Izvajanje videokonference, orodja in pravna podlaga

Ostanite povezani s svetom od doma

Najpozneje s pandemijo korone in s tem povezano domačo pisarno so videokonference postale sestavni del vsakodnevnega dela za številne zaposlene. Zato podrobneje preučimo, katere tehnične zahteve so potrebne, katera orodja so primerna in kateri pravni pogoji veljajo za video konferenco.

Kaj je video konferenca?

Videokonferenca je srečanje dveh ali več oseb, ki poteka skoraj prek interneta. Udeleženci videokonference komunicirajo prek spletne kamere in mikrofona.

Za organizacijo videokonference je potreben video strežnik, do katerega lahko dostopajo vsi udeleženci. Med video srečanjem se običajno vidijo vsi vpleteni.

Moderator pogosto prevzame povabilo udeležencev na videokonferenco in moderiranje konference sam.Ta oseba lahko na primer drugim udeležencem dovoli, da sprostijo monitor ali mikrofon za govor.

Odvisno od programske opreme za videokonference se lahko ljudje udeležijo dogodka s svojim osebnim računalnikom ali pametnim telefonom.

Na trgu obstajajo brezplačna in plačljiva orodja za videokonference.

12 ponudnikov spletnih sestankov

1. Mikogo

Mikogo je nemški ponudnik spletnih konferenc in virtualnih predstavitev. Posebnost Mikoga je, da je v videokonferenci v skupni rabi le zaslon, vendar udeleženci med seboj ne komunicirajo neposredno prek videa, ampak le prek zvoka.

Gostitelj srečanja Mikogo mora ustvariti račun. Druge uporabnike lahko nato po e -pošti povabijo k skupni rabi ali nadzoru zaslona. Sodelovanje je možno prek pregledovalnika HTML prek brskalnika s pametnim telefonom ali namizjem.

Povezave prek Mikoga so šifrirane s 256 bitovi.

Več informacij: www.mikogo.de

2. Pojdi na sestanek

GoToMeeting je zasnovan za videokonference visoke ločljivosti. Odvisno od izbranega paketa se lahko na video srečanju udeleži do 250 ljudi, preko videa pa se lahko poveže največ 25 ljudi.

Dogovor o sestanku je preprost in ga je mogoče izvesti spontano. Moderatorji lahko aktivirajo posamezne funkcije za uporabnike, na primer mikrofon ali deljenje zaslona.

Poleg sodelovanja prek brskalnika ali aplikacije je možno tudi klicanje po telefonu.

Več informacij: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer je orodje, ki je bilo prvotno razvito za daljinsko upravljanje računalnikov. TeamViewer zdaj ponuja svoje orodje za videokonference z "Srečanja". Zahvaljujoč šifriranju od konca do konca programska oprema ponuja visoke varnostne standarde in omogoča spontana srečanja ter glasovne klice. Komunikacija je možna neposredno prek zvoka ali klepeta. V videosestanku z TeamViewerjem se lahko udeleži do 300 ljudi.

Več informacij: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

S storitvijo Google Hangouts Google podjetjem ponuja plačljivo orodje kot del G-Suite. To omogoča neposredno izvajanje videokonferenc. Druga možnost je tudi možnost videosestankov z Googlom Meet. Uporabniki imajo nato celo možnost podnapisov pogovorov ali njihovega prevajanja v živo. Vendar prevodna funkcija še ni v celoti razvita.

Uporabniki za uporabo Googla Meet potrebujejo Google Račun. Sodelovanje je možno tudi brez aplikacije prek brskalnika ali Gmaila. Ena prednost Googlovega orodja za videokonference je, da lahko vse druge Googlove izdelke, kot so Googlove preglednice ali dokumenti in koledarji, preprosto združite z video orodjem.

Več informacij: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex podjetja Cisco je narejen za profesionalno uporabo. Teoretično se lahko srečanja udeleži do 40.000 ljudi, na primer na velikih konferencah ali sejmih. Sodelovanje je možno tudi brez ustreznega računa prek vabila za povezavo. Kot registrirani uporabnik pa obstajajo dodatne funkcije.

Več informacij: www.webex.com

6. Povečava

Zoom je eno izmed najbolj priljubljenih orodij za videokonference na zasebnem in poslovnem področju. Srečanja lahko sinhronizirate in takoj ustvarite z lastnim koledarjem. S soglasjem vseh udeležencev je mogoče videokonference zelo enostavno posneti. Druga prednost je, da si lahko ekrane deli več udeležencev. Ustvarite lahko na primer tudi svoje sejne sobe.

Sodelovanje na konferencah je mogoče z namiznim računalnikom in aplikacijo za pametne telefone ter prek brskalnika.

Več informacij: www.zoom.us

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams je del Microsoftovega paketa Office365. Orodje je specializirano predvsem za timsko delo. Torej ni le orodje za videokonference, ampak hkrati ponuja tudi elemente vodenja projektov.

Na sestanku lahko sodeluje do 10.000 ljudi.

