Programska oprema v vsakdanjem pisarniškem življenju: Microsoft Office in alternative

Tukaj lahko preberete vse, kar morate vedeti o različnih programih Office

Delovno življenje se je zaradi digitalizacije izrecno spremenilo. Pred leti so ljudje vse pogosteje uporabljali telefon za razpravo o poslovnih zadevah, danes pa se zanašajo na e-pošto ali komunikacijo s storitvami za sporočanje, kot sta WhatsApp ali Facebook. Delovni svet se je zlasti z izbruhom korona krize odločno reformiral. Osebni sestanki in službena potovanja se umaknejo digitalni komunikaciji s sistemi za videokonference, kot sta Zoom ali Skype. Ta razvoj vpliva tudi na zasebni sektor.

Z napredujočo digitalizacijo postaja omrežna programska oprema za pisarniško komunikacijo vse pomembnejša in priljubljena. Zato imajo programi, ki se lahko uporabljajo v vsakdanjem zasebnem ali poslovnem pisarniškem življenju, odločilno vlogo v pisarni. Microsoft Office kot najbolj znanega zastopnika pisarniških programov in brezplačne programske opreme, kot so LibreOffice, Open Office ali Ashampoo Office, vsak dan uporabljajo milijoni ljudi v Nemčiji in milijarde ljudi po vsem svetu.

Zato je programska oprema pomembna za profesionalno pisarniško komunikacijo

Če pogledate izzive, s katerimi se podjetja ali posamezniki soočajo zaradi globalizacije, lahko razumete, zakaj je sodobna pisarniška komunikacijska programska oprema bistvena. Podjetja s svojimi izdelki tekmujejo s številnimi drugimi domačimi in mednarodnimi podjetji. Zaradi različnih okvirnih pogojev se lahko izdelki v nekaterih državah proizvajajo in prodajajo ceneje. Glede na to je še toliko bolj pomembno, da za svoj portfelj izdelkov vzpostavite profesionalno trženje, ki prinaša dodano vrednost in prednosti. Hkrati je bistveno, da se lahko hitro in učinkovito odzovete na povpraševanja strank.

Primer:

Srednje podjetje hladilnik trži kot inovacijo tehničnega izdelka na svetovnem trgu. Zainteresirane in obstoječe stranke prejmejo začetne informacije v regionalnih in nacionalnih predstavitvah. Podobno je s spletnimi predstavitvami, ki se pretakajo po internetu. Za te in druge tržne ukrepe podjetje uporablja sodobno predstavitveno programsko opremo, kot je Microsoft PowerPoint.

Zainteresirane stranke prosijo za ponudbo za nov tip hladilnika. Globalni izračun cene, ki vključuje vse materialne in proizvodne stroške, je bil postavljen v obsežne izračune v programu Microsoft Excel. Neštete mize so bile povezane, da bi ustvarile pošteno in ustrezno ponudbo za vsako stranko. Poleg izračuna stroškov se Microsoft Excel v podjetju uporablja tudi za izračun notranjih stroškov osebja in za beleženje številnih drugih procesov.

Po določitvi ponudbene cene v programu Microsoft Excel podjetje uporabi Microsoft Word za ustvarjanje vsebinsko bogatega in motivirajočega spremnega pisma. To je jasno strukturirano in izraža prednosti ter dodano vrednost izdelka in ponudbe. Microsoft Word in Microsoft Excel sta bila v ta namen povezana s programom CRM. To samodejno vstavi kontaktne podatke potencialne stranke v pismo in ponudbo shrani na notranji strežnik. V zadnjem koraku se paleta izdelkov posamezno pošlje po e -pošti z Microsoft Outlookom.

Primer jasno kaže, kako pomembna je sodobna programska oprema v pisarni. Naloge sodobne pisarniške komunikacije ali izračun ponudb bi bile brez omrežnih aplikacij programske opreme težje in nagnjene k napakam. Poleg programov Microsoft Office, ki jih številna podjetja uporabljajo kot vodilne na trgu, bi lahko zahteve v zgornjem primeru izvedli tudi z brezplačno programsko opremo, kot je Libre Office.

Bistveno je, da so posamezne funkcije programov v pisarni smiselno povezane med seboj. Ustvarjanje kakovostnih predstavitev, profesionalna obdelava besedil, pravilne preglednice in druge aplikacije so možne s sodobno pisarniško programsko opremo. V mnogih primerih se lahko rezultati prikažejo že po nekaj kliki.

