Profesionalno ustvarite Outlookove podpise

Z nekaj kliki do podpisa Outlooka

Podpis v Outlooku lahko označimo kot del besedila, ki ga dodamo ročno ali privzeto v e -poštno sporočilo. V službena e -poštna sporočila je običajno vključiti podpise. Podpis poslovnega e -poštnega naslova imenuje avtorja sporočila in vsebuje najpomembnejše kontaktne podatke. Lahko se imenuje elektronska vizitka.

Podpisi so po zakonu obvezni v poslovnih e -poštnih sporočilih. Poleg pošiljatelja in splošnih kontaktnih podatkov je treba navesti tudi obvezne podatke o imenu podjetja in pravni obliki, enakovredni pisemski glavi.

Podpis v zasebnem okolju po zakonu ni potreben. Zaradi razumljivih razlogov je smiselno podpis vključiti tudi v zasebna e-poštna sporočila:

• Nedvomno vas identificira kot pošiljatelja sporočila
• Zaradi podpisa bo vaše e -poštno sporočilo videti profesionalno
• S podpisom in določanjem kontaktnih podatkov sporočilo običajno ne filtrira filter neželene pošte

Če povzamemo, je smiselno in zdi se verodostojno, da se vsakemu e-poštnemu sporočilu doda podpis. Microsoft Outlook ponuja veliko možnosti za ustvarjanje, prilagajanje in prilagajanje različnih podpisov.

Ustvarjanje podpisa v Outlooku: Kako ustvariti podpis z le nekaj kliki miške

Podpis v Outlooku ustvarite po naslednjem vzorcu:

1. Odprite novo e -poštno sporočilo in pojdite na zavihek Podpis v meniju Vstavljanje.

   

2. Odpre se okno, v katerem lahko uredite obstoječe podpise ali ustvarite nov podpis s posameznim oblikovanjem. Naslednje so še posebej primerne kot vsebina zasebnega podpisa:

   • Tvoje ime.
   • Vaš naslov.
   • Kontaktni podatki, kot so telefon, faks in e -pošta.
   • Izbirno: naslov vašega zasebnega spletnega mesta.

   Poleg tega lahko v svoj podpis vključite tudi slike ali animirane datoteke GIF.webp kot logotip, da posamezno in edinstveno oblikujete podpis v html -ju.

   

3. Besedilno polje, v katerem oblikujete svoj podpis, ponuja široko paleto možnosti prilagajanja. Med drugim lahko korak za korakom:

   • Izberite pisavo, barvo pisave in velikost pisave.
   • Določite poravnavo besedila: poravnano levo, desno ali centrirano.
   • Vključite fotografije in povezave.
   • V polje Vizitka vstavite vizitko v formatu vcf.
   • Izberite e -poštni račun, s katerim želite podpisati.
   • Odločite se, ali naj se podpis uporablja tudi za odgovore in posredovanje e-pošte.

Ko vnesete vse vnose, dokončajte ustvarjanje podpisa z OK. Podpis je zdaj dostavljen kot standardni podpis za uporabljeni e-poštni račun. Obstaja tudi možnost oblikovanja več podpisov za en e -poštni račun ali za več računov. Medtem ko je podpis dostavljen kot standardni podpis, lahko po potrebi ročno vstavite alternativne podpise.

Kako spremeniti podpis

Če želite spremeniti podpis, sta v Outlooku dve uporabniku prijazni možnosti:

1. V iskalno vrstico v zgornjem delu Outlooka vnesite iskalni izraz »Podpisi« in odprite svoj podpis s klikom na »Dejanja / podpis«.

   

2. Na enak način kot pri ustvarjanju novega podpisa odprite novo sporočilo in se nato pomaknite na zavihek Podpis v menijski vrstici.

   Spremembe podpisa morate shraniti s klikom na gumb miške z "OK". Spremenjeni podpis se nato samodejno priloži vašim e-poštnim sporočilom, odvisno od posebnih nastavitev.

Kjer lahko najdete ustrezne predloge za podpise

Obstajajo koristne povezave in predlogi za ustvarjanje podpisov v internetu. Microsoft kot proizvajalec programa Microsoft Outlook ponuja tudi predloge za podpise, ki so videti profesionalno in so primerni za poslovne ali zasebne namene. Pomaknite se do Microsoftovih predlog za podpise tako, da kliknete povezavo na dnu pogovornega okna za ustvarjanje podpisov: "Pridobite predloge za podpise"Kliknite. Kot možnost boste na internetu našli tudi dodatne predloge in predloge za podpise.

