10 možnih napak v Excelovih funkcijah in njihovih rešitvah

Evo, kako samodejno odkriti te napake v Excelu

Zaradi velike raznolikosti izračunov se pri preglednicah vedno znova pojavljajo tipične napake v Excelovih funkcijah. Ni problema - v večini primerov jih lahko popravite z le nekaj kliki in lahko nadaljujete z uporabo tabele. Tu boste našli pregled najpogostejših napak in praktične nasvete, kako jih odpraviti. Naučili se boste tudi možnih strategij izogibanja.

To je 10 pogostih napak v Excelovih funkcijah

Sledi deset najpogostejših kod napak za možne težave in rešitve v Excelu.

1. #NAME?

Pojavijo se napake pri vnosu - če je tako v formuli, se namesto rezultata prikaže sporočilo o napaki #NAME? Napake nima smisla skrivati s funkcijo, kot je IFERROR. To morate popraviti. Vse, kar morate storiti, je, da natančno pogledate ime, ki ste mu dali formulo. Ali obstaja zvito črko? Ste pozabili črko ali ste jo vnesli dvakrat? Na primer, popravite = SUME (A3: A16) na = SUM (A3: A16) in dobili boste pravilen rezultat.

Uporabite čarovnika za formule

Tovrstnim tipkanjem se lahko izognete s pomočjo Pomočnika za formule. Deluje takole:

Ko začnete vnašati ime formule, se odpre spustni meni z imeni, ki se ujemajo z vrednostmi, ki ste jih vnesli.

Če vnesete ime in začetni oklepaj, bo besedilo lebdeča pravilno napisano.

Čarovnik za funkcije vam bo pomagal pri vnosu funkcije. Če celico označite s formulo in na zavihku "Formula" izberete "Vstavi funkcijo", Excel pokliče čarovnika. Tu so prikazani posamezni argumenti - in tudi, ali je prišlo do napake.

2. #NULL!

To sporočilo o napaki lahko označuje dve stvari:

• V formuli ste podali napačen operator obsega.
• Operator križišča uporabljate na dveh območjih, ki se ne prekrivata.

V prvem primeru govorite o neprekinjenem obsegu celic v formuli - na primer celicah B4 do B12. Dvopičje uporabljate kot operater obsega. Na primer, če želite izračunati vsoto, je pravilna formula = SUM (B4: B12). Če se nanašate na dve področji brez prekrivanja, je podpičje ustrezen operator. Če želite izračunati vsoto iz področij B4 do B12 in C9 do C23, je ta formula pravilna: = SUM (B4: B12; C9: C23).

V drugem primeru želite delati s prekrivajočimi se območji celic, vendar se navedena obsega ne prekrivata. Na primer, dobite napako za formulo = CELL ("Naslov" (B4: B12 D4: D6)). Med tema dvema področjema ni prekrivanja. Če območja spremenite tako, da se prekrivajo - na primer kot = CELL ("Naslov" (B4: B12 B5: D5)) - se kot rezultat prikaže presečišče obeh področij. V tem primeru gre za celico B5.

3. #REFERENCA!

Sporočilo o napaki #REZUG! označuje, da območje, na katerega se nanašate, ne obstaja. Program se za izračun ne more sklicevati na določeno območje. To se na primer zgodi, ko se izbriše delovni list, vrstica, stolpec ali celica, na katero se sklicujete v formuli.

Na primer, imate preglednico Excel z vrsticami 1, 2 in 3 ter stolpci A, B in C. Formula je = SUM (A2; B2; C2). Zdaj izbrišite vrstico 2. Namesto rezultata boste videli vrednost napake #REFER, ker ena od vrednosti za izračun ne obstaja.

Če ste pomotoma izbrisali del, ki manjka za izračun, lahko napako popravite neposredno z ukazom "Razveljavi". Če je bilo podobmočje pravilno izbrisano, preoblikujte formulo. Če vnesete = SUM (A2: C2), se vam prikaže pravilen rezultat, ker Excel preprosto odstrani izbrisani drugi stolpec.

4. #VREDNOST!

To sporočilo o napaki lahko označuje številne različne težave v Excelu. Ena od vrednosti v tabeli se ne ujema s podatki v formuli, zato program ne more izvesti izračuna. Tako je na primer, če ena od celic, uporabljenih za izračun, vsebuje besedo namesto številke.

