Kako učinkovito uporabljati mape, funkcije in možnosti v Outlooku

Navodila in koristne informacije za delo z Outlookom

Mnogi uporabniki opisujejo Microsoft Outlook kot uporabniku prijazen. Cenite nabor funkcij in številne možnosti e-poštne komunikacije. Drugi potrebujejo Outlook predvsem za osebno organizacijo in uporabo integriranega koledarja in njegovih različnih rešitev.

Poleg osebnih nastavitev uporabe je pomembno:

• Splošna struktura map,
• Funkcionalna navigacija po meniju
• Območje za branje in
• Najpomembnejše funkcije, na primer iskalna funkcija ali funkcija "Razvrsti"

razumeti in uporabiti.

Video vadnica: Kako posebej iskati datoteke in e -poštna sporočila v Outlooku

Mapa in struktura map v programu Microsoft Outlook

Znan pregovor pravi: »Red je pol uspeha.« Ta prispodoba velja za analogno pisarno s pladnjem za papir in dobro premišljenim organizacijskim sistemom ter za Microsoft Outlook. V Outlooku so e -poštna sporočila vedno shranjena v mapah. Mapo Prejeto lahko opišemo kot najbolj znano in najpomembnejšo mapo za shranjevanje e-poštnih sporočil, saj vsa dohodna e-pošta gre skozi to mapo. Vse mape v Outlooku so prikazane na levi strani glavnega okna.

Novo mapo lahko ustvarite z le nekaj kliki. To storite tako, da se pomaknete do točke v sistemu osebnih map, kjer naj se nova mapa prilagodi. Z desno tipko miške kliknite in izberite vnos »Nova mapa«.

Ko dodelite smiselno ime, lahko tematsko ustrezna e-poštna sporočila premaknete v mapo. Z uporabo map lahko natančno razvrstite e-poštna sporočila in zagotovite, da jih lahko najdete v strukturi. Mape se lahko na primer imenujejo po oddelkih, imenih strank, datumih ali drugih posebnih merilih.

Načeloma zgornja meja za osebne mape ni. Kot del dobro premišljenega sistema naročil je smiselno tudi, da ne nastavite preveč map, da bodo stvari jasne.

Pokaži strukturo menija in pošto

V bistvu, ko gre za ogled in branje e -pošte, je Microsoft Outlook v:

• tudi območje map
• razdelil bralno območje.

Prikažete lahko tudi področje opravil.

V Outlooku boste našli tudi zavihke, v katerih so funkcije Outlooka razvrščene po zadevah. Na zavihku »Start« imate na primer dostop do možnosti »Hitri koraki« ali do menija »Izbriši«.

Na zavihku "Pogled" lahko določite, kako in v kakšni velikosti oken naj bodo prikazana sporočila ter območje map in območje pogleda.

Z le nekaj prilagoditvami na zavihku "Pogled" dobite poseben center za sporočila, ki je prilagojen vašim željam in potrebam.

Razvrstite mape ali ustvarite priljubljene - tako deluje

Zavihek »Mapa« ponuja vse možnosti za posamično razvrščanje strukture map, ne glede na velikost mape, ustvarjanje podmap ali prikaz mape kot priljubljene.

Uporabite lahko tudi za mape

• Nastavite samodejno arhiviranje,
• Pri skupni rabi v skupinah dodelite dovoljenja za mape in
• Določite lastnosti mape.

Za ustvarjanje nove mape za iskanje lahko uporabite tudi kombinacijo tipk CTRL + SHIFT + P. Mapa za iskanje je navidezna mapa v Outlooku, ki vsebuje pogled na vse e-poštne postavke, ki izpolnjujejo določena vnaprej določena merila iskanja.

Funkcija iskanja v Outlooku - kako pravilno uporabiti iskanje

V trenutni različici programa Microsoft Outlook boste iskalno funkcijo našli v zgornji funkcijski vrstici poleg traku v iskalnem polju. Poleg vnosa enega ali več iskalnih izrazov v iskalno funkcijo, zavihek "Iskanje" vsebuje dodatne možnosti in možnosti nastavitev.

Microsoft Outlook vam ponuja možnost iskanja po strukturi map in vseh shranjenih e-poštnih sporočilih po različnih merilih.

Med drugim lahko:

• Iščite v trenutnem nabiralniku ali globalno v Outlooku oz
• V iskanje vključite priloge.

Trenutna iskalna funkcija predlaga iskalne izraze, jasno vam pokaže, katere ključne besede ste že iskali, in vam daje možnost uporabe iskalnih orodij.

Če povzamemo, funkciji »Razvrsti« in »Iskanje« v Outlooku ponujata vse možnosti za profesionalno vložitev shranjenih e-poštnih sporočil v Outlook in jih po potrebi znova poiščeta s takojšnjim iskanjem po merilih.

Povzetek: Outlook je enostavno nastaviti posebej in uporabniku naravnano

Kot komunikacijski program je Microsoft Outlook prilagodljiv in prilagodljiv. Outlook lahko organizirate z uporabo osebnih map in sistema posameznih map. Funkciji "Iskanje" in "Razvrščanje" omogočata shranjevanje e-poštnih sporočil na uporabniško usmerjen način in njihovo ponovno iskanje po določenih merilih.

Poleg tega lahko e -poštna sporočila prikažete posamično v Outlookovem bralnem območju in določite, kako naj bosta bralno območje in mapa prikazana na zavihku »Pogled«. Z le nekaj nastavitvami je mogoče prilagoditi Outlook svojim potrebam in učinkovito delo s komunikacijsko programsko opremo.