Tako deluje!
PowerPoint predstavitve so ustvarjene za različne namene. V poklicnem okolju je treba posredovati pomembne informacije in v nekaterih primerih občutljive vsebine. Podatki o izdelkih in podrobnosti o projektih se lahko posredujejo v predstavitvah, ki jih je vredno zaščititi. Teh ne smete kopirati in deliti z drugimi. To je še posebej pomembno v mednarodnem okolju, da se prepreči industrijsko vohunjenje.
Na primer, usodno bi bilo, če bi nepooblaščene osebe iz predstavitve povzele in podrobno reproducirale posebne tehnične risbe, ki predstavljajo skrivnosti podjetja, vredne zaščite. Na zasebnem področju obstajajo tudi situacije, v katerih je pomembno zaščititi vsebino, na primer osebne podatke ali slike v predstavitvah PowerPoint.
Kako učinkovito zaščititi predstavitev PowerPoint - 4 možnosti zaščite
PowerPoint ima učinkovita vgrajena orodja za zagotavljanje diaprojekcije z zaščito pred pisanjem in zaščito datoteke pred nepooblaščenimi spremembami. Pomembna in v mnogih primerih ključna je tudi možnost zaščite predstavitve z geslom. Na ta način lahko informacije v predstavitvi preberejo le pooblaščene osebe, na primer poslovni partnerji ali pooblaščene stranke. Geslo in zaščito pred pisanjem ter druge možnosti v PowerPointu lahko aktivirate v naslednjih korakih:
-
V prvem koraku se pomaknite do "Datoteka> Informacije".
-
Na informacijskem področju PowerPointa boste našli različne gumbe. Za zaščito predstavitve izberite polje »Zaščiti predstavitev«, ki se prikaže kot prvi gumb.
-
Ko kliknete gumb »Zaščiti predstavitev«, se vam prikažejo štiri možnosti:
|
1. možnost: Vedno odprto samo za branje |
Splošna zaščita predstavitve pred pisanjem zagotavlja, da si lahko informacije in diapozitive ogledate le, ne pa tudi spremenite. Kopiranje pomembnih odlomkov je težje, čeprav so fotografije ali tiskane kopije z zaslona možne kljub tej možnosti. Zaščita pred pisanjem je še posebej nujna, če želite nepooblaščenim osebam preprečiti spreminjanje vsebine predstavitve. Po kliku na gumb je zaščita pred pisanjem predstavitve označena z rumeno. |
|
2. možnost: Šifrirajte z geslom |
Dodelitev gesla je najboljši način za zaščito predstavitve pred nepooblaščenim dostopom. Dostop do predstavitve in njene vsebine imajo le ljudje, ki poznajo geslo. Po kliku na gumb boste morali vnesti geslo. |
|
2. možnost: |
Hkrati ste obveščeni, da je do predstavitve mogoče dostopati le, če vnesete geslo. Za ustvarjalca to pomeni tudi, da ne pozabi gesla. Zato je dobro hraniti seznam gesel in z njimi povezanih imen datotek na varnem. To zagotavlja ves čas dostop do datotek, šifriranih z geslom. |
Nasvet:
Pomembne in zaupne predstavitve lahko zaščitite tudi z geslom, ki ga je mogoče spremeniti, in na ta način predstavitev dati na voljo določeni skupini ljudi.
|
3. možnost: Dodajte digitalni podpis |
Postopek digitalnega šifriranja se imenuje digitalni podpis. Tako lahko pošiljatelj in prejemnik dešifrirata prenose s pomočjo digitalne vrednosti. Če želite neshranjeno predstavitev v Microsoft PowerPointu zaščititi z digitalnim podpisom, je prvi korak shranjevanje predstavitve v obliki, ki podpira digitalne podpise. Vrsta datoteke pptx je primerna za varnostno kopiranje z digitalnim podpisom. |
|
3. možnost: Dodajte digitalni podpis |
Potrdite nadaljevanje s klikom na gumb "Da". Če ste predstavitev shranili vnaprej, ta korak ni potreben. V naslednjem koraku se odpre okno, v katerem lahko ustvarite podpis. |
|
3. možnost: Dodajte digitalni podpis |
Med drugim lahko v vnosu v polje Vrsta odobritve navedete, ali ste dokument ustvarili ali odobrili osebno. Določite lahko tudi namen in spremenite privzeto kodo podpisa. Postopek se zaključi s klikom na ukaz »Sign«. Prejeli boste podatke, da je bil podpis uspešno ustvarjen. |
|
3. možnost: Dodajte digitalni podpis |
Podpisani dokumenti in predstavitve na zaslonu so še posebej pomembni v poslovnem okolju in poslovnim partnerjem dajejo varnost glede ustreznosti informacij. |
|
4. možnost: Označi kot zadnjo |
Če svojo predstavitev označite kot končno, nadaljnja obdelava ni zaželena. Oznaka označuje, da predstavitve ne bi smeli več spreminjati. |
|
4. možnost: Označi kot zadnjo |
Če je datoteka označena kot dokončana v Microsoft Officeu, na primer v PowerPointu in tudi v Wordu ali Excelu, se funkcija vnosa, vsi ukazi za urejanje in revizijske oznake deaktivirajo ali izklopijo. Datoteke ni več mogoče urejati in je zaščitena pred pisanjem. Stanje dokumenta je nastavljeno na "Končno". |
Drug način za prepoznavanje in zaščito vaše PowerPoint predstavitve kot lastnine podjetja je vključitev vodnega žiga. Z vodnim žigom, ki ga ni mogoče izbrisati, lahko v predstavitve vključite logotip svojega podjetja in hkrati preprečite, da se nekateri diapozitivi z zaupnimi podatki ne bodo podvojili.
Poleg učinkovite zaščite predstavitev je priporočljivo, da pri načrtovanju predstavitev na splošno aktivirate funkcijo samodejne obnove, da boste lahko v primeru zrušitve sistema preprosto obnovili prejšnje rezultate dela.
Zaključek: To je pomembno za učinkovito zaščito predstavitev
Če povzamemo, so varnostne možnosti, kot sta vgrajena zaščita pred pisanjem v PowerPointu in možnost nastavitve zaščite z geslom, najboljše možnosti za učinkovito zaščito predstavitve z občutljivo vsebino. Učinkovita je lahko tudi končna oznaka, saj je poleg oznake nastavljena tudi zaščita pred pisanjem. Digitalni podpis je še posebej učinkovit v poslovnem okolju in poleg digitalnega podpisa kot zaščita služi tudi kot ukrep za krepitev zaupanja. Bistveno je učinkovito varovanje pomembnih predstavitev in njihove vsebine. Za to lahko po potrebi uporabite različne možnosti PowerPointa.