Več informacij: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Srečanja Adobe Connect

Orodje za videokonference podjetja Adobe je bilo zasnovano predvsem za profesionalne uporabnike. Na primer, sejne sobe so lahko oblikovane v podjetniškem dizajnu. Orodje ponuja tudi številne posebne funkcije, na primer anonimno udeležbo na konferenci.

Več informacij: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Microsoftov Skype je bil prvotno uveden kot storitev za klepet in videoklice. Orodje obstaja že od leta 2003. Zdaj pa veliko ljudi uporablja Skype tudi za videokonference. To pomeni, da lahko datoteke tudi tukaj preprosto delite. Komunikacija je možna tudi prek vgrajenega sporočilnika.

Več informacij: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Jitsi ponuja celotno zbirko brezplačne programske opreme za komunikacijo. To vključuje tudi orodje za videokonference Jitsi Meet. Video sestanki se lahko začnejo spontano brez aplikacije ali registracije. Pridružitev sestanku je možna prek individualno ustvarjene aplikacije.

Srečanja prek Jitsija je mogoče načrtovati in organizirati z uporabo skupnih koledarjev. Orodje lahko povežete tudi s programsko opremo za upravljanje projektov, kot je Slack.

Edina pomanjkljivost: po podatkih proizvajalca lahko le do 35 udeležencev komunicira v dobri kakovosti.

Več informacij: meet.jit.si

11. S tem

S pomočjo katerega se lahko videokonference začnejo neposredno v brskalniku, brez računa ali aplikacije. Sodelovanje je enostavno mogoče prek pametnega telefona ali namizja.

Več informacij: whereby.com

12. SocialHub Meet

Orodje SocialHub Meet, razvito v Nemčiji, navdušuje predvsem z implementacijo, skladno z GDPR. Zato je primeren za podjetja, ki dajejo visoko vrednost varstvu podatkov. Na primer, vse storitve gostujejo na strežnikih v Nemčiji, posamezne sobe pa je mogoče zaščititi z gesli.

Več informacij: socialhub.io

Pomembna merila za izbiro orodja za videokonference

Najprej morate razmisliti, kakšne so vaše zahteve za programsko opremo za navidezna srečanja. Ali želite uporabiti orodje za vzdrževanje komunikacije z odsotnimi zaposlenimi? Ali pa želite ustvariti komunikacijsko platformo za podrobne razprave s strankami? Če želite narediti pravo izbiro za svoje potrebe, morate natančno vedeti, kakšne so vaše potrebe. Kdaj je pomembno upoštevati pomembne točke Obseg funkcij bodite pozorni na:

• Kakovost videa visoke ločljivosti ali nizke ločljivosti,
• Največje število potencialnih udeležencev,
• Funkcija razdelitve zaslona,
• Možnost sodelovanja pri dokumentih,
• Šifriranje podatkov in
• Cena in zavezujoča pogodba.

Kakšne so prednosti plačljivih orodij za videokonference?

Mnoga podjetja ponujajo svoja orodja za videokonference brezplačno in tudi brez registracije. Vendar so ta orodja pogosto funkcionalno omejena. Poleg tega se lahko zgodi, da so brezplačne različice »plačane« s podatki, ki jih zbirajo programi.

V primeru plačljive različice je "lakota po podatkih" orodij običajno bolj omejena.

Če podjetja redno potrebujejo orodja za videokonference, je najbolje, da preidejo na plačljive različice. Izkoristite večjo varnost podatkov in vse funkcije, ki jih potrebujete.

Kakšno opremo potrebujem za video konferenco?

Za uspešno izvedbo videokonference morajo biti izpolnjene naslednje tehnične zahteve:

• dovolj hitra internetna povezava
• fotoaparat z dovolj veliko ločljivostjo
• delujoči mikrofon

Za vodenje ali sodelovanje v videokonferenci je potrebna minimalna pasovna širina 3 megabitov. To zagotavlja, da si lahko sliko ogledate brez trzanja. Vsekakor je med video konferenco priporočljivo izklopiti vse programe, ki zahtevajo veliko pasovno širino. Tudi video pretoka ali pretakanja glasbe ne bi smeli uporabljati med videosestankom, če je pasovna širina nizka.

Bonton na video srečanjih

Za nemoteno izvajanje videokonferenc se morajo udeleženci držati določenih pravil. Moderatorjem je najbolje, da o sestankih obvestijo vnaprej. Možna pravila so:

• Brez predhodnega obvestila se ne govori. V nasprotnem primeru se lahko zgodi, da vsi govorijo naenkrat.
• Ko se predstavi ena oseba, druge izklopijo mikrofon. Tako predavatelja ne motijo zvoki, kot je šumenje.
• Če sodelujejo vsi s kamero, bi morali vsi vklopiti tudi svoje kamere. Vse drugo bi bilo nesramno.
• Vsakdo bi se moral obleči za video sestanek, kot bi se oblekel za sestanek na kraju samem. Navsezadnje nihče ne bi prišel v pisarno v tekaški obleki.