Hkrati programska oprema, kot je Microsoft Office, ni uporabna, če je ni mogoče upravljati profesionalno. Zato je ključnega pomena, da zaposleni v pisarni ali zasebni uporabniki poznajo in uporabljajo možnosti aplikacij programske opreme. V tem primeru sodobna pisarniška programska oprema, kot sta Microsoft Office ali Libre Office, izpolnjuje svoj namen in pomaga uporabnikom pri učinkoviti in individualni komunikaciji.

Microsoft Office - vodilni v pisarniški programski opremi

Microsoft Office je kot pisarniška programska oprema na voljo od leta 1989. Sprva namenjene izključno Macintosh, so bile hitro izdane dodatne različice Microsoft Office za Windows. V prvi različici so bile danes najbolj znane aplikacije:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Tudi Microsoft PowerPoint
• Microsoft Mail

vsebujejo.

Sčasoma se je Microsoft Office nenehno razvijal. Trenutno lahko v trgovinah kupite različne izdaje za različna področja odgovornosti. Trenutna maloprodajna različica Microsoft Office nosi to ime Pisarniški dom in posel2021-2022 in stane enkratna pristojbina 299 evrov. Dobite ga za najpogostejše operacijske sisteme, kot so Windows, MacOS, iOS ali Linux. Cena vključuje popolnoma nameščene različice Outlooka, Worda, Excela in PowerPointa za Windows ali Mac za osebni računalnik. Dijaki z maturo dobijo Microsoft Dom in študent 2022-2023 za enkratni znesek 149 evrov. Študentska različica vsebuje samo Microsoft Word, Excel in PowerPoint, Outlook ni na voljo.

Uporabniki starejših različic MS Office jih lahko še vedno uporabljajo in odpirajo datoteke z novimi oblikami datotek docx, xlsx ali pptx. V tem primeru je koristno namestiti in uporabljati paket združljivosti, ki ga Microsoft ponuja brezplačno.

Nasvet:

Microsoft Outlook je brezplačen v mobilni različici za tablične računalnike in pametne telefone in ga lahko brezplačno prenesete iz ustrezne trgovine z aplikacijami za naprave Apple ali Android. Poleg tega lahko starejše različice Officea, na primer Office 2007 ali 2010, še vedno delujejo v sistemu Windows 10.

Poleg možnosti nakupa Microsoft Office proizvajalec Microsoft že od leta 2011 ponuja naročninsko licenciranje Officea pod trgovskim imenom Office 365 ob. Odvisno od želenega obsega dostave so cene za zasebne stranke 10 evrov na mesec (letna naročnina 99 evrov) za Družina Microsoft Office. Za podjetja Microsoft ponuja različne naročniške različice, ki stanejo med 10,50 evra na mesec in 16,90 evra na mesec. Podjetja imajo koristi od naslednje dodatne programske opreme:

• Microsoft Publisher (pisarniška in oblikovalska programska oprema).
• Microsoft Access (zbirka podatkov).
• Microsoft Exchange (e -poštni strežnik).
• Microsoft OneDrive Business (v oblaku).
• Microsoft SharePoint (spletna aplikacija za sodelovanje).
• Microsoft Teams (platforma, ki združuje klepet, sestanke, zapiske in priloge).

Natančne cene in informacije o programih in storitvah v oblaku, vključenih v Microsoft Office, najdete na www.microsoft.com. Poleg tega Microsoft ponuja brezplačna navodila za svoje izdelke na posebnem spletnem mestu.

Programi Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel in Microsoft Word so še posebej priljubljeni kot pisarniška programska oprema in imajo pomembno vlogo v sodobnem Officeu. Vsak uporabnik mora vedeti, katere osnovne funkcije in možnosti so vključene v aplikacije.

Informacije:

Zaščita pred virusi in trojanci je bistvena za vsakega uporabnika Microsoft Officea. Microsoft v bistvu ponuja Officeove programe Word ali Excel z deaktiviranimi makri. To je pomembno, da trojanci ali druga zlonamerna programska oprema ne pridejo v vaš računalnik prek makra.

Microsoft PowerPoint: profesionalna predstavitvena programska oprema za zasebne in poslovne uporabnike

Ocenjuje se, da 500 milijonov ljudi po vsem svetu uporablja Microsoft PowerPoint kot svojo programsko opremo za predstavitve. Poslovno srečanje brez diapozitivov in PowerPoint predstavitve je postalo redko. Podjetja, samostojni delavci in zasebni uporabniki se v glavnem zanašajo na dejstvo, da je občinstvo lahko navdušeno in aktivirano s kompetentno vizualizacijo dejstev.

PowerPoint je leta 1987 prvotno razvil Američan Robert Gaskins in ga Microsoftu prodal pod imenom "Presenter". V trenutni različici ima PowerPoint veliko uporabnih funkcij za pripravo in izvajanje predstavitev na živahen in zelo kompetenten način.

