Kako zagotoviti, da se vrzeli v Excelovih preglednicah takoj prepoznajo
Številni seznami in tabele se stalno posodabljajo s številkami. Pomembno je, da na seznamih ni vrzeli in da besedila ne pridejo nenamerno namesto številk.
Naj Excel to stori samodejno namesto vas. Naj Excel označi vse celice, ki ne vsebujejo številk. Na prvi pogled lahko vidite, ali in kje so v vaših podatkih vrzeli.
Naslednja slika prikazuje tabelo, v kateri se zbirajo številke v stolpcu B. Želite označiti vse celice, ki nimajo številke.
Seznam v tabeli se več dni postopoma polni z vsebino. V tej tabeli je treba celicam, v katere je bilo že vneseno, dati barvno ozadje.
Na naslednji sliki je prikazan izvleček iz takšne vzorčne tabele, preden se nastavi samodejno barvanje:
To nalogo rešite s pogojnim oblikovanjem. To naredite tako, da na delovnem listu označite obseg celic, v katerem bodo označene napolnjene celice. V tabeli primerov je to območje B2: B20. Odvisno od uporabljene različice Excela delate drugače:
- Excel do različice 2003: Pokličite ukaz CONDITIONAL FORMAT v meniju FORMAT. V pogovornem oknu, ki se prikaže, odprite polje s POGOJEM 1 in kliknite možnost FORMULA IS.
- Excel 2007 ali novejši: Kliknite zavihek START na traku v skupini OBLIKA OBLIKOVANJA NA POGOJNEM OBLIKOVANJU - NOVO PRAVILO - UPORABA FORMULE …
- V vseh različicah Excela v polje za vnos vnesite naslednjo formulo:
- = NE (ISNUMBER (B2))
- Ime celice B2 označuje zgornji levi kot označenega območja. Za drugo tabelo ustrezno prilagodite sklic.
- Kliknite gumb FORMAT (Excel 2007 ali novejši: FORMAT).
- V pogovornem oknu, ki se prikaže, aktivirajte zavihek SAMPLE (Excel 2003) ali FILL IN (Excel 2007 in Excel 2010).
- Izberite barvo, s katero naj bodo označene že napolnjene celice.
- Potrdite to z OK. S tem se vrnete v pogovorno okno POGOJNO FORMIRANJE, ki ga zaprete tudi z OK.
Vse celice brez številk v tabeli bodo nato označene z želeno barvo. Naslednja slika prikazuje to s primerno tabelo:
Barvno označevanje deluje dinamično. Ko v celico vnesete številko, je ta takoj označena z barvo. Če izbrišete vsebino iz celice, Excel odstrani barvno kodiranje. Na sliki lahko vidite, da so prazne celice ali celice z besedili ali vrednostmi napak označene tudi z barvo.
