Ustvarite varnostne kopije Excelovih delovnih zvezkov

Tako redno ustvarjate varnostne kopije Excelovih delovnih zvezkov

Ali želite narediti varnostno kopijo delovnega zvezka? Seveda to presega možnosti, ki jih ponuja Windows, na primer kopiranje delovnega zvezka v drug imenik ali pod drugim imenom.

Prav tako lahko ustvarite varnostno kopijo delovnega zvezka neposredno v Excelu. Ko shranite staro različico, Excel vedno shrani prejšnjo različico delovnega zvezka v varnostno kopijo.

Pri shranjevanju ustvarite samodejno varnostno kopijo Excelove datoteke

Sledite tem korakom:

1. Pokličite ukaz SAVE AS. Če želite to narediti, kliknite vse različice na zavihku FILE ali v meniju DATOTEKA. Izjema je Excel 2007. Tukaj kliknite okrogel gumb Office v zgornjem levem kotu, da pokličete ukaz.
2. V pogovornem oknu, ki se prikaže, kliknite gumb ORODJA (Excel od različice 2007) ali EXTRAS (Excel do vključno različice 2003).
3. Izberite nastavitev SPLOŠNE MOŽNOSTI.
4. Aktivirajte potrditveno polje CREATE BACKUP FILE.
5. Ne vnesite gesel.
6. Zaprite okno z gumbom V redu.
7. Izberite imenik in ime datoteke.
8. Delovni zvezek shranite z gumbom z istim imenom.

Excel nato ustvari varnostno kopijo datoteke. Ta ima razširitev datoteke ".XLK" in je vedno posodobljena od predzadnjega shranjevanja. Ko shranite delovni zvezek, postane prejšnja različica nova varnostna datoteka.

Obstaja pa še en način: s pomočjo makra lahko Excelu daste tudi ukaz, da ustvari samodejno varnostno kopijo, ko je Excelova datoteka zaprta.

Pri zapiranju Excelove datoteke ustvarite samodejno varnostno kopijo

Ali želite zagotoviti, da se varnostna kopija datoteke samodejno shrani na določeno pot, ko zaprete Excelov delovni zvezek? To ni problem z makrom. Za razlikovanje med njimi se imena datotek shranijo po naslednjem vzorcu:

Ime datoteke leto-mesec-dan

Če se vaša datoteka na primer imenuje planning.xls, se varnostna kopija shrani kot:

2009-10-24 načrtovanje.xls

To poimenovanje zelo olajša kronološko razvrščanje seznama datotek, saj je kronološki vrstni red samodejno po abecedi. Za ustvarjanje varnostne kopije uporabite naslednji makro:

Sub auto_close ()
Dim Altname As String, Neuname As String, Path As String
Pot = "C: \ Podatki"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
Če je desno $ (Pot, 1) "\" Potem je Pot = Pot + "\"
Neuname = Pot in oblika (zdaj, "LLLL-MM-DD") & "-" & Ta delovna knjiga. Ime
ThisWorkbook.SaveAs Ime datoteke: = novo ime
Delovni zvezki. Odprto (staro ime)
ThisWorkbook.Close
End Sub

V spremenljivko vnesite svojo pot pot fiksno. Varnostne kopije se shranijo na tem mestu. Če želite, da so varnostne kopije vedno shranjene v istem imeniku, iz katerega ste odprli delovni zvezek, zamenjajte ukaz Pot = "C: \ Podatki" z naslednjo vrstico:

Pot = ActiveWorkbook.Path

Makro deluje na naslednji način:

1. Shranite trenutno mapo
2. Ustvarite novo ime datoteke glede na trenutni datum
3. Delovni zvezek shranite pod novim imenom na novi poti
4. Ponovno odprite izvirni delovni zvezek
5. Zaprite varnostno kopijo mape

Kopirajte makro v vsak delovni zvezek, za katerega želite samodejno varnostno kopirati. Varnostne kopije se vedno ustvarijo, ko zaprete ustrezen delovni zvezek.

Kako ročno ustvariti varnostno kopijo Excelove preglednice

Pri pregledu delovnega zvezka se lahko zgodi, da niste prepričani, ali res želite shraniti spremembe, ki ste jih naredili.

V takih primerih naredite varnostno kopijo mape s prejšnjo različico. Če želite ustvariti varnostno kopijo zadnje shranjene različice, naredite naslednje:

1. Aktivirajte ukaz "Shrani kot" v meniju "Datoteka".
2. Kliknite gumb "Orodja - Splošne možnosti".
3. Aktivirajte potrditveno polje "Ustvari varnostno kopijo datoteke".
4. Zaprite okno z gumbom V redu.
5. Izberite imenik in ime datoteke.
6. Delovni zvezek shranite z gumbom z istim imenom.

Excel nato ustvari varnostno kopijo datoteke. Ta ima razširitev datoteke ".XLK" in je vedno posodobljena od predzadnjega shranjevanja. Ko shranite delovni zvezek, postane prejšnja različica nova varnostna datoteka.