Kazalo
Po telefonskem ali videokonferenčnem sistemu se lahko srečujejo tudi z ljudmi iz drugih mest ali celo držav. To prihrani potne stroške in čas. Vendar pa obstajajo nekateri tehnični in tudi komunikacijski izzivi
Telefonske in videokonference so seveda primerne za srečanja, na katerih udeleženci niso zbrani na enem mestu. Imate še dodatne prednosti:
- Lahko se skličete v kratkem času.
- Osebe lahko dodate pozneje ali del sestanka.
To morate upoštevati pri telefonskih in video konferencah
- Tehnični preizkus (vodja): Kot vodja sistem zaženete vnaprej in preizkusite, ali je povezava vzpostavljena, preden se pridružijo drugi udeleženci. V nasprotnem primeru tvegate neprijeten začetek, ker je morda najprej potrebno preveriti zvok ali pa je treba prilagoditi nastavitve.
- Preizkus tehnike (udeleženci): Vse udeležence prosite, naj vnaprej opravijo sistemski preizkus. Video sistemi imajo običajno povezavo za to, ki jo pošljete udeležencem. V nasprotnem primeru boste prvih nekaj minut porabili za reševanje tehničnih težav udeležencev.
- Uvod: Če je potrebno, na kratko predstavite tehnologijo: Kako naj govorim? Kako obrnem gor / dol? Kako izklopim mikrofon / telefon? Kakšne druge možnosti imam, npr. B. za nalaganje datotek ali skupno rabo lastnega zaslona?
- Odstranite motnje: Prepričajte se (in udeleženci), da ni hrupa v ozadju. To pomeni: zaprite okna, izklopite klimatsko napravo ali tiskalnik, izogibajte se odmevanju sob, izklopite pametni telefon.
- Govorne pavze: Udeležencem opozorite, da je smiselno dati drugim možnost, da se odzovejo dlje kot na osebnih srečanjih. Če nekdo začne govoriti prehitro (da bi lahko govoril), se lahko zgodi, da prvih nekaj besed ne pride (npr. Ker oseba prepozno pritisne gumb za govor).
- Neposreden pristop: Če želite nagovoriti določeno osebo, jo nagovorite po imenu. Na ta način oseba ve, da so bile mišljene, in vam ni treba ponavljati vprašanja, ker je oseba spoznala, da ste se z njo pogovarjali prepozno.
Kako obvladati konferenčne klice
- Ime ime: Udeleženci se ne vidijo. Če se udeleženci še ne poznajo, naj v prvih nekaj prispevkih navedejo svoja imena. V nasprotnem primeru drugi ne bodo vedeli, kdo govori.
- Verbalizacijske geste / mimika: Druge stranke se med konferenčnim klicem ne morejo videti. Tako tudi ne vidite izrazov obraza in kretenj drugih. Zato je pomembno, da ste jasni glede vsega, kar želite izraziti.
Nasveti za posebne funkcije videokonferenc
- Slušalke namesto zvočnika: V primeru videokonferenc na osebnem računalniku obvestite udeležence, naj izklopijo zvočnik svojega računalnika in uporabijo slušalke. V nasprotnem primeru pride do odmeva, ko udeleženec govori in se njegov glas reproducira po zvočniku in ga pobere mikrofon.
- Zmernost govora: Pri nekaterih sistemih lahko naenkrat govori le ena oseba; moderator jim mora dati besedo (beri: sprostite svoj mikrofon). To je čudovito, ker hitro postane kaotično, ko se več udeležencev pogovarja drug z drugim. Poleg tega včasih pride tudi do časovnih zamud, kar vodi v bizarnost, ker komunikacija zamuja. Če vam tehnika omogoča hkraten govor: Preverite, ali so udeleženci dovolj disciplinirani. Če niste, preklopite na moderiran govor.
