Potrditveno polje v Wordu: Določite odgovor, ki ga želite označiti

Navodila po korakih

Zakaj je težko vnesti besedilo v obrazec ali predlogo dokumenta, če lahko s potrditvenimi polji določite odgovore, ki jih želite označiti? To ne samo, da vam prihrani veliko časa pri izpolnjevanju obrazca, temveč je tudi veliko hitrejše in bolj ciljno usmerjeno, ko pozneje ocenite obrazce.

Res je, da nam Word ne olajša stvari, ko gre za »potrditvena polja«, uporaba polja obrazca potrditvenega polja, ki je na voljo od leta 1993, ima svoje pasti. Ne več! Ker imate vedno na voljo vsaj dve rešitvi potrditvenih polj, v Wordu 2010 celo tri: z zaščito brez obrazca ali s prosto izbirajočimi simboli - tako kot želite.

Tukaj preberite, kako lahko zdaj vse tri možne rešitve uporabite v hipu.

Klasika: polje obrazca potrditvenega polja

Ali potrebujete potrditvena polja, da kliknete v obrazcu ali v predlogi dokumenta? Ali se v dokumentu za vnos besedila ali datumov uporabljajo dodatna polja obrazca vrste »polje besedilnega obrazca« ali spustna polja obrazcev za izbiro vnaprej določenih elementov? Potem so polja obrazcev potrditvenih polj odlična izbira. Polje obrazca potrditvenega polja se obnaša enako kot druga polja obrazca in se aktivira le, če je dokument zaščiten, torej šele nato ga lahko vklopite in izklopite s klikom miške.

Dejstvo, da je polje obrazca potrditvenega polja mogoče vklopiti in izklopiti le z ustrezno zaščito dokumentov, je lahko pomanjkljivost te rešitve. Ker je v zaščitenih oblikah mogoče nasloviti samo polja obrazcev in spremeniti le njihovo vsebino. Ali bi moral izpolnjevalec obrazca imeti tudi možnost vnosa obsežnih komentarjev ali vstavljanja slik? Nato morate delati s stalnimi spremembami odsekov in selektivno zaščititi odseke. To je še posebej pomembno pri oblikovanju obrazcev, saj lahko le v omejenem obsegu delate s tabelami za poravnavo obrazca.

Vstavi polja obrazca potrditvenega polja

Na ta način vstavite polja obrazca potrditvenega polja v svoj dokument in nato zagotovite ustrezno zaščito dokumenta:

1. Kazalec postavite na mesto, kjer želite vstaviti potrditveno polje v dokument.

2. Word 2010 in 2007: Preklopite na zavihek RAZVOJNA ORODJA in kliknite gumb PREVERZIJSKA ORODJA (Word 2010) ali LEGACYTOOLS (Word 2007) v skupini NADZOR. Sedaj kliknite gumb CONTROL BOX.
   Word 2003, 2002 in 2000: V orodni vrstici OBRAZEC kliknite ikono PREVERI OKVIR.

3. Potrditveno polje je vstavljeno v dokument. Če želite potrditveno polje uporabiti s klikom miške, morate dokument zaščititi in ga sprostiti za vnos v obrazec.

4. Word 2010: Na zavihku ORODJA ZA RAZVOJ, skupina ZAŠČITA kliknite gumb RESTRICT EDITING.
   Word 2007: Na zavihku ORODJA ZA RAZVOJ, skupina PROTECT, kliknite gumb ZAŠČITI DOKUMENT.
   Word 2003: Pokličite meni EXTRAS, ukaz PROTECT DOCUMENT.
   Word 2002 in 2000: Pokličite meni EXTRAS, ukaz PROTECT DOCUMENT. V pogovornem oknu Zaščita izberite izbirni gumb OBLIKE. Če želite samo zaščititi določene odseke, jih lahko določite z gumbom ODDELKI. Po potrebi vnesite geslo in potrdite pogovorno okno z OK.

5. Samo Word 2010, 2007 in 2003: Aktivirajte potrditveno polje za 2. UREDITEV OMEJITEV na področju opravil. Nato v spodnjem spustnem seznamu izberite vnos IZPOLNITEV OBRAZCEV. Če želite zaščititi le določene razdelke, jih lahko nato definirate z SELECT SECTIONS. Kliknite gumb DA, UPORABI ZAŠČITO ZDAJ in po potrebi vnesite geslo v naslednje pogovorno okno.

