Zmanjšajte velikost Excelovih delovnih zvezkov

Kako zmanjšati velikost datotek Excel in izbrisati nepotrebno vsebino

V času vedno večjih pomnilniških medijev in hitrejših povezav velikosti datotek ne igrajo več vloge, ki so jo imele pred nekaj leti. Kljub temu bi morali biti datoteke Excel čim manjše. Potem se ne le shranijo in pošljejo hitreje, ampak tudi hitreje delujejo.

Če urejate Excelove tabele v daljšem časovnem obdobju in jih vedno znova dodajate, se hitro povečajo na velikost, ki lahko močno omeji delo z njimi.

Velikost datoteke za izračun lahko zmanjšate na več načinov. Tu predstavljamo najpomembnejše. Preden naredite karkoli, naredite varnostno kopijo delovnega zvezka, da ne izgubite podatkov, če gre kaj narobe.

Nasvet 1: odstranite odvečne celice

V bistvu so v velikost datoteke vključene samo dejansko uporabljene celice. Če ste na primer za začasne izračune uporabljali obsege celic, se še vedno štejejo za uporabljena. To velja tudi, če ste vsebino izbrisali.

Če želite preveriti, za katero področje Excel meni, da se uporablja, uporabite kombinacijo tipk CTRL END. Excel nato skoči v spodnji desni kot uporabljenega območja.

Če je spodnji desni kot daleč pod in / ali desno od dejansko uporabljenih celic, morate izbrisati odvečne vrstice ali stolpce. Če želite to narediti, označite vrstice in jih odstranite s kombinacijo tipk CTRL MINUS. Nato ponovite to za stolpce.

Ponovite korake, opisane za vse delovne liste v zadevnem delovnem zvezku. Po brisanju zaprite mapo, shranite spremembe in jih znova odprite. S tipko CTRL END preverite, ali je bilo brisanje uspešno.

Nasvet 2: izbrišite nepotrebno oblikovanje

Nekateri seznami vsebujejo veliko število praznih vrstic - še en razlog za izjemne velikosti datotek. To se lahko zgodi zlasti po uvozu seznamov iz drugih programov. To ni samo nadležno, ampak lahko pri nekaterih ocenah vodi tudi do napačnih rezultatov. Takšnih praznih vrstic s svojih seznamov lahko odstranite na več načinov.

1. možnost: Izbrišite prazne vrstice v pogovornem oknu »Vsebina«

V vseh različicah Excela uporabite CTRL G, da odprete pogovorno okno GO TO.

Kliknite VSEBINA.

Nato se prikaže drugo pogovorno okno. Označite možnost BLANK.

Svojo definicijo potrdite z OK.

Popolnoma izbrišite prazne celice

Vse prazne celice so zdaj označene. Zdaj lahko te celice brez težav popolnoma izbrišete, da odstranite nepotrebno oblikovanje ali druge stvari. Sledite tem korakom:

V Excelu 2007 ali novejšem aktivirajte zavihek ZAČNI in v skupini UREDI kliknite IZBRIŠI in nato IZBRIŠI VSE.

Če uporabljate različice do vključno z različico Excel 2003, pokličite ukaz DELETE v meniju EDIT in ukaz ALL v meniju razvejanja.

Po brisanju zaprite mapo, shranite spremembe in jih znova odprite.

Video z navodili: Izbrišite nepotrebno oblikovanje v Excelu

Možnost 2: Izbrišite prazne celice s Excelovim filtrom

1. Najprej izberite celotno območje podatkov na svojem seznamu, vključno z naslovi stolpcev.

2. Pokličite ukaz DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel do različice 2003) ali DATA - FILTER (Excel od različice 2007).

3. Prva vrstica vašega seznama bo nato opremljena z majhnimi puščicami seznama za možnosti filtriranja.

   

4. Excel torej filtrira seznam. Z miško kliknite puščico seznama stolpca, v katerem želite poiskati prazne celice.

5. Zdaj lahko z merili filtra izberete vnos (Prazen). V Excelu 2003 boste to našli kot ločeno filtrirno točko. Za Excel 2007 in 2010 boste vnos (Prazno) našli pod IZBERI VSE.

6. Kliknite V redu.

Po potrebi to ponovite v drugih stolpcih, dokler ne vidite le praznih podatkovnih zapisov (in ustreznih številk v pomožnem stolpcu).

Zdaj označite te zapise in pritisnite tipko DELETE, da jih izbrišete. Označevanje v celicah naredite sami in ne označujte s številkami vrstic v stolpcu koordinat.

Nato lahko uporabite možnost (VSE) na seznamu samodejnega filtriranja, da prikažete celoten seznam z odstranjenimi praznimi vrsticami. Po brisanju obnovite prvotni vrstni red zapisov tako, da seznam znova razvrstite glede na številke v pomožnem stolpcu.

Če motite vklopljene filtre, jih lahko nato znova izklopite z DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Nasvet 3: uvoz in izvoz makrov

Tretji razlog za velike tabele so lahko makri, ki jih vsebujejo. Odstranite tiste, ki niso potrebni, izvozite vse druge in jih nato znova uvozite. Če želite to narediti, ravnajte na naslednji način:

Pokličite urejevalnik Visual Basic s kombinacijo tipk ALT F11. Tam boste našli Project Explorer, ki ga vidite na sliki.

Z desnim gumbom miške kliknite makro module enega za drugim in izberite ukaz REMOVE. Potrdite izvozno poizvedbo z OK.