Prednosti in slabosti videokonference

Obstaja veliko podjetij, ki ponujajo videokonference prednosti:

• Medsebojna komunikacija brez dolge poti
• Prihranki potnih stroškov
• krajši odzivni čas
• optimizirana komunikacija in hitrejše odločanje
• boljše upravljanje kriz in projektov

Vendar pa obstajajo tudi slabost kako:

• večji tehnični napor
• Komunikacija je možna le s pripomočki
• zmanjšan razpon pozornosti na zaslonu
• nezavezujočega značaja kot na sestanku v živo na kraju samem

Pravni pogoji za videokonference

Kar zadeva zakonodajo o varstvu podatkov, videokonference zajema Splošna uredba o varstvu podatkov. V skladu s tem lahko delodajalci zbirajo in uporabljajo podatke o zaposlenih, če služijo "namenu delovnega razmerja" (odstavek 1, odstavek 1 BDSG) ali če ima delodajalec "zakonit interes" (člen 6 (1) (f) GDPR).

Interesi delodajalca so v nasprotju z interesi zaposlenih, ki so vredni zaščite. Ti bi bili na primer ogroženi, če se orodje za videokonference ne uporablja samo za sestanke, ampak tudi za spremljanje dela v domači pisarni.

Izogibajte se utrujenosti zaradi videokonference

Teoretično se lahko videokonference začnejo kadar koli in kjer koli, v praksi pa lahko kopičenje video srečanj povzroči utrujenost.

Eden od razlogov za to je velika gostota dražljajev, na primer na srečanjih z velikim številom udeležencev. Hkrati na video sestanku z vklopljeno kamero nikoli ne veš, kdo te gleda. Ta občutek stalnega opazovanja lahko poslabša simptome utrujenosti. Konec koncev je tudi stalni pogled na zaslon tisti, ki poveča utrujenost brez preveč motenj.

To lahko odpravite z odmori na daljših video konferencah. Smiselno je tudi, da se udeležencem ni treba ves čas udeležiti konference s svojim videom.

Snemanje videokonferenc - kaj je dovoljeno?

Čeprav se zdi, da je snemanje videokonferenc običajna praksa za mnoga orodja, ki ponujajo to možnost, obstajajo resni pravni pomisleki.

Po podatkih STGB je lahko kaznivo dejanje, če se nejavni pogovori ali videokonference snemajo brez dovoljenja. Trenutna zakonodaja o varstvu podatkov prepoveduje tudi snemanje video srečanj brez privolitve udeležencev.

Načeloma zakon vidi videokonference kot nadomestek za sestanek v živo. Tam bi lahko sodelovali tudi vsi brez snemanja videa.

Tudi argument za izvedbo dokumentacije videosestanka s posnetkom ne velja, ker je v videokonferenci možno tudi beleženje po besedilu.

Za snemanje videokonference je treba navesti naslednje:

• Prostovoljno soglasje vseh vpletenih strani, ki se pridobi pred začetkom snemanja.
• Pisna oblika privolitve ali dokumentacija privolitve.
• Razlaga udeležencev o pomenu in namenu posnetka.
• Sklic na pravico do odstopa od pogodbe za privolitev.

V bistvu niti moderatorji niti udeleženci ne bi smeli snemati videokonferenc brez soglasja drugih videokonferenc. To tudi ne velja, če naj se posnetek opravi zaradi preproste dokumentacije.

Katero orodje je primerno za mojo videokonferenco?

Danes je del vsakdana, da videokonference potekajo v podjetjih. Trg ustreznih orodij je velik, zato lahko stvari hitro izgubite. Naslednja vprašanja vam lahko pomagajo izbrati pravo programsko opremo:

• Koliko ljudi v povprečju sodeluje na mojih videokonferencah?
• Ali "samo" potrebujem orodje za video klice ali mora orodje vsebovati druge funkcije, kot so sporočilo, funkcije upravljanja projektov itd.?
• Ali bi bilo mogoče sestanke za videosestanke vključiti neposredno v koledar?
• Ali želite, da so strežniki orodja v Nemčiji?
• Ali obstaja kakšen način za snemanje sestanka?
• Ali lahko ustvarim več sejnih sob?
• Ali je možno sodelovati na sestankih prek brskalnika?
• Koliko denarja imam na mesec za orodje za videosestanke?
• Ali že uporabljam orodja, kot so G-Suite, Adobe ali Microsoft?

V praksi je vredno najprej preizkusiti različna orodja, na primer pred plačljivo naročnino. Večina ponudnikov dela z brezplačnim preskusnim obdobjem 14 dni ali več. V tem času lahko orodja obširno preizkusite z različnimi videokonferencami in se prepričate o ustreznih prednostih.

Tako kot pri drugi programski opremi boste tudi vi in vaše ekipe sodelovali z njo. Zato bi morala podjetja vključiti svoje zaposlene v proces odločanja, da bi skupaj našli soglasje o orodju, ki bo na koncu uporabljeno.