Ker obstaja veliko možnih virov napak za #VALUE! obstaja veliko načinov, kako to popraviti. Naslednje rešitve lahko pomagajo:

• Namesto matematičnih operatorjev lahko uporabite funkcije. Torej namesto = B4 + B5 + B6 vnesite funkcijo = SUM (B4: B6).
• V ustreznih celicah preverite posebne znake. Če je potrebno, za to uporabite funkcijo ISTTEXT v ločenem stolpcu. To vam pokaže, v kateri celici se nahaja napaka.
• Morda je vrednost napake posledica presledkov v celici, ki se pojavi v funkciji. Če želite izvedeti, označite ustrezne celice. Nato pojdite na "Išči in izberite" pod "Start" in kliknite "Zamenjaj". Vnesite presledek za »Iskanje« in nič za »Zamenjaj z«. Zdaj lahko zamenjate neželene prostore.
• Skriti znaki lahko privedejo tudi do te pogoste napake v Excelovih funkcijah. Če jih želite odpraviti, pojdite na "Start" in "Sort and Filter" na "Filter". Pod puščico filtra onemogočite »Izberi vse« in označite »Prazne celice« ter vse položaje, kjer ni ničesar. Če pritisnete V redu, vam Excel prikaže vse domnevno prazne celice, ki vsebujejo skrite simbole. Označite ga in pritisnite »Odstrani«. Znova izbrišite filter.

5. #####

Ko je celotna celica Excela polna diamantov, je videti slabše, kot je na prvi pogled. To samo pomeni, da je stolpec Excel preozek za prikaz celotne vsebine celice. Preprosto povlecite stolpec širše z miško ali izberite manjšo velikost pisave, da se prikaže celotna vsebina.

6. # DIV / 0!

Recimo, da vnesete funkcijo, ki jo želite razdeliti na več vrednosti. Potem se lahko zgodi, da je v eni od celic nič, katere vrednosti želite deliti - ali pa sploh nič. V tem primeru se zdi, da vrednost napake # DIV / 0! Označuje, da deljenje z ničlo ni dovoljeno.

Rešitev: Prepričajte se, da v ustreznih celicah programa Excel ni nič ali nič, ali spremenite sklic. Druga možnost je, da izklopite prikaz napake - in sicer, ko še čakate na vrednosti, ki jih želite vstaviti v ustrezne celice. Za to lahko na primer uporabite formulo Excel IFERROR, ki je podrobneje predstavljena spodaj.

7. #NV!

S to vrednostjo napake Excel pokaže, da tistega, kar ste iskali, ni bilo mogoče najti. Na primer, če ste določenim izrazom dodelili vrednosti in jih želite prikazati, vendar eden od izrazov manjka, se namesto rezultata prikaže to sporočilo o napaki. To se pogosto izvaja v povezavi s formulami LOOKUP, HLOOKUP, MATCH ali VLOOKUP. Z VLOOKUP -om lahko na primer prikažete napake, ker vam pomaga primerjati tabele med seboj ali jih povzeti.

Primer: Ustvarili ste tabelo z ustreznimi cenami za vijake, kljuke, zatiče, vijake, matice itd. In pozabili enega od izrazov. Program ga ne najde. V skladu s tem ne more biti cene, samo #NV! navesti. To težavo rešite tako, da dodate izraz. Lahko pa potrdite prikaz napak s formulo IFERROR (glejte spodaj).

8. #ŠTEVILKA

Če funkcija vsebuje neveljavno številčno vrednost, boste prejeli napako #NUMBER. To se lahko na primer zgodi, ko napišete številke, kot je 1000, s piko za tem. Številke vnesite brez oblikovanja. Morda tudi kam vzamete kvadratni koren negativnega števila ali delate druge izračune, ki matematično ne delujejo?

Druga situacija, ki lahko privede do napake #NUM, je uporaba ponavljajočih se funkcij, kot so obresti. Če želite v tem primeru dobiti rezultat, preprosto spremenite število ponovitev, ki jih Excel omogoča za izračun - torej večkratno uporabo iste metode izračuna. To je potrebno pri izračunu obresti, na primer, če je treba vedno znova dodajati tri odstotke.

Kako narediti:

1. Pod »Datoteka« in »Možnosti« izberite »Formule«. Tukaj pod "Možnosti izračuna" potrdite polje poleg "Aktiviraj iterativni izračun".

2. Pod "Največje število ponovitev" lahko določite število izračunov, ki bi jih moral Excel izvesti. Višja kot je ta številka, dlje bo trajalo izračun.

3. V polju "Največja sprememba" lahko določite, koliko je lahko znesek spremembe med dvema rezultatoma računov.

V redkih primerih se lahko zgodi tudi, da je rezultat formule prevelik ali premajhen za izračun v Excelu. Za to pa mora biti rezultat pod -1x10 (visoko) 307 ali nad 1x10 (visoko) 307. V tem primeru morate formule urediti tako, da bo rezultat v območju, ki ga lahko izračuna Excel.

9. Krožna referenca

Sporočilo o napaki Circular reference? Nato ste vnesli formulo, ki se neposredno ali posredno nanaša na celico, v kateri se nahaja formula. Krožna referenčna napaka kaže, da se formula ne more sama izračunati, zato rezultat ni mogoč. Če se funkcije nanašajo druga na drugo, je to posredno, napačno sklicevanje.