Lastnosti PowerPointa - to so vaše možnosti za živahne predstavitve

S klikom na prazno predstavitev v PowerPointu se odpre standardni pogled programa PowerPoint.

Na desni strani v standardnem pogledu si lahko ogledate vse diapozitive vaše predstavitve, ustvarjene do sedaj v majhnem formatu. Na sredini je gradbeno ali predstavitveno območje. Na tem področju programske opreme imate možnost oblikovanja vsakega diapozitiva posebej. Na primer, lahko vnesete besedilo, grafiko, video posnetke in zvoke ali druge slogovne naprave posebej in na ustrezna mesta. V najnovejši različici PowerPointa boste na desni strani v standardnem pogledu našli tudi oblikovalske ideje. Če začnete z zasnovo diapozitiva, boste samodejno prejeli predloge oblikovanja iz programa, ki jih je mogoče sprejeti z enim klikom.

Poudarki za vsako predstavitev - kako profesionalno uporabljati PowerPoint

Nič ni bolj dolgočasno kot predstavitev s preveč besedila. Besedilni diapozitivi brez vizualnih stilskih naprav občinstvo vežejo na monitor ali zaslon. Namesto poslušanja govorca se besedilo prebere in interpretira. V tem primeru se izgubijo glavne točke govornika. Poslušalci se sprehajajo in vstopijo v duševno odsotnost. Namesto da bi bili udeleženec predavanja, se prepustite informacijam.

Da se to ne bi zgodilo in da PowerPoint predstavitev ves čas vzbudi zanimanje občinstva ter kompetentno predstavi temo in dejstva, boste v PowerPointu našli nešteto možnosti, da svoje diapozitive profesionalizirate. Če navedemo vse primere, nasvete in zvijače za profesionalno uporabo PowerPointa, bi presegli obseg. Naslednji 3 praktični primeri pojasnjujejo, kako uporaben je PowerPoint kot pisarniška programska oprema. Ogledate si lahko, kako imajo uporabniki pri pripravi koristi in na enak način občinstvo med predstavitvijo:

Praktični primer 1: Vstavite prehode, da bo predstavitev zanimiva

PowerPoint predstavitev je lahko strukturirana kot diaprojekcija ali kot vznemirljiv film. Diaprojekcija običajno izgleda dolgočasno, saj razen prikazanih slik ni nobenih učinkov ali posameznih prehodov. PowerPoint predstavitev, predstavljena v slogu diaprojekcije, je za občinstvo monotona.

Bistveni cilj predstavitve je informirati, navdihniti in spodbuditi občinstvo k dejanju. Da bi to dosegli, je smiselno posebej nadgraditi prehode med posameznimi folijami. V tem primeru so po eni strani zanimive variabilno oblikovane folije. Poleg tega so impresivni tudi prehodi med folijami.

S PowerPointom je mogoče z nekaj kliki vdelati animirane prehode med diapozitivi. Ti ustvarjajo napetost in ohranjajo visoko pozornost občinstva. Funkcijo "Prehodi" najdete na istoimenskem zavihku "Prehodi".

Ti stojiš:

• Dinamično,
• Tudi spektakularno
• Subtilni prehodi iz folije

ki bi morala v vsakem primeru ustrezati temi in osnovni zasnovi predstavitve. Zelo znanstveno predavanje s spektakularnim prehodom, kot je animacija "satje"Zagotavljanje je kontraproduktivno. Nasprotno pa se lahko dinamične vsebine, na primer prehod, ki "leti skozi", uporabijo v vznemirljivem predavanju, ki je namenjeno navdihu in oživljanju občinstva.

Kot v večini primerov za prehode v PowerPointu velja naslednje: »Manj je več.« Predstavitev ne sme biti obremenjena s preveč različnimi prehodi diapozitivov. To je pomembno, ker bodo sicer gledalci kljub prehodom izgubili zanimanje. Odvečne ponovitve izčrpajo in preobremenijo predstavitev. Nasprotno, če spretno vključite ustrezne prehode v svojo predstavitev, boste osvojili svoje občinstvo in povečali pozornost in zanimanje občinstva.

Praktični primer 2: Z oblikovalskimi idejami v najkrajšem času ustvarite visokokakovostne filme

Uporabniki programa PowerPoint vedo, da lahko traja veliko časa, da ustvarite poučne, privlačne in privlačne predstavitve PowerPoint. Poleg teme in ključnih točk je treba slike, tabele, video posnetke in druge slogovne pripomočke izbrati ustrezno in namensko.