6. Zaenkrat je obrazec zaščiten in potrditveno polje je pripravljeno za uporabo.

Novo v Wordu 2010: Nadzor vsebine potrditvenega polja

Kontrolniki vsebine, ki so bili prvič predstavljeni v Wordu 2007, so bili izboljšani v Wordu 2010 in so vključevali nadzor vsebine potrditvenega polja. Prednost nadzora vsebine je, da so kontrole vsebine takoj "aktivne" in ne potrebujete dodatne zaščite dokumentov. Zato ni omejitev, na primer pri zaščiti dokumentov za polja obrazcev v obliki neaktivnih funkcij v nezaščitenem razdelku (glede na različico programa Word so možni komentarji, prilagoditve robov, prilagoditve številk strani in še veliko več). Z lastnostmi nadzora vsebine lahko ugotovite, da nadzora vsebine ni mogoče izbrisati. Tako se boste izognili nenamerni odstranitvi nadzora vsebine pri urejanju besedila.

Druga prednost nadzora vsebine potrditvenih polj je, da se vam ni treba omejiti na simbola »prazno potrditveno polje« in »potrditveno polje«. Lastnosti lahko uporabite tudi za individualno določanje, med katerima simboloma preklapljate naprej in nazaj s klikom miške. Vsebino kontrolnikov vsebine - in s tem tudi stanje potrditvenega polja - lahko povežete s »DataStore«, ki se shrani neposredno v datoteko Word v mapi »CustomXML«. Do teh podatkov lahko dostopate in jih ocenite iz drugih programov, kot sta Access ali Excel.

Pomanjkljivost nadzora vsebine potrditvenega polja je, da je rešitev trenutno na voljo samo v Wordu 2010. Ko se v programu Word 2007 odpre dokument z nadzorom vsebine potrditvenega polja, Word 2007 pretvori potrditveno polje v nadzor vsebine z navadnim besedilom - lastnost potrditvenega polja se izgubi. Ko odprete datoteko 2010 v Wordu 2003, 2002 in 2000, se vse kontrole vsebine pretvorijo v navadno besedilo. Poleg tega je treba opozoriti, da elementov za nadzor vsebine ni mogoče preskočiti enega za drugim, na primer polja obrazcev s tipko Tab ali tipko F11 ali Shift + F11. Tukaj je vedno potrebna uporaba miške.

Uporabite nadzor vsebine potrditvenega polja

Takole lahko uporabite nadzor vsebine potrditvenega polja v Wordu 2010:

1. Nadzor vsebine potrditvenega polja je na zavihku ORODJA ZA RAZVOJNIK, ki privzeto ni aktiven. Pritisnite kombinacijo tipk Alt + X + O (črka O), da odprete pogovorno okno MOŽNOSTI BESED.

2. V pogovornem oknu, ki se zdaj prikaže, kliknite na PRILAGODITEV TRAKE na levi in aktivirajte potrditveno polje ORODJA ZA RAZVOJ na desni strani za GLAVNE KARTICE. Zaprite pogovorno okno z OK.

3. Kazalec postavite na mesto, kjer želite vstaviti potrditveno polje v dokument. Nato preklopite na zavihek ORODJA ZA RAZVOJNIK in kliknite gumb NADZORNO polje v skupini NADZOR.

4. Word vstavi kontrolnik vsebine potrditvenega polja. Dokler je izbrana kontrola vsebine, lahko kliknete gumb LASTNOSTI na zavihku ORODJA ZA RAZVOJ, skupina NADZOR. V pogovornem oknu, ki se prikaže, lahko za zaščito pred brisanjem aktivirate potrditveno polje CONTENT UNIT CONTROL UNIT ENTNET TO BRETET.

5. Če želite simbole polja zamenjati z drugimi simboli, izberite želeni simbol za ENABLED SIMBOL in DISBLED SIMBOL v skupini CHECK BOX LASTNOSTI v pogovornem oknu s klikom na gumb SPREMENI.

6. Ko zaprete pogovorno okno LASTNOSTI, je potrditveno polje pripravljeno za uporabo.

Alternativa: posamezna potrditvena polja s funkcijami polja

Ali želite ustvariti obrazce in predloge dokumentov, ki se lahko izvajajo z vsemi različicami programa Word brez omejitev? Ali res želite opustiti vse ukrepe za zaščito dokumentov? Potem je potrditveno polje funkcije polja odlična rešitev. Uporablja se funkcija polja »MacroButton«, ki omogoča preklapljanje med dvema prosto izbirnima besedili na sredini besedila. To omogočata dve rutini VBA in dva samodejna besedila, ki se uporabljata izmenično. Tudi tukaj niste pritrjeni na dva "fiksna" simbola potrditvenega polja, ampak lahko določite simbole, ki bodo prikazani posamično, tako kot v Wordu 2010.

