S podpisom na koncu vsakega e-poštnega sporočila prejemniku posredujete svoj naslov in obvezne podatke, ki jih zahteva zakonodaja. Podpis lahko uporabite tudi za posredovanje ponudb, promocijskih informacij ali drugih sporočil.
Nastavite podpis
Podpis v Outlooku lahko nastavite na naslednji način:
- Pokličite ukaz TOOLS >> OPTIONS.
- Odprite zavihek OBRAZEC E-POŠTE in kliknite PODPISI ter nato NOVO.
- Vnesite ime za nov podpis. Ohranite možnost Ustvari podpis brez predloge (ta možnost ni več na voljo v Outlooku 2007) in kliknite NAPREJ.
- Vnesite in formatirajte besedilo za podpis. Če želite, lahko dodate tudi logotip vašega podjetja.
Upoštevajte, da bo prejemnik videl oblikovanje le, če je za obliko e-pošte nastavil HTML ali RTF. Pri e-poštnih sporočilih v navadnem besedilu seveda krepkega tiska ali podobnega ni mogoče videti.
Če imate Outlook do vključno z različico 2003, nadaljujte na naslednji način:
- Kliknite KONČAJ in nato V redu.
- Na zavihku OBRAZEC E-POŠTE pod Podpisi izberite e-poštni račun, za katerega naj se uporabi nov podpis. Outlook nato samodejno vstavi podpis na koncu vsakega novega e-poštnega sporočila ali vsakega odgovora in posredovanja, ki ga pošljete prek tega računa.
- Zaprite pogovorno okno.
Če imate Outlook 2007, namesto tega naredite naslednje:
- Kliknite na "Shrani.
- V zgornjem desnem kotu pogovornega okna v polju E-poštni račun izberite račun, za katerega bo samodejno uporabljen nov podpis.
- Spodaj izberete ime podpisa za NOVA SPOROČILA in ZA ODGOVORE / NALOGO.
- Zaprite pogovorno okno z OK.
Ker Outlook kopira podpis v polje za sporočila, ga lahko še vedno spremenite pred pošiljanjem e -pošte - na primer vstavite svojo neposredno telefonsko številko za pomembno stranko, medtem ko običajni podpis vsebuje številko stikalne plošče.
Vključite svoj podpis na svojo vizitko
Če ste ustvarili digitalno vizitko s podatki v Outlooku, jo lahko priložite podpisu e-pošte. Prejemnik vizitke lahko z dvojnim klikom prenese podatke o stiku v svoj imenik.
Pomembno: Outlook do različice 2003 pošlje vizitko v obliki datoteke vCard, ki jo lahko poleg Outlooka preberejo tudi drugi e-poštni odjemalci. Outlook 2007 pa uporablja format VCF, ki se pravilno razlaga le z Outlookom 2007 in prihajajočim Outlookom 2010.
Kako dodati svojo vizitko v podpis v Outlooku:
- Če tega še niste storili, ustvarite nov vnos s svojimi kontaktnimi podatki v imeniku.
- Pokličite ukaz TOOLS >> OPTIONS >> EMAIL FORMAT.
- Kliknite gumb PODPISI.
- Če ste že vnesli podpis, ga izberite v zgornjem levem polju. V Outlooku do leta 2003 morate klikniti Uredi. Če podpisa še niste vnesli, to storite z gumbom NOVO.
- V Outlooku 2003 ali starejših izberite vCard v polju Dodaj to vizitko (vCard) v to polje za podpis. V Outlooku 2007 pod možnostjo Urejanje privzete podpise kliknite POSLOVNA KARTICA. Izberite svoj vnos za stik iz imenika in kliknite V redu. Datoteka VCF se nato samodejno ustvari in v podpis se vstavi predogled.
- Zaprite vsa pogovorna okna.
PRAVNE ZAHTEVE
Od 1. januarja 2007 je v Nemčiji zakonsko urejeno, katere podatke je treba vključiti v poslovno korespondenco, tudi v e-pošto:
- celotno ime podjetja, vključno s poslovnim obrazcem
- kraj veje s pravilnim črkovanjem, ki ga je mogoče priklicati
- pristojno krajevno sodišče
- številko komercialnega registra
- identifikacijsko številko prometnega davka
- ime direktorja, lastnika ali predsednika upravnega odbora in nadzornega sveta
Strogo gledano, tudi davčna številka (številna podjetja to izdajo le na zahtevo, da bi se izognili zlorabi)
Dodatne informacije, kot so telefonske in faks številke, e-poštni naslov, spletni naslov, podrobnosti oddelka itd., So prostovoljne. Po zakonu morajo biti obvezni podatki "čitljivi" na zaslonu in na izpisih. Te zahteve so urejene v:
- Trgovinski zakonik, HGB, oddelek 37a
- Zakon o GmbH (GmbHG), oddelek 35a
- Zakon o delniških družbah (AktG), oddelek 80