To vas pripelje na Microsoftovo stran za podporo, ki na uporabniku prijazen način opisuje, kako ustvarite podpis s predlogo v programu Microsoft Word in kako jo shranite v Outlooku.

Pomembni nasveti za oblikovanje vašega podpisa

Podpis v zasebnem okolju je mogoče oblikovati posamično. Dovoljeno je tisto, kar veseli in naredi dober vtis na prejemnika e-poštnega sporočila.

Poslovna e-poštna sporočila in podpisi morajo biti vedno oblikovani v skladu s standardom DIN 5008. Ker naj bi e-poštna sporočila in podpisi olajšali dopisovanje, jih je zakonodajalec 1. januarja 2007 postavil v enakovreden položaj s poslovnimi dopisi in faksi. Zato je treba pri oblikovanju podpisov upoštevati predpise zakonodajalca. Podpis podjetja mora biti na splošno sestavljen iz treh delov:

1. Imena in morda splošen pozdrav.
2. Kontaktni podatki podjetja.
3. Pravne informacije.

V primeru podpisa, ki se uporablja za poslovne namene, morate zagotoviti tudi, da so številke telefona in faksa vključene v skladu s pravili DIN. Poleg tega je nujno, da pošiljatelji napišejo svoja polna imena in priimke ter se izognejo okrajšavam.

Razmik med vrsticami, velikost pisave in predmet

Za vsak podpis je smiselno uporabiti pisavo, ki se uporablja v telesu besedila. V mnogih primerih podjetja uporabljajo pisave podjetja za pisemske glave in vse vrste korespondence. Standardne pisave, kot so Calibri, Arial ali Times New Roman, so primerne za zasebnike. Te pisave zagotavljajo, da je podpis prejemnika čitljiv.

Če standardno uporabljate okrašeno pisavo ali igrive pisave, lahko to povzroči draženje. Za velikost pisave je treba izbrati črko med 10 in 12 pikami. Razmik med vrsticami mora ustrezati standardnim vrednostim in je tako kot e -poštno sporočilo običajno ena vrstica. V e -poštnem sporočilu nikoli ne pozabite na zadevo.

Kako podpisu dodati logotipe in slike

Z grafičnim simbolom lahko svojemu podpisu dodate logotip ali posamezne slike, na primer poslovno fotografijo. Preden vstavite, se prepričajte, da slika ni prevelika in da se dobro prilega celotni sliki vašega podpisa. V starejših različicah Outlooka se postopek vstavljanja logotipov in slik razlikuje - zlasti v Outlooku 2000 in Outlooku 2003 se možnosti razlikujejo od tistih v trenutnih različicah Outlooka.

Svoj podpis lahko uporabite tudi kot informacijski in oglaševalski medij. Povezava do vašega spletnega mesta, posebna ponudba ali dodatne informacije o vas ali vašem podjetju so lahko koristne pri zanimanju prejemnikov.

Poiščite podpise v mapi Windows

Opomba: Če želite shraniti osebni podpis, za to potrebujete pot za shranjevanje. Podpisi so shranjeni centralno v sistemu Windows v skriti mapi, do katere lahko dostopate z naslednjim ukazom Windows:

Hkrati pritisnite tipki [Windows] in [R] - odpre se pogovorno okno "Zaženi".

V pogovorno okno vnesite naslednji ukaz:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Pridete do mape s svojimi podpisi in jih nato kopirate in shranite.

Sklep o profesionalni uporabi podpisov v Outlooku

Podpis v Outlooku je profesionalen in preizkušen način, da se predstavite kot pošiljatelj sporočila. Ime in priimek, posamezni kontaktni podatki in v poslovnem okolju vključitev pravnih podatkov so bistveni in smotrni.

Nov podpis v Outlooku lahko ustvarite z le nekaj kliki miške ali s pomočjo programa Microsoft Word in zunanjih predlog. V podpis je lahko koristno vključiti fotografije ali logotip. Pomembno je tudi, da upoštevate pravila DIN 5008 za podpise podjetij. Podpis mora vedno obveščati prejemnika, omogočati hiter pregled pošiljatelja in se ujemati s celotno sliko e -pošte.