Kaj morate vedeti o XLOOKUP -u
Z XVERWEIS Microsoft svojim uporabnikom Excela ponuja novo možnost hitrega in enostavnega iskanja po tabelah ter ocenjevanja podatkov. Ta funkcija je bila sprva na voljo le udeležencem v preskusni fazi, od začetka leta pa je na voljo tudi za različici Microsoft 365 Windows in Mac.
V bistvu je XLOOKUP bolj udobna različica VLOOKUP -a in HLOOKUP -a, ki sta bila dopolnjena z dodatnimi praktičnimi aplikacijami. Njegova naloga je torej tudi iskanje po tabelah, vendar se to že razlikuje od prejšnjih referenc. Filtriranje vsebine ni več vezano na predpisani tečaj, zdaj pa se lahko začne tudi od desne proti levi, od zgoraj navzdol in obratno. Ta inovacija ponuja veliko prednost, da lahko tabele Excel zdaj oblikujete po lastni presoji in niso več vezane na tehnične specifikacije. Zahvaljujoč novim parametrom so postale na voljo dodatne možnosti, ki prej niso bile na voljo. Uporabnost sega od majhnih podrobnosti do pomembnih poenostavitev uporabe. Končni učinek XLOOKUP je v celoti odvisen od uporabljenih parametrov.
Preprosti parametri XLOOKUP -a
Preprosta uporaba XLOOKUP -a zahteva le tri parametre. To so:
- Merilo iskanja
- Iskalna matrika
- Vrnilna matrika
Novo pridobljena svoboda je predvsem posledica ločitve matrike iskanja in vračanja. Medtem ko sta VLOOKUP in HLOOKUP od uporabnika še vedno zahtevala, da izbere celotno matriko za iskalni postopek, mu XLOOKUP omogoča ločitev znane in iskane vrednosti. To pomeni, da je en iskalni stolpec ali zdaj tudi iskalna vrstica opredeljena kot zahtevana matrika, v kateri se nahaja izbrani iskalni kriterij, druga pa postane območje vračanja želenega rezultata. Nova formula je naslednja:
= XLOOKUP (iskalno merilo; iskalna matrika; vrnilna matrika)
Če lahko na primer mesečno plačo gospoda Wagnerja vzamemo iz Excelove tabele za zaposlene, sta pomembna dva stolpca: prvi, ki navaja vse zaposlene po imenu in drugega, v katerega je vnesena plača zaposlenih. Ker je iskalno merilo ime, je kot matrika izbran ustrezni iskalni stolpec. Po drugi strani je rezultat, ki ga je treba vrniti, plača, zato je v ustreznem stolpcu prikazana matrika donosa.
Ta primer kaže, da je zaradi nove formule odveč prejšnja oznaka določenega indeksa stolpca v eni sami veliki matrici. To prihrani dodatno podrobno delo in prepreči nepotrebne napake.
Če pa ni znano, ali se zaposleni, ki ga iščete, imenuje "Wagner" ali "Wegner", vam lahko nov dodatek k merilu iskanja pomaga. Z vstavitvijo zvezdice (*) lahko izpustite poljubno število neznanih znakov. V tem primeru je smiselno hitro spremeniti iskalno merilo na "* gner", da pridete do želenega cilja. Če pa je tabela napolnjena s številnimi podobnimi imeni, tako da je sodelavka gospa Stegner nenamerno prikazana, ker njeno ime vsebuje tudi kombinacijo črk, ki jih iščete, lahko iskanje še dodatno izboljšate. Tu nastopi vprašaj (?), Ki uporabniku omogoča zamenjavo samo enega znaka. Iskalno merilo je zato napolnjeno z "W? Gner".
Kaj pa se zgodi, ko morate poiskati zvezdico ali vprašaj? V tem primeru ima XLOOKUP dodatno tildo (~), s katero je jasno, da ni mišljena funkcija iskalnega kriterija, ampak vsebina iskalne matrice. Posledično dvojna tilda kot iskalno merilo (~~) omogoča tudi iskanje enojne tilde v iskalni matrici (~).
Popolni parametri
Poleg tega XVERWEIS ponuja druge funkcije, ki se pojavijo takoj, ko se ti trije dodatni parametri uporabijo po želji:
- Če_ne najdemo
- Primerjalni način
- Način iskanja
"Če_ne najdem"
Poleg merila iskanja treh parametrov, matrike iskanja in matrice vračila ima novi XVERWEIS še tri parametre, ki uporabniku ponujajo številne prednosti. Eden takih je "If_not_ found", ki deluje kot integrirana funkcija if-error.