Reprezentativna raziskava, ki jo je izvedel GfK v imenu podjetja Made in Office GmbH, v kateri je bilo raziskanih več kot 1.000 uporabnikov Officea v nemških podjetjih, kaže, kako zapleteno je lahko ustvarjanje predstavitev. Anketirani zaposleni so v povprečju delali 20 ur na mesec s PowerPointom. Od teh 20 ur je bilo 8 ur namenjenih izključno oblikovanju diapozitivov. Študija jasno pokaže, koliko truda je potrebno za ustvarjanje privlačne predstavitve.

Uporabniki najnovejše različice programa PowerPoint lahko skrajšajo čas, potreben za oblikovanje diapozitivov. Oblikovanje diapozitivov lahko delno prepustite programu. Z integrirano funkcijo "Ideje za oblikovanje", ki je privzeto prikazana na desni strani glavnega zaslona, zaposleni v pisarni ali domačih uporabnikih prejmejo elegantne in privlačne ideje za oblikovanje diapozitivov. Če je element menija skrit, ga lahko prikažete na zavihku »Start«. Element menija »Ideje za oblikovanje« se nahaja na koncu zavihka.

V mnogih primerih lahko oblikovalske ideje med drugim pomagajo pri pravilni razporeditvi slik in besedil na diapozitivu ali optimizirajo oblikovanje. Poleg prikazanih predlogov lahko z gumbom »Pokaži dodatne oblikovalske ideje« pridobite dodatne predloge.

S funkcijo »Ideje za oblikovanje« imajo uporabniki PowerPointa možnost, da se namesto porabe preveč časa za izboljšanje zasnove osredotočijo na vsebino in predstavitev osnovnih sporočil.

Nasvet strokovnjakov za urejanje slik:

Če želite, da zaupni deli Officeovih datotek postanejo neprepoznavni, jih ni dovolj formatirati črno na črno. Da se prepričate, da neprepoznavnih odlomkov ni mogoče prebrati, jih je treba vedno izbrisati s slike.

Praktični primer 3: Vdelajte medije za izdelavo interaktivne predstavitve

Z napredujočo digitalizacijo je normalno, da si lahko kadar koli ogledate videoposnetke, glasbo in gibljive slike v najvišjih ločljivostih. Zasloni prenosnih računalnikov ali televizorjev prikazujejo videoposnetke v HD, Ultra HD in 4K. Enako velja za glasbo in zvoke, ki se v Dolby Surround prenašajo kristalno jasno. Ker so gibljive slike, pa tudi glasba in zvoki razširjeni v naši družbi, jih je smiselno vključiti tudi v PowerPoint predstavitev. To deluje z le nekaj kliki na zavihku "Vstavi" v menijski postavki "Predstavnost".

Na tem menijskem področju imate med drugim možnost:

• Vstavite video s trdega diska ali diska v oblaku.
• Vključite videoposnetek s spletne platforme, kot je YouTube.
• V predstavitev vstavite zvočne datoteke iz računalnika.
• Začnite snemati in ga vključite v predstavitev.
• Vstavite posnetek zaslona.

Ali je uporaba medijev uspešna, je odvisno od izbire video posnetkov ali glasbe in uporabljene strojne opreme. Vsekakor zabavno -zabavna predstavitev, v kateri se izmenjujejo besedila in čelna predstavitev z videoposnetki in foto serijami, navdihuje občinstvo. Poleg zanimanja se povečuje tudi sposobnost zadrževanja, saj je vizualna vsebina v možganih shranjena veliko globlje kot izgovorjene besede ali besedila. Obstajajo torej objektivni razlogi za vključitev medijev v predstavitev ter pridobivanje in navdušenje občinstva z glasbo in gibljivimi podobami.

Če povzamemo, Microsoft PowerPoint vsakemu uporabniku ponuja široko paleto možnosti in funkcij za oblikovanje predstavitev, ki so profesionalne in osredotočene na občinstvo.Vsakdo, ki uporablja PowerPoint kot pisarniško programsko opremo in pozna možnosti in tankosti programa, z aplikacijo ustvari kakovostne predstavitve. Ti imajo potencial, da trajnostno navdihujejo in na sodoben in poglobljen način posredujejo vsebino in vrednote. Zaradi tega je PowerPoint v pisarni cenjen in se vsak dan uporablja za ustvarjanje diaprojekcij.

Microsoft Excel - Ustvarite preglednice kot profesionalec

Microsoft Excel je bil objavljen leta 1985 v svoji prvi različici za Macintosh. Kot naslednik Microsoftovega Multiplana je bil cilj ponuditi programsko opremo za kompleksne preglednice, ki so vizualno usmerjene. Leta 1989 je bila predstavljena prva različica Excela za Windows. Sčasoma se je programska oprema dosledno razvijala. Trenutno ga uporabljajo milijoni uporabnikov po vsem svetu za poslovne in zasebne namene. V Excelu je več kot 400 funkcij, s katerimi je mogoče načrtovati in prikazati izračune za skoraj vse namene. Bistveno je tudi, da se rezultati in izračuni lahko vizualno prikažejo v diagramih ali individualizirajo z oblikami, barvami in pisavami.