Ko odstranite in izvozite vse makre, se vrnite v Excel, zaprite datoteko, shranite spremembe in jo znova odprite.

Nato znova pokličite urejevalnik Visual Basic prek ALT F11. V Project Explorerju izberite projekt trenutne mape. V meniju FILE pokličite ukaz IMPORT FILE in uvozite vse potrebne makre enega za drugim.

Nasvet 4: Zmanjšajte velikost datoteke vrtilnih tabel

Vrtilna tabela lahko znatno poveča velikost datoteke. To je zato, ker se izvorni podatki, na katerih temelji vrtilna tabela, kopirajo tudi v ločen skriti pomnilnik, tako imenovani "vrtilni predpomnilnik." Na koncu vrtilna tabela nato dostopa do tega vrtilnega predpomnilnika in ne do dejanskih izvornih podatkov.

Zato morate vedno pritisniti gumb »Osveži«, da osvežite vrtilno tabelo, če se je v izvornih podatkih kaj spremenilo. Ker je to edini način za posodobitev vrtilnega predpomnilnika. V praksi lahko to uporabite za zmanjšanje velikosti datoteke vrtilnih tabel.

Zmanjšajte velikost datoteke vrtilnih tabel

V vrtilnih tabelah je nastavitev, ki počisti vrtilni predpomnilnik, ko je datoteka shranjena. Sama vrtilna tabela se ohrani.

Z desno tipko miške kliknite vrtilno tabelo in v kontekstnem meniju izberite vnos "Možnosti vrtilne tabele".

Odprite zavihek »Podatki« in počistite polje »Shrani izvorne podatke z datoteko«. Če želite to narediti, potrdite polje zraven »Posodobi pri odpiranju datoteke.

Ko se datoteka shrani, se vrtilni predpomnilnik izbriše - dejanska podatkovna tabela se seveda ohrani.

Velikost datoteke se znatno zmanjša in skorajda spet doseže velikost datoteke brez vrtilne tabele.

Nasvet 5: zmanjšajte ali izbrišite grafiko in slike

Slike v ozadju, logotipi ali vstavljene slike so pogosto nepotrebne in zavzamejo veliko prostora za shranjevanje. Zato v tabelo ne vključujte slik ozadja. Logotip podjetja vključite samo na eni strani. Ne vstavljajte slik v prvotni velikosti, temveč jih zmanjšajte. Excel ponuja takšno funkcijo: Kliknite na sliko. V menijskem meniju »Oblika« v skupini »Prilagodi« je funkcija »Stisni slike«. V bistvu morate pri zmanjševanju in brisanju grafike paziti, da ne odstranite vseh potrebnih grafik.

Nasvet 6: odstranite nepotrebne formule

Veliko zapletenih formul vpliva tudi na velikost Excelove datoteke. Zato poskusite odstraniti neželene formule iz Excelovega delovnega zvezka. Včasih imate nabor podatkov in ne potrebujete formul, ki jih vsebuje, zato je bolje, da te formule zamenjate z vrednostmi. Če želite to narediti, sledite spodnjim navodilom:

1. Odprite datoteko Excel in pritisnite Ctrl + A, da izberete celoten delovni list / nabor podatkov. Nato pritisnite tipko F5.

2. Odprite možnost Pojdi na in kliknite »Posebno«.

3. Izberite formule in kliknite V redu, zdaj ste izbrali vse celice s formulo.

4. Nato pretvorite izbrane formule v vrednosti: Pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + C, da kopirate izbrane celice.

5. Nato kliknite zavihek Domov in v skupini Odložišče kliknite Prilepi.

6. Nato kliknite ikono Vstavi vrednost. Vse celice s formulami so zdaj pretvorjene v vrednosti.

Nasvet 7: Pretvorite vrsto datoteke v binarno obliko (XLSB)

Shranjevanje v obliki .xlsb je priporočljivo za obsežne izračune. To shrani datoteko v binarni obliki. Veliko bo manjši in dostop bo hitrejši. Običajno vam to ne bo povzročilo slabosti. Podroben test je priporočljiv za interno programiranje in posebne aplikacije.

Pogosta vprašanja: Zmanjšajte velikost datoteke delovnih zvezkov programa Excel

1. Zakaj je moja datoteka Excel tako velika?

V bistvu delovni list z več kot 100.000 vrsticami in številnimi stolpci zahteva veliko pomnilnika. Več podatkov in grafike, ki jih vstavite v preglednico Excel, večja in počasnejša bo datoteka sčasoma. Zato preverite, ali ne morete nekoliko zmanjšati števila slikovnih pik vstavljenih slik ali jih res potrebujete. Vrtilne tabele in nepravilno oblikovanje lahko povečajo tudi velikost datoteke.

2. Kako lahko zmanjšam velikost grafikonov v Excelu?

V tabelo s klikom miške označite vstavljeno grafiko, tako da se v Excelu 2010 in Excelu 2007 v zavihku menija prikaže zavihek »Orodja za slike«. Z Excelom 2003 se namesto tega prikaže orodna vrstica »Grafika«. Zdaj kliknite ikono »Stisni slike«.

3. Kako lahko stisnem datoteko Excel?

Datoteko Excel lahko preprosto stisnete z možnostjo »Zip File«. Če želite to narediti, z desno miškino tipko kliknite datoteko Excel, ki jo želite stisniti. Zdaj kliknite možnost Pošlji v in nato izberite možnost »Stisnjena mapa«.