Nasveti strokovnjakov za delo z Outlookom
Microsoft Outlook je eden izmed najbolj priljubljenih komunikacijskih programov, ki jih vsak dan uporabljajo milijoni ljudi po vsem svetu. Outlook naj bi med drugim pripomogel k bolj učinkoviti in profesionalni pisni komunikaciji po elektronski pošti. Da bi to zagotovili, ima Outlook številne funkcije. Funkcija razvrščanja je bistvena možnost za vsakodnevno delo.
Razvrščanje in ciljno shranjevanje e-pošte, prilog in informacij je pomembno tako v Outlooku kot na splošno v analogni pisarniški komunikaciji. Registri in mape so bistveni v pisarnah, na primer za shranjevanje dokumentov brez povezave na podlagi razumljivih meril. Dobro premišljena struktura map in funkcija razvrščanja v Outlooku prav tako zagotavljata, da so bistvene informacije in e-poštna sporočila na voljo z le nekaj kliki.
Kako uporabljati funkcijo razvrščanja v Outlooku
Nekateri uporabniki Outlooka prejmejo na stotine e -poštnih sporočil na dan. Ob toliko informacij je težko slediti stvarem in izbrati pravi pogled. Bistveno je, da lahko sporočila samodejno prikažete v skladu z opredeljenimi merili. Vgrajena funkcija razvrščanja programa Microsoft Outlook vam lahko pomaga pri učinkovitem in uporabniško naravnanem razvrščanju sporočil. Funkcijo razvrščanja lahko uporabite na naslednji način:
-
Pomaknite se do katere koli mape. Nad e-poštnimi sporočili v imeniku boste našli funkcijo razvrščanja in filtriranja programa Microsoft Outlook.
-
Med drugim lahko sporočila filtrirate po naslednjih merilih:
- Preberite ali preberite sporočila.
- Po prioriteti.
- Do začetka ali datuma zapadlosti.
- Po velikosti.
- Po predmetu.
- Po pošiljatelju.
- Po vrsti.
- Po mnenju rastlin.
- Po računu.
Poleg tega lahko v pogovornem oknu »Razvrsti« določite, ali naj bo najnovejši ali najstarejši element vedno na vrhu.
Številne možnosti izbire, ki jih prepoznate, ko jih aktivirate s kljukicami, vam omogočajo, da vsebino mape uredite posebej. Tako lahko na prvi pogled vidite, katera opravila, informacije in sporočila so pomembna in jih je treba obdelati. Nastavitve funkcije filtra so samoumevne in jih je mogoče prilagoditi v nekaj sekundah.
Kako razvrstiti in strukturirati Outlook - 2 pomembna nasveta strokovnjakov
Poleg pomembne funkcije razvrščanja v programu Microsoft Outlook lahko komunikacijski program profesionalno strukturirate z le nekaj spremembami. Tu vam lahko pomagata dva bistvena strokovna nasveta:
Nasvet strokovnjaka 1: ustvarite mape za shranjevanje e-pošte glede na temo
Z mapo »Prejeto« z več sto sporočili lahko stvari preprosto izgubite. Uporaba funkcij »Razvrsti« in »Iskanje« v Outlooku lahko pomaga hitreje prikazati e -poštna sporočila, ki jih iščete. Hkrati obe funkciji nista zdravilo za strukturirano delo z Outlookom. Za izgradnjo strukture v Outlooku je pomembno delo s sistemom osebnih map. Osebne mape so uporabne, ker jih lahko uporabite za razvrščanje in shranjevanje e-poštnih sporočil po temah.
V strukturi map nabiralnika lahko preprosto ustvarite osebno mapo. To deluje tako, da z desno tipko miške kliknete območje, kjer je treba ustvariti osebno mapo. V pogovornem oknu, ki se prikaže, izberite "Nova mapa" in dodelite ime. Posledično mapa pripada vašemu sistemu osebnih map in se prikaže v vašem pogledu.
Dobro premišljena struktura map in sistem map profesionalizirata delo z Outlookom in sta del pisarniške organizacije, ki gleda v prihodnost.
Nasvet 2 strokovnjaka: kategoriziranje e -poštnih sporočil v Outlooku
E-poštnih sporočil v programu Microsoft Outlook ne razvrščate izključno s funkcijo razvrščanja na vozilu. Poleg tega vam lahko kategorije pomagajo razvrstiti vaša e -poštna sporočila in organizirati nabiralnik. Na primer, lahko poimenujete kategorije glede na oddelke ali imena strank ali pojasnite status obdelave s kategorijo. Ključne besede, kot sta »opravljeno« ali »zapadlo plačilo«, so parametri razvrščanja, ki vam pomagajo, da se bolje organizirate.
Če želite ustvariti novo kategorijo, se pomaknite do območja menija »Kategorije« na zavihku »Domov« in v spustnem meniju izberite »Vse kategorije«. V pogovornem oknu kliknite gumb "Novo". Ko vnesete ime za svojo novo kategorijo, potrdite postopek z OK. Posledično lahko svoja e-poštna sporočila razdelite v posebne kategorije in jih natančneje vizualizirate z barvnim kodiranjem.
Funkcija razvrščanja v Outlooku lahko pomaga pri profesionalni organizaciji e -poštnih sporočil
Funkcija razvrščanja v programu Microsoft Outlook je pomembno orodje, ki vam je na voljo. Pomaga pri individualnem razvrščanju in prikazovanju e -poštnih sporočil v mapi »Prejeto« ali v drugih mapah. Izbor kategorij zagotavlja, da se lahko sortiranje izvede po načrtu.
Poleg tega je smiselno nastaviti razumljive strukture map za organizacijo dohodne komunikacije v Outlooku. Funkcija kategorij v Outlooku je bistvena, če želite segmentirati e -poštna sporočila glede na področje. Vse možnosti skupaj so učinkovite, da lahko kadar koli razvrstite, shranite in poiščete e-pošto v Outlooku.