Logična struktura Excela

Ko odprete nov, prazen delovni zvezek v programu Microsoft Excel, boste v načinu izračuna našli vse Excelove funkcije, razdeljene na različne zavihke.

Tako kot v vseh drugih programih Microsoft Office so glavne funkcije Excela navedene na zavihku »Start«. Enotna struktura vseh aplikacij programske opreme Office omogoča, da se neizkušeni uporabniki Excela lažje znajdejo v programu.

Vse osnovne funkcije, na primer:

• Prilagajanje pisav,
• Poravnava besedila ali številk
• Posebno oblikovanje števk

so jasno označeni na zavihku »Start«. Funkcija je še posebej pomembna za velike tabele, v katerih se ovrednoti veliko podatkov. Gre za funkcijo »Razvrsti in filtriraj« v menijski postavki »Uredi«.

Uporabniki Excela, ki manj pogosto delajo s formulami in večinoma uporabljajo Excel za razlago podatkov, seznamov in rezultatov, potrebujejo redno menijsko postavko »Razvrsti in filtriraj«.

Kot v vseh drugih programih Office imate možnost vstavljanja slik, diagramov, besedilnih polj ali 3-D predmetov. Možnosti za pravilno vstavljanje ilustracij in diagramov najdete na zavihku "Vstavi". Praktične so tudi vdelave povezav v Excelovo tabelo, na primer za sklicevanje na interno spletno mesto podjetja ali zunanji projekt.

Tako kot vsi drugi Officeovi programi tudi Microsoft Excel navdušuje z možnostjo posamične vizualizacije tabel. Vsakdo, ki uporablja Excel v poklicnem okolju, je odvisen od predstavitve podatkov in pripisanih informacij na dejstva in hkrati vizualno privlačen način. Excel ponuja vse funkcije in možnosti za to. Med drugim lahko:

• Izbirajte med različnimi, že pripravljenimi oblikami miz,
• Prilagodite tudi robove in območje tiskanja
• Posebej spremenite barve in pisave.

S funkcijami na zavihku "Postavitev strani" je mogoče oblikovati edinstvene, informativne in privlačne tabele. Ta predstavljajo dejstva in se hkrati osredotočajo na glavne točke in ključne trditve v izračunih. Skupaj z diagrami se na stotine ali tisoče posameznih podatkov uporabi za ustvarjanje strokovnega, pripisanega pregleda, ki gledalcu zagotavlja trajne informacije.

Uporabniki lahko v preglednico dodajo tudi matematične funkcije na zavihku Formule.

Excel vam v meniju "Knjižnica funkcij" ponuja najpomembnejše funkcije iz najbolj priljubljenih kategorij. Pri »Vstavi funkcijo« lahko uporabite možnost »Prosto besedilo« in z lastnimi besedami opišete namen funkcije. Program vam bo nato ponudil ustrezno matematično formulo.

Za nove in neizkušene uporabnike programa Microsoft Excel, ki nimajo veliko izkušenj z uporabo formul, delo z Excelom pomeni dolgoročno vadbo za razumno uporabo formul. V pomoč so funkcije pomoči v Excelu ter že pripravljene funkcije in matematične formule, ki jih običajno vsak uporabnik najde, kar išče. Posebne formule so opisane na številnih internetnih forumih in jih je v večini primerov mogoče kopirati in prilepiti v svojo tabelo.

Možen je prenos podatkov iz različnih virov

Zlasti v poklicnem okolju je treba za izračun v Excelu prevzeti podatke iz različnih virov. Tukaj je v veliko pomoč zavihek Podatki. Zagotavlja, da lahko snemate in integrirate podatke iz drugih Excelovih tabel, podatke zbirke podatkov in številke iz zunanjih programov.

Pod "Pridobi podatke" je na voljo nešteto virov, katerih podatke lahko povežete s svojo tabelo. Med drugim lahko vključite podatke iz zbirk podatkov Microsoft Access. V brezplačnih vadnicah vam bomo pokazali, kako ustvariti povezave med obema programoma in kako na splošno pravilno uporabljati Access.

Ta zavihek vsebuje tudi dve praktični funkciji, ki ju najdete pod točko menija »Napoved«.

Po eni strani lahko uporabite "kaj-če analizo" za predstavitev različnih scenarijev. Takšna ocena je lahko še posebej pomembna pri izračunu napovedanih ciljev za sprejemanje kompetentnih odločitev. Funkcijo "napovednega lista" lahko na podoben način ustvarite trende in napovedi iz razpoložljivih podatkov.

