovni vrstici desno od naslova dokumenta. Ko je enkrat aktivirana, vam ni treba skrbeti, ali bo vaša Wordova datoteka po urejanju še vedno združljiva z različicami soavtorjev. Word bo za vas usklajeval različne različice Worda.

Zaključek: Obravnavanje težav z združljivostjo z ustreznim znanjem ozadja

Z Microsoft Wordom ni koristno le vedeti, kako prilagoditi Word, zaščititi svoje dokumente ali aktivirati dodatke Word. Združljivost različic Worda je lahko tudi ovira, ki jo lahko premagate z ustreznim poznavanjem praktičnih korakov.

To olajša izmenjavo podatkov s kolegi in prijatelji, ki uporabljajo različne različice Officea. Poleg načina združljivosti lahko v Wordu uporabite tudi možnosti ročnih nastavitev za samostojno upravljanje uporabljenih funkcij in oblik datotek.

Vprašanja in odgovori

Kaj je težava z združljivostjo v Wordu?

Ko ljudje - bodisi službeni ali zasebni - sodelujejo pri besedilnem dokumentu, vendar ne uporabljajo iste različice programa Microsoft Word, nastanejo težave pri odpiranju datotek in ustreznem prikazu datotek. Različice Worda so:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 in 2022-2023

Kakšna je razlika med datotekami .doc in .docx v Wordu?

Od Worda 2007 se besedilne datoteke ne shranjujejo več s kratico .doc, ampak s končnico .docx. Za tem je bolj stisnjen in zato prihranek prostora za shranjevanje informacij. Tehnični izraz je oblika datoteke.

Kako se izognete težavam z združljivostjo?

Če Wordove datoteke niso združljive, jih lahko odpravite ročno z različnimi možnostmi shranjevanja oblik. Lahko pa pustite obravnavo težav s prikazom in dostop do datotek v načinu samodejne združljivosti programa Word.

Kako deluje način združljivosti?

Wordov način združljivosti izklopi vse funkcije, ki v starejših različicah niso bile na voljo. To pomeni, da imajo uporabniki dostop do datoteke Word, vključno z vsemi revizijami, ne glede na uporabljeno generacijo Officea. Stilne predloge se prav tako ohranijo in pravilno prikažejo.