Kako odpraviti napako:

1. Če obstaja krožna referenca, se na ustrezni točki prikaže sporočilo o napaki. V tem primeru lahko celico spremenite neposredno. Pri vnosu formule ne zamikajte trenutne celice.

2. Če želite najti neodkrite krožne reference, pojdite na "Formule", "Spremljanje formul" in "Krožne reference". Zdaj so prikazane vse krožne reference v dokumentu in jih lahko rešite tako kot v prvem primeru.

10. E +

E + ni tipična napaka v Excelovih funkcijah, vendar uporabnikom občasno še vedno povzroča zmedo. Če v eno od celic vnesete zelo veliko število, jo lahko Excel skrajša. Nato pride v poštev E +. Na primer, 265000000000000 v celici Excel postane 2,65E + 14. To je eksponentna oblika. Excel ga uporablja za prikaz celo velikih številk, tako da so popolnoma vidna v celicah.

Tako lahko prikažete številke v celoti

Če želite, da so številke prikazane v celoti, je potrebno nekaj preprostih korakov:

1. Označite ustrezna mesta na svojem seznamu.

2. Pritisnite Ctrl in 1, da lahko formatirate celice.

3. V pogovornem oknu, ki se odpre, izberite zavihek "Številke" in kategorijo "Številka".

4. Vnesite veliko število in izberite, koliko decimalnih mest želite prikazati in ali želite, da se prikaže tisoč ločil.

5. Ko kliknete V redu, vam bo Excel v celoti prikazal številko v tabeli.

Samodejno zazna tipične napake v Excelovih funkcijah

Imate možnost, da aktivirate samodejno preverjanje Excela. Če za vas še ni vklopljen, je dovolj nekaj klikov:

Pod "Datoteka" pojdite na "Možnosti".

Izberite "Formule".

Potrdite polje zraven »Omogoči preverjanje napak v ozadju«.

Če kliknete eno od celic v delovnem zvezku, ki vsebuje sporočilo o napaki, se bo poleg nje pojavil majhen klicaj. Če ga izberete, se prikaže seznam. Pojasnjuje, za katero sporočilo o napaki gre, in ponuja možnosti rešitve, korake izračuna ali dodatno pomoč pri težavi. Druga možnost je, da napako zanemarimo.

Te funkcije prepoznajo napake v Excelovih funkcijah

S temi funkcijami lahko hitro preverite tipične napake v Excelovih funkcijah.

NAPAKA

Nekatere formule morda niso popolne. Ali želite preprečiti prikaz napak? Za to je primerna funkcija IFERROR. Ocenjuje vrste napak #NV, #VALUE!, #REFERENCE!, #DIV / 0!, #NUMBER!, #NAME? ali #NULL! konec. Ima preprosto strukturo, ker vsebuje samo vrednost in vrednost_i_ napako. Prva vrednost preverja, ali je funkcija pravilna. Program naj prikaže zadnjo vrednost v rezultatu, če pride do napake. Ta funkcija je zelo uporabna, če dolgo urejate tabelo.

Primer:

Vnesete = IFERROR (B3 * C3; "Enter values") ali = IFERROR (B3 * C3; ""). V prvem primeru se boste spomnili, kaj morate še storiti (če pride do napake) z besedilom "Dodaj vrednosti". V drugem primeru celica, ki običajno vsebuje rezultat, preprosto ostane prazna.

Pozor: Ko vnesete besedilo v formulo, ga morate vedno postaviti med narekovaje. V nasprotnem primeru ne bo delovalo. Ker brez narekovajev Excel razume besede kot del formule.

NAPAKA

V povezavi s funkcijo IFERROR lahko funkcija ISERROR prikaže tudi obstoječe napake. Tako ne ovirajo nadaljnjih izračunov na seznamu. Če želite to narediti, vnesite na primer: = IF (ISERROR (B3); "prosim preverite"; B3 / 6). Če je izračun mogoče izvesti, boste prejeli rezultat. Če Excel med preverjanjem B3 zazna napako, se v ustrezni celici prikažejo besede "prosim preverite".

Zaključek: Hitro in enostavno popravite napake v Excelovih funkcijah

Ne glede na to, ali gre za obrnjeno črko, formulo, ki je ni mogoče matematično izračunati, napačen sklic ali presledek, ker vrednost še vedno manjka - pri vsakodnevnem delu se zgodijo napake. Tudi Excel to ve. Samodejno preverjanje pokaže tipične napake v Excelovih funkcijah in pojasni, za kaj gre. Obstajajo tudi funkcije, ki preverjajo ali skrivajo napake, tako da lahko preidete na preostanek preglednice.