Kako lahko samodejno prejemate poročila o stanju pri prenosu opravil prek Outlooka

Če želite po prenosu nalog prek Outlooka vedno vedeti trenutno stanje, lahko določite, da želite prejeti poročilo o stanju za prenesena opravila. Prav tako je lahko smiselno, zlasti pri obsežnih nalogah

Kako pozneje pretvoriti opravilo v zahtevo po opravilu

Če že pri vnosu opravila veste, da ga želite pooblastiti, ne ustvarite opravila, ampak zahtevo. Vedno pa se bo zgodilo, da ste v načrtovalnik opravil vnesli nalogo in jo pozneje želeli prenesti na nekoga drugega. V Outlooku deluje tako:

1. Z desno miškino tipko kliknite opravilo v razporejevalniku opravil in pokličite ukaz Dodelite nalogo naprej. Ali pa lahko odprete nalogo. V Outlooku do različice 2003 nato pokličete ukaz Dejanje - dodelite nalogo vklopljeno; v Outlooku 2007 ali novejšem kliknite gumb Dodelite nalogo[1].
   
2. Nato vnesite e -poštni naslov osebe, na katero želite prenesti nalogo, napišite kratko sporočilo in prilagodite rok (tako da imate še čas za pregled rezultata).
3. Poskrbite, da imate dve možnosti Shrani posodobljeno kopijo te naloge na moj seznam opravil in Pošlji mi poročilo o stanju takoj, ko je naloga opravljena so vklopljene. V nasprotnem primeru naloga ne bo prikazana v načrtovalniku opravil; poleg tega ne boste samodejno obveščeni, ko bo naloga dokončana.
4. Oddajte zahtevo za opravilo.

V vsakem primeru morate narediti te nastavitve

Tako da se prenesena opravila vedno prikažejo v načrtovalniku opravil in ste obveščeni, ko je opravilo opravljeno, priporočam, da v Outlooku aktivirate dve nastavitvi. Potem vam ni treba zapomniti, da morate pri prenosu pooblastila aktivirati možnosti iz 3. koraka iz prejšnjega razdelka:

1. V Outlooku do leta 2007 kličete Orodja - Možnosti - Možnosti opravil nato, v Outlooku 2010 in novejših, ukaz Datoteka - Možnosti - Opravila.
2. V Outlooku do leta 2007 izklopite dve možnosti Posredujte dodeljena opravila na seznamu opravil in Pošlji poročilo o stanju, ko so dodeljena opravila končana a.
   V Outlooku 2010 in novejših različicah omogočite te možnosti:
   Posodobi svoj seznam opravil s kopijami nalog, ki jih dodelim drugim ljudem in Pošlji poročilo o stanju, ko opravim dodeljeno nalogo.
3. Zaprite pogovorna okna.

Tako lahko v načrtovalniku opravil prikažete stanje dokončanosti

Na seznamu dejavnosti (pogled Preprost seznam) stolpec manjka % dokončanoto v pogledu Seznam podrobnosti se prikaže. Če pogosto prenesete obsežna opravila in vaši zaposleni v Outlooku redno dokumentirajo, koliko odstotkov nalog so že opravili, vam priporočam, da uporabite % dokončano tudi v pogledu Preprost seznam vstaviti. To je boljši način, da ste na tekočem. Če želite to narediti, ravnajte na naslednji način:

1. Izberite pogled v razporejevalniku opravil Preprost seznam.
2. Z desno tipko miške kliknite enega od naslovov stolpcev, na primer na Zadeva nalogein prikličemo ukaz Izbira polja naprej.
3. Povlecite gumb % dokončano iz pogovornega okna z levim gumbom miške pritisnete na vrstico z naslovi stolpcev. Na primer, povlecite gumb za naslovom Rok oddaje. Rdeče puščice označujejo, kje bo gumb vstavljen kot nov naslov stolpca. Takoj, ko imate gumb v želenem položaju, spustite gumb miške.
4. Če ne želite vstaviti več stolpcev, zaprite pogovorno okno Izbira polja.