Če želite po prenosu nalog prek Outlooka vedno vedeti trenutno stanje, lahko določite, da želite prejeti poročilo o stanju za prenesena opravila. Prav tako je lahko smiselno, zlasti pri obsežnih nalogah
Kako pozneje pretvoriti opravilo v zahtevo po opravilu
Če že pri vnosu opravila veste, da ga želite pooblastiti, ne ustvarite opravila, ampak zahtevo. Vedno pa se bo zgodilo, da ste v načrtovalnik opravil vnesli nalogo in jo pozneje želeli prenesti na nekoga drugega. V Outlooku deluje tako:
- Z desno miškino tipko kliknite opravilo v razporejevalniku opravil in pokličite ukaz Dodelite nalogo naprej. Ali pa lahko odprete nalogo. V Outlooku do različice 2003 nato pokličete ukaz Dejanje - dodelite nalogo vklopljeno; v Outlooku 2007 ali novejšem kliknite gumb Dodelite nalogo[1].
- Nato vnesite e -poštni naslov osebe, na katero želite prenesti nalogo, napišite kratko sporočilo in prilagodite rok (tako da imate še čas za pregled rezultata).
- Poskrbite, da imate dve možnosti Shrani posodobljeno kopijo te naloge na moj seznam opravil in Pošlji mi poročilo o stanju takoj, ko je naloga opravljena so vklopljene. V nasprotnem primeru naloga ne bo prikazana v načrtovalniku opravil; poleg tega ne boste samodejno obveščeni, ko bo naloga dokončana.
- Oddajte zahtevo za opravilo.
V vsakem primeru morate narediti te nastavitve
Tako da se prenesena opravila vedno prikažejo v načrtovalniku opravil in ste obveščeni, ko je opravilo opravljeno, priporočam, da v Outlooku aktivirate dve nastavitvi. Potem vam ni treba zapomniti, da morate pri prenosu pooblastila aktivirati možnosti iz 3. koraka iz prejšnjega razdelka:
- V Outlooku do leta 2007 kličete Orodja - Možnosti - Možnosti opravil nato, v Outlooku 2010 in novejših, ukaz Datoteka - Možnosti - Opravila.
- V Outlooku do leta 2007 izklopite dve možnosti Posredujte dodeljena opravila na seznamu opravil in Pošlji poročilo o stanju, ko so dodeljena opravila končana a.
V Outlooku 2010 in novejših različicah omogočite te možnosti:
Posodobi svoj seznam opravil s kopijami nalog, ki jih dodelim drugim ljudem in Pošlji poročilo o stanju, ko opravim dodeljeno nalogo. - Zaprite pogovorna okna.
Tako lahko v načrtovalniku opravil prikažete stanje dokončanosti
Na seznamu dejavnosti (pogled Preprost seznam) stolpec manjka % dokončanoto v pogledu Seznam podrobnosti se prikaže. Če pogosto prenesete obsežna opravila in vaši zaposleni v Outlooku redno dokumentirajo, koliko odstotkov nalog so že opravili, vam priporočam, da uporabite % dokončano tudi v pogledu Preprost seznam vstaviti. To je boljši način, da ste na tekočem. Če želite to narediti, ravnajte na naslednji način:
- Izberite pogled v razporejevalniku opravil Preprost seznam.
- Z desno tipko miške kliknite enega od naslovov stolpcev, na primer na Zadeva nalogein prikličemo ukaz Izbira polja naprej.
- Povlecite gumb % dokončano iz pogovornega okna z levim gumbom miške pritisnete na vrstico z naslovi stolpcev. Na primer, povlecite gumb za naslovom Rok oddaje. Rdeče puščice označujejo, kje bo gumb vstavljen kot nov naslov stolpca. Takoj, ko imate gumb v želenem položaju, spustite gumb miške.
- Če ne želite vstaviti več stolpcev, zaprite pogovorno okno Izbira polja.