Na zavihku »Pogled«, ki je zadnja izbira v Excelovem menijskem območju poleg strani s pomočjo, lahko izbirate med:

• Izberite različne poglede delovnega zvezka
• Če želite ugotoviti, ali je treba rešetke in naslove izpisati oz
• Nastavite faktor povečave za svojo mizo.

Kako zamrzniti okno - pomembna možnost v Excelu

Element menija "Popravi okno" je neopazna in hkrati bistvena funkcija v programu Microsoft Excel. Zlasti pri tabelah, ki se raztezajo na več straneh na zaslonu, pogosto pride do težave, da naslovi med pomikanjem izginejo. Z "Zamrzni okno" nastavite, da se naslovi vnesejo v zgornjo vrstico na vsaki strani tabele. Lahko pa tudi določite, da je prvi stolpec fiksiran.

Oblikujte profesionalne tabele v Excelu - uporabite funkcijo Ideje

Tako kot Microsoft PowerPoint tudi Microsoft Excel ponuja funkcijo, v kateri samodejno prejemate ideje za oblikovanje ali strokovno predstavitev vaše mize. Z nekaj koraki lahko v Excelu dobite tabele, ki so prepričljive in z vizualizacijami naredijo dejstva razumljiva.

1. S svojimi podatki oblikujte tabelo v Excelu, na primer tabelarno primerjavo prodaje izdelkov v več koledarskih letih. Vnesite podatke v Excel brez dodatnega oblikovanja.

   

2. Z dvojnim klikom odprite funkcijo »Ideje« na zavihku »Start«.

   

3. Program samodejno prikaže oblikovalske ideje za vašo mizo na desni strani glavnega okna. Odločite se za primerno in privlačno predstavitev tako, da jo aktivirate z dvojnim klikom.

   

Zahvaljujoč idejam, vključenim v Excel, lahko tabele učinkovito profesionalizirate. Za eno mizo je prikazanih več kot 20 modelov, da izberete najboljšo predstavitev. Ta postopek vam prihrani veliko časa pri oblikovanju in oblikovanju grafikonov, diagramov in tabel. Hkrati lahko najpomembnejše informacije predstavite na dejstvo usmerjen način.

Če povzamemo, je Microsoft Excel znan kot profesionalni program za preglednice. Vstavljanje osnovnih tabel, prikaz informativnih diagramov in vdelava zapletenih matematičnih funkcij so tri od številnih drugih možnosti, ki jih ponuja Excel. Z dovolj prakse in s preizkušanjem novih možnosti uporabniki Excela sčasoma pridobijo strokovno znanje in lahko funkcije programske aplikacije uporabljajo profesionalno.

Microsoft Word: sodobna obdelava besedil za vsako pisarno

Poleg Microsoft Excela in PowerPointa je Microsoft Word eden najbolj znanih programov v seriji Office. Z Microsoft Wordom uporabniki uporabljajo učinkovit in v prakso usmerjen program za obdelavo besedil. Poleg ustvarjanja besedil, ki je najpomembnejša funkcija Worda, je mogoče ustvariti tudi obrazce in tabele vključiti v črke ali dokumente.

Microsoft Word je po strukturi podoben PowerPointu in Excelu, kar novim uporabnikom olajša začetek. Na zavihku »Start« bodo uporabniki našli najpomembnejše možnosti in funkcije za ustvarjanje novega pisma ali besedilnega dokumenta.

Poleg "lepljenja" besedila iz odložišča se v Wordu intenzivno uporablja zlasti menijsko območje "Pisava". To je bistveno za

• Spremenite pisavo in velikost pisave,
• Naredite besedilne oznake oz
• Vključite besedilne učinke.

Podobno je pri menijski točki "Odstavek." V tem meniju možnosti lahko nastavite vstavljanje oznak, uporabo vdolbin in osnovno poravnavo besedila.

Uporabite »Najdi in zamenjaj« in funkcijo narekovanja za učinkovitejše delo z Wordom

Funkciji "Išči" in "Zamenjaj" sta lahko koristni in učinkoviti pri zapletenih besedilih. Če želite na primer vedeti, kako pogosto se v besedilu pojavi pomemben izraz, lahko to ugotovite s povečevalnim steklom v menijski vrstici »Iskanje«. Na levi se odpre besedilno polje, v katerem lahko iščete besednjak.

