Excel: Prenesite sestanke v Outlookov koledar

Samodejno prenesite informacije iz Excelovih tabel kot koledarske vnose za Outlook

V našem digitaliziranem svetu so mobilne naprave, kot so pametni telefoni, tablični računalniki ali pametne ure, med najpomembnejšimi vsakodnevnimi spremljevalci. V marsičem so uporabni in pomagajo ljudem, da učinkovito organizirajo in strukturirajo svojo dnevno rutino. To velja predvsem za digitalni koledar, katerega sestanki se pri uporabi programa Microsoft Outlook v realnem času prenesejo na vse mobilne naprave.

• Hkrati ni malo verjetno, da boste v svojem poklicnem ali zasebnem okolju prejeli sestanke na Excelovem seznamu. Te lahko na primer stranka ali dobavitelj kot del projekta pošlje kot datoteko Excel v okviru projekta. Namesto ročnega prenosa ali tiskanja podatkov in informacij v Outlooku lahko sestanke v Excelu pripravite v le nekaj korakih, tako da se samodejno prenesejo v Outlook koledar. Pred uvozom obstaja možnost:
• v osebnem koledarju oz
• shraniti v koledar skupine, ki ga uporablja več članov ekipe.

Prenos sestankov v Excelu v Outlookov koledar - 3 preprosti koraki v Excelu

V starejših različicah Microsoft Excela in Microsoft Outlooka je bilo mogoče datoteko Excel prebrati neposredno v Outlooku. Trenutne različice, kot sta Outlook 365 ali Outlook 2022-2023, ne morejo uvoziti datotek Excel. Zaradi tega je potrebno datoteko vnaprej pretvoriti v format CSV v Excelu.

Za uvoz sestankov iz Excela v Outlookov koledar storite naslednje:

1. V prvem koraku, če je možno, navedite naslove stolpcev, ki so na voljo za sestanke v Excelu. Med drugim so primerni naslednji:

   Zadeva, Zažene se, Začne se ob, Konča ob, Celodnevni dogodek, Opomnik vklopljen / izklopljen, Opomnik ob, Opomnik ob, Lokacija in druga imena polj.

   Imena novega sestanka v programu Microsoft Outlook lahko uporabite kot vodilo za naslove stolpcev.

   

2. V naslednjem koraku shranite Excelov delovni zvezek kot datoteko CSV (ločeno z ločevalnikom) in jo zaprite.

3. Po shranjevanju je datoteka CSV ločena s podpičjem. Outlook pa za uvoz zahteva datoteko, ločeno z vejicami. Če želite zamenjati znake, odprite ustvarjeno datoteko CSV v urejevalniku Windows 10 in zamenjajte vsako podpičje z vejicami pod EDIT - REPLACE.

   

4. Nato datoteko shranite pod istim imenom in preklopite na Microsoft Outlook.

Uvoz Excel podatkov v Microsoft Outlook - kaj morate vedeti

Ko odprete Microsoft Outlook, sledite spodnjim korakom za uvoz podatkov iz Excela.

1. Aktivirajte koledar po vaši izbiri.

2. V meniju FILE pokličite ukaz IMPORT / EXPORT.

3. V čarovniku za uvoz / izvoz izberite vnos UVOZ IZ DRUGIH PROGRAMOV ALI DATOTEK in kliknite gumb NAPREJ.

   

4. V naslednjem oknu izberite vnos »Vrednosti, ločene z vejicami« in kliknite NAPREJ.

   

5. V oknu FILE TO IMPORT kliknite BROWSE in izberite datoteko sestanka.

   

6. Od možnosti se morate odločiti:

   • Ali je treba obstoječe vnose nadomestiti z uvoženimi koledarskimi vnosi,
   • Ali sta datuma spopada dvakrat vnesena ali
   • Ali dvojnikov ne smete uvoziti kadar koli.

   Ko kliknete NAPREJ, lahko kot ciljno mapo izberete želeni koledar.

7. V naslednjem koraku boste vprašani, ali je treba uvožene sestanke, določene kot obseg. Po kliku na KONČAJ se sestanki samodejno dodajo v koledar.

   

8. Po uvozu boste sestanke našli v Outlookovem koledarju.

   

Pomembno: Da bi uvoz koledarskih podatkov iz programa Microsoft Excel nemoteno deloval, je ključnega pomena, da so podatki o polju pravilno vneseni. Za podatke to pomeni, da je treba izbrati obliko DD.MM.LLLL. Čase je treba vnesti najmanj v obliki HH: MM, da jih lahko Microsoft Outlook prebere. Imate tudi možnost vnosa kategorij. Upoštevajte, da se na sestanek prenese samo ena kategorija.

