Outlook: Shrani e -pošto kot datoteko PDF: PDFCreator

Tako se to dela!

Ali želite pomembna e -poštna sporočila shraniti v svoje arhivske mape na določeno mesto na trdem disku? Na primer e-poštna sporočila z računi, občutljivimi podatki o strankah ali vsebino, ki jih je treba s pravnega vidika hraniti dolgoročno. Znana in priljubljena oblika PDF je v ta namen primerna kot zanesljiva in dolgotrajna arhivska oblika. Na trdem disku zavzame malo prostora, odpre se na različnih končnih napravah in ponuja visoko raven varnosti.

Shranjevanje datotek PDF v Outlooku: to so primerni programi

Za razliko od Microsoft Word ali Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook ne ponuja vgrajene možnosti za shranjevanje ali pretvorbo datotek PDF. Ena od možnosti je plačljivi program "Adobe Acrobat", ki lahko ustvari datoteke PDF iz Outlooka. Če vas zanima brezplačna rešitev s podobno funkcionalnostjo, kot alternativo uporabite PDFCreator.

Orodje je na voljo v nemški različici in se nenehno razvija. Namesti navidezni gonilnik tiskalnika in ustvari datoteke PDF z ukazom »Natisni«. S programom PDFCreator lahko ustvarite dokumente kot datoteke PDF iz katerega koli programa Windows. Če redno delate s povezavami v dokumentih, PDF Creator ni prva izbira. To je zato, ker programska oprema ne sprejema hiperpovezav in jih v ustvarjeni datoteki PDF ni mogoče klikniti. V tem primeru lahko uporabniki sistema Windows 10 uporabljajo priloženo brezplačno orodje »Microsoft Print to PDF«. V vseh drugih primerih je PDFCreator kot brezplačno orodje PDF prava izbira zaradi svoje hitrosti in enostavnosti uporabe.

Namestite PDF Creator

1. Prvi korak je, da v nekaj sekundah namestite PDFCreator, tako da v spletnem brskalniku odprete naslov https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions. Nato prenesite najnovejšo različico programa PDFCreator. Izbirate lahko med brezplačno različico za enega uporabnika ali plačljivo različico za več uporabnikov in strežnikom.

   

2. Ko je namestitvena datoteka naložena, jo zaženite z dvojnim klikom.

   

3. Čarovnik za namestitev vas vodi skozi namestitev in vam posreduje pomembne informacije o pravilni namestitvi. Med drugim lahko nastavite jezik programa in prikažete informacije o licenčni pogodbi ali nastavitvah varstva podatkov.

   

4. Programska oprema bo v nekaj sekundah nameščena v računalnik. Po namestitvi lahko dostopate do spletnega priročnika ali poiščete teme pomoči v bazi znanja. Če imate med uporabo PDF Creatorja kakršna koli vprašanja, je na voljo tudi večjezična podpora skupnosti. PDFCreator je pripravljen za uporabo in lahko z nekaj kliki v Microsoft Outlooku pretvori e -poštna sporočila v datoteke PDF.

   

Shranite e -poštna sporočila kot PDF - tako deluje

E -poštno sporočilo v obliki PDF je mogoče shraniti z le nekaj kliki in nastavitvami. Z naslednjimi 6 koraki lahko ustvarite profesionalne datoteke PDF z določenimi naslovi dokumentov in podatki o avtorju ter ključnimi besedami, ki olajšajo poznejše iskanje:

1. Odprite katero koli e -poštno sporočilo, ki ga želite shraniti kot PDF.

2. Na zavihku Datoteka pojdite v meni → Natisni.

3. Kot tiskalnik izberite PDFCreator.

   

4. V primeru večstranskega e-poštnega sporočila lahko določite, katere strani je treba shraniti. Če želite to narediti, kliknite Možnosti tiskanja in vnesite številke strani. Shranjevanje samo označenega območja ali delov označenega besedila v PDFCreatorju ni mogoče.

   

5. V naslednjem koraku kliknite gumb "Natisni". Odpre se novo okno, v katerem lahko vnesete specifikacije dokumenta, ki ga želite shraniti.

   

6. V zgornjem delu izbirnega okna lahko določite obliko, v kateri naj se dokument shrani. Poleg standardne datoteke PDF lahko izbirate med:

   • različne stopnje stiskanja,
   • shranjevanje kot grafična datoteka oz
   • arhiviranje kot zaščitena datoteka PDF.
   