Funkcija "Zamenjaj" vam omogoča, da v enem koraku zamenjate izraze ali besede z napačnim črkovanjem. Na primer, če ste izraz "bistveno" večkrat vključili v besedilo in ga želite v skladu s trenutnim priporočilom Duden spremeniti v "bistveno", vam ni treba ročno iskati in spreminjati vsakega besedilnega odlomka. Če vnesete oba črkovanja v funkcijo "Zamenjaj", lahko vse prilagoditve izvedete brez vmesnega koraka.

Praktična je tudi možnost narekovanja besedil neposredno v Wordu. To dobro deluje s funkcijo »Diktiraj« v meniju »Jezik«. Hkrati ima profesionalna programska oprema za narekovanje večje koristi za uporabnike v podjetjih, ki se zanašajo na narekovanje brez napak. Za zasebno uporabo ali občasno uporabo je vsekakor priporočljiv »narek« z Microsoft Wordom.

Vstavljanje tabel in grafik v Word

Na zavihku "Vstavi" so vam odprte vse možnosti, enakovredne drugim programom Office, za profesionalizacijo vašega dokumenta s tabelami, diagrami, vnosi iz Wikipedije, spletnim videoposnetkom, komentarji in zaznamki ali simboli in formulami. Smiselno je uporabiti besedilna polja, ki služijo kot nadomestna mesta za slike ali oblike v dokumentu.

Informacije:

Če ob kliku na povezavo v Wordu ali Excelu dobite naslednjo napako: »Ta postopek je bil preklican zaradi omejitev v tem računalniku«, morate spremeniti vnose v registru. Nato lahko preprosto vstavite in kliknete povezave v Wordu in drugih Officeovih programih.

Prilagodite zasnovo in postavitev svojega dokumenta - to so vaše možnosti

Na zavihku »Oblikovanje« lahko dokument v le nekaj korakih prilagodite že pripravljenemu dizajnu in izberete predloge za oblikovanje oblikovanja. Možno je tudi prilagajanje barv, pisav, razmikov med odstavki ali vodnih žigov.

Vsak dokument potrebuje določeno postavitev. Medtem ko je treba poslovna pisma oblikovati v skladu s specifikacijami DIN, so lahko povabila ali letaki oblikovani posamično. Vse nastavitve v zvezi z robovi, osnovno poravnavo, obliko ali zamikom so narejene na zavihku "Postavitev".

Nasvet:

Študenti, ki pripravljajo znanstveni članek ali doktorsko nalogo, lahko dobro uporabijo zavihek "Reference". Z njim lahko na primer ustvarite kazalo. Da bi izključili plagiatorstvo, lahko navedbe v besedilo jasno vstavimo kot zunanje vire in jih dodamo na seznam pravnih podlag. Word se lahko uporablja tudi za inteligentno iskanje citatov.

Pošiljanje serijskih pisem kot pismo ali e -pošta - tako deluje

V vsakdanjem poslovnem življenju je zavihek »Pošiljke« zelo priljubljen v številnih podjetjih. Z njim je mogoče oblikovati črke obrazcev in jih povezati z viri podatkov, na primer datoteko Excel. Ovojnice in nalepke lahko ustvarite na enak način in jih natisnete na katerem koli tiskalniku. Predogled v menijski postavki "Predogled rezultatov" je usmerjen v prakso. Namesto dragega preskusnega tiskanja lahko predogled oddate digitalno. Če se odkrijejo napake, jih je mogoče odpraviti, preden so obrazci dejansko natisnjeni, ne da bi pri tem zapravljali vire.

Z zavihkom »Preveri« je Microsoft integriral preverjanje črkovanja v Word in druge aplikacije, kot je Microsoft Outlook. Z vgrajenim besednjakom je v Wordu na voljo obsežna zbirka sinonimov. Poleg tega lahko na tem izbirnem področju:

• Naj besedilo glasno prebere
• Preverite dostopnost in
• Zaščitite dokument posamično.

Za ustvarjanje profesionalnih dokumentov uporabite Wordove spletne predloge

Namesto, da bi vsak dokument ustvarili osebno in skrbno podrobno, je smiselno uporabiti spletne predloge programa Microsoft Word za ustvarjanje besedilnih dokumentov, kot so:

• Življenjepis.
• Poslovno pismo.
• Brošura.
• Izroček oz
• Če želite ustvariti potrdilo.

Prek zavihka »Datoteka«, v katerem lahko v Wordu izvedete številne osnovne nastavitve, preklopite na izbirno polje »Novo«. Poleg vaših osebnih predlog to izbirno območje vsebuje tudi številne predloge, ki so na voljo na spletu, in iskalno polje, v katerem lahko išče dodatne predloge lahko išče.

S spletnimi predlogami Microsofta je mogoče z Wordom oblikovati večino dokumentov za poklicne in zasebne namene. Brezplačne predloge so na voljo tudi za druge Officeove programe, zato lahko brezplačno uporabljate na stotine predlog Word, PowerPoint in Excel.

