Na ta način lahko optimizirate prenos podatkov iz Excela v Word

Mnogi uporabniki uporabljajo Excel za upravljanje vseh vrst seznamov. Naslove, članke, cene, proračune in druge zaloge podatkov lahko seveda tudi prenesemo v Word prek odložišča - s tem prihranimo potrebo po ponovnem vnosu podatkov

Razvrstite Excelove podatke s samodejnim filtrom

Pri prvem načinu izberete želene podatke, preden jih prenesete v Word s funkcijo filtriranja neposredno v Excelu:

1. V Excelu odprite tabelo, iz katere želite vzeti podatke.
2. V Excelih 2003, 2002 / XP in 2000 kliknite katero koli celico na seznamu in izberite meni DATA-FILTER-AUTOFILTER.
   V Excelu 2007 boste našli funkcijo filtriranja na zavihku »Start« v skupini EDIT. Kliknite gumb RAZREDI IN FILTIRAJ v skupini in nato FILTIRAJ.
3. Excel bo zdaj naslove stolpcev vašega seznama pretvoril v tako imenovane »spustne sezname«, ki jih lahko prepoznate po puščicah, usmerjenih navzdol. S temi seznami lahko izberete merila, ki bi morala veljati za članke, ki jih iščete.
   V Excelu 2007, ko kliknete puščico navzdol, se v stolpcu »Kategorije« prikaže nov meni, v katerem so izbrani vsi vnosi. Najprej deaktivirajte potrditveno polje pred »Izberi vse« v tem meniju. Nato znova aktivirajte potrditveno polje pred želeno kategorijo.
4. Samodejni filter je še posebej primeren za naše namene, saj zdaj samodejno skrije vse vnose na seznamu, ki ne ustrezajo želenemu kriteriju. Rezultat je ravno tabela, ki jo želite prenesti v Word. Z lahkoto jih lahko označite, kopirate in nato prilepite v besedilo Word.

Pogosto so nekatere vrstice v Excelovih tabelah označene z barvo za boljši pregled, včasih pa želite s pogojnim oblikovanjem opozoriti na spremembe v celicah. Kot posebna funkcija filter Excel 2007 ponuja možnost filtriranja glede na barve vrstic. Če želite to narediti, izberite celico na seznamu člankov in preklopite na funkcijo filtriranja na zavihku »Start« v skupini »Uredi«. Pokličite funkcijo SORT AND FILTER-FILTER. Kliknite puščico navzdol v kateri koli glavi stolpca.

Zdaj v meniju, ki se odpre, izberite vnos »Filtriraj po barvah«. Nato boste lahko izbrali vse barve vrstic v tabeli. Izberite želeno barvo. Tehnologija s samodejnim filtrom v bistvu deluje precej dobro, vendar ima tudi nekaj pomanjkljivosti: po eni strani morate za pripravo podatkov zapustiti Word. Poleg tega povezava med Wordom in Excelom ni mogoča, zato morate postopek ponoviti, če se na primer spremenijo cene, elementi odstranijo iz programa ali dodajo novi. Zato bi morali poznati drugo, malo znano alternativo, ki nima teh pomanjkljivosti in za katero vam ni treba zapustiti Worda.

Vstavite Excelove tabele kot zbirko podatkov v Wordu 2007

Strogo gledano, seznam, ustvarjen v Excelu, ni nič drugega kot tabela zbirke podatkov: polja so razporejena po stolpcih, podatkovni zapisi (vnosi seznama) pa v vrsticah. Zato lahko za dostop do Excelovih tabel uporabite tudi vmesnik zbirke podatkov Word.

V Wordu 2007 je bila orodna vrstica zbirke podatkov odstranjena zaradi novega koncepta delovanja. Zato je za priročen klic te funkcije najprej treba v orodno vrstico za hiter dostop vključiti gumb VSTAVI PODATKOVO.

Nadaljujte na naslednji način:

1. Z desno miškino tipko kliknite trak in v kontekstnem meniju izberite PRILAGODITEV ORODNE vrstice za hiter dostop.
2. Nato v spustnem meniju IZBERI UKAZE v pogovornem oknu, ki se odpre, nastavite vnos »Vsi ukazi«.
3. Na seznamu poiščite »Vstavi bazo podatkov« in ta vnos s tipko DODAJ prenesite na desni seznam z vsemi prejšnjimi gumbi na vrstici za hitri dostop.
4. Zdaj zaprite pogovorno okno Wordove možnosti z OK.

Zdaj ste spet v običajnem delovnem okolju Word in z gumbom, ki ste ga pravkar ustvarili, lahko uvozite seznam člankov v Excelovem delovnem zvezku kot zbirko podatkov v Wordu.

Tu je natančen postopek za uvoz seznama člankov kot zbirke podatkov v Wordu 2007:

1. Odprite dokument, v katerega želite uvoziti seznam člankov, in kazalec postavite na želeno mesto za vnos seznama člankov.
2. V vrstici za hitri zagon kliknite na novo dodani gumb INSERT DATABASE.
3. V naslednjem pogovornem oknu kliknite UVOZ PODATKOV in izberite datoteko Excel, iz katere želite uvoziti podatke.
4. Pogovorno okno zdaj vsebuje seznam delovnih listov v izbrani datoteki. Izberite ime lista s svojimi podatki in se prepričajte, da je potrditveno polje PRVI RED PODATKOV VSEBUJE NASLOVE STOLPCEV. Potrdite svojo izbiro z OK.
5. V pogovornem oknu zbirke podatkov kliknite gumb VPRAŠAVNE MOŽNOSTI, da v dokument vstavite le določene vrstice.
6. Na zavihku »Filtriraj zapise podatkov« lahko nato določite merila, tako da Word samo bere želene vrstice iz tabele Excel.
7. Če želite, lahko z drugimi zavihki v pogovornem oknu določite merila razvrščanja in izberete polja za uvoz. Na koncu potrdite nastavitve z OK.
8. Nato kliknite VSTAVI PODATKE. Zdaj lahko omejite število zapisov podatkov za branje. Prosimo, aktivirajte potrditveno polje pred možnostjo VSTAVI KOT POLJE, da Word shrani vse parametre te posebne poizvedbe. V trenutnem stanju podatkov lahko kadar koli preberete s preprosto posodobitvijo funkcije polja s tipko F9.
9. Na koncu potrdite vnose z OK. Vse vrstice iz tabele Excel, ki se ujemajo z možnostmi poizvedbe, bodo zdaj vstavljene na trenutni položaj kazalke.