Če uporabljate svoja imena polj, vas bo Microsoft Outlook pred uvozom prosil, da polja dodelite ročno.

Prenos sestankov v Excelu v koledar Outlooka - postopek do Office 2010

Če želite uvoziti koledarske vnose v Outlooku iz Excelovih datotek, storite naslednje do Office 2010 ali starejših različic:

1. Seznamu sestankov vnesite naslednje naslove stolpcev (brez narekovajev): "Datum začetka, Zadeva, Datum začetka, Končni datum, Kategorija, Lokacija in celodnevni dogodek.

2. V vsakem primeru pazite, da bodo imena napisana brez presledkov. To je pomembno, da lahko Outlook kasneje pravilno prebere podatke.

3. Vnesite posebne podatke o sestankih v vrstice pod temi naslovi ali jih kopirajte iz druge tabele.

4. Označite svoj sestanek od prve celice do zadnje uporabljene.

5. V polje Ime vnesite poljubno ime, na primer "Sestanki" (spet brez narekovajev). Polje z imenom je levo od vrstice za urejanje, kot je prikazano na naslednji sliki:

   

6. Potrdite vnos imena s tipko Enter.

7. V zadnjem koraku shranite delovni zvezek in zaprite Microsoft Excel. Nato odprite Microsoft Outlook.

Uvoz koledarskih vnosov v Microsoft Outlook

Uvoz koledarskih vnosov iz programa Microsoft Excel je podoben trenutni različici programa Microsoft Outlook. V nasprotju z Outlookom 365 imajo starejše različice Outlooka možnost neposrednega branja v Excelovi datoteki. Vmesni korak prek datoteke CSV ni potreben. Podatke je mogoče prebrati na naslednji način:

1. V prvem koraku aktivirajte koledar po vaši izbiri.

2. V meniju FILE pokličite ukaz IMPORT / EXPORT. V čarovniku za uvoz / izvoz izberite vnos UVOZ IZ SPREMEMBE PROGRAMOV ALI DATOTEK in kliknite gumb NAPREJ.

3. V naslednjem oknu izberite MICROSOFT-EXCEL in kliknite NAPREJ.

4. V oknu FILE TO IMPORT kliknite BROWSE in izberite datoteko sestanka.

5. V možnostih se odločite, ali je treba obstoječe vnose nadomestiti z uvoženimi elementi, ali je treba vnesti podvojene sestanke ali ne smete uvažati dvojnikov.

6. Ko kliknete NAPREJ, lahko za ciljno mapo izberete koledar. V naslednjem in zadnjem koraku boste vprašani, ali je treba uvožene sestanke, določene kot obseg. Ko kliknete FINISH, bodo sestanki dodani v koledar.

Zaključek: Uvoz podatkov iz Excela v Outlook je preprost

Namesto da ročno vnašate sestanke iz Excela v Microsoft Outlook, lahko vnose v koledarju samodejno izvozite in uvozite v samo nekaj korakih.

V starejših različicah sistema Office je mogoče datoteke Excel uvoziti neposredno v Outlook. V trenutnih različicah je uvoz možen samo prek datoteke CSV, ločene z vejicami. Čarovnik za uvoz programa Microsoft Outlook vodi uporabnike skozi postopek uvoza. Na ta način lahko v nekaj minutah samodejno vključite enega ali več sestankov v svoj koledar v programu Microsoft Outlook ali pa uporabite skupinski koledar.

Pogosta vprašanja

Kakšna je razlika med datoteko CSV in datoteko Excel?

Datoteke Excel predstavljajo posebno obliko Excel in jih lahko berejo Microsoft Excel in drugi združljivi programi. CSV pomeni vrednosti, ločene z vejicami, označuje pa tudi obliko datoteke, v kateri so podatki ločeni z vejicami ali podpičjem. Razširitev imena datoteke je .csv. Za datoteke CSV je značilna visoka stopnja združljivosti, zato jih je mogoče uporabljati med različnimi računalniškimi programi in operacijskimi sistemi.

Kakšne funkcije ima čarovnik za uvoz v programu Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook je zasnovan za obdelavo in uvoz različnih datotek. Outlook ima za to funkcijo pomočnika za uvoz / izvoz. To med drugim poenostavlja uvoz datotek CSV ali VCF iz drugih programov ali operacijskih sistemov. Čarovnik uporabnike samodejno vodi skozi poizvedbo in nato uvozi ali izvozi zahtevane podatke.