Če povzamemo, Microsoft Word ponuja široko paleto možnosti za profesionalno ustvarjanje in pošiljanje besedilnih dokumentov. Uporabniki poleg možnosti vdelave grafike in drugih slogovnih naprav poleg besedila cenijo funkcijo združevanja pošte ali zmožnost samodejnega popravljanja in profesionalizacije besedil.

Kljub razširjeni uporabi Microsoft Officea in številnih praktičnih funkcij, vsak uporabnik ni pripravljen ali zmožen mesečno plačevati za družino programov ali kupiti komercialne različice Officea. V tem primeru lahko izberete brezplačne alternative za Microsoft Office, ki so po svojem funkcionalnem obsegu podobne Microsoft Officeu.

Libre Office - brezplačne pisarniške funkcije v odprtokodni programski opremi

En del programske opreme, ki jo je mogoče brezplačno namestiti v pisarno in ima velik del pisarniških funkcij Microsoft Officea, je Libre Office. Z LibreOffice dobite zmogljiv pisarniški paket s funkcionalnim vmesnikom in bistvenimi funkcijami za vsakdanje pisarniško življenje. Tako kot Microsoft Office, LibreOffice združuje različne aplikacije v enem paketu za pisarno.

LibreOffice je spin-off znane aplikacije OpenOffice in Star Office, ki je prav tako brezplačna. Z LibreOffice dobite več aplikacij v enem paketu:

• Pisatelj (urejevalnik besedil),
• Calc (preglednica),
• Impress (predstavitveni program),
• Risanje (program za risanje),
• Base (upravljanje baz podatkov),
• Matematika (urejevalnik formul).

Glavna razlika med LibreOffice kot brezplačno in prosto dostopno programsko opremo in plačljivim Microsoft Officeom je poleg posamezne strukture menijev v oblikah datotek. LibreOffice uporablja format odprtega dokumenta (ODT), odprto obliko zapisa datoteke, ki jo lahko uporabljajo in uvozijo številni drugi brezplačni pisarniški programi. Microsoft Office lahko shrani tudi dokumente v formatu ODT in obdeluje dokumente ODT.

Razlike v oblikah datotek - to morate vedeti

	Microsoft Office	LibreOffice
Obdelava besedil	*. docx	* .odt
Preglednica	* .xlsx	* .ods
Predstavitvena datoteka	* .pptx	* .odp

Seznam: Proizvajalec brezplačne, nekomercialne in brezplačne pisarniške programske opreme

Z ocenjenim tržnim deležem več kot 90%je Microsoft Office nedvomno vodilni na področju pisarniške programske opreme. Kljub ponudbi, ki temelji na plačilu, uporabniki cenijo prednosti Microsoft Officea ali so vedno delali z Microsoftovo pisarniško programsko opremo. Če iščete alternative, bi morali izvedeti več pri naslednjih ponudnikih, ki ponujajo pisarniško programsko opremo za brezplačen prenos:

ponudniki	Povezava do ponudbe
LibreOffice	de.libreoffice.org
Apache Open Office	www.openoffice.org/de/
Pisarna WPS	www.wps.com/de-DE/
Pisarna Softmaker (Nemški ponudnik)	www.softmaker.de/softmaker-office
Microsoftova spletna pisarna (manj funkcij kot Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office in G-Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (za iOS)	Vključeno v Apple App Store in samodejno z novimi napravami Apple

Povzetek: Programska oprema za pisarne veliko naredi in prihrani dragocen čas v vsakdanjem pisarniškem življenju

Programski programi, kot so Microsoft Word, Excel ali PowerPoint, in njihove brezplačne alternative so postali nepogrešljiv del pisarne. Dnevne naloge in izzive v vsakdanjem pisarniškem življenju lahko profesionalno rešite s posebno programsko opremo za predstavitve, preglednice, urejanje besedil in zbirke podatkov.

Funkcije in možnosti pisarniške programske opreme so se z leti nenehno spreminjale. Microsoft Office je trenutno standard za računalnike z operacijskim sistemom Windows in ga uporabljajo predvsem podjetja. Microsoft Office ali programsko opremo Apple iWork platforme lahko uporabljate tudi v računalnikih Mac in napravah z operacijskim sistemom iOS.

Kateri paket uporabnikov bodo končno izbrali, je odvisno od posebnih zahtev, ki jih je treba v pisarni strokovno rešiti. Vsekakor pisarniška programska oprema odločilno prispeva k učinkovitemu in omrežnemu delu v pisarni in zasebnem okolju.

Nadaljnji članek:

• Kaj je novega v Microsoft Office Live Workspace in Office Live Small Business