S pomočjo te funkcije XLOOKUP omogoča, da se izognete pogosti težavi s prejšnjimi referencami: Če iskanega rezultata ni bilo mogoče najti, je bila doslej prikazana samo skrivnostna napaka ("#NV"). Zahvaljujoč novemu parametru je to napako zdaj mogoče poimenovati in jo tako lažje razvrstiti tako, da parameter, ki zadržuje mesto, zamenjate z besedo po vaši izbiri in jo postavite med narekovaje. Namesto vrednosti samodejne napake lahko Excel navede, da rezultata "ni bilo mogoče najti" ali da je prišlo do "napake pri vnosu". Ob upoštevanju vseh informacij je formula za XVERWEIS videti tako:
= XLOOKUP (iskalni kriterij; iskalna matrika; vrnilna matrika; če_ne_ najdeno)
Primerjalni način
Drug parameter je način primerjave, ki poveča obseg iskanja vrednosti, če je potrebno. VLOOKUP in HLOOKUP sta prvotno poznala le zadetke ali napake. XLOOKUP pa se lahko prilagodljivo odzove in v primeru neobstoječega rezultata alternativno uporabi čim bližje vrednosti, da uporabniku preprosto ne prikaže napake, ampak namesto tega priporoči alternativo. Če na primer iščete račun za 1.500 EUR, ki ga ni bilo mogoče najti, lahko vrednost -1 uporabite za parameter načina primerjave, da namesto tega prikaže naslednji nižji rezultat. Lahko se izkaže, da je bil račun od začetka le 1450 evrov. Te podatke je bilo mogoče izvedeti le s prejšnjimi referencami prek vmesnih korakov. Nasprotno pa lahko vrednost 1 uporabimo za naslednji naslednji večji rezultat.
Ta funkcija je še posebej uporabna, če je vrednost le približno znana. Na ta način lahko okvir zožimo, da bomo kljub vsemu lažje našli želeni rezultat. Poleg tega vsebine tabele ni več treba razvrščati po naraščajočem vrstnem redu kot pri VLOOKUP -u, saj XLOOKUP lahko najde naslednjo smiselno vrednost tudi brez pomoči uporabnika. To daje tudi dodatno svobodo pri individualizaciji tabel.
Če pa te novosti niso potrebne, se lahko vrednost 0 preprosto uporabi, da se še naprej prejemajo samo natančni rezultati kot običajno. S splošnim nadomestnim znakom se formula razširi na naslednji način:
= XLOOKUP (iskalni kriterij; iskalna matrika; vrnilna matrika; če_ne najdemo_; primerjalni način)
Način iskanja
Zadnji parameter spet prikazuje najpreprostejšo in morda najbolj presenetljivo izboljšavo v primerjavi z VLOOKUP, saj omogoča, da se smer zgodovine iskanja prvič prilagodi. Z vstavljeno vrednostjo 1 lahko iščete zadetke od zgoraj navzdol, pri vrednosti -1 pa gre vse na glavo. Poleg tega je mogoče začeti naraščajoče binarno iskanje z vrednostjo 2 in padajoče binarno iskanje z vrednostjo -2.
Čeprav se ta parameter sprva ne zdi posebej impresiven, ima lahko v kombinaciji z merilom razširjenega iskanja redno pozitiven učinek. Ker če iskalna matrika dvakrat vsebuje iskalni kriterij (na primer dva zaposlena z istim priimkom), se vrnjena vrednost, ki je kronološko na prejšnjem položaju, privzeto izda. Če pa se smer zgodovine iskanja obrne, pride do nasprotnega učinka in prej skrita vrednost postane vidna. Vendar je ta parameter uporaben tudi, če se uporablja za vmesni nadzor. Ker če iskanje od zgoraj navzdol daje drugačen rezultat kot iskanje od spodaj navzgor, lahko to pomeni, da je morda prišlo do napake v aplikaciji, ki jo je zdaj mogoče popraviti v zgodnji fazi. Ob upoštevanju te opombe je končna formula XLOOKUP -a videti tako:
= XLOOKUP (iskalni kriterij; iskalna matrika; vrnilna matrika; če_ne najdemo_; primerjalni način; iskalni način)
Ali je vredno preiti iz VLOOKUP v XLOOKUP?
Za zaključek je še treba povedati, da je Microsoft z uvedbo XLOOKUP -a svojim uporabnikom Excela omogočil nov način iskanja in analiziranja, ki lahko služi različnim namenom in je enostaven za uporabo. Na ta način je izpolnjeno vse, od hitrega iskanja do posebnih izhodnih zahtev. XLOOKUP je tako očitno pred drugimi referencami, saj ponuja jasne prednosti tudi pri funkcijah, ki jih je od tega prevzel. To je razvidno iz dejstva, da sta tu dve referenčni funkciji združeni in med drugim dopolnjeni z integrirano napako if.
Vsakdo, ki je bil doslej popolnoma zadovoljen z VLOOKUP -om ali HLOOKUP -om in ga tudi ne zanima navajanje na novo formulo, se lahko mirne vesti drži pri preizkušenem. Za vse ostale, ki želijo narediti svoj pristop bolj dinamičen in nezapleten, je XVERWEIS dobrodošla inovacija. Nove možnosti je vsekakor mogoče spremeniti in združiti tako, da bo naslednja uporaba Excela vidno bolj priročna.