Ker je za potrditveno polje funkcije polja vedno potrebna programska koda VBA, je dovoljeno izvajanje makrov v Wordu. Word 2003, 2002 in 2000 samodejna besedila shranijo samo v predloge dokumentov. V Word 2010 in 2007 je mogoče kot mesto shranjevanja določiti tudi BUILDING BLOCKS.DOTX (kar ni priporočljivo za to področje uporabe). V skladu s tem je rešitev mogoče uporabiti le za obrazce, ki so shranjeni tudi kot predloge dokumentov. Uporaba v čistih dokumentih vrste »* .doc« ali »* .docm« ni mogoča. Potrditvena polja funkcije polja se preskočijo eno za drugim, ko pritisnete F11 ali Shift + F11, tako kot katera koli funkcija polja v dokumentu. Če pa želite preklopiti stanje potrditvenega polja, morate dvokliknite z miško.

Če želite uporabiti potrditveno polje za kodo polja, naredite naslednje:

1. Najprej ustvarite novo, prazno predlogo dokumenta in jo na primer shranite pod imenom KONTROLLKAESTCHEN-VORLAGE.DOT (M). V Wordu 2010 in 2007 je treba kot vrsto datoteke izbrati izbor z makri!

2. Preklopi na zdaj Alt + F11 v urejevalniku VBA. Z desno tipko miške kliknite vnos MICROSOFT WORD OBJECTS v Project Explorerju na desni strani. Nato izberite ukaz INSERT in nato MODULE.

3. V tako ustvarjenem modulu ustvarite naslednji dve rutini VBA:

   

4. Nato zapustite urejevalnik VBA v meniju urejevalnika VBA FILE, ukažite ZAPRTO IN SE VRNITE NA MICROSOFT BESEDO.

5. Zdaj ustvarite dve samodejni besedili z ustreznimi funkcijami polja. Pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + F9, nato pa se prikaže prazna koda polja, sestavljena iz odprtega in zaprtega kodrastega oklepaja. Najprej vnesite funkcijo MACROBUTTON v funkcijo field, nato presledek in besedilo KKAUSSCHALTEN. Preden vstavite znak za označeno potrditveno polje, sledi še en presledek. Potrditveno polje najdete v lastni simbolni funkciji besede (Word 2010 in 2007: Zavihek VSTAVI, skupina SYMBOLS, gumb SYMBOLS; Word 2003, 2002 in 2000: Meni VSTAVI, IKONA).

   

6. Ko ste v celoti vnesli funkcijo polja, izberite celotno funkcijo polja in jo ustvarite kot samodejno besedilo pod imenom KKAUSSCHALTEN. V Wordu 2010 in 2007 je najlažji način nastavitve samodejnega besedila z bližnjico na tipkovnici Alt + F3 ob; samodejno besedilo nato samodejno konča v predlogi trenutnega dokumenta. V Wordu 2003, 2002 in 2000 samodejno besedilo ustvarite prek menija VSTAVI-AUTOTEKST, ukaz AUTO-BESEDILO. Prepričajte se, da morate v pogovornem oknu na dnu izbrati trenutno predlogo dokumenta za SEARCH IN!

7. Ponovite koraka 5 in 6 za drugo kodo polja. Tokrat je besedilo v funkciji polja KKNSCHALTEN in vstavite prazno potrditveno polje. Kot ime za samodejno besedilo izberite KDO VKLOPI.

   

8. Na koncu shranite predlogo dokumenta. Potrditveno polje je zdaj na voljo v novi predlogi dokumenta: Enostavno besedilo KKEINSCHALTEN preprosto postavite tam, kjer ga želite. Word nato prikaže prazno potrditveno polje.
   Dvoklik na potrditveno polje izvede maker KKEINSCHALTEN, nato pa se samodejno besedilo s funkcijo polja prek makra nadomesti z enakovrednim KKAUSSCHALTEN in prikaže se izpolnjeno potrditveno polje.

Pogosta vprašanja: Potrditvena polja v Wordu

1. Kako lahko aktiviram potrditvena polja v Wordu?

V dokumentu Word kliknite, kjer želite. Pojdite v meni za razvijalce in kliknite ikono za potrditveno polje. Potrditveno polje se zdaj prikaže v dokumentu. Aktivirajte ali deaktivirajte s klikom miške.

2. Kako lahko aktiviram orodja za razvijalce v Wordu?

Odprite dokument v Wordu, nato kliknite Datoteka v zgornjem levem kotu. Nato pojdite na "Možnosti" na levi. Nato se odpre novo pogovorno okno. Kliknite »Prilagodi trak« in potrdite polje poleg »Razvijalec«. Na koncu potrdite svojo izbiro s klikom na »V redu«.

3. Kaj so nadzor vsebine v Wordu?

Kontrolniki vsebine so posamezni kontrolniki, ki jih lahko dodate in prilagodite za uporabo v predlogah, obrazcih in dokumentih. Na primer, mnogi spletni obrazci imajo spustni seznam, ki vsebuje omejen nabor možnosti za uporabnika obrazca.