7. V srednjem delu izbirnega okna morata biti navedena pot in ime datoteke, pod katero naj se shrani datoteka PDF.

8. V spodnji del je pomembno vnesti pomemben naslov dokumenta. Ta postopek vam bo olajšal kasnejše iskanje dokumenta. Hkrati pa prejemnikom pomaga pri dodelitvi datoteke. Med drugim lahko uporabite izvirno temo e -poštnega sporočila ali uporabite posamezen naslov. Vnesete lahko tudi temo in / ali ključne besede. Te podatke si lahko ogledate v Raziskovalcu ali uporabite kot iskalne besede.

   Obstaja tudi možnost združitve ustvarjene datoteke PDF neposredno z drugo datoteko. Če želite to, aktivirajte gumb Združi. Datoteko PDF lahko priložite tudi neposredno e -poštnemu sporočilu ali jo posredujete ali naložite prek Dropboxa ali FTP.

   

9. Če želite datoteko privzeto shraniti, kliknite zeleno potrditveno polje »Shrani«. Naslov dokumenta se uporablja kot ime datoteke. Ime lahko zadnjič spremenite pred začetkom shranjevanja.

   »PDF Architect« nato ustvari vašo datoteko PDF v ozadju. Če imate uporabniški račun pri proizvajalcu PDFForge, se lahko prijavite in datoteko shranite tudi v ta račun. Druga možnost je, da ustvarite nov uporabniški račun. Oblikovana datoteka PDF je prikazana v "PDF Architect".

Nasvet: Privzeto se programska oprema PDFForge "PDF Architect" uporablja kot program za prikaz datotek PDF, ustvarjenih s programom PDFCreater. Če želite še naprej brati datoteke PDF z brezplačnim »Adobe Acrobat Readerjem« ali drugim orodjem, lahko to shranite v nastavitvah PDFCreator. V nastavitvah sistema Windows lahko spremenite tudi izbiro standardnih aplikacij.

Datoteke PDF v bistvu ponujajo te prednosti

E -poštno sporočilo iz Outlooka je mogoče enostavno shraniti kot datoteko PDF. Datoteke PDF poleg tega, da jih je mogoče shraniti, ponujajo številne prednosti pred drugimi oblikami, kot je oblika shranjevanja MSG Outlook. Medtem ko datoteke MSG lahko bere samo Outlook in nekaj e-poštnih programov in programov za pretvorbo, se format PDF uporablja po vsem svetu.

Brezplačni programi za branje PDF, kot je Adobe Acrobat Reader, zagotavljajo, da jih lahko prejemniki datoteke PDF preberejo v skoraj vseh napravah. Datoteke PDF so tudi shranjene, ko so shranjene, in so v večini primerov manjše od izvornega dokumenta. Poleg tega se ohrani oblikovanje, slike, vdelane pisave in splošen videz.

Varnost dokumentov je bistvena, zlasti pri pošiljanju po internetu. Z nastavitvijo možnosti je mogoče datoteke z občutljivo vsebino zaščititi pred nepooblaščeno krajo podatkov. Enako se zgodi z dodelitvijo gesla. V tem primeru nepooblaščene osebe ne bodo mogle odpreti datoteke in prebrati njene vsebine.

Z dodano vrednostjo datotek PDF in možnostjo uporabe ključnih besed ter smiselnega naslova za lažje iskanje datotek PDF so datoteke PDF idealne za arhiviranje e -poštnih sporočil v Outlooku.

Povzetek: Varnostno kopirajte e -poštna sporočila v Outlooku s storitvijo PDF Creator - hitro in preprosto

Če želite dolgoročno varno arhivirati e-poštno sporočilo, je za to še posebej primeren format PDF. Ker Microsoft Outlook ne ponuja vgrajene pretvorbe v format PDF, je treba uporabiti zunanjo programsko opremo. Ciljno naravnan in uporabniku prijazen program, ki je bil uporabljen milijonkrat, je PDFCreator. Ko je nameščen kot navidezni gonilnik tiskalnika, ga lahko uporabite za pretvorbo dokumentov v datoteke PDF iz katere koli aplikacije Windows.

V Outlooku izberete funkcijo tiskanja, vnesete naslov dokumenta, ključne besede in pot shranjevanja in lahko arhivirate e-pošto z le nekaj kliki. PDFCreator deluje enako zanesljivo kot plačljivi programi, zato je priporočljiv kot navidezni gonilnik tiskalnika PDF za Windows in Microsoft Outlook.